办公用品固定资产采购制度

办公用品采购管理制度

目录

第一章：目的――――――――――――――――――2第二章：适用范围――――――――――――――――2第三章：定义――――――――――――――――――2第四章：办公用品采购业务及管理方法―――――――2

第一章：目的

为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品的采购、领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应，减少办公用品的浪费、私用现象，特制定本制度。

第二章：适用范围

本制度适用于集团各公司、各部门。

第三章：定义

办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。

个人办公用品：个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、笔筒、削笔刀、剪刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。

公用办公用品：非个人所需的办公物品及耗材，如打印纸、白板笔、墨盒、硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。

固定资产：这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统一购买的办公用品，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、通讯工具、U盘/硬盘等存储工具、传真机、打印机、扫描仪、空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。

第四章：办公用品采购业务及管理方法

一、办公用品购买原则

1.卖家选择：坚持货比三家原则，选择守信誉、质量优、价格低的供货

商，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结账减少现金支

出，降低采购成本。

2.小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购

或要求其送货，尽量做到定时定点购买。

3.大型办公用品（这里指单位价值在1000元以上的固定资产）的采购要

两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格

的办公用品（固定资产）。

4.凡集团内部各公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，

汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品

且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后及时补办手续并汇报给相关部门领导，及时登记入库以作备案。

5.行政人员于月底之前将本月采购的《办公用品采购明细表》以及《日

常支出费用明细表》交本部门负责人。（附表）

二、采购流程

1. 办公用品的采购流程（如下图所示）

（1）常用办公用品的采购：

每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写《办公用品采购申请表》经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人及时在采购点做好记录。（后附表）

2.固定资产采购流程（如图）

三、费用结算和报销

1.常用办公用品的结算和报销方式

（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部向商家索要办公用品购买记录，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。

（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字即可直接报销。

（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买以后按照常规报销方式进行报销。

2.固定资产报销

经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。

.四、办公用品管理

1. 个人/公用办公用品管理

领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签）（附表）。（注：

为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外），每月各公司卫生用品不得超过100元）

2. 固定资产管理

（1）固定资产安全管理

固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。

责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。

(2) 固定资产盘点：固定资产要定期进行盘点，统一编号并填写《固定资产盘点表》。（附表）

(3) 固定资产转移：固定资产转移分为固定资产内部调拨、固定资产的租出、固定资产的租入。

固定资产的内部调拨需填写《固定资产转移单》，固定资产的租出需填写《固定资产租出通知书》，固定资产的租入需填写《固定资产的租入通知书》（附表）。

(4) 固定资产的维修：需填写《固定资产维修申请单》（附表）。

(5) 固定资产的报废：出现下列情况责任人可以按程序申请报废

○1固定资产已过使用寿命，确实不能再使用的；

○2固定资产出现故障经确认无法再修复的；

○3因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的；

○4维修成本过高，达到或超过设备自身价值的；

出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。

3. 库存管理

（1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行

一次盘点。

（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库（附表）。

集团行政部

2011年10月16日

固定资产采购申请单

本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。

固定资产转移单

使用部门：（移出）（移入）年月日财产编号：本表一式四联：（1）行政部（2）财务部（3）移出部门（4）移入部门各留存一联。

固定资产验收单

本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。

固定资产登记卡

本卡编号财产编号：