CAD电子文件归档的方法(doc)
竣工图纸、CAD电子文件要求
一、竣工图纸编制及归档质量要求
(1).按设计施工图施工没有发生变更的 可采 按设计施工图施工没有发生变更的,可采 按设计施工图施工没有发生变更的 用施工图作为竣工图； 用施工图作为竣工图； (2).在施工中 有一般性变更 能将变更文件中 在施工中,有一般性变更 在施工中 有一般性变更,能将变更文件中 的所有变更内容修改补充完整的,可直接在 的所有变更内容修改补充完整的 可直接在 施工图中采用“扛改” 叉改” 施工图中采用“扛改”或“叉改”或“引线 修改”方法修改后作为竣工图(“扛改 扛改” 修改”方法修改后作为竣工图 扛改”方法 一般适用于字数更改， 叉改” 一般适用于字数更改，“叉改”方法一般适 用于删除的更改， 引线修改” 用于删除的更改，“引线修改”方法一般适 用于要修改的内容无法在所在位置进行更 改)； ；
一、竣工图纸编制及归档质量要求
(十)、文字材料以每一本为一卷，竣工图纸 十 、文字材料以每一本为一卷， 以每一盒为一卷， 以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文 字材料。 字材料。应根据归档案卷内容的厚度选用档 案盒，避免盒内空荡； 案盒，避免盒内空荡； (十一 、卷内目录内容必须填写完整，“序 十一)、 十一 卷内目录内容必须填写完整， 填写本卷文件材料的顺序号； 号”填写本卷文件材料的顺序号；“文件编 填写本份文件材料的编号； 号”填写本份文件材料的编号；“文件材料 题名”填写本份文件材料的名称； 日期” 题名”填写本份文件材料的名称；“日期” 填写本份文件材料的产生起止日期， 填写本份文件材料的产生起止日期，对产生 周期大长无法填写准确的起止日期的可填写 开工至竣工日期； 开工至竣工日期；
一、竣工图纸编制及归档质量要求
“编制日期”填写开工至竣工日期， 编制日期 “共 卷”填写本次移交的总卷数，“本 填写本案卷的卷序号， 卷”填写本案卷的卷序号，其他栏目和 档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、 档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、案
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策随着计算机辅助设计（CAD）技术的广泛应用，建筑设计行业已经逐步从传统的手工设计转变为数字化设计。
这种转变极大地提高了设计的效率和质量，但同时也带来了电子文件归档管理的新挑战。
本文旨在探讨建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题，并提出相应的对策。
一、存在的问题1.1 文件格式不统一不同的设计单位和设计师可能使用不同的CAD版本，导致产生的电子文件格式不兼容，增加了文件共享和管理的难度。
1.2 文件完整性问题在文件传输和分享过程中，可能会出现文件损坏或数据丢失的情况，影响设计的准确性和可靠性。
1.3 版本控制困难由于CAD文件的多次修改和版本更新，管理者很难追踪文件的变更历史，容易造成设计信息的混乱。
1.4 安全性和保密性问题电子文件容易受到未经授权的访问、篡改和传播，对设计成果的安全性和保密性构成威胁。
1.5 长期存储问题电子文件的长期存储和检索存在技术挑战，硬件设备和软件版本的更新可能导致旧文件无法读取。
二、对策2.1 制定统一的文件格式标准行业内部应协商制定一套统一的CAD文件格式标准，以促进文件的互操作性和共享。
2.2 实施文件备份和恢复机制建立定期的文件备份制度，并确保备份数据的可靠性和安全性，以应对可能的文件损坏和数据丢失。
2.3 采用版本控制系统利用版本控制系统来管理CAD文件的变更历史，确保设计信息的准确性和可追溯性。
2.4 加强安全措施通过权限管理、加密技术和身份验证等手段，保护电子文件不被未经授权访问和篡改。
2.5 确保长期可访问性考虑文件的长期存储需求，采用适当的文件格式转换技术和硬件设备，确保未来可以访问旧文件。
建筑设计CAD电子文件归档管理是一项复杂而重要的工作。
通过识别和解决存在的问题，可以提高文件管理的效率和安全性，确保设计工作的连续性和可持续性。
希望本文的讨论能够为行业的文件管理提供参考和启示。
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GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
《电子文件归档与管理规范》GBT18894—2002
《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。
3．9 有效性 utility指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等，3．10 捕获 capture指对电子文件(3，1)进行实时收集和存储的方法与过程。
3．11 迁移 migration指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
总则4．1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4．2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4．3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4．4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4．5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件；必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4．6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
电子文件的真实性、完整性和有效性保证5．1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5．1．1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
5．1．2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
5．1．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5．1．4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5．2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
《CAD电子文件归档与档案管理系统》需求与实现
案 的降解 密 等 。根 据 用户 的不 同 使用 需 求 提供 档 案 利
用服 务 。
２对 系 统 的 基 本 要 求 ． 电 子 档 案 生 存 特 性 和 管 理 规 律 与 传 统 档 案 有 很 大 的 不 同 ， ＡＤ电 子 档 案 管 理 系 统 在 符 合 档 案 管 理 一 般 Ｃ
分
、
Ｃ Ｄ电 子 文 件 归 档 与 档 案 管 理 系 统 需 求 分 析 Ａ
１ 归 挡 管 理 漉 程
ａ 文 件 整 理 过 程 。 项 目确 立 ， 目组 成 员 在 获 得 ） 在 项 分 配 的 资 源 后 ． 可 进 行 项 目文 件 的 收 集 整 理 工 作 。 便 在
一
原 则 的基础 上 还 应 满足 下述 要 求 ： 应 符合 国 家 标 准 ｃＡ ｃ Ｄ电 子 文 件 光 盘 存 储 、 档 与 档 案 管 理 要 求 ） 对 归 中 电子 文件 和 电子 档 案 管 理 的基 本要 求 ；系 统 应实 现 从
文 件 收 集 、 理 、 档 、 收 、 库 到 档 案 的 管 理 、 用 整 归 验 ＾ 利 等 项 工 作 的 全 过 程 系 统 化 管 理 ； 系 统 应 具 备 档 案 类 型 数 据 定 义 及 用 户 定 义 的 能 力 ； 系 统 应 具 有 完 善 的 数 据 安 全 防 护 措 施 ， 实 时 监 控 、 户 角 色 分 配 、 据 应 用 如 用 数 分 配 、 据保 护 等 。 数 ３ 系统 结 构 ． 依 据 上 面 对 档 案 管 理 工 作 流 程 的 描 述 ． 可 以 按 管 理过 程 将 系 统划 分 为 ： 件 整理 过 程 ， 档验 收 过 程 ， 文 归 档 案 管 理 过 程 、档 案 利 用 过 程 、 系 统 管 理 过 程 等 几 部
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求引言随着CAD技术在工程设计中的广泛应用，大量的CAD电子文件被创建和保存。
为了确保文件的安全和追溯性，建立CAD电子文件光盘的存储、归档与档案管理要求显得尤为重要。
本文将介绍CAD电子文件光盘的常用存储、归档与档案管理要求，以确保文件的安全可靠性和可持续性。
1. 存储要求1.1 光盘介质选择选择高质量的光盘介质以确保文件的稳定存储。
推荐选择记录层材质为金属、抗刮花抗刻写误差的高品质CD-R（CD记录盘），并在光盘上使用专业标记笔标注相关信息。
1.2 光盘存储环境将光盘存储在避光、防潮、不受磁场干扰的环境中，温度控制在18°C-22°C，相对湿度控制在30%-40%的范围内。
1.3 光盘存放位置标记使用标签或贴纸为每个光盘指定一个唯一的编号，并将其记录在档案管理系统中。
光盘存放位置信息应清晰可读，便于日后检索。
1.4 文件备份定期对CAD电子文件进行备份，将备份文件存储在不同地点，以防止单一存储介质损坏或丢失。
2. 归档要求2.1 文件归档分类根据文件的类型、用途和相关标准，将CAD电子文件进行分类归档。
常见的分类包括设计图纸、标准规范、工艺文件等。
每个分类下的文件应有明确的编号体系。
2.2 文件命名规范为了方便文件的检索和管理，对CAD电子文件的命名应遵循一致的规范。
命名规范应包括项目名称、文件创建日期、版本号和文件描述等元素，例如：项目名称_日期_版本号_文件描述.dwg。
2.3 文件索引表建立文件索引表，记录每个归档文件的相关信息，包括文件名称、类型、编号、创建日期、版本号、文件大小等。
索引表应定期更新，并保证与实际归档文件的一致性。
2.4 归档文件密封对归档文件使用防水、防尘的密封袋或文件夹进行封存，并在封存材料上标明相关信息，如文件编号、密封日期等。
3. 档案管理要求3.1 档案管理系统建立专门的档案管理系统来管理CAD电子文件光盘的存储和归档。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(1)
国家标准：CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求----------------------------------------------------------------------CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.1-1999 国家质量技术监督局1999-02-26批准1999-10-01实施----------------------------------------------------------------------1 范围本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 7408--1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqv ISO8601:1988）GB/T 8566--1995 信息技术软件生存期过程GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理总则GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理基本格式GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理编号原则GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理编制规则GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理基本程序GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理更改规则GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理签属规则GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理标准化审查GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理完整性GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
GBT 17678.2—1999,CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构
C A D电子文件光盘存储、与档案管理要求之二中华人民共和国国家标准CAD电子文件光盘存储、与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T17678.2-1999国家质量技术监督局1999-02-26批准1999-10-01实施1 范围本标准规定了CAD电子文件在光盘中的组织结构，是进行光盘信息交换和光盘归档时的重要依据。
本标准适用于建立CAD电子文件光盘档案系统。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 1988—1989 信息处理交换用七位编码字符集（eqv ISO 646:1983）GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3792.5-1985 档案著录规则GB 13000.1-1993 信息技术通用多八位编码字符集（UCS）第一部分：体系结构与基本多文种平面（idt ISO/IEC 10646.1-1993）GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理要求3 定义本标准采用下列定义。
3.1 光盘信息optical disk information存放于光盘中的图形、图像、文字等信息。
3.2 类目表classification table一种记录档案分类信息的文件。
档案分类根据国家档案局1991年发布的《工业企业档案分类试行规则》和行业的具体分类规则形成，是档案检索的工具。
3.3 著录文件descripition file一种记录档案著录信息的文件，由可以揭示档案内容和形式特征的记录项组成。
著录文件的内容应符合GB/T 3792.5的规定。
4 信息组织结构在每张光盘的根目录下，有说明文件、类目表、著录文件、CAD电子文件目录和其他文件子目录。
CAD电子文件子目录名为DATA，在该目录下，存放图形、图像、数据、文本等CAD电子文件。
《档案管理概论》(肖秋惠编著)课后思考题及答案(参考)
《档案管理概论》（肖秋惠）课后思考题答案第一章（一）试述档案管理工作的性质和特点——P5答：1、档案管理工作的性质：（1）在宏观上，档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分；（2）在微观上，档案管理工作是机关、团各项管理工作的组成部分，具有辅助管理的性质；【（3）档案作为一种原始文献，蕴藏了大量的原始信息，这使档案和档案工作成为文献信息管理系统的重要组成部分。
2、档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性；（2）档案管理过程的阶段性；（3）档案管理活动对档案形成者的依附性；（4）档案管理工作对社会的相对封闭性。
答：&档案管理工作的基本内容一般包括以下8项：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作。
其中，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作是档案管理的基础业务工作，主要是针对档案实体的管理，对档案实体进行有序组织、排列和统计，建立数量充足、种类齐全、载体多样的馆藏体系，为档案的利用服务奠定档案资源基础。
档案的检索、编纂和利用工作是在档案实体管理的基础上，对档案信息进行的组织、加工和提供利用，属于档案信息管理工作，主要目的是提供档案为社会利用需求服务。
随着档案管理现代化的发展和档案利用工作的加强，档案编目检索工作和档案编纂工作逐渐成为相对独立的档案业务工作，这使档案管理工作的内容结构发生了变化。
（三）档案管理工作应遵循的基本原则是什么完成——P8答：（1）确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导、分级管理国家全部档案；（2）提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；…（3）体现了档案工作的根本目的——便于社会各方面的利用。
（四）列举各种档案管理机构及其职能——P10答：（1）档案室。
性质：档案室是机关的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，档案室的主要任务是服务于本机关。
作用：是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关职能活动提供档案信息支持；是全国档案工作的基础。
GBT17825.1-1999CAD文件管理总则(doc 5页
GBT17825.1-1999CAD文件管理总则(doc 5页)CAD文件管理总则Management of CAD documents General principlesGB/T17825.1-19991 范围本标准规定了计算机辅助设计（以下简称CAD）过程中文件管理的总体规则。
包括：术语、CAD文件的概念与分类、CAD文件的编制准则、CAD文件的基本结构、CAD文件的归档、CAD文件的版权与保护等。
本标准适用于计算机辅助设计过程中的CAD文件管理。
也适用于计算机辅助设计与常规设计联用时的文件管理。
也可作为各行业或本企业编制本行业或本企业CAD文件管理规则时的参考。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T17825.2-1999 CAD文件管理基本格式GB/T17825.3-1999 CAD文件管理编号原则GB/T17825.4-1999 CAD文件管理编制规则GB/T17825.5-1999 CAD文件管理基本程序GB/T17825.6-1999 CAD文件管理更改规则GB/T17825.7-1999 CAD文件管理签署规则GB/T17825.8-1999 CAD文件管理标准化审查GB/T17825.9-1999 CAD文件管理完整性GB/T17825.10-1999 CAD文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义。
3.1 CAD图drawing of CAD在CAD过程中所产生的图。
是指用计算机以点、线、符号和数字等描绘事物几何特征、形态、位置及大小的形式，包括与产品或工程设计相关的各类图样和简图等。
浅谈工程设计中CAD电子文件的归档管理
电子 文件 的收 集 、 整理 、
据 不 完全 统 计 ， 国 工程 设 计 单 位 的 计 算 机 出 我 图率 已 达 ９ ０％以上 （ 院 已达 １ ０ 我 ０ ％） 每 年 约 生 成 ，
一
旦元 数 据被 丢失 或 破 坏 ， 子 文 件 原 始 的形 态 就 电
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维普资讯
・
５ ・ ６
辽 宁
交
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科
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２ ０ ． ０２８
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浅 谈 工 程设 计 中 Ｃ ＡＤ 电子 文 件 的归 档 管 理
蝴 ｂ 静
（ 宁 省 交 通 勘 测 设 计 院 ， 阳 ｌ０ ０ ） 辽 沈 １０ ５
予重 视 。
千万 份 的 电子文 件 ， 大 提 高 了设 计 工 作 效 率 和 质 大 量 。这 些 电子文 件 的 大 量 出现 ， 分 表 明计 算 机 辅 充 助设 计 Ｃ Ｄ Ａ 技 术 已成 为 现 代 工 程设 计 不 可 缺 少 的 关键 技 术 。如何 使 用 好 、 管 好 这 些 电子 文 件 是 放 保
多难 度 。 １４ Ｃ ． ＡＤ 电 子 文 件 对 背 景 信 息 和 元 数 据 的 依 赖 性
电子 文 件 的 收集 积 累往 往是 在计 算 机 网络 系统
上 进行 ， 于记 录 系统 有 自动 记 录 的功 能 ， 由 可用 它来
记 载 电子 文 件 的形 成 、 改 、 修 删除 、 任者 、 数 据库 责 人
电子 文件 的收 集 积 累范 围 ， 照《 路 工 按 公
(整理)CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求.
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求1．总则1.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。
1.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。
1.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件盘存储、归档与档案管理系统”。
l.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
1.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。
1.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
2．CAD电子文件的收集积累2.1 收集范围。
在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，范围及类型如下：2.1.1 图象文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；2.1.2 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；2.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
2.1.4 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
2.1.5 计算机程序(命令文件)：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
2.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
2.2 收集积累要求2.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。
档案部门负责监督和指导。
2.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。
论电子图形文件归档方式应注意几个问题
论电子图形文件归档方式及应注意的几个问题【摘要】电子图形文件的产生、利用，给传统的档案收集、整理、提供利用方式提出了新的技术要求。
本文试从电子图形文件在归档方式、归档要求和管理方面，论述个人的观点。
【关键词】电子图形文件；档案管理当今世界计算机技术的迅猛发展，使数字化信息全面渗透到人们生产、生活的方方面面，由此而产生的可在日后随时重复利用的大量电子文件。
这些电子文件成为社会发展和企业增效的宝贵资源。
由于设计单位电子文件多以电子图形文件为主（电子图形文件是指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图像文件），目前我院设计人员已100%采用计算机绘图，因此，如何做好电子图形文件的管理，才能更好地为本单位生产服务，已成为计算机信息时代向档案人员提出的新要求。
下面本人就设计院关于电子图形文件的归档和提供利用问题，提出几点看法：一、电子图形文件的归档方式电子图形文件的归档步骤可分两步：实时的逻辑归档和定期完成的物理归档。
电子图形文件的归档方式可分三种：手工归档、自动归档和涉密移动存储介质归档。
1、手工归档：是指将经过归档处理的电子图形文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程，也称物理归档。
是一种静态的图档管理方式。
目前我院就是采用手工归档方法，要求设计人员在归档底图的同时归档电子图形文件。
但在具体实践中，发现有些设计部门设计图纸的出版与底图的归档时间间隔太长，如果管理不善，电子图形文件极易丢失，或未保留最后版本，从而造成电子图形文件归档困难，或与纸质图有差异的现象。
对于这种状况可通过修改工作流程达到及时归档。
如某设计单位工作流程为：设计->出版->归档，如改为：设计->归档->出版，即可强制电子图形文件的及时归档。
但另一方面，如果将归档放在出版前，有可能使设计->出版->交付甲方图纸的时间拉长，这就要求档案人员与生产管理部门、专业技术人员密切配合，尽量缩短由于增加环节所需的时间。
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CAD电子文件归档的方法
信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。
在工程设计领域，已基本实现了计算机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。
一、问题的提出
工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。
面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD 电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管；有些单位建立了档案管理系统，在管理纸质档案的同时，实现对相关电子文件资料的管理；少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。
国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB／T17678—1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。
但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们：那就是有了电子文件资料，是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?
我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。
那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?
二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点
首先是电子文件资料的法律有效性问题。
纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。
为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。
1、扫描归档。
为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描成电子文件归档。
这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。
2、管理系统归档。
此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。
此种方式在保证电子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。
然而，设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。
单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。
3、电子数字签名。
电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。
此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。
4、第三方认证。
第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。
这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。
上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。
可以看出上述各种方法都存在法律有效性问题。
接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。
档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。
表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。
这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。
因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要原因。
三、解决途径
为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。
对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。
现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法律有效性。
如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘内信息产生的相关人员(如：设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信息与签署信息的目的。
下表为两者的比较。
接下来再看一看数据标准问题：
我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档案管理的数据格式标准：
1、数据格式具有一定的稳定性，能长期存在；
2、绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性；
3、使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性；
4、能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。
如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。
较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。
PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。
上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。
为此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。
四、结论
通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个目标之前，我们必须完成下面三项任务：
首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易普及性。
其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。
最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。
使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。
上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。
在目前的条件下，只要解放思想，通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。