第二讲 秘书工作职能
秘书的基本职责内容
秘书的基本职责内容
包括：
1. 文件和资料处理：负责收发文件、整理和管理文件档案、处理来访和来电，保证文件的安全、准确和及时性。
2. 会议和行程安排：安排和组织会议、行程和日程，包括预订场地、通知参会人员、准备会议材料，并跟进会议的进展和决议。
3. 信息传递和沟通：负责传达和协调各种沟通信息，如接待访客、转达领导的指示和安排、处理来信来电等。
4. 行政支持：提供行政支持工作，如办公用品采购、设备维护保养、车辆管理和会议室预订等。
5. 辅助领导工作：协助领导完成工作，如起草文件和报告、安排会议和行程、筹备活动等。
6. 保密与机密管理：负责保护机密信息和文件，遵守保密规定，确保信息安全和保密性。
7. 协调和协助其他部门：与其他部门和团队合作，协调工作进度，处理日常事务，解决问题和协助项目推进。
8. 信息记录和统计分析：记录各类信息和数据，并进行分析和报告，为领导决策提供支持。
9. 人际关系管理：与内部员工和外部合作伙伴保持良好的沟通和合作关系，维护工作环境的和谐和友好。
10. 其他职责：根据领导的安排和需要，承担其他相应的工作职责，如安排接待活动、协助培训等。
总之，秘书是一个组织中重要的角色，负责协调、组织和执行各项行政工作，确保领导的工作高效进行。
秘书职能和职责
秘书职能和职责秘书是企事业单位中负责协助领导人和机构顺利顺序开展工作的一项重要职务。
作为工作中的重要一员，秘书的职能和职责十分复杂。
下面，我们分别从秘书的职能和职责两个角度来探讨一下秘书在工作中的作用。
一、秘书的职能1.协助领导人管理工作秘书是企业领导的得力助手，协助领导人处理各种重要工作，如采购、市场发展等。
秘书不仅要在信息沟通，还要在人员安排和监督、文件审阅、商务洽谈等方面为领导提供支持。
2.负责信函处理和资料管理秘书是负责决策支持的人，要求秘书具备良好的合作精神和服务意识。
秘书要规范、整理和管理各种文件、档案以及计算机数据。
秘书还要管理与会议事宜相关的流程和记录。
3.负责安排机构和组织活动秘书是企业管理层的行政助理和负责人，所以他/她必须有能力掌握和应对各种流程，包括策划、预算、时间表安排等。
秘书要积极参与公司或部门的交流和活动，为机构的成功贡献自己的力量。
二、秘书的职责1.监督领导人的日程安排秘书负责安排领导人的日程，确保领导人能够合理利用时间完成任务。
秘书根据重要性和紧急性设置日程，使领导人可以高效工作并拥有足够的休息和娱乐时间。
2.协助领导人处理邮件和文书秘书需要负责整理和处理大量的邮件和文书，确保领导人能够及时了解重要信息。
秘书还要处理和管理公司的相应业务文件，确保公社缺文不缺档。
3.处理机构对外事务秘书负责处理机构对外交流事务，包括电话、商务谈判、会议及其他重要事务。
秘书需要与各种各样的人打交道，有时需要协调不同的利益方，从而维护机构的利益。
总之，秘书是企事业单位中不可或缺的重要一员，他们的职能和职责范围很广泛。
一个优秀的秘书不仅要具备良好的组织能力和协调能力，还要懂得用心服务和为领导人节省时间。
对于秘书来说，只有充分发挥职能和履行职责，企业或机构的蓬勃发展才能有所保障。
秘书岗位职责
秘书岗位职责作为日常企业中重要的一员，秘书在许多部门中都需要扮演着重要的角色。
担任秘书的职位需要对自己的工作负责，并且需要做好准备，以应对各种各样的工作场合。
在本文中，我们将探讨秘书的职责和技能，并提供一些如何成为一名出色的秘书的建议。
一、行政职责作为一名秘书，其中最主要的职责是为管理人员提供行政支持。
除此之外，他们还有协调安排和安排会议等一系列任务。
这包括了制定日程安排，跟踪行动项，处理文件，准备会议材料，以及为管理人员筛选和处理电子邮件等。
另外，秘书还需要处理电话和邮件，对外界求职信件和技术支持请求作出回应。
在一些情况下，他们还需要向客户作出回应。
秘书在向客户做出回应时，需要非常熟练和诚实，这几乎是展示客户如何看待公司的最重要方面之一。
二、组织协调职责在组织协调方面，秘书负责制定和跟踪各种各样的日程安排和工作行动项。
此项工作需要良好的时间管理技巧、细致的计算能力以及卓越的计划能力。
此外，秘书还需要跨部门协调工作，了解和解决内部和外部合作企业间的问题。
在公司中秘书还与人力资源部门一起招聘和面试申请人，以保证公司拥有最好的员工。
另外，他们还处理申请请假，管理内部培训，协调员工晋升和解雇。
三、商务职责在商务职责方面，秘书需要负责处理前台接待和客户沟通。
这项工作需要高水平的人际交往技巧以及良好的财务知识。
在处理账单以及会议费用方面，财务知识被认为是相当重要的。
对于一些敏感信息的处理，比如公司会议记录以及合同文件，秘书需要保证其机密性和准确性。
此外，在商务职责方面，秘书还需要为高管制定出行计划。
他们需要准备出行所需的旅游材料和预订酒店等。
在处理高管在外公务时，秘书需要时刻注意高管的行踪和时间安排，以确保交通顺畅，时间妥善安排。
四、技能要求1. 沟通技巧：秘书需要拥有良好的沟通能力，能够有效地处理各种各样的沟通方式，如电子邮件、电话和书面沟通等。
他们应该清楚地表达他们自己的意见，并能够尊重别人的意见。
2. 技术能力：秘书需要具备一定的技术能力，包括使用现代办公室设备和各种软件。
第二章 秘书的职能范畴
第二章秘书职能范畴一、职能概念：职能和职责是两个既相互区分又互相联系的概念，但在日常生活中，常把这两个概念混淆起来。
职责是秘书人员在辅助管理活动中所承担的具体工作内容，它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题；职能是秘书人员在职责范围内，一切活动所产生的整体功能，具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和怎么做的问题。
二、职能内容：1.辅助决策(1)辅助决策的含义：在现代管理中，决策的含义有广义和狭义两种。
广义的决策理解为一个过程，一个科学的决策过程包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟订方案、分析评估、方案选择、实验证实、普遍实施、监督检查、反馈修正等一系列环节。
狭义的决策指行动方案的最后选择，也就是我们所说的领导最后拍版。
当然，狭义屯是广义决策的一个环节，在我们实际工作中，任何一个决策都是一个过程，并不仅仅是拍板这一个环节。
所以这里我们讲的决策是广义的。
从古到今，决策都是领导人的职责和权利，但是仅仅靠领导的个人能力是不可能胜任这么一项重大的工作做出正确的决策的。
因此，必须有各种辅助力量来有效支持，象古代有谋士、幕僚，当今世界各国智囊团、咨询机构、秘书机构。
这些都是决策的重要辅助力量。
所以我们把决策的定义概括为：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
(2)辅助决策的特征；辅助决策的职能并不是秘书机构和秘书人员所独有的，秘书人员的辅助决策和其他辅助决策的机构相比，有哪些独特性？我们主要概括为几点：第一，辅助内容的综合性。
在庞杂的决策过程中，秘书发挥着无可替代的综合辅助作用，如决策过程的每一个环节及方方面面的事物，都需秘书进行处理和实施，而其他部门和机构的辅助是在某个内容或环节发挥比较单一的作用。
第二，时间的经常性。
和其他部门辅助机构的临时性和阶段性的辅助相比，秘书的辅助决策具有经常性，因为秘书在领导身边工作是直接帮助领导进行辅助管理的工作人员。
秘书的岗位职责
秘书岗位职责一、负责办公会议和有关综合会议的会议记录及会议纪要起草工作，负责项目办会议、文件决定事项的催办、查办和落实工作。
二、负责起草项目办公文、领导讲话、会议材料、工作总结及综合性汇报材料等。
三、负责项目办宣传工作，经常深入工程一线，及时了解工程建设情况，总结工作中好的典型人物、典型事迹和典型经验。
负责项目办不同时期各类文字资料的记录、整理、归档工作。
四、负责指导其他部门起草有关文件、汇报材料等，对各部门草拟的公文进行审核把关。
五、对音像资料、信息宣传材料进行审核把关。
六、完成领导交办的其他工作。
文书岗位职责一、负责文件、资料、电报、函件的收发工作，来文函件及时登记、传阅、催办。
二、负责文件的保管、清退、归档立卷等工作。
三、负责大事记、组织沿革的编制工作。
四、实行严格的保密制度，保守党和国家的机密。
五、负责综合处的考勤工作。
六、完成领导交办的其他工作。
行政管理员岗位职责一、负责项目办的行政后勤管理工作。
二、负责项目办的日常接待及会务工作。
三、负责项目办车辆、车库及驾驶员的管理工作。
四、负责项目办的劳保用品管理工作。
五、负责项目办办公用品购置计划的汇总提报工作。
六、做好职责范围内的安全工作。
七、完成领导交办的其他工作。
计划合同处计划员岗位职责一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。
二、根据总工期与阶段工期要求，负责编制工程项目建设总进度计划和年度计划、月、旬度计划。
三、负责本处总结材料的汇总整理工作。
四、负责本处的宣传报道工作。
五、审查监理工程师审批的承包人编制的施工进度计划，并对批准计划的施工进度计划执行情况进行监督。
掌握工程进度，定期写出工程进度情况报告。
从全局和宏观的角度分析实际进度与计划进度的差距，根据差距情况找出调整施工进度计划的建议。
六、做好研究项目的组织、申报工作等材料准备工作。
七、完成领导交办的其他工作。
统计员岗位职责一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。
秘书工作岗位职责
秘书工作岗位职责
秘书是一个重要的行政职位，主要任务是协助领导处理日常事务，保证公司高效运转。
下面是秘书岗位的主要工作职责：
1. 日常文秘工作：包括文件的收发、分类、整理、归档、保管
等工作，确保文件管理系统的完备性和规范性，以及保护文档的安
全性。
2. 安排会议：为领导安排日程并做好提醒，确保会议的顺利进行，将会议记录下来并整理成文档，准确反映会议记录和决策结果。
3. 书信往来：秘书要代表领导进行书信往来，包括复制、打印、发送、签收和保存信件等。
4. 餐饮和差旅管理：根据领导的要求为其安排餐饮，包括预订
餐馆、点餐、结账等工作。
同时需要为领导安排相关差旅，包括机
票预订、酒店安排、行程安排、报销等。
5. 办公室管理：管理领导的办公区域，协调办公室支持服务团队，确保供应室内用品和设备，以及保持这些设备的完好状态。
6. 其他事务处理：处理其他符合职位职责的需要进行的事务。
例如，支持领导进行文档翻译和重要事项的汇报等。
秘书的工作需要细心、耐心、熟练、快速反应和沟通技巧，因
为秘书通常需要在繁忙的办公室环境中进行多任务处理。
这些工作
需要秘书具备较高水准的管理和协调能力、沟通和组织能力，以及
熟练运用现代办公软件的能力。
秘书岗位职责解析内容
秘书岗位职责解析内容
秘书岗位职责是指秘书在工作中需要承担的具体工作内容和职责。
以下是秘书岗位职
责的一般解析：
1. 进行日常办公室管理：包括接待来访者、接听电话、处理文件、分发邮件等，保持
办公室的正常运行。
2. 组织会议和活动：负责安排和组织会议和商务活动，包括预订会议室、发送会议邀请、准备会议材料等。
3. 协助领导和团队：秘书通常是领导团队的中心协调人，负责处理和安排领导的行程、行政事务和会议安排，以及与外部合作伙伴的联络。
4. 管理文件和记录：负责管理和归档公司文件和记录，包括合同、报告、文件备份等，确保文件的安全和可靠。
5. 准备和编辑文件：秘书通常需要准备和编辑报告、备忘录、信函等文件，确保其格
式正确、内容准确。
6. 维护办公设备和供应：负责管理和维护办公设备，如打印机、电脑、传真机等，同
时管理办公用品和办公室设施的供应。
7. 协助人力资源管理：秘书还可能负责人力资源管理方面的工作，包括员工招聘、培训、福利管理等。
8. 进行行政支持：为团队成员提供一般行政支持，如预订机票、酒店、安排交通等。
9. 维护机密性和保密性：秘书需要对公司和领导的机密信息保密，并确保敏感信息的安全。
总之，秘书岗位职责包括办公室管理、行政支持、文件处理、会议组织、外联联络等方面的工作，同时也可能涉及到人力资源管理和保密等方面的职责。
秘书需要具备良好的组织和沟通能力，熟悉办公软件和设备操作，并保持机密性和保密性。
秘书工作机构的职能
秘书工作机构的职能秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。
那么秘书工作机构的职能有哪些呢?1、助手职能这表现在帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间;帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转;承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况;经领导授权调查和处理突发事件或完成特殊使命;还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
2、参谋职能这表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策;参与研究情况，提出分析或预测意见;应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案;对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见;对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施;收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
3、枢纽职能秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。
这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令;向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件;向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件;向领导部门呈报下级的书面请示和报告;向领导部门和上级机关汇报下级的情况、要求、建议或批评意见;负责与有关地区(包括国外)、单位的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来;负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络;负责领导人与领导人之间、领导人与职能部门之间、领导人与员工之间的沟通联络。
4、协调职能秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。
这主要表现在：协调中央与地方之间、地方与地方之间、部门与部门之间、或时间前后之间的政策矛盾;协调地区与地区之间、单位与单位之间的利害冲突;协调本单位与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突;协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。
秘书岗位职责
秘书岗位职责
1. 协助安排会议和活动，负责安排会议室、发送会议通知、准
备会议文件和材料，并记录会议纪要。
2. 组织和管理文件，负责整理和管理文件和资料，确保文件的
归档和存档工作得以顺利进行。
3. 协助领导安排日程，负责协助领导安排日程，包括预订会议、安排出差行程和处理日常事务。
4. 协助处理邮件和电话，负责处理来自内部和外部的邮件和电话，及时转达重要信息，并协助领导处理日常事务。
5. 协助撰写文件和报告，负责协助领导撰写文件和报告，包括
整理资料、编辑文稿和排版工作。
6. 协助处理行政事务，负责协助处理行政事务，包括办公用品
的采购、文件的复印和打印、以及其他行政支持工作。
7. 维护办公室秩序，负责维护办公室的日常秩序，包括清理办
公桌、整理文件和保持办公环境的整洁。
8. 协助其他部门工作，负责协助其他部门的工作，包括协调部门之间的沟通和协作，以确保工作的顺利进行。
以上就是秘书岗位的职责，希望能够对应聘者有所帮助。
秘书职能和职责
秘书职能和职责秘书是一个组织中非常重要的职位，负责协助和支持上级管理层的日常工作和决策。
秘书的职能和职责可以根据不同的组织和上级的需求而有所差异，但总体而言，秘书的职责包括以下几个方面。
1. 组织和安排工作日程秘书的主要职责之一是组织和安排上级的日程安排。
这包括安排会议、预订会议室、制定会议议程、发送会议邀请函等等。
秘书需要与相关部门和人员进行沟通，确保会议的顺利进行。
此外，秘书还需要负责安排上级的出差和行程安排，并协调相关事宜。
2. 文件和信息管理秘书需要负责管理和维护公司内部和外部的文件和信息。
这包括文件的分类、归档、存档和检索工作，确保文件的安全和保密。
秘书还需要处理和回复公司收到的来函、传真和电子邮件等等，及时向上级报告重要信息和事件。
3. 会议支持和记录秘书在会议中扮演着重要的角色，负责记录会议内容和决策，并及时向相关人员汇报。
秘书需要准备会议的材料和文件，确保会议进行顺利。
此外，秘书还需要协助组织会议，并提供必要的技术支持和设备。
4. 协助决策和解决问题秘书需要与上级管理人员密切合作，为其提供必要的信息和建议。
秘书在工作中可以通过收集和整理数据、分析和研究问题，为上级提供决策支持。
秘书还需要帮助解决日常工作中的问题和困难，并提供相关的解决方案。
5. 统筹协调和沟通秘书需要会同其他部门和人员协调工作，确保各项工作按计划进行。
秘书需要与上级管理层和下属员工进行有效的沟通，了解其需求和要求，并及时反馈和回应。
秘书还需要处理和解决内外部人员的查询和投诉，并保持良好的企业形象和口碑。
6. 接待和待客秘书也需要负责接待和待客工作，包括接待来访客人、安排会客室和接待场所的准备工作。
秘书还需要为客人提供必要的信息和帮助，解答其疑问和提供必要的协助。
在高级领导人出行和外出时，秘书也需要负责安排住宿和交通等事宜。
7. 文书处理和准备秘书在日常工作中需要处理和准备各种文书、文件和报告。
这包括起草和编辑文件、整理和制作报告、准备会议纪要等等。
秘书工作的基本职能
秘书工作的基本职能秘书是一个组织或个人重要的职位。
秘书负责办公室，公司或个人的日常运营，确保组织的正常运作和高效性。
秘书一般需要掌握多项技能并且要有良好的组织、沟通和协调能力。
以下是秘书工作的基本职能：1.传达信息：秘书需要保持与所有负责人员和员工的联系。
他们需要及时地传达重要的信息，包括会议通知、任务分配和其他相关的通知。
为此，秘书需要了解公司或组织内部结构以及相关政策、规定和程序。
2.组织和安排会议：秘书是一个公司或组织的最重要的组织者之一，他们通常负责安排会议和活动，以确保所有时间表在合适的时间和场所进行。
此外，秘书需要协调网络会议、电话会议或者在线会议，以便分布在不同地区的工作人员能够方便地参加。
3.管理文件和数据：秘书通常负责管理公司或组织的文件和数据。
这包括记录会议纪要、维护备份、处理申请和协调其他文件相关的工作。
此外，秘书还负责跟进仪器器材等物资的维护和保养。
4.维护日程：要想让一个高级人物成功领导他们的公司或组织，需要秘书为他们提供充足的支持。
秘书通常需要跟进领导人的日程安排并及时提醒他们参加会议或者执行任务。
5.维护关键客户：秘书经常需要与客户进行联系，解决任何问题并确保他们得到了称心的服务。
秘书可以帮助管理客户与公司或组织的所有沟通，确保客户的满意度和忠诚度。
6.迎接和接待访客：秘书通常是第一位接待来访客人的人。
他们需要提供工作场所，赞助食品和饮料，并提供方向指引，以确保访客得到优质的接待服务。
7.支持领导人的决策：秘书不仅需要为公司或组织的领导者提供日常支持服务，还需要协助领导人进行决策。
秘书应该有深入的了解组织内部的各个方面，能够给领导者提出有建设性的意见。
8.开发和维护组织文化：秘书在公司或组织的文化中通常占有重要的地位。
他们需要传递信息、沟通并与各级人员合作，确保正确地生动地宣传公司或组织的文化和价值观。
总的来说，秘书在组织中发挥着至关重要的作用。
秘书需要适应不同的任务，并能够运用多种技能。
秘书的工作职责和内容
秘书是一个组织中非常重要的职位，他们负责协助高层管理人员完成日常工作，保持组织运转的顺畅。
他们需要具备良好的组织能力、沟通能力和解决问题的能力，以及保守机密信息的能力。
下面详细介绍秘书的工作职责和内容。
详细的工作内容说明和介绍：1. 组织与安排会议：秘书负责安排高层管理人员的日程安排，包括安排会议时间和地点、发送会议邀请、准备会议资料和会议记录等。
他们还需要协调与会人员的行程安排、提供会议支持和跟进会议的后续行动。
2. 文档管理：秘书负责管理和维护组织的文件和记录，包括整理和归档文件、保管重要文件和机密信息、协助起草、编辑和校对文档、准备报告和演示文稿等。
3. 通信和联络：秘书负责处理来自内外部的电话和邮件，筛选和处理重要信息，并向高层管理人员传达相关信息。
他们还可以负责组织内部沟通和与外部合作伙伴的联系。
4. 出差和差旅安排：秘书负责为高层管理人员安排出差和差旅事宜，包括预订机票和酒店、制定行程安排、办理签证和相关文件、报销差旅费用等。
5. 协助高层管理人员：秘书承担一系列与高层管理人员日常工作相关的任务，例如预约会议、安排商务礼仪和接待客人、跟进项目进度、整理汇报材料等。
工作重点：1. 组织能力：秘书需要有良好的组织能力，有效地管理时间和资源，合理安排日程和工作任务，使工作高效完成。
2. 沟通能力：秘书需要与各个层级的员工和合作伙伴进行良好的沟通，确保信息的传递和交流顺畅，同时也需要有解决问题和协调冲突的能力。
3. 保守机密信息：秘书通常需要接触机密信息，如高层管理人员的商业计划、合同和财务数据等，因此他们需要具备保密和谨慎的态度，确保信息的安全。
工作建议：1. 提前准备：在安排会议和行程前，确保提前准备好所需文件和资料，避免延误工作进度。
2. 学习专业知识：了解所在行业的相关知识和最新动态，提升自己的专业素养，有助于更好地理解和协助高层管理人员的工作。
3. 学习技术工具：熟悉办公软件、电子邮件和其他办公自动化工具的使用，可以提高工作效率和准确性。
秘书工作的职责内容
秘书工作的职责内容
秘书的职责内容包括但不限于以下几个方面：
1. 协助管理层：秘书负责协助管理层进行日常事务管理，包括日程安排、会议安排、文件管理等工作，并为其提供支持和协助。
2. 文件管理：秘书负责收集、整理和归档公司文件和文件资料，并确保其安全可靠，并能够迅速方便地进行检索和提供给需要的人员。
3. 会议组织和会务支持：秘书负责组织各类会议、会议安排、制定会议议程、准备会议文件和材料，并提供会务支持，包括预订会议室、安排会议设备等。
4. 通信管理：秘书负责处理公司的来往信函、电子邮件和传真，并及时转发相关信息，确保信息的传递畅通，并保护机密信息的安全。
5. 出差和差旅安排：秘书负责安排管理层和其他员工的出差和差旅安排，包括预订机票、酒店和交通工具等。
6. 招聘和人事管理支持：秘书负责协助人事部门进行招聘工作，包括发布招聘信息、筛选简历、安排面试等。
同时，秘书也需要协助进行员工的考勤管理和员工的档案管理。
7. 客户服务：秘书负责接待来访客户，提供基本的客户服务，包括接待、引导、饮食安排等，并安排与客户的会议和活动。
8. 其他行政事务：秘书还需要处理一些行政事务，如办公用品的采购、办公设备的维护、员工福利的管理等。
总之，秘书工作的职责内容是多样的，需要对办公室管理、文件管理、会务组织、通信管理、人事管理等方面有一定的知识和技能，并具备良好的沟通协调能力和组织能力。
第二讲 秘书工作概述
C.常崇宜先生80年代概括的4点
• 1，智力与非智力性；（领导的助手、 “耳目”和参谋）
• 2，同领导的高度一致性；（最佳状 态——与领导达到“默契”的程度）
• 3，工作内容的广泛性；（“不管部”） • 4，秘书应是“杂家”基础上的专才。
（素质要求上的“杂”“专”结合）
（二）省、市、县级的秘书机构
• 省、自治区、直辖市的党政人大政协都有 秘书组织
• 市、地区和县、县级市都分别有自己的秘 书组织
• 其特点是机构大，层次多，分工细，且事 关重大。
（三）基层单位的秘书部门
• 是指县级以下机关的秘书部门，其特点是 只设办公机构，而不设秘书机构，且事务 繁杂。
（四）企事业的秘书机构
• 领导活动安排是中级 秘书工作的重要内容
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作 性的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度 和敬业精神
第二节 秘书工作
本节要点 一、秘书工作的内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的作用 四、秘书工作的原则
• 狭义的秘书机构，是指各级办公厅、办公室中专门辅 助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科、秘书股等。主要负责文书、 会务、联络、接待工作。
三、秘书机构的构建原则
• 一为精简原则 • 二是纵向层次尽量少 • 三是横向幅度可适当加大
办公厅
领导层
二、秘书机构的组织形式
…… 督办处 接待处 调研处 档案处 信访处 信息处 秘书处
周恩来
简述秘书岗位职责
简述秘书岗位职责秘书作为一个岗位，扮演着组织与协调工作的角色，是一个组织内涉及到各方面的重要职位。
下面是对秘书岗位职责的简述。
一、工作安排与协调秘书负责对领导或团队的日常工作进行安排与协调，根据工作计划制定工作流程，保证各项工作有序推进。
秘书需要合理安排领导的时间，协调内外部资源，使工作高效进行。
二、文件管理秘书是负责文件管理的重要一员。
秘书需要对接收到的文件进行分类、整理与归档，确保文件的安全与及时获取。
在需要时，秘书还需要协助领导书写文件或整理相关资料。
三、日程安排与会议组织秘书是领导或团队日程安排的关键人员。
秘书需要根据领导的安排制定日程表，并及时向相关方发送邀请函，确保会议的顺利进行。
在会议前，秘书需要准备会议所需的资料、文件，确保会议的顺利召开和记录。
四、信息筛选与答复秘书负责接听来电、处理来函、审阅电子邮件等工作。
秘书需要根据情况筛选并转达或答复相关信息，确保信息的及时传递与处理。
秘书要具备良好的沟通能力，妥善处理好各方的信息需求。
五、来访接待与礼仪秘书是公司或组织对外的代表之一，因此，来访接待与礼仪是秘书岗位职责中不可忽视的一部分。
秘书需要热情有礼地接待来访人员，并引导他们进入正确的会议室或办公室。
对于重要来访者，秘书需要提前准备好相关资料，并协助领导与来访者的会晤。
六、数据收集与分析秘书在工作中需要搜集、整理、分析数据等信息。
秘书需要根据需要制作各类报表与汇总表格，为领导或团队提供决策依据。
在数据收集与分析过程中，秘书需要保证信息的准确性与可靠性。
七、行政支持与协助工作秘书需要提供行政支持与协助，如预定机票、酒店、办公用品采购、文件快递等工作。
秘书需要具备良好的组织管理能力，保证行政工作的高效进行。
八、保密与保安工作秘书在日常工作中会接触到各类机密文件与信息，因此保密与保安工作是岗位职责的一部分。
秘书需要严格遵守机密制度，做好相关保密措施，并加强工作场所的保安管理。
以上是对秘书岗位职责的简要描述。
秘书培训资料秘书的职能环境与人际关系
秘书培训资料：秘书的职能、环境与人际关系
引言：
秘书作为一个组织中不可或缺的角色，承担着多样化的职能和责任。
秘书不仅需要具备良好的组织和协调能力，还需要了解并应对不同的工作环境和人际关系。
本文将介绍秘书的职能、环境和人际关系，并提供相关培训资料，帮助更好地掌握秘书工作的要点。
一、秘书的职能
1. 组织和安排会议
秘书在组织和安排会议过程中扮演着关键的角色。
她们需要准备会议议程、通知与会人员、提供相关资料，并确保会议的顺利进行。
此外，秘书还需要记录会议纪要和行动计划，并及时跟进各项行动。
2. 文件和资料管理
秘书负责建立和维护组织中的文件和资料系统。
她们需要分类、存档和整理文件，并确保文件的安全性和易于查找。
此外，秘书还
需要处理和分发传真、电子邮件和其他文件，确保信息的快速传递。
3. 行政支持和日常事务
秘书为管理层提供全面的行政支持，包括预订会议室、安排差旅、处理电话和邮件、处理报销和预算等。
她们还负责解决日常事
务和问题，确保各项工作的正常进行。
4. 人力资源管理支持
秘书通常还承担人力资源管理的支持工作，包括招聘、培训和
绩效评估等。
她们需要协助管理层进行人力资源规划，并与内部部
门和外部机构进行协调和沟通。
二、秘书的工作环境
1. 组织结构和制度
秘书常常在不同的组织结构和制度中工作，例如政府机构、非
营利组织和私营企业等。
了解和熟悉组织的结构和制度，对秘书的。
秘书的基本职能
书记沉思了很久，说：“你说该怎么办妥当？”“我建议协调 有关部门，比照相关规定，适当给予照顾。老人的情况特殊，就 算是社会特困人员，我们也应献一份爱心，何况老人曾是原来老 厂的职工、我们的前辈，他的不幸也有当时时代的因素。”宗诚 说。
“好，你去负责协调处理。有困难打电话找我。”书记说， “你注意两件事，协调各部门解决问题要有依据，这是其一；其 二是通过组织与老人家乡党组织联系；教育老人的子女，应承担 照顾老人之责。我马上与总经理通气，商量一下如何从经济上照 顾一下老人。”
秘书信息管理的特征
1．针对性。秘书信息工作必须有信息的针对性，才能保证秘书信 息的质量。秘书信息针对性主要在于结合业务，即信息的专业性； 围绕领导工作中心，按照领导指示和意图进行；针对突出问题、 专题问题进行信息工作。
2．综合性。即秘书将多种有用的信息融合成一个有机的整体，而 不是多种信息的堆砌拼凑，只有提供这种有价值的综合信息，才 能更好地为领导决策、拟订计划、制定措施等服务。
3．时效性。 及时性：就是强调 信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈 旧的信息。适时性：就是讲究提供信息要选择最佳时机。
4．经常性。主要体现在秘书的各项常规工作中，如办文、办事、 办会等工作，无论是文书工作、督办查办、信访调研等都需要
经常注意信息的收集、整理和传递。
案例分析：淘 金
小张是刚从大学毕业生中分配来的某厂办公室秘书。虽然他早就听人说过 信息是资源、是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总 感到说不清。在一次领导办公会上，办公室主任卢主任让小张做记录，他才 对信息工作有了较深的理解。
小王与小组成员一起，对与产品质量相关的部门进行了系统检
查。质检部门反映，由于市场销路好，销售部要求放宽质检尺度，
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始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作：
秘书在决策准备阶段的工作
此项决策是否必需、应该
1、 秘书 在决 策准 备阶 段的 工作
信息是否全面、真实、充分
此项决策何时作出最恰当
此项决策的目标能否实现
决策的内容是否规范、系统 预测此项决策的预期效果
2、决策形成阶段
在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道：
2、秘书辅助督促检查的种类
一般性督促检查。是指组织系统内部按 层次和隶属关系、工作关系，自上而下以及 横向交错所进行的督促检查。 专门性督促检查。是指组织内部就重大 的决策问题而设立专门的机构对执行组织的 专项管理活动实行的监督检查。
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
为管理的相对人——人民
群众提供服务。
（一）秘书“办文”服务事务
“办文”在秘书工作中主要指文稿撰拟、 运行、整理及保管利用。 秘书在“办文”服务事务处理过程中， 要熟练掌握并严格按各类文书的规范格式要 求进行撰写；要严格按文书运行程序操作； 并要将已经办理完毕的文书进行整理立卷及 归档保管，以备查考利用。
2．秘书协调辅助的要领：
协调要与组织的目标相一致； 协调要适应环境条件的变化； 协调要注意所处的地位和权限； 要注意协调的职责范畴； 要注意沟通协调的疏导性； 协调要注意量力的适度性。
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要
要向领导提供信息，同时要为领导者有效获取利用 信息及排除信息沟通障碍等方面进行智能辅助。
1、获取并 利用信息 2、帮助排 除信息干扰
在获取信息方向、信息量及信 息结构上进行辅助。 在排除思想障碍、感情障碍、 利益冲突、时空因素的干扰。
（二）秘书辅助决策
1、决策准备阶段
从领导者产生决策意向进行决策准备开
（三）辅助督促检查
1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导 者的主持下，按照领导确定的督促检查内容 和目的，操办具体的事务。具体包括： 检查执行的实施进展情况； 发现失调现象提出督促检查建议； 督促检查办理决策方案，保证实现目标； 反馈实施信息，评估执行效果； 归纳评估督促检查效果。
决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安 排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的 实施决策。 在决策实施过程中，秘书的参谋辅助具有独特 的作用 ： 对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助
对克服运行失调的辅助 对适应环境变化的辅助
对克服失误的辅助
弥补决策疏漏的辅助 对发现机遇的辅助
公司的员工与公司理层正在闹矛盾，员工们扬言要告上法院，因为公司没有说
明任何理由就要裁减他们。她马上将这篇文章下载打印出来，交给总经理。总经 理看了很重视，经考察，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员只是权宜 之计，最终难逃破产的命运。据此，公司决定停止向鑫银公司继续发货，以免到
时收不回货款。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。
案例导入
中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 可她上网并不是聊天、打游戏，
而是收集与公司业务有关的各种信息。
一次，她从网上得知纸浆生产国发生大规模洪灾，预测纸张会大幅涨价。她
将此信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张库存，不久纸张果然大幅涨价，
公司仅这单生意净赚100余万元。
还有一次，她从网上发现，与她们集团公司一直有大笔业务往来的广州鑫银
一、秘书辅助管理职能
秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或 单位在其管理的整个过程中，即从获取信息， 根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题 的方案到对确定的方案贯彻执
行的整个过程中，秘书起着帮
助或辅佐的作用。
（一）辅助获取并利用信息
准确、全面、有效地获取并利用信息是领导进行
有效管理的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，
可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；
可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案；
可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意
见、建议吸纳到有关决策方案中去； 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见，并根据各方面的意见进行修改；
对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，
到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功
第二讲
秘书工作职能
秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管
理、综合服务”两个方面。其共同的目的都
是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，
以促进领导工作效率的提高。要求通过本讲
的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴
的两个方面并高效履行职能。
1 掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个
基本特征； 2 掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获 取并利用信息，提供可供选择的决策方案， 辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关 系，形成合力以保证管理效率； 3 掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办 文、办会、办事，为领导提供全方位的综 合服务，提高管理绩效。
经验后，再由点到面地进行推广；
对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比
较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效
益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受
性等等。 决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。
3、决策实施阶段
决策目标无法实现的因素
认识上的误差：执行者对领导者所做的决策在认 知上存在差异，执行中出现偏差，因而无法达到预期 目标。 意识上的差异：方案的执行有可能损害执行者自 身的既得利益，因此执行者恶意曲解执行目标或有选 择地执行。 方案本身的误差：决策方案本身不完善，执行结 果肯定无法达到预期目标。 执行体系的弊端：执行体系内各部门分工不明， 职责不清，相互不配合，不支持，推诿、扯皮，妨碍 决策指令的顺利执行，无法完全达到预期目标。