图书成本测算通用电子表格设计实例

图书成本测算通用电子表格设计实例作者：曹建来源：《现代出版》2012年第02期摘要：出版社转企改制后，成本成为一个重要而敏感的概念，也成为编辑在选题开发时必须考虑的项目。

实用的电子表格，可以帮助编辑快速测算图书成本和预期利润等有关数据，为选题开发决策提供快速参考。

关键词：图书成本；成本项目；公式；电子表格图书成本是图书在生产和销售过程中所耗费的生产资料价值和必要劳动价值的货币表现，是出版社在进行图书的编辑、复制和发行等活动中所支付的费用。

现在，越来越多的出版社在选题论证时都要求编辑提交选题的成本和利润测算报告。

为便于编辑同仁轻松完成策划选题的成本测算，本文给出了一个使用Microsoft Excel XP编制的图书成本测算通用电子表格（见图1）。

计算时只需输入一些基本的数据，就可以通过其中内嵌的一系列公式得到常用的结果，如编审费、校对费、排版费、稿费、纸张费、印装费、销项税、进项税、利润、保本销量等，而且能同时计算首印和重印书以及千字酬和版税付酬的不同情况，还能够根据用纸克重和印数自动选取印刷及装订工价，等等。

计算得到的数据与真实发生的费用可能有所出入，但基本吻合，在选题论证时足以说明问题。

下面就通过实例，详细该电子表格的编制方法和使用方法。

一、图书成本项目及求算项目编制Excel电子表格之前，需要先确定参与计算的图书成本项目以及要求计算出的各种项目。

一般来说，业界通常把图书的全部成本分成直接成本、间接成本和期间费用。

直接成本包括稿酬、编审费、校对费、租型费用、原材料及辅助材料费用、制版费用、印装（制作）费用、出版损失和其他直接费用，间接成本包括编录经费，期间费用包括管理费用、财务费用和营业费用等。

然而，这种分法在具体计算时并不实用，因为直接成本与间接成本间有交叉项目，不能明确区分固定成本和变动成本，不能实现我们通过一张电子表就能同时计算首印书和重印书成本的要求。

因此，在编制测算表时可对图书成本项目进行选择和归并，确定图书全部成本由直接成本和间接成本两项组成；直接成本分为固定成本和变动成本；其中，固定成本包括编审费、校对费、排版费、扫描费、描图费、出片费、封面费、翻译费和拼版费等，变动成本包括纸张费、印刷装订费、覆膜费、稿费等。

间接成本包括管理费、推广费用、组稿费及其他费用；其中管理费包括了管理费用、财务费用和营业费用等期间费用。

要求计算出的项目有：总成本、单位成本、码洋、实洋、销项税款、进项税款、应交税款、风险（退坏货成本及费用，即出版损失）、利润、资金回报率、保本销量和保本定价等。

中间过程可自动计算出的项目有：印张、理论定价、字数以及直接成本和间接成本各项目。

我们需要提供的原始数据应当有：开本，正文与封面用纸克重、单价，印刷和装订工价，面数，印张定价，每面字数，实际定价，发行折扣、退坏货比例，直接成本和间接成本各项目的标准、单价、比例或加放数等。

另外，为了区分计算首印书和重印书以及千字酬和版税，可设置两个逻辑变量：首印与版税，它们只取值0或1。

例如，若“首印”为1，说明本书是首印书，需要计算固定成本；若“首印”为0，则说明本书是重印书，只需要计算变动成本及相关间接成本即可。

二、计算公式及两个关键的Excel函数为了使编制的电子表格能够自动计算有关数据，我们必须把对应的公式以及用到的函数“设置”到表格中，让它们在“后台”为我们完成计算工作。

例如，图书字数=面数×每面字数，如果它们的数据分别位于Excel表格单元格E8、C7、C8，则可在E8单元格中输入公式“=C7*C8”（注意输入时不含引号）。

或者，先单击选中E8单元格，然后输入“=”，再单击选中C7单元，然后输入“*”，最后再单击选中C8单元格并按一次回车键即可。

在图书成本项目计算中，与此类似的乘、除法和加、减法公式比较多，也比较简单，直接输入即可。

由于我们编制的电子表格有选取数据和在判断数据的基础上选择不同公式计算的功能，所以这里重点介绍一下涉及到的两个比较关键的Excel函数。

1.IF函数该函数可以进行逻辑判断，并根据判断结果的“真”“假”执行不同的计算公式。

一般形式为IF(条件，公式1，公式2)，执行过程是：当“条件”为真时，执行公式1，否则，执行公式2。

例如，稿费形式是版税制时，稿费=定价×付酬标准（版税率）×册数；是千字酬形式时，稿费=字数×付酬标准（千字酬）。

为此我们设置逻辑变量“版税”，并给“稿费”的数据单元格设置条件公式：IF(版税=1, 定价×付酬标准×印数, 字数×付酬标准)。

设稿费、版税（1/0）、付酬标准、定价、印数、字数的数据单元格分别为J16，L16，N16，G9，E9，E8，则可在J16单元格中输入公式“=IF(L16=1,N16*G9*E9,N16*E8)”。

2.HLOOKUP函数该函数可以在表格指定区域中的首行查找指定的数值，并由此返回该数值所在列中指定行处的数值。

这是为了从印刷、装订工价表中提取工价而用到的函数。

我们知道，使用不同的纸张，如52g凸版纸、55g书刊纸、60g胶版纸、70g胶版纸等，印制不同的册数，如3 000册，5 000册，8 000册等，执行的印刷、装订工价不是完全相同的。

为便于实现“通用”计算，我们可以把常用印数下几种规格纸的工价按照行、列顺序排成数据表，然后让Excel自动选择。

例如，60g胶版纸印刷10 100册的装订工价为0.0259元/印张，该数据位于“正文装订工价表（每印张）”一表（见图2）的第9列第4行，只要让Excel找到10100册所在的第9列，然后取出该列第4行的数据即可。

而能够执行这种功能的函数就是HLOOKUP。

其一般形式为HLOOKUP(待查数值, 数据表起始单元格:数据表结束单元格, 指定行值)，执行过程是：在数据表的起始单元格和结束单元格之间查找“待查数值”，找到第一个匹配的数值所在的列后，取其“指定行值”所在单元格中的数据返回。

设52g凸版纸、55g书刊纸、60g胶版纸、70g胶版纸的工价分别位于各工价表的第2、3、4、5行，用纸克重的数据单元格为D5，印数的数据单元格为E9，取到的正文装订工价的数据单元格为M11，正文装订工价的数据表位于单元格B39与K43之间，印数不足1 000的以1 000计，则可在单元格M11中输入公式：=HLOOKUP(INT(E9/1000+1)*1000,B39:K43,IF(D5=52,2,IF(D5=55,3,IF(D5=60,4,5))))。

其中，HLOOKUP函数中引用的函数INT用于取整运算，以实现“印数不足1 000的以1 000计”的要求。

三、编制电子表格在计算机中启动Micro-soft Excel XP软件，新建一个工作簿文件，命名为“图书成本测算通用电子表格”，打开其sheet1工作表并从中开始电子表格的编制。

主要工作分两部分：工价表输入和测算表输入、设置。

1.工价表输入使用鼠标向下滚动工作表窗口，将光标移动到B31单元格，然后按照图2所示的样子，在对应的单元格中依次输入正文印刷工价表、装订工价表和封面印刷工价表、装订工价表。

图2中的工价数据仅供参考，具体编制时请输入各自出版社的专用工价数据。

需要说明的是，行业内提供的各类工价表中通常都包括纸张工价，但由于当前纸张市场变化较快，工价差别较大，所以我们编制电子表格时取消了纸张工价，改成了由纸张吨单价和实际用纸量（含加放）来计算纸张费。

2.测算表输入和设置现在使用鼠标上移工作表窗口，把光标移动到A1单元格，按照图1所示的文字，在对应的单元格中输入这些文字，并按照图示样子，合并对应的单元格并设置各列的宽度，然后加上框线，并给不同的数据区设置加粗的框线。

接下来，给各项的数据单元格中输入初始数据或计算公式，具体操作介绍如下。

设测算的图书为《基础物理学》上册，成书长240mm、宽185mm，开本为787mm×1 092mm 的1/16，正文用60g胶版纸，单价5 600元/吨，封面用250g铜版纸，单价8 000元/吨，本书有346面，每印张定价为1.2元，每面字数为1.6千字，首印6 000册，实际定价27元。

把这些数据输入图1中的“基本参数”数据区，根据公式“印张=面数/开本”、“字数=面数×每面千字数”、“理论书价=印张×印张定价”在“印张”、“字数”和“理论书价”的数据单元格E7，E8和G8中分别输入公式“=C7/C4”“=C7*C8”和“=E7*G7”。

另外，若本书是首印，则在C9单元格内输入1，否则输入0。

在“固定成本”数据区中（见图1），输入各项费用的千字标准、千字单价、数量、印张单价、计次、系数等的数据。

例如，一、二、三校和责任校对共计4个校次，就在“校对费”的“计次”数据单元格G10中输入“4”，等等。

接下来，按照附表1所示各项费用的计算公式，在对应的数据单元格中输入相应的Excel公式。

最后，在“小计”的数据单元格C19内输入求和公式“=SUM(C10:C18)”。

在“变动成本”数据区中（见图1），输入正文、封面的纸张加放数以及封面覆膜的单价。

若按照版税付稿费，则在L16单元格中输入1，并在N16单元格中输入版税率，否则在L16单元格中输入0，并在N16单元格中输入千字酬标准。

然后，按照附表2所示各项费用的计算公式，在对应的数据单元格中输入相应的Excel公式。

随后，再在纸张费“小计”的数据单元格K9中输入公式“=K3+K6”，在印装费“小计”的数据单元格K15中输入公式“=K10+K12”。

最后在变动成本“小计”的数据单元格J17内输入求和公式“=K9+K15+J16”，其中J16为稿费的数据单元格。

这部分数据区涉及的公式较为复杂，输入时一定要仔细。

四、图书成本测算图书成本测算通用电子表格编制完成后，就可输入必要的基本数据来测算策划选题的各项成本，还可快速计算出不同纸张、印数、稿费形式及首印或重印等多种情况下的成本数据。

比较这些数据后就可给出较全面的成本分析报告，对图书选题的把握就更深入细致，选题论证的材料就更充分，对图书成本的掌控也更准确。

此外，大家还可更改表格中的一些项目及相应的计算公式，使之更符合自己的测算习惯或要求，更好地为编辑工作服务。