浅析word文档中长文档排版处理方法

关键 词 ： 长 文档 ； ｗ ｏ ｒ ｄ ； 排 版 引言
４ 页眉 和 页脚 的设置
当前 ， 计算机技术广泛应用于人类社会生产、 生活的各个领域。 以计算机为平台 ，无数应用软件在各 自所对应 的行业 内大展拳脚 ， 极 大地 提 高 了工 作 效率 和 工 作质 量 。其 中 ， 美 国微 软 公 司 开发 出 版 的ｏ ｆ ｆ ｉ ｃ ｅ 系列 办 公 软件 以其广 泛 的适 用 性 、 较高 的使 用性 能 ， 操 作 简 单等优点成 为人们开展 日常内务工作的重要辅助工具。ｏ ｆ ｆ ｉ ｃ ｅ 系列 办公软件包括多个软件 ， 其中人们使用最多 ， 普及率最高 的应该就 是ｗ ｏ ｒ ｄ了 。Ｗｏ ｒ ｄ作为 文档 编 辑 工具 ， 应 用 范 围最 为 广泛 ， 也 是大 家 工作 中应用最多的工具软件 。在进行文字工作 时， 大家往往首先想 到的就是使用 ｗ ｏ ｒ ｄ 来编辑 。 在 日常工作 中， 许多时候大家会遇到编 辑、 撰 写 的文档 篇 幅很 大 、 字 数 很 多 的情 况 ， 比如 论 文 、 报告、 小说 等 诸多文体 ， 字数往往以万计 。通常而言 ， 这类文档 由于篇幅很大 ， 出 于方 便 阅读 的考 虑 ， 对 于 文章 结 构 和 文 字格 式 都 有 着较 为 严 格 和清 晰 的要 求 。比如一 篇 大 型报 告 ， 往往 包 括 封面 、 目录 、 正 文等 单 元 ， 而 正文 又分 为 多个 章节 ， 每页 还要 标 注 页码 、 页眉 等 。 这 些 内容设 置 起 来操 作 相 对 繁 杂 ，如 果 不 是对 ｗ ｏ ｒ ｄ 相 关 业 务 较 为熟 悉 的化 很 难 在 短 时 间 内做好 。下 面 ， 笔 者就 如 何 使用 ｗ ｏ ｒ ｄ 进 行 常篇 幅 文 档排 版 工 作进 行 阐述 与说 明 ， 希望 能 够 给大 家一 定 帮 助 。
科 技创 新 与应 用 ｌ ２ ０ １ ６ 年 第 ４ 期
信 息 技 术
浅析 ｗ ｏ ｒ ｄ文档 中长 文档 排版 处理 方法
路 聚 俭
（ 临汾 电力高级技 工学校 ， 山西 临汾 ０ ４ １ ０ ０ ０ ）
摘 要： Ｍｉ ｃ ｒ ｏ ｓ ｏ ｆ ｏ ｆ ｉ ｆ ｃ ｅ中的 ｗ ｏ ｒ ｄ组件 是 当前 日常 文 字处 理 工作 中应 用最 为广 泛 的 一种 计 算机 应 用软 件 。 国 内每 一 台 个人 电脑 上几乎都装有某一版本的 ｗ ｏ ｒ ｄ 。 ｗ０ ｒ ｄ 功能丰富， 性能优 良， 是人们进行文字编辑 ， 提 高办公 自动化水平的重要辅助 。 使用ｗ ｏ ｒ ｄ 进 行 文 档排 版 ， 是 人们 经 常遇 到 的情 况。但 在 对 大型 文 档进 行 编 辑排 版 时 ， 由 于结 构 复 杂 ， 操作步骤较多， 对 于非 专 业人 员来说 具 有较大难度 。 文章针对 ｗ ｏ ｒ ｄ长篇幅文档排版有关问题进行探讨 ， 详细介 绍了 ｗ ｏ ｒ ｄ 排版过程 中各个环节的技 术要点和操作方法。
页眉和页脚是 文档 中常见要素 ， 对于文档的美 观 、 结构 的清晰 和阅读 的方便都有很大帮助。长篇文档排版时， 往往对于页眉和页 脚的格式都有 明确 的要求。 比如首页页眉不 同、 奇偶页页眉不 同、 不 同章 节 设 置不 同的 页眉 等 。这 种 复 杂 的设 置要 求 使 得 页 眉 、 页脚 设 置 难度 较 高 ， 排版 人 员往 往 要经 过 一 段 时 间 的熟 悉 和实 践 才能 有 效
一
的 处 理 。下 面 就 对 不同 情 况下 的页 眉 和页 脚 的设 置 进 行 一下 说 明 。 是 首 页不 同 、 奇偶 页 不 同 的页眉 和 页脚 设 置 。 其 具 体操 作 如 下 ： 是 进 入 页面 布局 栏 ， 调 出 页 面设 置 ， 在 打 开 的菜 单 中进 入 版 式选 项 卡 ，
根据需求在选项卡对应 的首页不同“ 和” 奇偶页不同选项前 打勾 即 可。 二 是 不 同章 节分 别 采 用不 一样 法 页 眉和 页 脚设 置 的方 法 。具体 操 作 方法 如 下 ： 先依 照 前文 关 于 章节 分 节 的 方法 对 文 档进 行 分 节处 理， 在版式上将文档分为彼此独立的单元 。 然后调 出“ 插入” 栏 的“ 页 眉和 页脚 ” 对话 框 ， 依次 进 行 各节 的 页眉 、 页 脚设 置 。 需 要注 意 的是 ， 设 置时 要 取 消 “ 链接到前一条页眉” 的勾 选 ， 否 者设 置后 的 页眉 、 页 脚就 会 和前 面 节 的最 后 一 页 的页 眉 、 页脚 保 持 连 续性 。三 是首 页 不 同、 奇偶 页 不 同 、 不 同章节 不 同 页眉 、 页 脚 的设 置 。具体 操 作 如下 ： 第 一 步 是按 照 首 页不 同 、 奇偶 页 不 同 的页 眉 和 页脚 的设 置方 法 进 行 １样式 的设 置 设置， 第二步是依 照具体要求设 置各处 的分节符 ， 将文档从版式上 正 文 是文 章 的 主体 。对 于篇 幅 很 大 的 文档 来说 ， 正 文在 整 个 文 划分 为 彼 此独 立 的 多个 单元 。 然 后按 照 上文 关 于不 同章节 不 同 的页 档 中 占据 的 比例更 是 远远 高 于 一般 大 小文 档 中正 文 所在 的 比例 。 因 眉、 页 脚 的设 置方 法 进行 设 置 。 设 置 时 同时 要 注意 取 消 “ 链 接 到 前一 此， 正 文 的设 置是 长 篇 文 档排 版 的重 点 。 在正 文 排 版 中 ， 样 式 的设 置 条 页眉 ” 的勾选 ， 以保 证各 节 页 眉 、 页脚 彼 此独 立 ， 互 不影 响 。 又 是 其 中 的关键 。 一 篇 篇 幅很 长 的文 章 ， 正 文通 常 分为 多 个章 节 。 一 ５ 目录 的设 置 篇 文 章 中所 有章 节 的格 式 是 一致 的。 所 以采 用样 式 的 方法 进 行正 文 对 于 论文 、 报告 、 说 明 书等 大 型 文档 ， 目录 是 必 不 可少 的 组 成要 章 节 的设 置 ， 可 以 同时 对 所有 章 节 发生 作用 ， 工 作 效率 很 高 。 文章 正 素 。 Ｗｏ ｒ ｄ中也提供了 目录设置的功能。 目录的设置要在文档格式大 文样式的设置 ， 包 括 以 下 几个 因素 ： 各 章标 题 、 一级 节标 题 、 二 级 节 体排 版 完 成后 进 行 的 。 要 充 分 发挥 ｗ ｏ ｒ ｄ的 目录设 置 功能 ， 必 须 先对 标题 、 三 级节 标 题 以及 章 节 中的正 文 内容 。通 常 情况 下 文 章 结 构分 文 档进 行 样 式设 置 。否 则 目录设 置 功 能不 能 发 挥作 用 ， 文 字 工 作者 到三 级 标题 就 为 止 了 ， 极 少 遇 到 比三级 标 题更 低 的 标题 。 工作中， 需 就只能通过手动方式逐一设置 目录， 这样一来 ， 不但工作量巨大 ， 而 要根 据 文章 实 际 排版 需求 ， 选择 对 应 的 的样式 进 行设 置 。 且不利于修改 ， 每 次 对 文 档 正 文 主体 章 节 的 调整 ， 都 有 可 能 出 现 调 具 体 操 作 如下 ： 首 先从 选 项 卡 中选 择 “ 样式 ” 栏， 调 出 样式 任 务 整 目录 的 需 求 ， 考 虑 到 这 些操 作 都 要 手 动 需求 ， 无 疑 会 给 当事 人 造 菜单 ， 选择新建样式 ， 再根据 文档排版 的具体需求进行级别样式 的 成 很 大 的工 作压 力 。 如果 在 进行 样 式这 种 的基 础 上使 用 目录功 能进 预设 ， 然 后 把设 置 好 的样 式 应用 到 对应 的级别 上 。 一 般而 言 ， 文 档结 行 设 置 ， 文 档 的 目录 就会 自动 生 成 ， 效 率 非 常 高 。具 体操 作 方 法 如 构 中 的各 个 部 分 ， 其 文字 格 式 也 需要 进行 对应 的设 置 ， 比如 字体 种 下 ： 文 档 主体 格 式设 定 完 成 后 ， 依 次点 击 “ 引 用” 栏、 “ 目录 ” 栏， 然 后 插 入 目录 ” ， 然 后按 照需 要选 择 显 示 级别 。如 类、 字形大小 、 段落等。 这个设置操作需要在“ 样式” 栏 中的“ 格式” 选 在 调 出的菜 单 中点击 “ 项 中完 成 。 此一来 ， 文 档 的 目录就 会 自动生 成 了 。