公路工程项目前期文件归档控制过程研究

交通世界TRANSPOWORLD收稿日期：2017-12-02作者简介：崔志萍（1981—），女，工程师，从事高速公路建设及养护管理工作。

公路工程项目前期文件归档控制过程研究崔志萍（邯郸市高速公路管理局，河北邯郸056001）摘要：以青兰高速公路邯郸至涉县段为例，阐述了公路工程项目前期文件归档控制过程，并分别从分类确定案卷类目、前期工作的报批流程、收集整理要求、预立卷卷内目录排序、档号的编制、组卷案卷形成等方面做了深入分析，以供同行参考。

关键词：公路工程项目；前期文件；文件归档中图分类号：U415.1文献标识码：B0引言公路工程档案是在公路工程项目建设、管理等过程中所形成的应当归档保存的文件、图纸、图表、音像等形式的文件材料的总称。

为了加强交通建设项目档案的收集、整理、立卷归档、开发利用工作，进一步提高项目档案的管理水平和归档质量，确保档案的完整性、准确性、系统性，本文结合实际工程，对项目竣工文件归档控制过程进行研究。

1工程概况青兰高速公路邯郸至涉县段主线长76.657km ，支线长23.287km 。

于2006年12月开工建设，2010年9月完工通车。

竣工文件归档范围涉及项目前期文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣（交）工验收文件、资金管理文件、科研文件、其他载体档案（声像资料）等。

2文件材料归档控制过程为了规范和统一河北省高速公路档号编制格式，一般高速公路主要分三级类目，即：一级类目（国家高速公路网编号或省高速公路编号）·二级类目（项目档案分九大部分）·三级类目（与工程招投标时使用的合同号一致）-流水号。

组卷时按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化排列整理，要做到分类科学，便于保管和利用。

案卷的组成及其排列顺序是：案卷卷盒—封面—卷内目录—卷内文件材料—卷内备考表—封底。

为了确保整个项目档案的内封面与卷内目录、卷内备考表效果一致，建设单位（业主）应统一规定内封面上的字体、字号的大小及排版格式，统一规定卷内目录、卷内备考表填写表格的字体和字号[1]。

高速公路项目前期工作是项目建设过程中的核心环节，所形成的文件对整个项目具有重要意义。

项目决策与策划是建设项目前期工作的重点，项目前期阶段是对工程项目投资的必要性、可能性、可行性，以及为什么要投资、何时投资、如何实施等重大问题进行科学论证和多方案比选[2]。

本项目前期文件归档控制过程如下。

2.1分类确定案卷类目在拟建项目开始实施前，根据本项目实际情况结合项目前期文件归档范围及预立卷流程图，确定案卷类目如下：项目建议书及审批文件、工程可行性研究报告及审批（核准）文件、环境影响评价报告书及批准文件、项目用地预审相关文件、水土保持批准文件及报告书、文物调查工作报告、水资源论证报告及批复文件、地质灾害评估报告、地震评价报告及评审意见、铁路部门意见及相关文件、安全评价报告及批准文件、其他文件等。

2.2熟悉前期工作的报批流程根据公路建设管理法规的相关规定，在项目可行性研究批复之前需要完成环境影响评价、项目用地、水土保持、文物调查、行洪评价、地质灾害、地震评价、铁路协调、安全评价等工作的报批，这些工作可以平行开展[3]。

根据立卷归档范围及前期工作流程，档案员收集的资料包括建设单位的请示文件、各级主管部门的审查意见或评估论证会会议纪要、报批的研究报告书和上级部门的批复文件，进行预立卷工作。

2.3收集整理要求根据实际工作报批程序收集每个案卷类目资料，需注意收集请示与批复的中间过程文件。

注意归档项目前期文件的研究报告应是最终批复版，审查过程中未审定的研究报告不必归档。

项目用地预审文件包括建设项目用地预审141总470期2018年第20期（7月中）申请、建设用地申请表、听证会会议纪要、土地预审意见及建设用地批复等文件。

铁路部门意见一般包括本项目拟建路线与铁路交叉方案协调有关的往来文件及论证会会议纪要。

根据具体的建设项目，前期文件可能还涉及到拟建路线与电力系统交叉和压覆矿产等问题的相关文件，应及时收集整理。

2.4预立卷卷内目录排序对项目前期各类目文件从请示（含报告）形成到上级部门的最终批复，都根据自然形成过程逐件登记台账。

以青兰高速公路邯郸至涉县段工可文件为例，从工可请示（含报告）形成到上级部门的最终批复，所有文件根据自然形成过程逐件登记台账，如表1所示。

序号1 2 34 5 6 7 8 9 10文件编号邯交呈[2004]110号邯交呈[2005]104号邯交呈[2005]112号邯发改呈[2005]263号冀交函规字[2005]178号冀发改交通[2005]995号发改交运[2006]761号责任者邯郸市交通局河北冀威公路工程咨询有限公司邯郸市交通局邯郸市交通局邯郸市发展和改革委员会河北省交通厅河北省发展和改革委员会河北冀威公路工程咨询有限公司河北冀威公路工程咨询有限公司国家发展和改革委员会文件题名关于上报《青红高速邯郸至涉县段可行性研究报告》的请示青（岛）兰（州）高速公路邯郸至涉县段工程可行性研究报告关于上报《青兰高速邯郸至涉县段可行性研究报告》的请示关于上报《青兰高速邯郸至涉县段可行性研究报告》的请示关于呈报青兰公路邯郸（户村）至涉县（更乐）段高速公路工程可行性研究报告的请示关于青岛—兰州公路邯郸至涉县段工程可行性研究报告审查意见的函关于上报青兰高速公路邯郸至涉县段项目可行性研究报告的请示国家高速公路网青岛—兰州公路河北省邯郸（户村）至涉县（更乐）段工程可行性研究报告（补充报告）国家高速公路网青岛—兰州公路河北省邯郸（户村）至涉县（更乐）段工程可行性研究报告（估算部分）国家发展改革委关于河北省邯郸至涉县公路可行性研究报告的批复日期20040922200508200509132005102120051021200510282005103120051120051120060429页次1册1册1册备注287页93页182页表1青兰高速公路邯郸至涉县段工可文件目录2.5档号的编制本项目前期文件的档案号为G22·2·1-X，其中X为流水号。

2.6组卷、案卷形成按工程的自然进展过程编制案卷目录，对已经整理好的案卷进行系统化排列。

编制卷内目录时，预立卷的卷内目录是按照自然形成过程逐件登记台账，立卷归档的卷内目录文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料、相应的研究报告的顺序依次排列。

青兰高速公路邯郸至涉县段项目前期文件案卷目录如表2所示。

表2青兰高速公路邯郸至涉县段项目前期文件案卷目录序号12 3 4 5 6 7 8 9 10 11档号G22·2·1-1G22·2·1-2G22·2·1-3G22·2·1-4G22·2·1-5G22·2·1-6G22·2·1-7G22·2·1-8G22·2·1-9G22·2·1-10G22·2·1-11案卷题名青兰高速公路邯郸至涉县段项目建议书及审批文件青兰高速公路邯郸至涉县段工程可行性研究报告及审批（核准）文件青兰高速公路邯郸至涉县段路线、路基、路面工程可行性研究报告青兰高速公路邯郸至涉县段桥梁、涵洞、交叉工程、筑路材料料场调查表、运距示意图及交通工程总体布设示意图青兰高速公路邯郸至涉县段工程可行性研究报告投资估算表青兰高速公路邯郸至涉县段环境影响评价报告书及批准文件青兰高速公路邯郸至涉县段项目用地预审相关文件青兰高速公路邯郸至涉县段水土保持批准文件及报告书青兰高速公路邯郸至涉县段水资源论证报告及批复文件青兰高速公路邯郸至涉县段文物调查工作报告青兰高速公路邯郸至涉县段行洪评价报告及审查意见总页数469594180136215330252097943993保管期限永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久备注142交通世界TRANSPOWORLD3结语通过对河北省某高速公路项目文件材料归档控制过程的研究，将档案管理从以往的事后整理变为“事前介入、中间控制、事后检查、验收”的全过程把关，实现档案管理与工程建设同步，可为我国高速公路建设项目的档案管理工作提供参考。

参考文献：[1]李琴.桥梁内业资料整理与归档方法初探[J].四川水泥，2016（9）：27.[2]连飞.浅谈高速公路工程内业管理[J].公路交通科技（应用技术版），2013，9（3）：534-538.[3]夏勤.工程档案竣工资料的管理及现代化管理系统[J].中外建筑，2013（3）：86-89.（编辑：付修竹）序号1213 14 15 16 17 18 19档号G22·2·1-12G22·2·1-13G22·2·1-14G22·2·1-15G22·2·1-16G22·2·1-17G22·2·1-18G22·2·1-19案卷题名青兰高速公路邯郸至涉县段地质灾害评估报告青兰高速公路邯郸至涉县段地震评价报告及评审意见青兰高速公路邯郸至涉县段铁路部门意见及相关文件青兰高速公路邯郸至涉县段安全评价报告及批准文件青兰高速公路邯郸至涉县段压覆矿产资源报告及批复文件青兰高速公路邯郸至涉县段路线方案相关会议记录青兰高速公路邯郸至涉县段与电力线交叉问题相关文件及会议纪要青兰高速公路邯郸至涉县段项目预可、工可、环评、水保、行洪评价、地灾、地震、文物、安全评价、压覆矿产资源前期合同总页数1322173997109171894保管期限永久永久永久永久永久永久永久永久备注表2（续）143。