会议组织管理办法

会议组织管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范后勤服务中心会议的组织，加强中心会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率，特制定本办法。

第二条原则

强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。

第三条适用范围

适用于中心各种形式的工作会议。

第二章职责

第四条后勤服务中心办公室负责监督对该制度的执行。

第五条办公室负责中心各种会议的组织及相关工作，包括会议室安排、会场布置、设备准备、茶水准备，负责管理保存所有会议纪要原件。各科室负责本部门工作例会及专题会议的组织及相关工作。

第三章管理办法

第六条会议参加人员

由相关科室（人员）组织的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门（人员）确定。

第七条会议通知

1. 中心召开会议需根据会议类别至少在会议召开前半个工作日发通知给各参会部门（人员），通知形式不限于电子邮件、电话通知、

短信通知、口头通知等。临时性会议，尤其是紧急会议的通知时间和方式视具体情况而定。

2. 如出现会议时间调整，由办公室通知各参会部门（人员），并说明原因。各科室召开的会议由召开人员通知，并说明原因。

3. 会议通知需明确告知会议时间、地点、内容、参会人员等。

第八条会议准备

中心级别会议由办公室负责会议室安排，需在会前十分钟准备完毕。各科室会议由部门负责相关准备工作。

第九条会议纪律

1. 会议组织部门负责会议纪律的维护。

2. 会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向处长理请假。例会需提前1个工作日向处长请假。

3. 每次会议需指定专人做好会议记录，形成决议的会议需在会后2个工作日内做好会议纪要，交由部门负责人审核，审核定稿后交办公室归档保存。

4. 会议记录本应妥善保管，使用完毕后需交至办公室归档保存。

第四章附则

本制度由后勤服务中心办公室负责解释，如有未尽事宜，将按中心相关规定执行。