会议制度管理办法

会议制度管理办法

一、目的

为规范各专业会议的有序组织和管理，确保会议召开的质量和效率，使工作沟通更加顺畅，结合各专业实际情况，特制定本规定。

二、组织会议要求

（一）凡是会议，必有准备：永远不开没有准备的会议，在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。没有准备好的会议必须取消。

（二）凡是会议，必有主题：开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的资料，必须显示会议主题。会议的主题，要事先通知与会人员。

（三）凡是会议，必有纪律：主持人担任会议纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

（四）凡是会议，会前必有议程：在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议组织人员要在APP（口袋助理）下发会议通知时告知各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。

（五）凡是会议，必有结果：开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人设置时间提醒，会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在0.3-1.5小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。

会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

（六）凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束

（七）凡是开会，必有记录：一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要。

多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。会议记录必须在会后当天通过APP发通知告知全部与会人员，主送主管领导及项目经理。

（八）凡是散会，必有事后追踪：记住“散会不追踪，开会一场空”。建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。

（九）三个简单却很有意义的公式：

１、开会+ 不落实= 零

２、布置工作+ 不检查= 零

３、抓住不落实的事+ 追究不落实的人= 落实

三、会议分类

（一）专业周会制度

１、会议组织者：专业周会由各专业主管指定人负责，主要职责：

（１）会议的通知、会议资料的收集、整理及根据要求发放给所有参会人员、会场布置；（２）做好会议记录，控制会议进程；

（３）整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的执行情况；

（４）会议所有准备及跟踪情况向专业主管直接汇报。

（5）无特殊情况容县、北流、平政各专业例会由维护站主管或指定负责人组织。

３、参会人员：各专业所有员工（有线专业乡镇装维人员未能参加会议者，会议公布决议等内容，务必用微信、电话或短信通知到本人）。由于出差或是其他原因不能参会，应提前向

会议主持人和专业主管请假，得到批准后才能不参与，但会后需认真学习研读会议内容，有意见和建议及时与主持人反馈沟通。

四、会议要求

（一）会议组织者应提前5分钟将会场布置到位，收集所有会议材料，做好会前准备。（二）所有参会人员应严格按照会议通知时间准时到达会场，不得无故缺席，并认真做好会议记录，确因有事不能到会的，应提前至少2小时向领导请假批准。

（二）与会人员应严格按照会议内容做好发言提纲，汇报时应简明扼要，思路清晰。（三）会场应保持安静，认真听会，手机必须处于振动或关机状态，确需拔打、接听电话时必须到会场外进行。

（四）会上允许持有不同观点和保留意见，但一旦在会上形成决议，无论个人同意与否，都应该认真贯彻执行。

（五）会议记录人员应在会议当天整理形成会议纪要，由参会人员签字确认后上报领导审核，通过APP发送给各与会人员及涉会人员。

（六）所有参会人员务必按照公司规定装着，未穿工衣参会者按照会议扣罚制度执行。（七）主持人在会议当天要把会议照片上传到广西分公司安全交流群，并说明所属项目区域、专业的会议。

五、会议跟踪

（一）对于会议上分配的工作，由会议记录人员及时跟进督促，严格按照会议精神监督工作进展及执行情况。

（二）跟进结果要严格按照会议决议中时间节点执行，执行结果及时反馈给主管领导。六、会议处罚

（一）迟到、无故不参加会议者罚款50元/次；

（二）会议期间手机没有按要求开静音或振动者，罚款100元/次；

（三）会议期间交头接耳，不能认真听会，会议组织者提醒一次又犯者罚款50元/次；（四）没有按规定时间完成工作者，罚款200元/次；

（五）会议资料没准备者，罚款50元/次。

（六）未按照公司要求着装及未穿工衣者罚款30元/次。

（七）会议主持人未提前申请取消例会或未按照规定提交会议记录者，除补齐相关会议资料外。罚款300元/次。

（八）会议玩手机，发现一次扣罚100元/次。

七、附则

（一）本制度的解释、修改、废止权归浙江省邮电工程建设有限公司容北项目部负责。（二）本制度自发布之日起生效。