014 信息沟通管理程序
信息交流管理程序
信息交流管理程序Xx01-20241、目的建立适当的信息交流过程，确保各职能和层次间管理体系有效性信息的沟通，以保持和提高管理体系的有效性。
2、适用范围本程序适用于特种设备生产范围内的质量环境职业健康安全HSE体系的有效性信息的内外部沟通管理。
3、职责内部沟通过程，由总经理确保建立，由质量负责人组织实施与管理；内部沟通过程，由各部门依据相关程序文件的规定负责组织实施与管理；外部沟通过程记录，由技术质量部负责组织实施采集和管理。
4、信息交流过程和管理体系的有效性信息4.1沟通过程4.1.1 本程序所称信息交流过程，系指在公司内外部进行的管理体系的有效性信息的沟通及其处置等系统管理活动。
4.1.2 信息交流过程的建立涉及沟通的方式、时机、内容和部门等；信息交流过程的沟通内容，本程序统称为质量体系的有效性信息。
4.2 管理体系的有效性信息4.2.1 本程序所称管理体系的有效性信息，系指涉及公司管理体系有效性管理的相关信息。
4.2.2 管理体系的有效性信息的分类与内容4.2.2.1 管理体系的有效性信息的分类管理体系有效性信息划分为以下两类信息：1）公司外部的管理体系有效性信息；2）公司内部的管理体系有效性信息。
4.2.2.2 管理体系有效性信息的分类内容1）公司外部的管理体系有效性信息内容：a.与公司生产工作有关的法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；b.专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；c.市场环境条件变化和顾客需求的变化信息；d.相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；e.国内外科学技术进展及科技成果信息。
2）公司内部质量体系的有效性信息内容：a.管理方针和体系目标的变更信息；b.管理体系文件的颁布与修订信息；c.生产工作质量信息；d.管理体系运行信息。
5、管理体系的有效性信息沟通5.1 管理体系的有效性信息沟通管理网络5.1.1依托各业务部建立质量体系有效性信息的沟通管理网络，负责质量体系有效性信息的采集、交流、传递等内部沟通管理工作。
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序1、目的为了确保公司内部和外部的信息能够及时、准确、有效地传递和交流，以支持公司的运营和决策，特制定本信息沟通管理程序。
2、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与供应商、客户、认证机构等相关方之间的信息沟通管理。
3、职责31 信息管理部门负责制定和维护信息沟通管理程序，收集、整理、分析和传递公司内部和外部的信息，为公司决策提供支持。
32 各部门负责本部门内部和与其他部门之间的信息沟通，及时向信息管理部门反馈相关信息。
33 管理层负责审批重要的信息沟通决策，确保信息沟通符合公司的战略和目标。
4、信息分类41 内部信息包括公司的方针、目标、战略规划、年度计划、管理制度、工作流程、质量目标完成情况、生产计划完成情况、设备运行情况、人员培训情况等。
42 外部信息包括客户需求、市场动态、竞争对手信息、法律法规和标准的变化、供应商信息、行业协会信息、认证机构信息等。
5、信息沟通方式51 内部沟通方式511 会议定期召开管理层会议、部门会议、项目会议等，讨论和决策公司的重要事项。
512 报告各部门定期向管理层提交工作报告，包括月度报告、季度报告和年度报告。
513 邮件公司内部使用电子邮件进行日常工作的沟通和信息传递。
514 公告栏在公司内部设置公告栏，发布公司的重要通知和信息。
515 即时通讯工具使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，进行实时沟通。
52 外部沟通方式521 电话与客户、供应商、认证机构等通过电话进行沟通。
522 邮件与外部相关方通过电子邮件进行沟通。
523 拜访定期拜访客户和供应商，了解需求和反馈。
524 商务谈判与供应商进行商务谈判，确定合作条款。
525 参加行业会议和展会了解行业动态和竞争对手信息。
6、信息收集61 内部信息收集各部门指定专人负责收集本部门的信息，并按照规定的时间和格式向信息管理部门提交。
62 外部信息收集信息管理部门通过市场调研、网络搜索、参加行业会议等方式收集外部信息。
信息沟通管理程序
信息沟通管理程序文件编号：1 目的为使内外部的质量、环境、职业健康安全信息及时有效地得到传递和交流，确保体系有效运行。
特制定本程序。
2 适用范围适用于与本公司质量、环境、职业健康安全信息的收集、传递、处置和管理。
3 术语和定义本程序中采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-2004标准、GB/T28001-2001标准中的术语和定义。
4 职责4.1工程部4.1.1负责拟制本程序并督导其实施；4.1.2负责文件信息、有关综合性信息的收集、传递与处理。
4.1.3负责分包合同执行过程中信息收集与处理,负责设备物资价格及管理信息的收集与处理。
4.1.4负责安全生产和工程质量方面信息的收集与处理、公司机关安全信息和公司一体化管理体系运行过程中的信息收集与处理4.2办公室4.2.1负责人力资源方面的信息收集与处理。
4.3经营部4.3.1负责国内市场工程信息、顾客需求信息，并做好相关信息的收集、处置、传递和交流工作。
4.3.2负责顾客满意度方面的信息收集与处理。
4.3工程部4.3.1负责技术标准、施工规范、工艺、工法信息、施工信息、各项目环境信息和公司机关环境方面的信息收集与处理。
4.4项目部负责本项目部关信息向公司各部门的传递，并负责受理、收集、处置和传递顾客、监理、当地政府、居民等相关方的信息和投诉。
4.5其他各部门负责业务范围内的信息受理、收集、处置、传递和交流工作。
5 工作程序5.1总则信息交流可分为内部信息交流和外部信息交流。
通过面谈、文件资料传递、各种会议、企业内部网、宣传公告栏、电话或文件传阅，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具，进行信息的交流和传递。
对重要信息和需反馈的信息，主管部门或单位应以适宜的形式记录受理、收集、处置传递和交流情况。
5. 2内部信息交流主要内容A）重大质量、环境和职业安全健康因素控制情况；B）法律法规及其它要求的遵循情况；C）质量、环境和职业安全健康的目标、指标、管理方案的完成情况和效果；D）内外部审核、管理评审信息；E）监视和测量结果；F）不符合与纠正情况；G）应急准备与响应情况；H）质量、环境和职业安全健康培训情况；I）公司领导对管理工作的批示、决定、要求等；J）各部门之间、部门与项目之间、管理工作岗位之间的日常联络、常规报表、信息通报等；K）各项目施工信息；L）其他内部信息（如员工建议等）5.3内部信息交流管理、协商和沟通5.3.1对于公司的质量环境职业安全健康方针、目标和指标及有关要求，相关部门和单位以及员工代表，可采用多种形式传达给每个员工，如：文件、手册、画册、电子媒体、声像制品、通讯、招贴画等。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，信息的快速、准确传递对于企业的成功至关重要。
有效的信息沟通管理不仅能够提高工作效率，还能促进团队协作，增强企业的竞争力。
为了确保公司内部信息的顺畅流通和有效利用，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、员工之间以及公司与外部相关方之间的信息沟通。
三、职责分工1、信息管理部门负责制定和完善信息沟通管理制度和流程。
搭建和维护信息沟通平台，确保其稳定运行。
收集、整理和分析公司内外部的信息，为决策提供支持。
2、各部门负责人负责本部门内部信息的传递和沟通，确保员工了解相关工作要求和进展。
向信息管理部门提供本部门的重要信息和数据。
3、员工积极参与信息沟通活动，及时反馈工作中的问题和建议。
遵守信息沟通的相关规定和流程，保护公司信息的安全。
四、信息沟通的方式1、会议定期召开部门例会、公司全体会议等，传达工作安排和决策，讨论工作中的问题。
会前应明确会议主题和议程，提前通知参会人员做好准备。
会议记录应及时整理并分发相关人员。
2、邮件用于正式的工作交流和文件传递。
邮件的主题应明确、简洁，内容表达清晰、准确。
重要邮件应及时回复，避免延误工作。
3、即时通讯工具如微信、钉钉等，用于实时沟通和信息快速传递。
但对于重要和正式的信息，仍应以邮件或书面形式确认。
4、内部公告栏发布公司的重要通知、政策和规章制度等。
员工应定期关注公告栏的更新。
5、面对面交流对于复杂或敏感的问题，提倡面对面的沟通，以便更准确地理解对方的意图。
五、信息沟通的内容1、工作指令和任务安排上级向下级传达工作目标、任务分配和时间要求。
2、工作进展和成果汇报下级向上级汇报工作进展、遇到的问题和解决方案。
3、业务信息和数据各部门之间分享业务相关的信息和数据，如市场动态、客户需求、财务报表等。
4、意见和建议员工对公司的管理、业务流程等提出的改进意见和建议。
5、政策和制度公司发布的各项政策、制度和规范，确保员工知晓并遵守。
信息沟通管理程序
1目的建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
3定义和术语无4 职责4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存5.1 沟通内容（信息）之分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
b.产品标准类信息。
c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
d.供应商的质量信息及投诉等。
e.其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。
c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
信息、协商及沟通管理程序
信息、协商和沟通管理程序一、目的本程序旨在建立有效的信息交流、协商和沟通机制，确保公司内部各层级之间、公司与外部相关方之间的信息能够及时、准确、完整地传递和共享，促进公司的良好运作和持续发展。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与信息交流、协商和沟通相关的活动。
三、术语和定义1、信息：指与公司的经营、管理、生产、安全、环保等方面有关的数据、消息、报告、文件等。
2、协商：指公司与员工或相关方就共同关心的问题进行讨论和交换意见，以达成共识的过程。
3、沟通：指信息在发送者和接收者之间的传递和理解。
四、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订信息、协商和沟通管理程序。
统筹公司内部信息的收集、整理、传递和发布。
组织和协调公司与外部相关方的沟通和协商活动。
对信息交流、协商和沟通的效果进行评估和改进。
2、各部门负责收集、整理和传递本部门的相关信息。
参与公司内部的协商和沟通活动，提出意见和建议。
负责与本部门业务相关的外部单位的沟通和协调。
3、员工及时反馈工作中的相关信息和问题。
参与公司组织的协商和沟通活动。
五、工作程序1、内部信息交流各部门通过工作汇报、会议、邮件、即时通讯工具等方式向综合管理部门传递本部门的工作进展、成果、问题等信息。
综合管理部门对收集的信息进行整理和分析，形成公司内部报告，向管理层汇报，并通过公司内部网站、公告栏等渠道向全体员工发布。
定期召开公司级会议、部门级会议、专题会议等，进行信息交流和讨论。
2、外部信息交流综合管理部门通过网站、社交媒体、行业报告等渠道收集外部信息，包括政策法规、市场动态、竞争对手情况等，并传递给相关部门。
各部门通过与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等的沟通和交流，获取和传递相关信息。
对涉及公司重大利益或形象的外部信息，由综合管理部门组织相关部门进行评估和应对。
3、协商对于涉及员工权益、公司发展战略等重要事项，组织员工代表和管理层进行协商，充分听取各方意见，达成共识。
对于劳动争议、合同变更等问题，按照相关法律法规和公司制度进行协商解决。
沟通管理程序
沟通管理程序沟通是任何组织成功的重要因素之一，因此实现良好的沟通非常重要。
沟通管理程序是许多组织所采用的一种方法，它确保组织中的沟通是高效且透明的。
本文将介绍沟通管理程序的定义、重要性、步骤及使用建议。
一、定义沟通管理程序是一种组织结构中的规则和过程，它确保组织中的沟通流畅、透明和准确。
沟通管理程序为组织中的每个人提供了明确的信息传递方式，从而确保组织中的所有人都能够了解并参与到组织的决策过程中。
二、重要性沟通管理程序的实施对组织的运作至关重要。
以下是沟通管理程序的几个重要方面：1. 预防错误沟通管理程序的一个主要功能是确保正确的信息被传递给正确的人员。
这可以防止错误出现，并减少组织中其他成员因由于错误、误解或不了解信息而造成的浪费和损失。
2. 增强沟通透明度沟通管理程序可以使组织内的沟通更加透明，从而促进透明度和公开性，并增强组织中每个成员的参与感。
3. 建立清晰的责任范围沟通管理程序可以通过分配沟通职责和建立沟通流程，使每个成员知道自己的责任范围和角色，并确保信息的准确交流。
4. 改善决策良好的沟通管理程序可以提高决策的质量和效率，促进组织中各个成员之间的协作和共享信息。
三、步骤沟通管理程序通常涉及多个步骤。
一般来说，沟通管理程序包括以下步骤：1. 定义目标沟通管理程序的第一步是确定组织的目标和愿景。
通过明确组织的愿景，可以确保沟通程序能够更好地为组织服务。
2. 确定沟通需求接下来，确定组织的沟通需求。
包括确定什么时候、对谁、以何种方式进行沟通，以及成功的沟通需要什么样的信息和资源。
3. 设计沟通流程接下来需要设计一个有效的沟通流程。
这可以通过定义信息流、责任链和任何必要的工具来实现。
4. 定义沟通角色和责任确定责任链之后，需要确定每个角色和责任，并确保每个成员知道自己的职责。
5. 实施和监督沟通管理程序最后一步是实施和监督沟通管理程序。
在实施计划后，需要尽量监控沟通的每个方面并调整程序以保持其有效性。
沟通、参与协商及信息交流管理程序
沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。
3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。
3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。
3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。
4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。
除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。
4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。
4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。
4.2.1.4应急准备与响应。
4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。
4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。
4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。
4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。
4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。
4.3.1.3来自相关方的信息。
4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。
4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。
信息沟通管理程序
XX有限公司二级文件The 2nd Level Subdocument信息沟通管理程序Information Communication Management Procedure 文件编号File No.：文件版号File version ：A0生效日期Effective date ：编制Prepared by审核Checked by批准Approved by会签部门Department signing制程工程部Manufacturing engineer Department 品质保证部Quality Assurance制造部ManufacturingDepartment综合管理部HR&ADM采购部Purchase Department财务部Financial Department文件更改记录Document Change History版本号Rev. No变更原因和内容描述Reason and Description ofChange受影响的页面Affected Pages拟制/修改责任人Prepared by/Modifyowner拟制/修改日期Prepared by/ModifieddateA0 新拟制NA1.目的做好跟顾客的沟通，及时处理顾客反馈意见，确保顾客满意，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于公司与顾客沟通的管理。
3.职责3.1 业务部：负责与顾客沟通方法的制定。
3.2 各部门：负责与顾客沟通的执行。
4.工作程序4.1 下面包含有四种可以用于建立公司和顾客的互利的沟通范例方法，其他方法也可能适用于公司的业务情况。
4.1.1 方法A：期望共享小组a. 沟通的一种方法是自发的分享期望过程。
在这种过程中，一个单独的公司和一顾客共同创立一种对彼此期望的理解并持续的改进质量。
目的是建立两个参与方法之间的亲密和和长期的关系。
b. 公司和顾客双方的人员组成一个联合小组来评审期望，找出差距并且建立一种机制来缩小差距。
信息沟通管理程序(含记录)
信息沟通管理程序（IATF16949:2016/ISO9001-2015）1.0目的：建立一定渠道以确保公司与顾客的沟通、公司内部各部门之间的沟通有效、顺畅。
2.0范围:本程序适用于公司与所有顾客以及公司内部之间的沟通。
3.0定义:无4.0职责:4.1营业分部负责有关产品要求（包括技术、工艺等信息）、订单、交付、品质信息反馈、客户拜访计划等有关信息与客户进行交流和沟通按。
4.2人事行政课负责EHS/HSF信息的收集、相关培训和外部招聘工作。
4.3各部门主管负责部门内信息的传达和沟通。
4.4相关责任部门负责对各类投诉的处理。
4.5管理者代表负责与质量管理体系、顾客投诉管理体系和有害物质过程管理体系有关事宜的外部联络。
4.6采购课负责向供应商及分包商传达我公司对质量，环境，有害物质管理的要求。
5.0程序内容：5.1工作流程:01以传真、电话记录、E-mail等形式收集、整理客户的需求信息，传递给相关部门。
02相关方提出意见或建议收集03接受相关信息后，做好本部门工作，并将相关信息准确反馈给传达部门04 部门之间以联络单和会议纪要等作为书面信息沟通05部门内部各阶层进行信息传递5.3与客户的沟通：5.3.1与客户沟通的形式：5.3.1.1营业分部就产品有关要求（包括技术、工艺等信息）、订单、客户投诉、品质及交付方面的信息以电话、传真、E-mail、信函等方式与客户沟通，客户反馈意见的管理按《客户反馈信息处理程序》执行。
5.3.1.2客户拜访计划：每年年初各部门按市场需求制订客户拜访计划，由总经理批准后执行；该计划可根据实际情况进行适当调整，相关部门按客户拜访计划对相关客户进行沟通,并作《客户拜访报告》。
为适应市场需求，各部门可拟订临时出访计划总经理批准后实施。
5.3.2和客户沟通的内容包括以下几方面；5.3.2.1市场信息、有关产品信息，如产品技术、工艺等。
5.3.2.2有关合同或订单方面的信息。
5.3.2.3有关客户反馈方面的信息。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、目的为了加强公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息交流与沟通，确保信息的准确、及时、有效传递，提高工作效率和决策质量，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息沟通管理。
三、职责分工1、综合管理部（1）负责公司信息沟通管理的统筹规划和协调工作。
（2）收集、整理、传递公司内部的各类信息，并向公司领导汇报重要信息。
2、各部门（1）负责本部门内部的信息收集、整理和传递工作。
（2）及时向综合管理部反馈本部门的工作进展、问题和需求等信息。
3、公司领导（1）负责对重要信息进行决策和指示。
（2）定期了解公司的信息沟通情况，提出改进意见和要求。
四、信息分类1、内部信息（1）公司的战略规划、年度计划、规章制度等。
（2）各部门的工作进展、业绩成果、问题反馈等。
（3）员工的意见、建议、投诉等。
2、外部信息（1）行业政策法规、市场动态、竞争对手信息等。
（2）客户的需求、意见、投诉等。
（3）供应商的信息、合作情况等。
五、信息沟通方式1、会议（1）定期召开公司例会、部门例会等，汇报工作进展，讨论问题和解决方案。
（2）根据需要召开专题会议，研究特定问题。
2、报告（1）各部门定期向综合管理部提交工作周报、月报等。
（2）对于重要项目或任务，提交专项报告。
3、邮件（1）公司内部员工之间通过邮件进行工作交流和信息传递。
（2）与外部相关方通过邮件进行业务往来和信息沟通。
4、电话（1）用于紧急事项的沟通和协调。
（2）日常工作中的简单沟通。
5、即时通讯工具（1）如企业微信、钉钉等，方便实时交流。
六、信息传递流程1、内部信息传递流程（1）各部门将收集到的信息进行整理，填写《信息传递单》。
（2）根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式将信息传递给相关部门或人员。
（3）接收信息的部门或人员对信息进行处理和反馈，如有需要，进一步传递给其他相关方。
2、外部信息传递流程（1）综合管理部负责收集外部信息，并进行初步筛选和分类。
信息沟通管理程序
1目的建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
3 定义和术语无4 职责4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存5.1 沟通内容（信息）之分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息a. 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
b. 产品标准类信息。
c. 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
d. 供应商的质量信息及投诉等。
e. 其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息a. 政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
b. 市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。
c. 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
信息流程与沟通管理制度
信息流程与沟通管理制度第一章总则第一条目的和依据为了加强企业内部的信息流程与沟通管理，提高工作效率和减少沟通误差，订立本制度。
本制度依据企业生产管理的实际要求，并参考相关法律法规和企业管理经验而订立。
第二条适用范围本制度适用于本企业全部部门和员工，确保信息流程与沟通管理的统一、第二章信息流程管理第三条信息的分类与标识为了方便管理和使用，本企业将信息依照内容和用途进行分类，并进行相应的标识。
信息分类包含但不限于紧要性、紧急性、保密性等。
各部门员工在收到信息时，应依据标识合理布置处理优先级。
第四条信息的手记与登记为了确保信息的全面性和准确性，各部门要依照规定的流程和要求手记和登记相关信息。
信息手记应包含相关部门的反馈和审核，确保信息的真实可靠。
第五条信息的传递与分发为了保证信息的及时传递和准确分发，各部门应建立信息传递和分发的渠道和机制。
紧要信息的传递应采用书面或正式会议的方式，确保信息的完整性和准确性。
第六条信息的归档与备份为了便于日后查阅和管理，各部门应建立信息的归档和备份制度。
信息归档应依照相关要求进行分类和整理，并设置权限进行访问掌控。
备份应定期进行，确保信息的安全性和可用性。
第三章沟通管理第七条沟通渠道与方式为了保证沟通的顺畅和高效，各部门应建立多种沟通渠道和方式。
常用的沟通渠道包含但不限于会议、邮件、内部闲谈工具等。
在选择沟通方式时，应依据沟通的紧急程度和内容的多而杂性进行权衡和选择。
第八条沟通目标与效果沟通的目标是为了提高工作的协调性和效率，实现预期的工作目标。
在沟通中，应明确沟通的目标和效果，避开信息的误会和误传。
沟通双方应保持乐观的沟通态度，倾听对方看法，并及时做出回应和反馈。
第九条沟通的时间与频率为了避开过度沟通或沟通不足的情况发生，各部门应统筹布置沟通的时间和频率。
对于紧要事项或紧急情况，应及时沟通和协调；对于一般工作事项，应适量布置沟通时间，避开挥霍时间和资源。
第十条沟通的记录与总结为了避开沟通过程中的遗漏和错误，各部门应对紧要沟通进行记录和总结。
信息沟通管理程序
程序文件信息沟通管理程序文件编号： 5版本版次：A/1生效日期： 0发放编号：1目的：规定信息沟通方式方法，以确保质量、环境管理体系的有效性在公司内外得到沟通，以增长员工的质量和环保意识以及公司的环保形象。
2范围：适用于公司与质量、环境管理体系有关的内外部信息交流与沟通。
3定义：无4职责：4-1管理部：负责规划各种沟通渠道,对沟通的有效性作出评估。
4-2各部门：做好本部门内部的沟通管理，以及部门之间的信息沟通。
4-3管理者代表：有关环保问题，与国家环保部门进行咨询、沟通、交流；有关质量、环境管理体系问题与有关机构进行沟通。
5程序：5-1正常的工作沟通，按照相关的工作程序进行运作。
5-2部门之间的沟通方式包括：口头、书面、会议、宣传标语、内部刊物等方式。
5-2-1口头方式：为了工作高效运作，部门间对不易产生误解的事项，可以采用口头方式沟通；沟通时，务必注意沟通方式或多方对同一主题理解一致。
5-2-2书面方式：部门之间鼓励采用书面方式进行沟通；沟通时，使用《工作联络单》，当对外进行沟通时，使用带有公司函头的纸张，并加盖公司印章。
5-2-3会议：A、本公司的会议有：内审和管理评审有关会议、培训会、各种例会等。
B、会议前，由主持部门以《工作联络单》或其它方式发出会议通知，与会者务必按通知要求，准备相关资料，准时与会。
C、参加会议人员在《签到表》上签到，会议主持人指定一名记录人员将会议要点和决议事项记录于《会议记录》中。
D、与会人员，按会议要求，执行有关决议事项。
E、会议纪律和有关程序，按《会议管理规定》执行。
5-3各部门与ISO9001/18001有关的体系问题或改进提案，以《工作联络单》方式，集中反馈到管理部或管理者代表，由管理部或管理者代表统筹相关部门进行沟通解决。
5-4与环保或其它有关的法律法规等问题，由管理者代表与国家环保局等有关的政府部门进行沟通。
5-5进行内、外部信息沟通与交流时，应严格遵守《公司服务礼仪规范》，任何时候不得对客户无礼。
信息沟通管理程序(ISO9001 ISO14001 2015版)
信息收集 及处理
相关部门 总经办 管理者代表
内部联络/申请函 信息资料
信息归档
相关部门
内部联络/申请函 信息资料类别 程序文件Fra bibliotek*有限公司
信息交流与沟通管理程序
文件编号 版本 生效日期 页次
HH-QEP-05 A0
2017-09-15 Page 1 of 4
信息交流与沟通管理程序
制定部门 总经办
制定/日期
审核 / 日 期
批准 / 日 期
文件发行栏
□采购部 □PMC 部 □工程部 □固态成型部 □液态成型部 □品管部 □物管部 □人力资源部 □设计&开发部 □工模部 □管理者代表 □总经理
2.0 适用范围 本程序适用于公司质量、环境体系覆盖范围内的协商、沟通和信息交流的管理。
3.0 术语与定义 无
4.0 权责 4.1 管理者代表与总经理：负责统筹及协调公司对内、外相关信息的处理，并针对紧急信息及时 采取对策。 4.2 总经办：负责部门间信息沟通处理过程中出现矛盾时的协调工作。 4.3 各部门：负责工作范围内与本部有关信息的收集及处理。
信息交流与沟通管理程序
文件编号 版本 生效日期 页次
HH-QEP-05 A0
2017-09-15 Page 3 of 4
1.0 目的 提供与质量、环境相关的信息协商、沟通和交流渠道，确保公司各职能部门间获得质量、环境 体系运行所需的信息，保证与顾客、员工及相关方协商、沟通和信息交流的充分性和时效性。
□加工部 □PIE 部 □体系管理部
类别 程序文件
*有限公司
信息交流与沟通管理程序
文件编号 版本 生效日期 页次
HH-QEP-05 A0
信息沟通管制程序
信息沟通管制程序（ISO9001-2015）1目的建立适当的内、外部沟通途径与协调方式，确保与质量管理体系运行有关的信息得到及时有效的沟通。
2适用范围适用于本公司内部各部门沟通以及外部所有信息的传达沟通。
3职责权限3.1各部门负责人：部门内部书面联络之审核批准,按照此程序开展各层次和各层级的沟通;3.2管理者代表负责编制此程序,并监督各部门贯彻实施。
4术语定义:无5工作程序5.1沟通需求5.1.1内部沟通需求1）公司政策，目标及重要思想的传达；2）公司品质/环保状况、品质/环保问题的传达、解决；3）公司交期确保及交期状况传达；4）客户要求之评审5）相关资讯，资料的分析6）学习、培训、联络7）质量/环境/环保/职业健康安全方针、质量/环保/职业健康安全/环境目标（指标）；8）重要环境因素/重大危险源9）体系文件的制定与修改10）危险化学品的性质11）监测和统计的结果12）环境行为的改善信息13）内审和管理评审的情况14）质量/环境不符合及纠正预防措施15）环境紧急状态信息16）体系运行的其他信息5.1.2外部沟通需求1）适用的质量/环境/环保/职业健康安全法规变化的信息2）产品开发信息3）市场动向、顾客的询价、合同的处理及更改、顾客质量/环保信息的反馈4）政府部门（环保、消防等）对公司的要求5）周边单位和居民对公司在环保方面的投诉及期望等。
5.2沟通形式：为促使内部质量管理体系信息得到及时的沟通，本公司沟通形式如下：1）部门内部总结会议2）生产调度会3）全体员工会议4）内审首、末次会议5）管理评审会议6）内部联络单7）通知、通告8）互联网、邮件9）其他5.3沟通过程5.3.1例会。
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1目的建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
3定义和术语无4 职责4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存5.1 沟通内容（信息）之分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
b.产品标准类信息。
c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
d.供应商的质量信息及投诉等。
e.其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。
c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
信息沟通管理控制程序
沟通管理控制程序1、目的规定质量安全管理体系的沟通方式，确保外部信息得以识别和运用，内部信息有效传递。
2、范围适用于本公司内、外部信息的收集、识别和传递的沟通过程。
3、权责3.1 管代（组长）：负责本程序的归口管理。
3.2 研发部：负责公司产品对外或外来质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.3 品管部：负责公司产品内部质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.4 管理部：负责与本公司上级主管部门的信息交流及内部员工反馈问题疏导工作。
3.5 其他各部门:负责其工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
4、定义：信息（information）-- 有意义的数据。
5、流程图6、管理控制程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 出入境检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等的结果及反馈的信息；6.1.1.2 政策法规标准类信息，如食品安全、食品法律法规、条例、标准等；6.1.1.3 来自顾客和供方与食品(原材料和成品等)质量安全有关的信息等。
6.1.2 内部信息6.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时其他记录等；6.1.2.2 食品安全小组的信息，（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；6.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、设备事故、停水停电事件等情况下的信息与记录；6.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理信息可采用书面文件化信息、会议、拜访、讨论交流、电子媒体、声像资料、通讯等方式予以传递。
6.2.1 管理部应确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品质量安全链中的相应职责，并确保获得相应的授权。
6.2.2外部信息的收集与处理6.2.2.1 研发部（品管部）负责检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由研发部传递到公司相关部门。
信息沟通管理程序
1
会议签到表
一年
2
会议记录
一年
3
备忘单
一年
4
客户投诉登记表
两年
5
外来文件一览表
长期
附件:内外部沟通流程图.
流程图 责任部门∕人员
内部∕顾客
相关部门
相关部门
相关部门
相关部门
相关部门
行政人事部
相关部门
相关部门∕行政人事部
外部沟通由食品安全小组负责。沟通信息应作为体系更新和管理评审的输入。
a)应保持沟通的外部相关方及与其沟通的内容包括：
b)供方和分包商，沟通原料、辅料和与食品接触材料的信息，包括质量与安全信息。
c)顾客，特别是与产品信息（包含与预期用途有关的说明书，特定贮存要求，以及适宜时包含保质期）、问询、合同或订单处理包括对其修改，以及顾客反馈，包括客户抱怨等产品和服务的需求信息、合同信息、产品和服务效果的评价信息。
3.3 外部意见处理现回复:营业部、行政人事部及相关负责部门。
4.定义：无。
5.作业内容
5.1内外部沟通流程(附件一)
5.2内部沟通ห้องสมุดไป่ตู้
公司建立、实施和保持如下的内部沟通方式、方法，在不同部门和层次之间对质量和食品安全管理体系运行的有效性包括过程和要求、食品安全危害信息、目标完成情况进行沟通，使不同层次的人员都能及时有效地获取与工作相关信息。对沟通过程中发现的问题及时解决落实，消除质量管理体系有效运行的障碍。
g)人员资格水平和（或）职责及权限分配；
h)法律法规及有关标准要求；
i)与食品安全危害和控制措施有关的知识；
j)组织遵守的顾客、行业和其他要求；
k)来自外部相关方的有关问询；
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1目的
建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围
适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
3定义和术语
无
4 职责
4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序
工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存
5.1 沟通内容（信息）之分类
5.1.1 外部信息
5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息
a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
b.产品标准类信息。
c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
d.供应商的质量信息及投诉等。
e.其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息
a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。
c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息
a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集
信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
5.3 信息重要度分级
根据信息的紧急及重要程度，分为三级：
A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；
B、二级数据为不重要但紧急的数据；
C、三级数据为日常信息，不需标识。
数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。
5.4 信息沟通
5.4.1 沟通方式及追踪落实
5.4.1.1 会议
5.4.1.1.1 会议计划
a例行性会议
b临时性会议
5.4.1.1.2 例行性会议
5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。
5.4.1.2 会议管理
a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。
b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。
d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。
e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。
5.4.1.3 会议纪律
a. 参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；
b. 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；
c. 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；
d. 会议中途需离席时，需向主持人说明；
e. 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。
5.4.1.4 会议决议追踪落实。
a.会议结束后，由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议纪要》，并分发相关部门或人员。
b.签发《会议纪要》的，由会议主席指定专人对《会议纪要》相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果。
报告要求见【各部门主管报告要求】。
5.4.3 其它沟通形式
5.5 沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进管理程序》。
5.6 沟通内容（信息）的归档与保存。
5.6.1 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。
6 支持性文件
6.1《各部门主管报告要求》
6.2《纠正和预防措施管理程序》
6.3《持续改进管理程序》
6.4《文件控制程序》
6.5《满意度管理程序》
6.6《记录控制程序》
7 记录
7.1《会议签到表》保存期三年
7.2《会议纪录》保存期：重大会议/三年甚至更长；一般会议/一年
7.3《工作联系单》保存期二年
7.4《信息反馈单》保存期二年。