#湖南烟草_BPR项目_长沙卷烟厂调拨站调研报告

长沙调拨站营销系统
调研报告
1．长沙调拨站的概况
长沙卷烟厂调拨站由省烟草公司、长沙市公司及长沙卷烟厂销售经理部等三方机构委派的工作人员组成。

调拨站是省烟草公司的二级机构，业务上受省公司的直接领导，负责长沙卷烟厂各类卷烟的对外销售工作。

调拨站下辖有三个销售部门，销售一部负责对省内市场的销售，销售二部负责对省外市场的销售工作，销售三部负责一部及二部的计划衔接、开票及储运工作。

它的组织机构图如下：
销售一部负责省内的销售，销售一部的市场主要在湘南、湘北、湘西和湘中的。

销售二部负责省外的销售。

销售三部负责计划衔接、仓库和运输。

市场部分为广告、信息和策划三个部门。

办公室负责管理劳资和政工等。

2．调拨站的业务流程
2．1采购流程
对于调拨站销售即是实现了采购，也就是说销售时，烟厂向调拨站开票，同时调拨站向客户开票。

根据业务开发的情况（在全国定货会上签定的销售合同和省内的计划衔接书），销售一部、二部与生产部衔接，制定半年计划、月计划和日计划，车间生产出成品经过品质部检验入库。

销售三部根据销售一、二部的日计划表开票发货。

2．2库存流程
长沙调拨站目前共有一个仓库：长沙调拨站仓库，隶属于长沙调拨站下属业务部所有。

主要存放本厂（长沙卷烟厂）生产的卷烟。

调拨站仓库与长沙卷烟厂共用一个仓库，调拨站仓库即是烟厂的成品仓库。

仓库收发事务主要有关人员：品质部，负责烟厂入库卷烟的品质检验；四名收货员，负责长沙卷烟厂卷烟验收入库的具体工作；四名发货员，负责仓库的发货工作。

调拨站所属仓库负责存放长沙卷烟厂所生产卷烟。

长沙卷烟厂按计划产品完工后，交品质部进行品质检验，品质对检验合格的卷烟，填制产品检验合格单。

仓库收货员根据成品入库单所填内容与实际到货产品经核查无误后办理入库手续。

调拨站卷烟入库流程图
实体描述：
E1：长沙卷烟厂
E2：品质部
E3：调拨站仓库收货员
处理描述：
P1：对卷烟厂产品进行检验
P2：保管员对经交接员确认的卷烟办理入库验收手续
P3：仓库交接员对检验合格的卷烟签回工厂产品入库单一联P4：卷烟厂卷烟完工送交品质部
文档描述：
W1：品质部签发的产品检验合格单
D1：长沙卷烟厂卷烟完工移送品质部检验
D2：品质部对入库产品进行数量，外观，质量等检验，作好成品入库把关
D3：品质部对检验合格产品签回产品检验合格单一联，并自留一联
D4：检验合格产品由品质部移送至仓库收货员
D5：品质部将产品检验合格单一联交仓库收货员，仓库收货员据此登记库存台帐
目前调拨站实行了在调拨站实现销售时由工厂对调拨站开票与调拨站对客户开票同时进行的办法。

销售时首先由业务部开出发货提货单一式四联：依次分别为存根、提货、运输、开票联，开票员根据提货单开具增值税专用发票一式七联，客户凭提货联到仓库提货或由调拨站自行组织送货，仓库发货员根据提货联进行发货。

同时，工厂也向调拨站开出专用发票以实现调拨站的购进，即调拨站在销售时才实行购进的财务处理。

仓库保管员对所管实物实行日清日结，按月盘点库存并进行对帐。

交接员每日填制收发存日报表。

财务核算发货采用按品种全月一次加权平均法计算其发货成本。

仓库每月盘点在绝大多数情况下，不会有盘盈盘亏情况发生。

目前公司对仓库盘亏的处理办法是由仓库保管员按售价赔偿，即相当于卷烟零售。

调拨站仓库发货流程图
E1：销售部
E2：调拨站仓库
E3：客户
文档描述：
W1：提货单
W2：发票
W3：未提货清单
处理描述：
P1：发货
P2：提货
P3：对帐
2．3销售流程
销售一部按市场的地理位置，把省内的各烟草公司划分成湘南、湘中、湘北及湘西等四个片区。

销售二部按市场的地理位置，把省外的各烟草公司划分成华北、华中、华南、中南、西北、华东、东北及西南等八个片区。

一部及二部业务员按各自的业务区域划分来开发销售业务。

销售二部对省外客户的销售流程：
（1）签定购销合同：
二部的业务员要在定货会前积极与省外客户中有资格交易的烟草公司联系，开发新的销售业务。

各省的烟草公司对于签定购销合同的资格有不同的规定，如有的省份规定只有省公司一级的烟草公司才能与调拨站签定购销合同，有的省份规定县公司也可与调拨站签定合同。

在与客户就卷烟的销售品种、价格和数量取得一致后，省外的客户在没有突破国家局总量计划的前提下与销售二部的业务人员到国家局主持的每年二次的定货会上鉴定购销合同。

5月份与客户鉴定下半年的购销合同，11月份则鉴定来年上半年的购销合同。

另外，长沙烟厂代理商也代理销售长沙烟厂的卷烟，主要是这些代理商到全国定货会上签定购销合同，其副本转到长沙烟厂调拨站进行安排生产。

（2）合同执行
在合同签定后，由销售三部的业务人员向计算机录入合同的有关信息。

二部的业务员按烟厂的生产情况、库存情况及合同的总量情况来对半年的合同进行均衡分解，编制出每个月的供货计划。

业务人员在准备发货前，通过传真把发货时间、价格、付款条件及发货数量等信息发给客户，要求客户进行确认。

假如客户有不同的意见，可对相关的条件进行修改。

销售二部按客户的信用情况，把省外的客户分成三个等级：A类客户主要是省公司一级
的烟草公司，对这类客户的收款方式可以是托收或者在发货后一段才要求客户付款。

对B 类客户的销售只能是采用银行托收的方式，对C类客户只能是要求对方先预付款，再发货。

在与省外的客户达成一致后，假如客户的信用等级属于C类，则要求客户预付货款。

在发货前由二部的业务人员进行收款的确认。

在进行收款的确认后，由二部的业务员按客户向三部的开票员开出某一天的“省外发货预安排表”，由开票员开出增值税发票及一式四联的“销售白票”。

对省外销售的运输多由三部代为办理，运输人员凭“白票”的提货联到仓库去提货，运费由客户负担。

假如客户属于A类或B类客户，则二部的业务员可直接对三部的开票员开出“省外发货预安排表”，由三部的开票员开出增值税发票及一式四联的“销售白票”。

在为客户代办提货及运输后，由财务凭发票及运输单据办理银行托收手续。

三部的开票员开出“销售白票”后，再把“省外发货预安排表”退还到销售二部。

由二部的业务员来调减对客户的计划供应。

（3）销售价格管理
调拨站对外销售的价格有二个类别：一类是对省烟草公司及长沙市烟草公司的代理价，另一类则是调拨站向其它客户的调拨价。

这二类价格均是由长沙烟厂、省公司、国税局等单位参与确定，调拨站不能随意进行调整。

销售一部的销售业务流程：
销售一部的业务流程与二部类似。

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E3
W2
提货联
W2
发票
P2
提货
P1
发货
W1
提货单
W3未提
货清单未发货清单
E2
仓库
P3
核对
E1
销售部办公室
财务部
市场部
销售三部
销售二部
E3
收货员
W1
检验合格单销售一部
站长
P2
入库
E2
品质部
P4
卷烟完工
P1
产品检验
P3
签回
E1
长沙烟厂
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