高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究

高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究

作者：秦尧

来源：《办公室业务》 2016年第3期

【摘要】本文针对高中档案管理工作中存在的问题，以及高中学校档案管理工作的相应策

略进行了深入的研究与分析。

【关键词】高中学校；档案管理；问题及对策

档案管理工作是高中学校的重要工作之一，不同于其他档案管理工作，高中档案管理工作

囊括了教学档案管理与学籍档案管理，其本身的贯彻落实水平与高中的教学效率与质量、学校

管理与运行水平有直接关系，因此对高中学校档案管理工作存在的问题及对策的研究具有鲜明

的现实意义。

一、高中学校档案管理工作存在的问题

（一）档案管理认识不足。高中档案实质上是高中日常活动的文字性记录，是高中隐性文

化的具体表现形式，所以说档案管理是高中管理工作的重要内容，但是从各大高校档案管理工

作的现状看，普遍存在着对档案管理工作内容认识不足的问题，在实际工作的过程中，忽视了

档案管理工作的重要性。大多数校内教职人员认为，高中的学习环境和高中内在蕴含的文化素

质魅力，不能仅靠档案记录得到完整的呈现，而是需要多方人员的配合，以高校发展经验为基本，与此同时围绕高中教学的基本原则，从宏观上建设组成的，能够给人带来直观感受的。在

这样的情况下，高中教职人员不能做到肯定档案的价值，致使档案信息数据收集不及时，相关

重要的数据信息不能在有效的时间之内收档归案，造成了档案数据信息记录不完整的现象，增

加了日后需求查找工作的难度。

（二）缺乏档案管理意识。档案管理工作具有极强的操作性，对于工作人员的工作能力提

出了非常高的要求，但是就目前情况看，高中对于档案管理工作的重视程度不够，没有形成系

统性的档案管理工作模式。以我国某市高中为例，该高中具有非常悠久的发展历史，师资力量

强悍，从而形成了良好的教学环境，为了从更加深入的角度了解该校档案管理工作状况，针对

该校部分教师开展了访谈活动，通过深入的交流后发现，受学校教学理念影响，学校教师过于

注重教学管理工作，校内没有指定专业的管理人员进行档案管理工作，档案管理工作比较随意，尽管教师课余时间可以自觉承担档案管理工作，但是从工作效果的角度进行分析，档案管理工

作过于形式，档案管理工作效率不高，同时高中档案资料信息安全性也无法得到有效的保障。

二、高中学校档案管理工作的对策研究

（一）提高档案管理人员的综合素质。提升档案管理人员的综合素质是改进档案管理工作

的当务之急。从档案管理的角度来看，人员的综合素质包括有责任意识和专业素养两个方面。

高中学校的档案管理工作事关重大，尤其是学籍档案的管理如果出现一丝错误，就可能影响学

生的正常学业，因此提升管理人员的责任意识至关重要，要通过制度硬性要求和宣讲教育两个

途径，让管理人员意识到自身工作的重大责任，进而严肃、认真、一丝不苟地完成工作。同时

在信息化社会，档案管理对操作人员的专业素养要求也较高，要求管理人员能够熟练操作各种

管理软件，排除人为操作失误造成的破坏。

（二）注重档案资料的开发及利用。档案工作并不是一种单纯的资料收集工作，其本身收

集的资料一定要对教学活动或者学校的管理活动有积极作用才有意义。这就要求档案管理者要

注重对档案资料的开发和利用，但是在这一层次上当前我国高中学校做得较差，很多资料被当

成传家宝，堆积在档案室中慢慢变成没有价值的信息。当前高中学校的档案管理工作一定要坚

持“实用性”的原则，认识到档案资料收集最终是要用来指导实践的，借助网络平台或者纸媒

平台将档案资料真正用到指导实践的一线去。其中，较为典型的是高中各届、各年级、各班组、各备课组的教学数据对比分析，在高中教学活动中，教学的质量和教学的效率是头等大事，借

助各种形式的考试，学校能够对这些信息进行初步了解，但是这些了解往往局限于班级、年组、学届的一隅，没有宏观性。档案管理部门可以借助先进的数据对比系统，对考试成绩数据、学

生流动数据等基础数据进行分析，从而形成各届学生之间、各年级组之间、各学科之间、各班

级之间、各备课组之间的对比数据。为高中学校领导的整体教学取向、一线教师的教学定位、

教学策略的选择提供数据支持。为高中学校的稳步发展保驾护航。

（三）强化档案管理的信息化进程。当前我国正处于信息化进程的关键时期，在这一阶段

网络信息技术已经深入到各个行业、各个领域，高中学校的档案管理工作要想跟上时代的步伐

就需要积极地推进网络化进程。高中学校档案管理工作可以明显地分为两个部分，一部分是高

中学校学籍档案管理工作，一部分是高中学校的教学、管理档案管理工作。其中学籍档案管理

工作作为一种精准度要求极高的工作内容，应用信息技术进行档案传递、管理显得尤为重要。

而高中学校教学、管理档案的管理工作，需要现代信息技术进行数据的收集、录入和输出，所

以两种主要的档案管理工作都离不开信息技术的支持，高中学校一定要积极主动、创新形式利

用网络信息技术保证档案管理工作的高效率和高质量。

三、结论

高中学校的档案管理工作关系到学生学业的顺利进行，关系到学校管理水平的提升，对其

研究具有鲜明的现实意义。当前我国高中学校的档案管理工作还存在一些问题，而且主要集中

在档案管理人员、管理思想和管理技术上。针对这些问题针对性地提出了几点建议，以期为高

中学校的档案管理工作水平提升提供支持和借鉴。

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