技术文件发放回收、保管管理规定
技术文件发放回收 保管管理规定
修订履历D o c u m e n t m o d i f i c a t i o n r e c o r d修订日期Revision date版本Versions修订内容Revision content修订人Revisedby部门制订审核批准发布部门实施日期Established Dept. PreparedbyChecked by Approved by ReleaseDept.ImplementedDate品管部品管部1 目的 Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。
2 范围 Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。
3 术语和定义 Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定3.1技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。
3.2有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件3.3新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。
3.4小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority4.1技术部4.1.1负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。
4.1.2负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。
4.1.3对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。
4.1.4技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。
4.2使用部门4.2.1应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。
4.2.2负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。
5 流程图 Flow diagram5.1输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
5.2流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）流程Processes责任Responsibility说明Explain输出Output制/修订部门、品管部体系管理员体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
文件管理制度
文件管理制度一、目的控制各类文件的编制、发放、回收与保存，确保各相关部门和场所使用的文件现行有效。
二、适用范围（一）技术文件包括产品标准、工艺文件及各技术记录、证书报告。
（二）质量文件包括质量手册、管理制度（办法）及质量活动记录。
三、职责（一）质量管理部门负责质量手册及管理检验管理制度的编制，产品标准及相关标准的控制及用于内部控制的技术标准的编制。
（二）技术部门或技术人员在缺乏相应的国家标准、行业标准及地方标准的情况下，负责编写企业产品标准，并经当地质监部门备案。
（三）生产部门负责编制生产加工过程中各种工艺文件。
（四）办公室负责保存各种文件。
四、制度（一）文件的编制、审核、批准文件发布前应经主要领导批准，确保文件可行性。
1、质量手册或质量检验、管理制度由质量管理部门负责编写。
编写应依据国家现行法律法规及本企业实际情况。
编写完成后应经审核，上报最高管理者批准发布。
2、技术部门在本企业缺乏相应国家标准、行业标准及地方标准情况下，负责编写企业产品标准。
一是符合健康、安全、环保等方面的要求；二是不能与国家行业现存标准的要求相抵触，所确定的技术指标由企业根据市场需求，制定并高于国家标准或行业标准；三是企业标准应经当地质监部门备案。
3、生产部门应根据所生产的产品特点，编制相应工艺文件，包括：工艺流程图、加工工艺卡、作业指导书。
各种工艺文件应经技术负责人审批。
（二）文件的发放、回收及受控1、办公室负责各类文件的发放、回收和保存。
2、所有文件由办公室进行唯一性标识、登记、发放和回收，并填写《文件发放记录》，确保文件使用有效性。
3、文件应按公司相关要求分“受控”“非受控”两大类。
受控文件应在文件封面右上角加盖“受控”章。
“受控”“非受控”文件未经主要领导同意不得私自外传。
4、相关文件应由办公室统一保存并分类管理，包括产品标准及相关标准，质量手册、各种质量活动记录，各种原辅材料及产品的检验记录、证书和报告，工艺流程图、企业内部控制标准等。
图纸和技术文件管理制度
图纸和技术文件管理制度1.目的：明确图纸和技术文件的转化、编制、审核、批准，以及发放、更改、回收、销毁等工作，确保图纸和技术文件处于受控状态。
2.范围：适用于公司的产品图样、工艺图样、设计文件和和工艺文件的管理。
3.职责：3.1工程部负责图纸和技术文件的转化、编制、审核、更改、销毁等的归口管理。
3.2 总经理或副总经理负责图纸和技术文件的批准。
3.3 品质部文控负责图纸和技术文件的发放、回收等工作。
3.2各部门负责图纸和技术文件的日常使用和维护工作。
4 管理内容：4.1 图纸和技术文件的转化、编制、审核和批准管理4.1.1 业务部将接收到的客户图纸、技术文件或其它外来文件等转交工程部，由工程部初步评审后，再组织相关部门或人员对收到的技术文件进行评审，评审中发现的问题，业务部和工程部应及时与客户进行沟通，最终达成一致。
工程部工程师按评审结果和要求，完成对客户图纸和技术文件的转化编制工作，由工程部主管进行审核，提交总经理或副总批准。
签署齐全后，由工程师对已批准的图纸和技术文件进行整理和归档。
4.1.2 签署的纸质图纸和技术文件以及CAD电子图纸、技术文件电子档，均由工程部负责管理。
工程部将当前签署的有效版本图纸和技术文件扫描为电子文档（即设有权限的PDF文档）交于品质部文控，上传至公司网络盘。
4.2 图纸和技术文件的更改因客户、制造工艺、标准等原因的变更，需要对图纸和技术文件等进行修改时，由工程部工程师负责修改，并在图纸和技术文件修订栏说明修改理由及具体内容，修改后的图纸和技术文件必须重新履行本制度4.1.1条款要求的审核及批准手续，并填写《工程变更通知单》，具体执行《工程变更管理程序》相关要求。
4.3 图纸和技术文件的发放和回收4.3.1纸质图纸和技术文件的发放，必须加盖“受控文件”章，由工程部委托品质部文控发放至相关部门，签收部门主管在《文件资料发放/回收记录表》里进行签名确认；各部门不得任意复制图纸，如图纸无红色“受控文件”印章，均视为无效。
文件发放回收管理规定
档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定.1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。
(2）各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收.如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人.需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表"，并由个人亲自签字接收.（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。
技术文件资料发放规定
关于技术类文件及资料运行的若干暂行规定1．目的：为了使公司内部各类技术类文件及资料得到严格、有效控制，确保技术文件及资料的唯一性、准确性，规范、理顺技术类文件及资料发放、更改、回收的流程，特制定本暂行规定。
2．适用范围：适用于各部门、各车间技术文件及资料的使用单位。
3．职责3．1 技术部门负责技术文件及资料的编制、审核、更改、控制和管理工作；3．2 档案室负责技术文件及资料的发放、回收、销毁、更改登记工作；3．3 质检部负责技术文件及资料的审核、加工工艺的编制工作；3．4 生产部负责技术文件及资料的审核、再发放、再回收工作，确保技术文件及资料的准确、完整、有效运行。
4 规定4．1 技术文件及资料的发放：4．1．1 经技术部门审核后的技术文件及资料，由技术部门加盖红色的“受控”章，加盖确认日期的“年月日”、加盖红色的“生产”或“试制”或“检验用图”或“外协”章，交档案室保管员保管；4．1．2 生产部门需要技术文件及资料时，由生产部门计划员到档案室领取，由档案室保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，生产用的文件及资料上必须盖有：红色的“生产”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．3 生产计划员领取的技术文件及资料必须经生产副总或生产调度及质检部负责人二部门重新进行审核、确认，经确认签字无误后，生产计划员方可将文件及资料发放到生产车间使用；4．1．4 生产部门在发放技术文件及资料时，必须做到由各生产车间主管领取、签字、登记，严格执行谁领取谁收回的原则；4．1．5 检验部门需技术文件及资料时，需检验部门负责人到档案室领取，领取的文件及资料也须经生产副总或生产调度及质检部负责人审核、签字，经确认无误后方可使用，档案保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，检验用的文件及资料上必须盖有：红色“检验”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．6采购部门需技术文件及资料时，由采购部门负责人到档案室领取，发放到外购、外协供方单位的技术文件及资料必须经生产部、质检部二部门的负责人签字确认，由采购部门填写《外协、外购单位技术文件及资料发放登记表》，方可将技术文件及资料交于供方单位，不生产时并及时追回交档案室保管员，外协用的文件及资料上必须盖有：“外协”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．7 对于各技术文件及资料，相关部门在使用过程中不得在文件及资料上进行涂改、撕毁，不准私自外借，必须确保文件及资料的清晰、完整；4．1．8 相关在使用技术文件及资料时，丢失或遗失了，应及时报部门主管，部门主管在接到报告后，应及时查明原因，追究责任，必要时报总经理或报送司法部门处置；4．1．9 对于丢失或遗失的技术文件及资料相关部门需重新领取的，必须经副总经理以上领导审批后方可领取；4．1．10对于相关部门需要的“临时性”或“一次性”的技术文件及资料，相关部门需以《信息联络处理单》形式提交技术部门，得到认同后，由技术部门按上述流程发放，并在文件及资料上加盖“临时”或“一次性”章，以便区分。
公司技术文件管理规定
公司技术文件管理规定第一条目的为进一步规范公司内部管理，加强内部风险控制，提高员工对技术文件的保密意识，确保公司能够持续发展并在同行业中保持竞争优势，结合公司实际特制定本规定，以便员工能相互监督、自觉遵守。
第二条定义1、技术文件是公司的核心机密，是指导公司进行生产和管理工作的技术依据，公司的技术文件属于公司所有，每位员工都有义务和责任保证公司技术文件的完整性、正确性、系统性及保密性。
2、技术文件指公司产品的设计图纸、生产图纸、工艺文件、操作规范、产品图样、产品试验记录、各种技术标准、电子档文件资料、商务合同、客户资源、财务报表等与公司利益相关各种文件的统称。
第三条文件种类1、产品图样：产品设计、试制、批量生产各阶段的产品图样、图表、图纸、技术标准、技术要求、说明书、产品试验记录。
2、工艺文件：各种工艺规程、工艺方案、工艺路线、工艺定额、工艺设备、工艺总结、工艺论证。
3、设备：技改、设备标准合格证、使用说明书、检验记录、技改论证书。
4、其他文件：市场调查报告、设计任务书、计算书、试制总结、鉴定证书、技术科研报告成果、电子档资料、技术革新、合理化建议等。
第四条文件编制1、公司使用的技术文件一律由相应的技术人员编制，其他人不得私自编制和复印。
2、所编制的技术文件，应符合国家相关技术要求和标准。
3、技术文件严格实行编制、校对、审核三个步骤，明确各级的相应责任。
4、编制的文件应进行会签和审批，批准后方可下发至相关部门。
5、技术文件需要进行修改时，由负责修改的部门提出书面修改申请，公司组织相关技术人员会审，会审通过后方可进行修改，修改后的文件在发放前，档案员必须先收回先前发放的旧文件。
第五条文件保管1、技术文件统一存放于公司档案室，由档案员负责公司所有技术文件的收存，并负责文件的编号、发放、回收、归档、更改、销毁、保密等管理。
2、档案员应熟悉技术资料的存档情况，各类技术资料均应分专业、分类立卷并编制搜索目录，补充资料应与原资料配套，并单独标明。
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度（5篇）
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度一、目的和适用范围为规范管理公司的矿图，本制度规定了公司矿图、及外来图纸的存档、保管、复制、发放、回收、销毁及回收处理。
本制度适用于对公司所有矿图的管理。
二、职责生产技术科是矿图的归口管理部门，负责图纸的编制、保管、发放、回收、销毁及归档管理。
三、工作程序3.1.图纸和技术文件的编制、审批、发放和管理3.1.1.设计人员按设计程序完成对矿图的设计编制，经过各项目负责人审核签字，最后报公司总工程师、总经理审核批准后，交资料管理员进行统一管理，需下发的图纸由资料管理员发放，并做好发放记录。
3.1.2.外来图纸经技术负责人审查后，由资料管理员进行统一管理，需下发的由资料管理员发放，并做好发放记录。
发放的图纸应加盖项目负责人及日期章。
3.1.3.矿图底图电子版，及时备份，如有丢失，应追究其遗失者责任。
3.2.图纸的更改回收与销毁3.2.1.矿图需更改时，应填写图样(文件)更改申请单，经技术负责人批准后，方可进行更改。
3.2.2.对于过期的图纸，由生产技术科图纸保管员定期统一回收，统一销毁。
3.3.资料管理员如对所保管图纸保管不善，如丢失或违犯本制度时，应提出批评，情节严惩时应给予经济处罚。
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度（2）一、任务概述为了规范图纸的审批、发放、回收和销毁管理，确保图纸的安全和有效利用，特制定本管理制度。
二、审批管理1. 所有图纸的审批需按照规定流程进行。
流程包括以下步骤：a. 申请：申请人填写图纸申请表，包括图纸名称、数量、用途等信息，并提交给相关部门负责人审批。
b. 审批：相关部门负责人对图纸申请进行审批，包括审核图纸的必要性、数量是否合理等，并签署审批意见。
c. 批准：审批通过的图纸申请需要得到上级主管部门的批准，批准意见需在图纸申请表上签字确认。
d. 归档：图纸申请表需按照规定流程归档，方便日后查阅。
2. 审批管理需注意的事项：a. 审批流程需明确，各相关部门需在规定时间内完成审批，不得拖延。
技术文件管理规定
技术文件管理规定目的：本文旨在规范公司技术文件的管理，确保生产现场所使用的技术文件为最新有效版本。
范围：本制度适用于公司所有技术文件的管理。
技术文件内容及编码原则：技术文件是指用于产品实现的相应技术文件。
文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。
职责：1.技术质量部负责技术文件的归口管理，包括内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅管理，以及外来技术文件的识别、转换、发放和归档。
2.各部门负责技术文件的接收、使用和保管。
3.操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按照工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并保管好自己所用的技术文件。
4.车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置，保证技术文件不丢失、不损坏、干净整洁。
技术文件管理内容：1.编制技术文件的基本要求：1.1 凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续。
外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。
责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。
1.2 技术部应在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件的详细实施方法、实施日期及实施要求，并由技术部长批准，及时将顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。
顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。
1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版；1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。
1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中（Excel公式），防止产生前后不一致的情况。
1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。
技术文件管理规定
1.目的对技术文件进行有效的控制和管理，以确保各个部门都能得到并使用技术文件的有效版本，防止失效文件的非预期使用。
2.范围本规定适用于产品工程部、模具工程部、品质部负责编制的技术文件的管理。
3.职责3.1商务部负责收集、翻译、传递或发放外来技术文件（包括书面和电子文件）和其它相关重要信息给产品工程部。
商务部把产品图纸等文件发给有关项目工程师时，应同时抄送给产品工程部经理。
3.2 品质部品质工程师负责编制品质部用检验指导书。
3.3产品工程部项目工程师负责编制内部设计的专用检具操作指导书和产品生产工艺文件。
3.4 模具部负责审核顾客3D文件，并负责保存顾客3D文件、产品3D文件和所有相关模具设计图（包括3D和2D图纸）。
3.5 采购部负责对供应商相关技术文件的收发和有效性管理。
3.6 相关部门负责本部门技术文件的收发和日常管理。
4. 操作要求4.1技术文件的编号标识方法4.1.1技术文件编号A．产品工艺或检验卡通常情况下按下面方法编号：QW-XX-XX-XXXX-XX文件顺序号（唯一性时可省略，序列号从01开始按顺序递增。
）内部零件编号主控部门代号（产品工程部PGC ，品质部PZ ，下同）质量管理体系三级文件内部零件编号由客户缩写+产品序列号组成，每个客户的产品序列号都从01开始按顺序递增。
客户缩写按照商务部确定的客户代码执行。
例如QW-XX-PGC-TSL01.01，表示特斯拉01号产品的生产作业指导书。
QW-XX-PZ-TSL01.01，表示特斯拉01号产品的检验作业指导书。
B．通用类技术文件、专用检具操作指导书的编号按照《文件控制程序》5.4.3条款执行。
C．外部标准、顾客标准编号：国际标准、国家标准和顾客标准，就直接采用其标准号。
D．内部/企业标准编号：QB-XX-XX- XXXX年份号标准顺序号XX企标代号4.1.3工装夹具、检具、刀具、辅具、冲模文件编号夹具、刀具文件编号分别同夹具、刀具的编号；检具/检具辅具文件编号同检具/检具辅具的编号。
技术部各项文件管理制度
技术部各项文件管理制度技术部各项文件管理制度适用范围适用于设计图纸及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求,对文件和资料进行有效的控制。
技术文件编制要求4.2.1 设计方案及图纸预算等所包含的信息构成了项目的基本架构。
以项目为单位，提出明确的项目需求和设计信息。
它包括项目的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计架构、设计图纸、设备清单、售后服务等。
4.2.2 在项目实施过程中的关键点、重要因素，应在文件中进行标识，确保关键点、重要因素的可追溯性。
4.2.3设计文件项目内容的编制要求见签署权限表《文件名称》栏目。
4.2.4设计图纸及技术文件应以项目为单位成套，归档图样文件需会签完整。
设计文件管理各部门职责4.3.1技术售前：负责项目方案策划，设计、图纸、预算的设计、审核、会签及更改，并对设计方案的正确性、现行有效性负责。
4.3.2技术实施：负责项目的实施，根据合同对项目进行具体实施，并对项目的施工质量、施工周期、项目变更、项目验收、项目培训负责。
4.3.4市场部：负责收集、整理有关项目合同、技术协议、提供有关项目合同、技术协议、来自顾客的图纸和技术文件。
4.3.5技术管理（项目负责人）：负责收集、整理设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。
负责项目图纸、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
技术方案文件会签流程4.4.1 会签的图纸由设计、绘图人员（工程师或设计师）提供，未经会签的图样不得归档和实施。
4.4.2 会签路线：设计按下列规定逐级会签：设计→审核→工艺（事宜性）→标准化（待发展需要）→批准4.4.3施工阶段所需图样的会签简化为：设计→审核→批准4.4.4 会签者权限：会签者权限见：设计文件签署权限表设计文件签署权限表序号会签人员文件名称设计审核标准化批准技术工程师部门负责人或项目主管标准员(略）总经理或总工程师1 方案标准√√√√2 网络拓扑图√√√√3 部署平面图√√√√4 接线图、导线表√√√√5 设备明细表√√√√6 项目控制计划√√√√7 项目技术状态及更改记录√√√√8 项目施工流程图√√√9 作业指导书√√√10 项目验收√√√归档、保存、发放4.5.1 归档4.5.1.1 归档设计图纸、技术文件、资料要字迹清晰、端正，内容完整且经过会签、批准，具有完整性。
技术文件管理规范
技术文件管理规范1目的对公司的技术文件进行管理，确保技术文件的正确性、有效性及保密性。
2适用范围适用于公司所有技术文件的存档、发放、保存、借阅管理。
3术语和定义3.1 技术文件:指在质量管理活动过程中形成的与产品、工程直接相关的产品开发过程文件、设计文件、企业技术标准及其他与产品相关的技术资料。
4职责4.1研发中心4.1.1编制、审批产品开发过程文件、设计文件及企业技术标准并归档.4.2质量管理部4.2.1质量检测及检验标准的编制、审批及归档.4.3总裁办4.3.1接收、发放、存储技术文件并受理技术文件的发放、借阅等事宜。
5工作程序5.1技术文件命名5.1.1设计文件由研发中心按照《设计文件编制规范》给定文件编号及图号.5.2技术文件归档5.2.1产品开发文件的归档样机评审通过后，研发中心将经过审核、批准的设计文件(产品开发过程文件、图纸、工艺文件、产品操作与安装手册）正式文件纸质及电子版文件按文件分类归档至总裁办；5.2.2归档文件分类a)监控类文件b)结构工艺—结构机箱c)结构工艺—设备特征d)结构工艺—通用部件e)工程用通用部件f)工艺说明-通用g)光纤终端h)有源器件i)无源器件j)天线k)整机文件和操作与安装手册5.2.3企业技术标准的归档研发中心编制的技术标准、质量管理部编制的（仪器仪表防护作业指导书或操作规范）检验标准，由存档申请部门在研发中心统一登记并号经审批后归档至总裁办。
5.3技术文件接收存档申请部门将编制、审批后的技术文件（纸质原件及电子版文档）提交至总裁办，经双方核对后，总裁办在OA上更新《技术文件目录》。
5.4技术文件的发放5.4.1技术文件发放a)产品设计方案、原理图、源程序（软件）只存档,不发放;b)新产品开发产生的BOM表、PCB图、结构图、烧录程序、监控程序等圴下发至质量管理部.5.4.2总裁办在发放技术文件时需在文件插入“受控文件"水印并转换成PDF版本进行下发，如需进行纸质文件下发则在在文件复印高封面的指定位置加盖红色或“受控文件"；5.4.3总裁办在文件归档后的2个工作日内将归档的技术文件进行发放给使用部门，并在OA上填写《发放/作废通知单》，各文件接收部门进行签收。
文件管理制度
文件管理制度共2页第1页为了控制公司文件的保管和使用，更好地为公司生产经营管理、产品质量管理和售后服务等工作提供必要的辅助，特制定本文件管理制度，确保公司文件受控和无效、过期文件不被使用。
本制度包括文件收发、归档管理、借阅、销毁等三个部分。
在实际运作过程中如有发现不切合实际的，按照有关的更改办法进行修改，使其更具可操作性。
（一）.文件的发放和回收1．公司所有的质量体系文件由办公室统一进行登记发放和回收。
1．1 文件的发放和回收由文件归口管理部门提出，办公室负责办理有关手续。
旧版本文件在新版本文件发放后生效之前或发放的同时进行收回，并在新版本文件生效之时起同时失效。
1．2 对文件持有者因故调职离岗或辞职离厂的，办公室可直接收回其原岗位所有文件。
1．3 文件的发放和回收时，办公室经办人及文件有关持有者要填写《文件发放和回收表》，按要求记录文件名称、编号、发放日期、受控状态、发放部门、持有者/受控号、回收日期及经办人等。
2．文件发放和回收的程序如下：文件归口管理部门提出发放要求办公室办理登记、发放手续持有者签收文件执行或修改文件归口管理部门提出回收要求办公室办理回收手续。
（二）归档管理制度1．办公室对公司的文件进行分类归档，规范文件的管理化，提高办事效率。
归档程序：文件收集和整理文件分类归档填写文件总览表文件装订/装盒保存。
2．公司文件归档管理分为公司外部技术性文件和公司内部质量体系文件两大类，其中：内部质量体系文件按体系标准要求分为质量手册、程序文件、工作文件和质量记录四类，前三类文件作长期保存，质量记录保存期一般为两年。
文件管理制度共2页第2页（三）文件借阅制度在日常工作中，由于工作需要借阅文件的，需要按本借阅制度的规定办理。
文件借阅工作中，对一般文件的借阅经文件归口管理部门负责人批准才可以借阅。
对技术性机密文件不许借阅，特殊情况经总经理批准才可借阅。
一．一般文件借阅程序借阅人提出申请文件归口部门负责人审批借阅人填写《文件借阅登记表》借阅文件归还文件二．技术性机密文件借阅程序借阅人提出申请总经理审批借阅人填写《文件借阅登记表》借阅归还登记注意事项：1.借阅者对借阅文件要注意保密，不得丢失、翻印、复印和抄录。
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技术文件发放回收、保管管理规定1 目的Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。
2 范围Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。
3术语和定义Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定3.1技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。
3.2有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件3.3新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。
3.4小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority4.1技术部4.1.1负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。
4.1.2负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。
4.1.3对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。
4.1.4技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。
4.2使用部门4.2.1应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。
4.2.2负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。
5 流程图 Flow diagram5.1输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
5.2流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）流程 Processes责任Responsibility 说明 Explain输出 Output制/修订部门、品管部体系管理员 体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
文件制订/更改通知单制/修订部门技术文件参考《技术文件管理规定》，行政文件参考《行政文件管理规定，文件应包含总部的要求。
文件草案归口领导审核 对文件内容的适用性等进行确认。
如果需要再修改，返回流程2执行内部邮箱管理者代表会签，如果有问题，返回流程2执行。
OA 流程总经理 文件批准。
如果需要再修改，返回流程2执行。
内部网络品管部体系管理员管理体系文件以纸质方式发布，发布时将PDF 文档发内部邮箱给各部门领导。
内部邮箱从事行政部 对使用、关联部门人员进行教育培训/品管部体系管理员/文件使用人所有使用、关联部门根据文件的规定或要求执行。
/品管部体系管理员 文件制订部门确认文件是否适用及修改，如果需要修改，按流程2执行文件制订/更改通知单 内部邮箱品管部体系管理员对公司共享文件夹文件进行管理，所有打印的纸质文件，由接收部门自行管理。
/6、内容和要求 Contents and demands 5.1技术文件有效版本控制 5.1.1经鉴定产品的技术文件8修订4批准9管理及维护5发布/分发YesNo 6实施前培训7实施YesNo NoYes5.1.1.1企业产品标准复印件：在封面上盖有市技术监督局“企业产品标准备案专用章”（黒色），签字页加盖红色“技术文件（含日期）”章。
5.1.1.2设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章，设计文件标题栏标注阶段标记，A为试产鉴定，B为投产鉴定。
5.1.1.3产品标志图复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章。
5.1.1.4对策表复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章。
5.1.1.5外来文件复印件：在每页上加盖红色“外来技术文件（含日期）”章。
5.2新产品技术文件5.2.1新品试制阶段5.2.1.1企业产品标准复印件，在封面上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。
5.2.1.2设计文件复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章5.2.1.3工艺文件（初样试验评估后编制的）复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。
5.2.2新品小批量试产阶段5.2.2.1企业产品标准复印件：在封面上加盖红色“技术文件（含日期）”章，指尚未备案的。
5.2.2.2设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章，标题栏无阶段标记。
5.3外发技术文件格式与用章用于采购、、包装材料与制作工装的技术部文件加盖红色“外协技术文件（含日期）”章5.4外来技术文件的处理5.4.1技术部接收外来电子档文件需转化成公司文件必须为技术文件的格式，出具“OA技术通知单”流程审批，并记录转化后的文件编号（在外来文件接收登记表显示）。
5.4.2审批流程后归档，复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；5.4.3外来纸质文件不需转化直接复件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；外来文件接收登记表格式参考附录D。
5.5技术文件的发放与收回管理要求5.5.1技术部根据生产和工序状况，确定发放与产品有关的整套或部分技术文件数量，见附录A、附录B。
5.5.2零件外协只发放零件图纸。
5.5.3由各部门指定专人办理技术文件签收手续，资料员缺勤等，由部门领导或授权代理人签收。
5.5.4各部门资料员对收到技术文件进行登记，保持最新有效版本的管理，登记表格式参考附录F，并负责退回所有失效的旧版技术文件。
5.5.5技术部资料员负责指导和监督各使用部门的版本控制和管理情况。
5.6技术文件（包括更改文件）发放5.6.1试制新品“加盖试制资料一次性使用有效（含日期）”章，转为小批量试生产时，技术部接到批准归档的（阶段转移确认审批表二）后，下发整套技术文件加盖红色“技术文件（含日期）”章，下发份额见表A.1、B.1，5.6.2使用部门将原下发的技术文件（盖试制内部文件）章的，三天内将原下发技术文件交技术部资料员处，由资料员集中销毁5.6.3因工作需要或使用时间过长看不清或遗失并能合理说明原因的，由使用部门在OA技术类流程上提出申请，部门主管审核，主管副总批准后发放。
5.6.4模具设计开发或专用设备开发需要的技术文件，由技术部启动OA流程，主管副总批准后发放，项目开发完成后，文件使用单位自行进行文件的销毁（但需建立文件销毁清单），登记表格式参考附录G，技术部负责监督。
5.6.4产品图纸更改或新增需要下发到外协厂家的，技术部只下发一份供外协厂家使用的零件技术图纸加盖红色“外协技术文件（含日期）”章，如该零件存在不只一个外协厂家情况时，由采购中心相关负责人开启OA流程，申请相应的零件图纸。
5.6.5经OA流程批准的技术通知发放。
批准后归档，纸质复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发5.7旧版技术文件收回5.7.1各部门工作现场的所有失效旧版文件，由各部门专职或兼职和管理员负责如数收回，于三天内交技术部.5.7.2由技术部资料员办理旧版收回销毁清单登记，并组织统一销毁,登记表格式见附录G。
5.7.3技术部定期抽查文件使用部门的版本管理情况。
5.7.4违规处罚，查到一项不符合项，扣除责任人10元，所在部门领导10元，以此类推，罚单格式见附录C。
5.8用于外协件技术文件5.8.1其版本有效性由采购中心按记录表附录H要求负责管理和监督。
5.8.2供外协使用的零件技术文件，其版本有效性由采购中心负责监督和管理，生产厂家收到“记录表”及文件后，应于收件当天在“记录表”上选择旧版文件处置方式并签字盖章，将“记录表”传真至采购中心，因新、旧版本技术文件混合使用而造成经济损失，由生产厂家自行负全责。
文件收发登记表格式见附录F。
5.8.3由于技术文件未在规定时间内退回所有失效技术文件的，或在各环节仍在使用无效技术文件的，所造成的后果由使用单位承担全部责任。
5.9技术文件的保密与使用管理5.9.1产品开发过程输出的任何载体形式的技术文件均属于公司的保密技术文件，该类文件的发放、归档等均有技术部负责。
5.9.2公司任何个人均不得随意打印、复制、传递和使用。
5.9.3因工作需要外出携带技术文件，必须经部门主管或公司主管领导同意，携带人应保证技术文件的安全。
5.9.4公司各岗位人员保留与个人岗位工作有关的技术文件，与岗位工作无关的技术文件应主动交还归口技术部资料管理员。
若无法判断归口部门的，应报部门主管，由部门主管处理。
5.9.5提供给顾客或供应商的技术文件均为受控版本，对外接口部门应当与顾客或供方签定包含技术文件保密的相关条款，并纳入供货、技术、质量协议，要求顾客或供方不得向第三方泄密。
5.10公司各岗位人员应严格按照5.9条款要求使用和保管好公司技术文件，若违反上述任何一条款规定并造成经济损失的，应赔偿全部经济损失，情节严重的，直接追究法律责任7、相关文件Relevant documents7.1技术文件管理规定8、相关表单Relevant records8.1 FM-设计文件发放部门与份数8.2 FM-工艺文件发放部门与份数8.3FM-违规罚款通知单8.4FM-外来文件接收登记表8.5FM-文件收发记录表8.6FM-旧文件回收销毁清单记录表附录A设计文件发放部门与份数附录B工艺文件发放部门与份数附录C违规罚款通知单附录D外来文件接收登记表附录E文件收发记录表附录G旧文件回收销毁清单记录表附录H外协用技术文件发行回收记录表？？？公司：公司向贵单位发行以下零件技术文件，请查收。
注：文件性质代号：A表示新设计或编制； B表示更改文件； C表示作废收回文件； D表示其它贵公司收到文件后，请配合以下事项：（■表示重点；□表示一般）1、■收到该发行收回记录表后请签名，并回传发行人员。
2、■贵公司之前收到的旧版文件回发行人或就地销毁，下表右边一栏是发表旧版文件的处置意见。
3、■由于文件变更，贵公司应对原材料、在制品、在库产品等进行核实，若有影响应在？？小时内将信息反馈采购中心。
否则造成的经济损失由贵公司承担全部责任。
4、□属模具变更，旧规格在库数量= ，处置建议：5、■按新版技术文件要求正常供货的确切时间为年月日起。
注：2□□□—□□□□为对外发放的技术文件发行收回记录表编号。