接待管理规定

公司接待管理制度

1 目的

规范公司接待管理，确保公司接待活动的顺利进行，实现接待活动的有序化、标准化，维护公司良好的企业形象。

2适用范围

适用于公司的接待活动。

3职责

3.1行政部负责人。

3.1.1编制、完善接待制度及工作流程，并督促执行。

3.1.2根据公司领导指示，安排公司重大接待活动，制定详细接待计划并组织实施。

3.1.3处理接待异常，第一时间与各部门协调解决。

3.1.4与宾馆订立长期优惠房价、餐价合同。

3.1.5各签单挂帐协议酒店月结账单的核准。

3.1.6定期召开部门接待信息员及参与接待工作人员的工作例会，并负责进行相关接待人员的管理及培训。

3.2接待信息员

3.2.1接待相关信息收集、整理、传递、记录与汇总。

3.2.2来访人员接待厅的安排，并向行政办公室汇报；确保接待厅的卫生、设施的完好。

3.2.3与各部门接待信息衔接、协调与联络。

3.2.4处理客人订房、延房、退房，确保房务工作的准确性。

3.2.5处理各部门餐饮预定工作。

3.2.6处理车次、航班的查询，根据订票申请单受理订票工作。

3.2.7确保信息处理的准确性、及时性，对信息处理不当而导致的失误承担直接责任。

4过程控制及要求

4.1接待流程

4.2 相关表格的填写要求

4.2.1 接待来访的客户/客人，申请部门须提前1天填写《客户/客人来访接待申请表》，重要接待须提前2天申请。

审批程序：填表人→ 主管副总审批→ 行政部负责人签署安排意见并受理。接待活动结束后，行政部将申请表交申请人或部门相关陪同人员，据实填写接待评价。

4.2.2订房或使用会议室的部门，须提前1天填写《订房审批单》或《会议室使用审批单》交接待信息员

4.2.3需要订票的人员，一律须填写《订票申请单》；火车票须提前3天（春运、长假期间须提前7

（重要客人提交 行政办公室审批）

行政部

按日程组织实施

行政部

按申请要求制定接待日程

主管副总/行政部

审核、确定提交的日程

行政部

按表格组织实施

《好样传媒接待计划表》 《订房审批单》 《订票审批单》

《客户/客人日程安排情况表》

申请人

填表

行政经理 审批

申请人

提交行政部

天）申请。春运、长假的订票手续费依情况而定。退票费用由订票部门承担。

4.3接待等级

4.3.1按来访客人分类：

a）高级：指省、部级重要领导及重要客户；

b）中级：指市、局级重要领导及一般客户；

c）初级：一般来访客人。

4.3.2按客人的来访级别，接待等级及车辆标准分高级、中级、初级三等：

a）高级：迎送；安排五星酒店、房间备水果、鲜花；会议室备茶、水果、咖啡；

b）中级迎送；安排四星酒店、房间备水果；会议室备茶、水果；

c）初级：迎送；安排三星酒店；会议室备茶。

来客日常接待标准

级别初级中级高级

人员一般客户重要业务客户特别重要客户招待人员归属部门总监副总裁级以上

行政部是否接

送视部门需求而

定

是是

高铁票二等座二等座/一等座商务座

飞机票经济舱经济舱/商务舱商务舱

住宿250-400元400-600元600元以上

餐饮人均50-80元人均80-150元人均150元以上

4.4 服务规范

4.4.1接机/接车

4.4.1.1落实来宾到达航班号/车次，确认落地/到达时间。

4.4.1.2根据《车辆管理制度》，安排相应接待车辆。

4.4.1.3检查车内卫生、车内配备矿泉水、面巾纸。

4.4.1.4司机开车平稳，礼貌为客人提行李、拉车门。

4.4.2客人入住安排

4.4.2.1提前按接待等级为客人订好房间。

4.4.2.2视接待等级，提前将鲜花、水果送入房间，并放上“好样传媒欢迎您”字样的迎宾卡。

4.4.2.3检查客房配置是否到位，检查客房卫生情况，有异常及时通知酒店进行处理。

4.4.2.4客人到达后礼貌迎接，主动为客人提取行李，到前台取好房卡后直接引领客人至客房休息。

4.4.2.5客人到房间后，礼貌请客人出示证件，为客人办理入住手续。

4.4.2.6及时将客人证件送还，并告之客人下一步的行程安排或礼貌告别。

4.4.3迎宾

4.4.3.1流程：落实来宾时间->等候->标准站姿->礼仪问候->引入门厅->安排就座。

4.4.3.2提前5分钟候立于门侧，等候来宾。

4.4.3.3礼仪问候。

4.4.3.4走在来宾左侧前方，匀速引导到预定区域。

4.4.3.5背朝门座椅区为上座，及时为来宾拉椅示意请其入座，标准用语：“您请坐”。待来宾入座后，后退2步出门并将门轻轻带上。

4.4.4领位

a）客位：背朝门的座椅区为客座，以客座正中位置为中心向左右两边均匀引座；

b）按级别领位：客座区正中心位置为此批来访人员中的首要领导落座位；

c）按性别领位：客座区中心椅以左为男士落座区、以右为女士落座区。

4.4.5茶水

a）水位标准

——茶杯：水位于杯口1/4处；

——咖啡杯：水位于杯口1/3处。

b）杯具配置

——高级：茶杯、咖啡具。董事会议各董事配置专用杯具；

——中级：茶杯；

——初级：一般客人（含部门客人）在厅内用纸杯、放置水壶，兑水自理；

——员工：内部活动用纸杯。内部一般会议用纸杯、放置水壶，兑水自理。内部重要会议（含副总会议）：茶杯，放置水壶，兑水自理。全体员工会议主讲使用茶杯，专人兑水服务；

——茶水在来宾右边，有柄茶具杯柄一致向右。

c）兑水

——每间隔15分钟兑水一次。

d）上茶