蓝光集团人事档案管理制度
人事档案管理制度
公司人事档案管理制度集团公司人事档案管理制度第一条为了规人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。
第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。
(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。
(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
(三)电子档案：员工的、年龄、婚姻状况、号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。
第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。
集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集围由人力资源部门直接形成的材料：(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。
求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。
(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。
(三)工资调整审批表。
(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
(五)考核、考勤或其它类材料。
(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。
(十)各种岗位责任书、竞聘、施政案等。
通过其它渠道形成的材料：(一)各类组织成员或代表以及各种先进模或受奖励材料。
人事档案管理制度
人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。
二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。
三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。
2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。
3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。
2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。
2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。
3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。
2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。
4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。
2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。
5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。
2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。
四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。
2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。
五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。
六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。
2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。
所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。
修改后的内容自发布之日起即可执行。
以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。
集团公司员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强集团公司员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司所有员工档案的管理工作。
第三条员工档案是集团公司员工基本信息、工作经历、培训记录、绩效考核、奖惩情况等综合信息的载体，是集团公司人力资源管理的重要依据。
第二章档案管理职责第四条集团公司人力资源部负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第五条各部门负责员工档案的日常管理工作，确保档案的及时、准确、完整。
第三章档案收集与归档第六条员工档案收集范围包括：（一）员工入职时提交的资料，如身份证、学历证书、资格证书等；（二）员工工作期间形成的各类文件、报表、总结、考核材料等；（三）员工离职时提交的资料，如离职证明、离职面谈记录等。
第七条员工档案归档程序：（一）员工入职时，各部门将收集到的档案资料报送人力资源部；（二）人力资源部对档案资料进行整理、归档，建立档案目录；（三）档案归档后，人力资源部定期对档案进行清理、归档。
第四章档案保管与利用第八条员工档案保管要求：（一）档案资料应分类存放，标识清晰；（二）档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏；（三）档案资料应保密，未经授权不得外借。
第九条员工档案利用：（一）员工本人查询档案，需提供有效身份证件；（二）其他部门查询档案，需提供书面申请及授权证明；（三）档案查询结果应真实、准确，不得泄露员工隐私。
第五章档案销毁第十条员工档案销毁程序：（一）员工离职后，其档案资料应保留一定年限；（二）档案资料到期后，人力资源部负责组织销毁，销毁前应进行核实、登记；（三）销毁档案资料时，应采用符合国家规定的销毁方式。
第六章附则第十一条本制度由集团公司人力资源部负责解释。
第十二条本制度自发布之日起施行。
人事档案管理制度
人事档案管理制度
是指组织或企业根据法律、法规和相关规定，对员工的个人信息、工作经历、培训记录等进行统一、规范、安全、保密地管理和使用的制度。
人事档案管理制度通常包括以下内容：
1. 档案建立与管理：确定档案的建档标准、建档流程和建档要求，并规定档案的存放、借阅、借出、归还等管理方式。
2. 档案内容与格式：确定档案中需要包括的内容，如个人基本信息、职位变动、考核评价、薪酬记录等，同时规定档案的格式和组织结构，便于查阅和管理。
3. 档案安全保密：制定相应的安全保密措施，确保档案信息不受未授权的使用、泄露、损坏或毁灭，如通过权限设置、加密存储等方式保护档案的安全性。
4. 档案使用与归档：规定档案的使用范围和权限，明确谁可以查阅和使用档案信息，并设定相应的流程和审核程序。
同时对于不再使用的档案，明确归档和销毁的要求，确保档案能够长期保存和使用。
5. 档案审查与整理：定期或不定期对档案进行审查和整理，确保档案内容的准确性和完整性，并及时更新和修正档案中的信息。
6. 档案转递与移交：规定档案在员工离职或调离等情况下的转递和移交程序，确保档案的连续性和完整性，以方便后续的管理和使用。
人事档案管理制度的实施可以提高档案管理的科学性、规范性和高效性，保护员工的个人信息和权益，同时为企业和组织提供了便捷的人力资源管理工具，有助于提高工作效率和管理水平。
集团人员档案管理制度
一、总则为加强集团人员档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在集团人力资源管理工作中的作用，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 集团所有在职、离职及退休员工的人事档案；2. 集团各部门及下属单位人员的人事档案；3. 集团员工各类培训、考核、奖惩等记录；4. 集团员工劳动合同、社会保险、住房公积金等相关资料。
三、档案管理制度1. 档案收集：各部门应按档案管理要求，及时收集、整理、归档员工档案。
新员工入职时，应将相关资料报送人力资源部，人力资源部负责归档。
2. 档案整理：档案整理应遵循以下原则：（1）分类整理，按时间顺序排列；（2）文件材料齐全，内容真实；（3）档案卷宗统一编号，便于查找。
3. 档案保管：档案保管应遵守以下规定：（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（2）档案柜应加锁，钥匙由档案管理员专人保管；（3）档案室应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
4. 档案借阅：员工因工作需要借阅档案时，应填写借阅单，经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续。
借阅期限一般不超过3天，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。
5. 档案销毁：档案销毁应遵循以下规定：（1）档案销毁前，应经集团领导批准；（2）销毁档案时，应由两名以上人员进行监督；（3）销毁后的档案，应做好记录，并存档备查。
四、档案管理员职责1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 定期检查档案保管情况，确保档案安全；3. 对档案管理进行培训和指导，提高档案管理水平；4. 协助部门负责人处理档案相关事宜。
五、奖惩措施1. 对档案管理工作表现突出的个人，给予表彰和奖励；2. 对档案管理工作不力，造成档案丢失、损坏等问题的，依法追究责任。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由集团人力资源部负责解释。
人事档案管理制度模板范本
人事档案管理制度模板范本一、总则1.为规范人事档案管理行为，提高档案管理效率，保障员工权益，制定本管理制度。
2.本制度适用于本公司所有员工的人事档案管理。
二、档案管理的目标1.确保人事档案的完整、准确、安全。
2.保护员工的隐私权，维护员工的合法权益。
3.提供及时有效的人事档案查询和使用服务。
三、档案管理的原则1.全员参与：每位员工应参与人事档案的建档、维护和使用工作。
2.全程留痕：所有对人事档案的操作应留下明确的记录，并定期进行审计。
3.信息保护：严格遵守个人信息保护相关法律法规，保护员工的个人信息安全。
4.及时更新：员工的人事档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。
5.合规合法：人事档案管理应符合国家相关法律法规和公司政策规定。
四、档案的建立与归档1.员工入职时应填写个人信息表，并提交相关证明材料，包括身份证复印件、学历证书等。
2.人力资源部门根据个人信息表和相关证明材料，建立员工的电子档案，并将纸质档案进行编号和归档。
3.员工离职时，人力资源部门将电子档案进行归档，纸质档案进行整理和封存。
五、档案的维护与更新1.员工自入职之日起负责个人档案的维护工作，确保档案的真实、准确和完整。
2.员工有义务及时提供相关材料和信息，例如出国留学证明、职称证书等。
3.员工如需修改档案中的信息，应向人力资源部门提供合法证明材料，并填写申请表。
六、档案的保管与保密1.人事档案应定期进行备份，确保档案数据的安全性和可靠性。
2.人事档案应妥善存放，采取物理和电子相结合的方式，确保档案的安全。
3.人事档案仅供内部使用，严禁将档案复制、传播或提供给未经授权的部门或个人。
七、档案的查询和使用1.员工如需查询自己的人事档案，应向人力资源部门提出书面申请，并提供合法证明材料。
2.人力资源部门应在收到申请后的合理时间内提供人事档案的查询服务。
3.除了员工本人和人力资源部门，未经授权的部门或个人不得查询、使用他人的人事档案。
八、档案的销毁与注销1.员工离职满10年后，公司有权将其纸质档案进行销毁。
2024年人事档案管理制度（四篇）
2024年人事档案管理制度第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。
第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。
(一)原始档案。
员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。
(二)新建档案。
员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
(三)电子档案。
员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。
第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。
集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集范围由人力资源部门直接形成的材料：(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。
求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。
(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。
(三)工资调整审批表。
(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
(五)考核、考勤或其它类材料。
(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。
(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。
通过其它渠道形成的材料：(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。
【推荐范例】集团人事档案管理规定(WORD2页)
**集团人事档案管理制度第一章总则第一条目的：为进一步规范员工档案管理工作，理顺员工人事档案管理关系，根据有关部门规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条适用范围：公司全体员工第三条档案分类：1、外部人事档案：指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；2、内部人事档案：为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
第二章外部人事档案管理第四条外部人事档案管理部门及费用标准1、所有员工档案、党团关系、户籍（专指公司每年录用的应届毕业生的户籍）委托“山东省人才交流中心”（以下简称省人才）进行集中管理。
2、员工档案的费用标准为每人每月20元；户籍的费用标准为每人每月10元。
第五条人事档案的调入与管理1、试用期满员工提出调档申请，并填写好“委托保管人事档案申请表”。
人事行政部专职人员在省人才开据“调档函”后，员工本人即可到原单位或档案所在地提取档案。
2、人事行政部收到员工本人的“档案”（必须密封，并有原档案所在单位的盖章）15日内送至省人才办理档案托管手续。
3、人事行政部专职人员建立人事档案的管理台帐，并于每年度2月份之前与省人才结算一次。
4、员工在办理档案调入时，其党团关系可随之同时调入，并由省人事代理党委代理。
5、公司每年录入的应届毕业生，其档案关系、党团关系及户籍可直接由毕业院校转入省人才代理。
第六条人事档案的调出1、已办理离职的员工，应于离职之日起30日内办理人事档案的调出手续。
2、未在公司规定时间内办理人事档案调出手续的，公司自离职之日起不再为其承担档案等的管理费用，一切费用及责任由离职员工个人承担。
第七条人事档案的借阅及其他1、员工本人确有借阅本人档案需要时，首先应向人事行政部提出借阅档案的申请，由人事行政部专职人员负责到省人才办理借阅手续，并于规定时间内返还。
2、人事档案已经调入的员工，可根据个人需要由公司开据需要的证明及材料，否则，公司不予办理。
集团人事档案管理制度
集团人事档案管理制度1. 引言本制度旨在规范和管理集团旗下企业的人事档案，确保各项人事信息的完整性、保密性和准确性，为企业人力资源管理提供有效的支持和依据。
本制度适用于集团旗下各公司的人事档案管理工作。
2. 范围本制度适用于集团旗下所有员工的人事档案管理工作，包括入职档案、在职档案和离职档案等各类档案管理。
3. 定义•人事档案：指包括员工个人基本信息、劳动合同、履历、培训记录等在内的一套完整的员工人事信息。
•个人隐私：指员工的个人身份、财产状况、健康状况等与工作无关或不应公开的个人信息。
4. 管理标准4.1 档案建立与完善1.集团人事部门负责新员工档案的建立，包括个人基本信息采集、劳动合同签订和入职体检等环节。
2.各企业人事部门负责员工在职期间的档案管理，包括员工履历、奖惩记录、培训记录等信息的更新和完善。
3.员工提供的档案信息应具备真实性、准确性和完整性，员工需要如实提供信息并及时更新。
4.2 档案保管与存储1.集团人事部门负责统一建立和管理人事档案的电子存储系统。
各企业人事部门需确保电子存储系统的数据安全和备份工作。
2.所有人事档案均需妥善保管，并确保档案的机密性与完整性。
使用纸质档案的，应设立专门的保管区域，进行编号、分类和密封管理。
3.人事档案的借阅和查阅应由授权人员进行，必须记录借阅人员和时间，并确保档案的安全归还。
4.3 个人隐私保护1.所有员工人事档案的内容属于个人隐私，未经员工本人授权，禁止任何人以任何方式查阅、披露或泄露档案内容。
2.除法律规定的情况外，个人隐私不得用于非档案管理和企业员工管理之目的，禁止对员工个人隐私进行非法收集和使用。
4.4 档案保管期限1.鼓励将人事档案的管理方式由纸质档案向电子档案转变，优化存储和检索效率。
纸质档案的保管期限为5年，电子档案无限期保留。
2.离职员工的人事档案需保留5年，届时可归档或销毁。
归档或销毁操作需要经过合规程序，确保信息安全和隐私保护。
集团人事档案管理办法与规定
1 目的加强人事档案管理,规范人事档案管理工作流程,有效保护和利用好人事档案信息,提高人事档案管理水平。
2 适用范围集团公司及所属单位。
3 编制依据3.1 《中华人民共和国档案法》,1987年9月5日,全国人大常委会;3.2 《干部档案工作条例》,1991年4月2日,中共中央组织部/国家档案局;3.3 《企业员工档案管理工作规定》,1992年6月9日,劳动部/国家档案局;3.4 《中国海洋石油总公司档案管理办法》。
4 释义4.1 集团公司指山东海化集团有限公司。
4.2 所属单位指集团公司所属的各分公司、全资子公司、控股子公司及其他有实际控制权的单位。
4.3 人力资源部指山东海化集团有限公司人力资源部4.4 人事档案管理部门指负责员工人事档案管理的部门,其中:集团公司滨海片企业人事档案由人力资源部统一管理。
4.5 人事档案指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察员工的依据,是国家档案的组成部分。
5 职责分工5.1 人力资源部负责集团公司滨海片企业人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等工作,负责指导、督促所属单位做好人事档案管理和档案材料的收集工作。
5.2 所属单位人事档案管理部门负责本单位员工人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等管理工作和人事档案材料的收集、整理和上报工作。
6 材料与分类a)履历材料,包括员工个人历年填写的个人简历、履历、登记表等;b)自传材料;c)工作总结、鉴定、考核、考察材料;d)评定职称、岗位技能和学历材料,包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘职称、职业技能资格、执业资格的考绩、审批等材料;e)政审材料,包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作、出国政审等干部审查材料和更改档案内容的审批材料;f)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;g)奖励材料,包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等各种奖励、先进事迹材料;h)处分材料,包括甄别、处分、复查、取消处分等材料;i)招用、任免、劳动合同、调动、聘用、入伍、复员退伍、转业、工资待遇、保险福利待遇、因工伤残、劳动鉴定、医疗保健、出国、退休、退职、去世及各种代表会代表登记表等材料;j)其他可供组织参考的材料。
公司人事档案管理制度
XXXX公司人事档案管理制度一、总则（一）为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。
（二）本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
二、档案管理人员工作职责（一）综合办公室安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作，原则上管理人员档案资料终身保存，普通员工档案至少保留两年；（二）集团人事档案管理人员工作职责：L严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；2.根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;3.收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。
及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息；4•积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题，并定期向部门领导请示报告工作；5.积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
（三）未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
三、纸质资料管理（一）收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、辅助档案资料、离职档案资料三大类；其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基础档案资料入职基本资料资料，包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，工作履历等；员工入职相关审批文件资料，包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；员工各类证件资料，包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；员工各类在职资料，包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等；（2）辅助档案资料①辅助档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
集团公司人事档案管理制度
集团公司人事档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范集团公司人事档案管理的流程和方法，确保集团公司人事档案的完整性、真实性和保密性，加强人事管理，规范集团公司的行为，并为公司更好地开展日常工作提供有力的支持。
二、适用范围本制度适用于集团公司内的所有部门和员工，包括试用期、正式员工和离职员工。
三、制度内容1.人事档案的建立和管理（1）新员工加入集团公司后，由人事部门开具员工档案，并设置档案编号。
员工档案包括个人基本信息、入职材料、合同协议等。
（2）员工每年进行一次年度考核后，管理考核表和考核材料将存入员工档案中。
（3）员工辞职、退休或被解雇后，公司将在7个工作日之内完成员工档案的归档，档案内容应包括工作经历、培训记录、社会保险记录等信息。
员工在离职前应签署员工离职证明书并按照公司规定进行手续办理。
（4）对于敏感信息的员工，公司应根据相关规定归档其特定的信息，包括但不限于薪资水平、绩效表现、健康状况等敏感信息。
2.档案的保密（1）公司应根据相关规定，对员工档案内容进行保密。
员工档案应妥善保管，不得私自泄露或转移。
未经授权的人员不能查看、复制和摘抄员工档案。
（2）公司应制定安全保密措施，确保员工档案的安全。
公司应设置专人负责管理员工档案，并定期审核档案文件的进出情况。
（3）员工档案的转移应经过相关部门的批准，并确保信息的保密性。
3.档案的保存（1）员工档案应按照规定期限进行保存。
在保管期限内，员工档案应在专门的档案室内存储。
超过保管期限的员工档案应进行安全销毁。
（2）公司应根据相关法律法规制定档案保存的期限。
档案保存期限的规定应遵循最为严格的保管期限。
（3）员工档案应在公司合理的安排下，以妥善的方式进行电子化和备份。
4.员工档案查询和使用（1）员工可以向人事部门申请查阅自己的员工档案，查阅应经过相关部门的批准，并在规定时间内查阅、借阅员工档案。
（2）员工档案的使用应遵循公司的人事管理规定，并确保使用行为符合相关法律法规。
集团公司人事档案保管制度
集团公司人事档案保管制度第一条人事档案是员工的过去背景和现在情况的记录资料，所有员工均应建立人事档案，人事档案包括代理的人事档案和集团建立的人事档案。
人事档案归口人力资源部管理。
第二条一般员工不得借阅他人的人事档案。
部门经理或上级主管领导因工作需要借阅本部门员工人事档案的，需经总裁批准后方可借阅。
第三条人事档案借阅时均需办理借阅手续，并在规定时间内归还。
第四条人事档案管理人员应对员工档案的真实性、完整性负责，作好档案资料的收集、归档工作，为员工个人资料保密。
第五条员工人事档案中有下列事项变更，当事人须七天通知集团人力资源部：（一）地址和电话；（二）婚姻状况；（三）诞生子女；（四）出现事故或紧急情况时的联系人；（五）培训结业或进修毕业。
第六条集团建立的人事档案应有内容：（一）招聘资料1、求职登记表；2、面试评定表；3、身份证（复印件）；4、劳动合同；5、学历、学位证（复印件）；6、婚姻状况或计划生育证明；7、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证（复印件）；8、半年内有效的体检表；9、原单位离职证明或失业证复印件；10、家人信;11、学校老师信或者社会人士信；（二）录用资料1、转正申请表；2、员工工资调整一览表；3、考核记录表；4、奖励记录表；5、违规记录表；6、内部异动记录；（三）离职资料1、辞职申请或解除劳动合同通知；2、员工交接清单；3、工资结算单；第七条调动户口员工及毕业生人事档案管理：（一）档案异动1、本人书面申请，说明本人具体情况；2、申请人所在部门经理签署意见，人资部核实申请人情况，报总裁批准;3、人资部办理相关的异动手续。
（二）集团自建档案保管1、存放档案材料的地方要能保持清洁、牢固的使用空间；2、有防火、防盗、防潮、防虫的工具和措施；3、定期检查档案的摆放位置及安全措施，发现问题及时解决。
（三）查阅人事档案1、除有下列情形可以查阅人事档案外，一般不得查阅档案：调动工作、任免事项、政审、组织处理、晋升职称、入、出国；2、查阅人事档案的人员，对档案内容应严加保密；3、不准在材料上圈划、涂改、销毁、撤消、拍照、复印等；4、人事档案一般不从人事代理单位外借，如确因特殊情况须外借时，应经总裁批准，由专人办理；（四）人事档案的转递1、转移到市外人事档案，原则上是离职员工自己办理，需要由集团配合的，由集团人力资源部派人配合办理；2、市内人事档案，由对方单位委派专人持介绍信到档案委托管理部门提取。
集团员工人事档案管理制度(WORD3页)
员工人事档案管理制度员工人事档案是公司人员信息的基本材料，为公司管理部门提供各种人事方面的基本数据，为制定公司人力资源发展提供依据，为了规范员工人事档案的管理，特制订本制度。
第一条员工人事档案的内容1、个人简历2、身份证复印件3、毕业证书复印件4、学位证书复印件5、英语证书复印件6、日语证书复印件7、计算机认证复印件8、劳动合同原件9、考核表10、前任单位解除劳动合同证明11、员工资料登记表第二条员工所提供的入人事档案的资料必须真实，如有虚假按照公司制度处理。
第三条员工人事档案的内容需由管理部门人事专员对资料原件进行审核，审核无误方可复印存入档案。
第四条要按装订人事档案的规定进行整理、装订员工人事档案，编好档案序号。
第五条员工人事档案的管理1、员工人事档案由管理部人事专员保管，保证员工人事档案的安全、完善。
2、档案柜要有可靠的防火、防盗、防潮设施，防止档案被损毁。
3、严格遵守保密制度，不得删除或销毁档案材料；不得将档案存放在档案室之外的地方。
第六条离职人员的人事档案存放2年以上可进行注销。
第七条员工个人情况的变更1、员工进入公司后，由员工填写的《员工资料登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、身份证号码、学历、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、工作经历等项目。
2、项目内容如有变化，员工应以书面的方式及时准确地向管理部人事专员报告，以便使员工个人档案内容有关记录得以相应更正，确保管理部掌握正确无误的资料。
第八条员工人事档案的查阅、借用员工人事档案的查阅未经过管理部门经理的核准，除人事管理人员外任何人不得查阅、借用员工人事档案。
第九条员工人事档案的使用员工人事档案为公司管理决策部门提供各种人事方面的数据，并为人事统计分析提供资料。
公司管理决策人员可以通过数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源的规划提供依据。
因此要认真做好员工档案材料的收集、审核、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用。
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四川蓝光实业集团有限公司
人事档案管理制度
第一章总则
第一条为加强集团人事档案管理工作、提高和完善人事档案管理水平，以更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，特制订本制度。
第二条人事档案的管理工作由集团人力资源部负责监督管理，本制度适用于集团人力资源部，各子公司参照执行。
第二章人事档案管理的基本原则
第三条人事档案管理是人力资源管理工作的一个重要组成部分，是选贤举能、知人善任、全面考察了解和正确考评、使用员工的重要依据。
第四条人事档案管理的工作内容包括：制定集团公司人事档案工作规章制度、负责接受、鉴别、整理、保管、转递、提供集团公司员工的人第五条员工人事档案属于集团公司的机要文件,人力资源部应该依据国家有关档案保密的法规和制度予以管理，确保档案的完整与安全。
第六条人事档案管理人员必须做到：忠诚朴实、坚持原则；责任心
强，刻苦钻研业务、努力做好本职工作；严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。
第三章人事档案的内容
第七条人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立人事档案目录，其内容主要包括：
一、新聘员工档案内容：
1、员工登记表
2、聘录意见表
3、个人声明
4、应聘人员结构化测试问卷
5、体检报告
6、凡由集团人力资源部聘用的员工，试聘报到时，均将本人最高学历证书原件、职称证书原件（包括工程、财会、技术等）、上岗证或资格证书原件交集团人力资源部代为保管。
7、毕业证原件、学位证原件、上岗证原件、职称证原件等证件代管收据
8、个人简历、照片、身份证复印件；毕业证、学位证、上岗证、职称证等复印件
9、蓝光实业集团有限公司员工试用期协议
10、保密承诺书、技术保密协议
11、廉洁自律书
二、转正员工档案内容需要增加：
12、家访回执单
13、经济担保书
14、转正申请
15、蓝光集团员工转正意见表
16、劳动合同
17、保险登记表
18、其他
三、在职员工档案内容的补充资料
19、外培协议（原件）
20、体检报告
21、任免通知
22、奖惩通报
23、各种测评
24、民主评议
25、述职报告
26、离职手续
27、总结
28、其他
第八条各有关部门应主动将平时形成的应该归档的人事档案材料在三个工作日内送交人力资源部归档。
第九条人力资源部可根据需要和档案欠缺材料的情况，要求各部门有关人员补充材料。
第十条个人资料更改后需要在一周内报人力资源部进行有关信息的更改。
第四章人事档案的管辖
第十一条集团人力资源部管辖的人事档案范围：
1、集团总部全体人员
2、和骏公司中心总经理及以上人员
3、嘉宝公司总部中心总经理及以上人员,下属子公司总经理
4、蓝光科技公司、和骏物流公司总经理助理及以上人员
5、各子公司人力资源部工作人员
6、各子公司财务、审计人员
第五章人事档案的借阅
第十二条人事档案的借阅权限是：集团总部各部门总经理级及以上人员，各子公司负责人，可借阅本单位、所属人员的人事档案。
第十三条借阅人事档案需要事先填写《蓝光集团人事档案借阅申请表》或者《蓝光集团人事档案借阅登记表》（见附件一、附件二），集团总部和各子公司经部门负责人、各子公司负责人审批后方可借阅，借阅时间一般不得超过半天。
第十四条人事档案中的员工个人证件的管理与借用，具体规定如下：
1、员工任职期间，确因有关部门需对上岗证（资格证）进行年度审验，或其它确有必要的情况，需要临时取用本人的有关证件或者复印件，由本人提出申请，由该单位人力资源部统一填写《员工档案证件（复印件）
取用审批表》（附件三）、经部门或子公司负责人书面审批同意，可向人事部门办理临时使用手续。
2、借用证件原件有关手续：
（1）、凭审批手续借用证件原件。
（2）、一般员工交押金1000元/本，部门副总经理及以上人员交押金2000元/本。
3、员工未经批准同意离职，员工凭离职手续清单及员工证件代保管收据，在人力资源部取回由公司代保管的证件原件。
4、员工未经批准擅自离职的，人力资源部不得返还其证件，并收取每人每天5元的保管费，直至其按规定办完全部离职手续。
5、员工未经批准临时取用本人相关证件，时间一般为一周，最多不超过半个月。
凡逾期未还者，超过的时间罚款50元/天，由当事人交财务部。
第六章人事档案的调动
第十五条因员工调动，人事档案需要调入或者调出，档案管理人员在收到人员调入或调出通知书后，填写《人事档案移交清单》（附件四）办理档案移交，调入方与调出方人事档案管理人员各执一份。
第七章人事档案的保管与整理
第十六条员工人事档案按规定使用专用档案盒与档案夹进行收集、整理、装订、存放。
第十七条为确保档案的正确性，对员工人事档案建立目录、进行登记和统计，每半年检查、核对一次，发现问题及时解决，保证人事档案的准确性。
第十八条利用微机管理人事档案。
建立人事档案电子文档，进行密码保护、定期进行维护，以保证人事档案的安全与保密。
第十九条收集的人事档案材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值，需经集团公司领导审查盖章或由本人签定的，应在盖章、签字后方能归入员工人事档案。
第二十条员工的人事档案材料原则上不得使用圆珠笔、铅笔、红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。
第二十一条对离职人员建立离职人员档案，建立离职人员人事档案目录，对其分类进行整理、保存。
第八章附则
第二十二条本制度由集团人力资源部制定，并负责解释和修订。
第二十三条各子公司应参照本制度，对本单位的人事档案进行科学管理，集团人力资源部负责对各子公司的人事档案进行定期监督与检查。
第二十四条本制度自公布之日起执行。
附件：1、《蓝光集团人事档案借阅申请表》
2、《蓝光集团人事档案借阅登记表》
3、《员工档案证件原件（复印件）取用审批表》
4、《档案移交清单》
四川蓝光实业集团有限公司
二○○四年一月十四日
主题词：档案管理制度
报：总裁
送：副总裁、财务总监、总裁助理
发：集团公司各部门、各子公司
拟稿：王蕾审核：周世东总裁办公室印制（此件23份）
附件3：
员工档案证件原件（复印件）取用审批表
说明：1.为加强员工档案证件的管理，请审批负责人认真审核取用证件的必要性和真实性。
2.审批负责人对取用证件者负有督促其按期归还证件的责任。
对于审
批失误，给公司商业机密或经济利益造成损失的，要承担一定责
任。
附件4：
档案移交清单
单位：姓名：
交接时间：。