时间管理理论

时间管理培训

第一节认识时间管理

这组粗略的数据，让人感到了日常管理时间的重要性。在事业上取得卓越成绩的人更是证明了时间管理的重要价值，因为他们个个都是时间管理专家。

效率不彰的时间浪费。做事的时间可缩短而实际上未被缩短，就是“效率不彰”。例如，打电话或开会时，若是毫无目的、时常跑题，无形中就会拖延时间。反之，若能言简意赅，集中处理问题，则可省下不少时间。

不珍惜小额时间的时间浪费。例如，用于等待的时间（等人、等车、等电话），因为时间短（少于半小时），一般人都以空等来度过。其实，这类小额时间积累下来也颇为可观。

情绪不佳的时间浪费。时间不顺利或失败时，我们会生气、惋惜、愧疚、后悔，若不及时控制这些消极情绪，及早转换心情，会在情绪上浪费许多时间，从而延长了做事的时间。

不专心的时间浪费。若做事一直不能静心，易被琐事分散注意力，时间就会很快流逝，结果一事无成。例如，有些人工作时喜欢闲聊，这就是分心的表现。

包揽工作的时间浪费。自以为万能的管理者或员工常会干涉及指导他人（别人并未向他求助），或将他人的工作任务揽到自己身上，结果把自己累得半死，同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。

随意出借时间的浪费。当他人请求帮忙时，许多人既不甘为人人跑腿，

又担心说“不”会得罪人，只好人人掠夺自己的时间。

规避时间管理不善的问题

发现自己工作中存在时间浪费后，要及时找出自己时间管理不善的原因，以尽快解决这样的问题。一般来说，时间管理不善主要源于5个方面，下面我们一一加以阐述，并给出改进建议。

原因1：工作缺乏计划

事先拟定计划能为工作实施带来诸多好处，但有些人可能从来不做计划或不重视做计划，这无外乎以下原因：因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多考虑；计划与事实之间极难趋于一致，所以对计划丧失信心；认为不做计划也能产生实效；不知道如何制订计划。

华为及其强调实效性，他们认为计划越周密、完整，任务执行起来就越顺利，因而格外重视工作计划的制定。

制订年、月、周、日的工作安排计划，有效地保持对执行计划的控制，并罗列一份主要待办事项清单。

合理地安排最主要的工作任务和最关键的问题，以部分工作任务的合理安排来带动其他工作任务的按时完成。

周密地考虑工作计划，确定实现工作目标的手段和方法，确定目标的实施步骤。

原因2：组织工作不当

组织工作不当主要体现在4个方面，即工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续。当组织工作中出现这些问题时，势必浪费很

多时间，那么，采取哪些方式进行处理比较有效呢？

接受请托：接受请托前先问自己，这种请托属于我的职责范围吗？对实现目标有帮助吗？如果接受它，我将付出什么代价；如果不接受它，我又需承担什么后果？经过一番“成本—效益分析”后，再行取舍。利用资源：从相关部分或人员手中获取所需的资料，既节约时间，又保证了信息的正确性。例如，如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步的改进，不妨直接与设计者沟通。

授权：将主要的精力和时间放在更重要的事情上，不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者，还应学会适当授权，给自己更多宽松的时间进行思考和决策。

原因3：时间控制不够

时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱，如习惯于拖延时间、不擅处理不速之客或电话的打扰，以及被泛滥的“会议病”困扰。

对于这类问题，主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手，这一点我们将在下一节详细阐述。

原因4：整理整顿不足

办公空间的杂乱无章与办公空间的大小无关，因为杂乱是人为造成的。如果一个缺少条理的人让小的办公室杂乱无章，即使为之更换大办公室，效果也是一样。

当管理者或同事让你索取你所管理的物品时，你是否能在第一时间内给出？当你需要参阅一份儿信息时，是否要将所有文件夹、资料柜逐

个翻遍才能找到？如果你的回答是“是”，那么你需要尽快设计一套管理系统，包括纸面文件夹和电脑文件夹。

原因5：进取意识不强

某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉，个人态度消极、做事拖拉、找借口推脱工作、长吁短叹、做白日梦、工作中闲聊。而造成这类表现的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真的态度。

如果我们对于时间的感觉始终处于迟钝状态，换句话说，觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，那么我们就需要好好反省自己，因为这可能会让我们丧失极为宝贵的机会，随时被淘汰！

第二节扫除时间管理的心理障碍

很多人希望自己具备优秀的时间管理能力，却无法做到规划有道、成果卓越、效率极高，因为他们存在的时间管理的额心理障碍，他们必须强化自己的时间意识，克服拖延和犹豫不决，扫除时间管理障碍。用自尊心强化时间意识

“自尊”被定义为在处理或完成任务时自身对工作效能的感觉，即自我效能感。当行为者擅长做某事时，他会感觉到积极的自我效能。他使用时间的能力越强，完成的任务就越多，这种自我效能感就越强时间管理专家认为，与时间管理有关的、影响自尊心的因素有三个，即确定自己的价值、争取掌控权及清楚自己的需要。

确定自己的价值

华为高级副总裁徐直军这样说道：“一个给自己高度评价的人会高效地使用自己的时间，因为他知道自己时间的价值！”

可逆性原则表明，情感和行为是互相影响的。如果行为者有某种情感，他将做出与这种情感一致的行为。反之，如果他做出了某种行为，该行为将使之产生一种与其一致的情感。这意味着如果他假装自己的时间极为宝贵，那么这种行为将使他感到自己更有价值，更为重要。通过出色地管理时间，将增强自尊，使之更好地完成所有任务。

让工作与自身价值匹配，高效地使用时间——这一行为帮助华为人不断改善自身形象，树立自尊和自信。

争取掌控权

将关于时间管理的所有知识应用于工作，可以提高员工对自己和工作的控制感。当他感到自己更有效能和效率时，会觉得自己更能干、更强大。因为在工作效能和工作成果方面的任何提高迹象都将强化他的自尊，增加他的个人幸福感。

清楚自己的需要

当前目标和为实现目标所采取的行动是直接影响员工自尊心的第三个重要因素。目标、行为与自身的价值越匹配，行为者的自我感觉就越好。