时间管理-分享ppt

避免事务陷阱

事务陷阱：混淆“紧急的”和“重要的” 衡量其价值
增加价值 提高绩效
优先管理的4D法
1 Do it now. 重 要 性
2
Do it later. 以后再做. 4 Don’t do it. 不做.
现在就做. 3 Delegation.
授权.
紧迫性
第二象限法
每天都作一些
重要
而非 紧急的事情
黄金规则

Begin with the end in Mind
以终为始
制变

制变 = 主动选择 + 承担责任
制变 vs. 应变 Proactive vs. Reactive


制变 vs. 应变

应变：受到刺激后，立即作出反应，就是应变， 是条件反射 制变：受到刺激后，主动考虑，经过思考的过 程选择反应的方式，然后再作出反应，我们说 这种做法是制变。这就是人与动物之间的区别。 在事情发生前预测并采取行动，不一定等事情 发生后才反应
确定工作优先次序
紧急 不紧急
重要
1
2
不重要
3
4ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
确定工作优先次序
紧急 不紧急
重要
1
立即去做
2
尽快去做
不重要 3
真的要做？
4
完全不做
事务分类表
紧急 不紧急
• • • • • • 防患未然 改进工作效率,质量 建立人际关系/网络 计划,寻找新机会 提高个人能力积累知识 考虑个人长期规划
重要
1 •危机 •有期限压力的计划 •急迫的重要问题 3
效率与成效
史蒂芬.柯维说：“在你开始攀登成功之梯时， 首先要确定这部梯子靠对了地方。”
效率与成效
Do the things right Vs. Do the right things
把事情做正确 (效率) 与 做正确的事 (成效)
时间管理理论演变


第一代：着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与 精力 第二代：强调行事历(to-do-list)与日程表,已注意到规划 未来的重要性 第三代：目前正流行、讲求优先顺序的观念。依据轻重 缓急设定短、中、长期目标，在订立每天实现目标的计 划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高效率 第四代：主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。 与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产 品与产能的平衡上
优先管理的核心



把每天要做的事情列一份清单 确定优先次序，从最重要的开始做 每天都这么做
如何制定计划
1. 2.
3.
4. 5. 6. 7.
回顾您个人的目标 区分轻重缓急 分时间段, 对时间进行优选与安排 将约会或会谈的时间加进去 考虑突发因素, 预留多一些时间 其他人的工作安排(应优先考虑您老板/客户 的) 每天都安排一些重要而非紧急的事务

管理者时间管理的四大要素

老板占用的时间 自己占用的时间
– –
下属占用的时间 个人可支配时间

组织占用的时间 外界占用的时间
–
顾客，供应商，政府机构等等
授权的障碍？

信任 “我喜欢！” “我怎么办？”
授权管理要点





选择任务 选择人 任务说明 提供支持/辅导 告知相关人员 在需要时提供建议 跟进监督 总结

Q：在你们的生活中，有没有这样的体现这样的例子？


故事：在大学里，有一个年老的系主任，他一天到晚都很忙。年轻的人 来找他抱怨工作量不足，没有前途，收入少。年纪中的人来找他说要结 婚了，没房子。年纪大的人来找他抱怨研究生的质量差，别人不要的就 分过来。他忙得焦头烂额。不久就累病了，很快就去世了。学校又招了 一名年轻的系主任，这帮教授又像往常一样来找他抱怨和解决问题，才 发现找不到他。一天，两天，一直过了3个月，还是找不到。大家终于按 奈不住，找到校长去投诉。校长笑眯眯地对大家说：我知道他在做什么， 请你们再耐心地等3个月吧，我相信他一定能解决问题的。大家好不容易 等到半年过去了，年轻的系主任终于回来了。大家猜，他把什么带回来 了？他把企业赞助科研项目的资金拿回来了，原来这半年时间他到各地 大企业奔走，销售科研项目和说服企业赞助他们的科研项目。这样一来， 有钱后所有的问题就迎刃而解了，房子，研究生质量，经费等等。 这个故事告诉我们什么？(应变和制变的差异；从根源上解决问题，从而 解决一系列的问题；对刺激主动去作出选择和反应)
时间管理
课程目标

建立有效的时间管理概念 区分重要和紧迫，学会优先管理 建立有效的时间管理系统
把你生命的时间算出来
我的生命已用去 天
我的生命只剩下
天
中国传统称二十弱冠，三十而立，四十不惑，五十知天 命，六十花甲，七十古稀， 即使以现代的医疗条件， 能活到80已经很少。如此折算，人一生也就大约3万多 天。暂以3万天(82.4岁)算，你已用去了多少天，还剩下 多少天？ 年年岁岁花相似，岁岁年年人不同，莫等闲，白了少年 头
讨论

我现在正在做的工作中有哪些是可以授权的？
Q：如何把大象吃掉呢？一口一口地吃

根据自己的价值观，先规划好人生的总目标， 然后制定年目标，月目标和日目标 例子：分解一个年计划
改掉拖延时间的技巧

设定完成日期 把工作划分为具体的小部分 制定行动计划 安排好跟进事宜 设立奖励 想象工作在进行中的情形 现在就开始做!
偏重第二类事务
II
I
结果：
从容人
• 有远见，有理想 • 平衡(工作，生活，人际关系) • 纪律 • 自制 • 少有危机
伊索寓言
产出 I 产能 II
希望达成的结果
生蛋能力 达成结果的资本/本领
重蛋轻鹅 产蛋资本保不住，虽产出高，但没有持续竞争力 重鹅轻蛋 养不活自己，没有绩效
我们习惯先做什么事情呢？

调查显示我们的现状
–
–
– –
–
–
容易的先做 急的事情先做 摆在我面前挡住我视线的事情 根据限期的先后 计划内先做，计划外后做 老板认为重要的事情
帕雷托原则 80/20原理
20% 80% 80% 20% 20% 投入 80% 产出
重要的少数 vs. 琐碎的多数
帕雷托原则 80/20原理


Q:一般人最容易拖延的任务是… – 最重要的10%或20% 你在重要和不重要的工作之间进行选择的能力是 你在生活与工作中能否获得成功的重要决定因素。 工作卓有成效的人强制自己先做最重要的工作





别人希望你做的事 老是以同样方式完成的事 你不擅长的事 做时无乐趣可言的事 总是被打断的事 别人也不感兴趣的事 接电话
八大超值时间运用法

提升生命大目标的事 你一直想做的事 在80/20时间对结果的关系的事 能大大节省时间并使品质倍增的创新方法 别人说你不可能完成的事 运用自己创造力的事 能让别人为你工作而减少你工作量的事 千载难逢、稍纵即逝的事
80/20法则和时间革命

我们所做的事中，大部分是低价值的事物 我们所有的时间里，有一小部分时间比其余的多数时 间更有价值 若我们想对此采取对策，我们就应该彻底行动 如果我们好好利用20%的时间，将会发现，这20%是 用之不竭的
个人练习

寻找那些产出80%效能的20%的事务？
低价值事务
改掉拖延时间的技巧


拖延的原因：老板没有订立限期 任务有限期和没有，结果不同。如果没有限期，自己 帮自己订立 把工作划分为具体的小部分：工作太难，虽然有限期， 可以采用吃大象的方法 制定行动计划 & 安排好跟进事宜: 适合虽然那些知道限 期，知道怎么做，但忘记什么时候做，因为没有制定 计划 设立奖励：适合那些没有动力。自己为自己设立奖励
III
偏重第三类事务
I III 结果： • 短视近利 • 危机处理 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力 •人际关系浮泛 II
无用人
IV
•不速之客 •某些电话,email,会议 •急迫而不重要的问题 •受欢迎的活动
偏重第三、四类事务
I III 结果： IV II
无用人
• 全无责任感/个人使命感 • 工作不保 •繁琐的工作 • 依赖他人或社会机构维生 •某些电话,email,会议 •有趣的活动 •浪费时间的事情
帮助记忆的工具

To Do List 日程 沟通记录 授权管理 Outlook 手机
帮助记忆的工具 To Do List 每日任务清单
帮助记忆的工具 Appointments 日程表
管理者与非管理者角色的区别

管理者的贡献来自于他们的判断力与影响力， 而非他们所投入的个人时间与埋头苦干 非管理者的贡献主要来自于他们的时间与努力
请人帮忙的时候，应该注意什么？



Q：什么事情应该授权？减轻自己的工作时间，对自己不重要的但 必须做的事情；如需要发展下属，提高他的能力，应该选择一些 有一定难度但不是不能做到的事情；为了加强团队合作，安排一 些要求别人合作的新工作 选择人：此人必须具备这种技能；对方是否有时间；是否有动力， 如没有，激励对方；要对结果负责并且跟进执行情况，随时提供 支持；看任务的难度是否与员工的能力的匹配程度，如果任务太 难需要提供高支持；如任务要涉及其他不同部门，提前通知其他 部门相关人 授权要有适当的计划和训练，最大限度地降低危险。考虑这人是 否有这个能力，需要多长时间才能学会怎么做？
更多分享，敬请期待！！！
2
不重要
4 •繁琐的工作 •不速之客 •某些电话,email,会议 •某些电话,email,会议 •急迫而不重要的问题 •有趣的活动 •浪费时间的事情 •受欢迎的活动
偏重第一类事务
I 结果： II
压力人
IV • 压力 •危机 • 精疲力竭 •有期限压力的计划 • 危机处理 • 忙于收拾残局 •急迫的重要问题