文件和资料控制程序
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—
03
编制文件
各部门
新建或是修订文件指令
业务部门根据提出要求，启动文件的编制或是修订工作。
文件初稿
04
评审
各部门
文件初稿
文件编制完成后本部门内部与此文件相关的人员（部门领导必须参与）应进行初步评审，意见达成一致后组织相关部门人员进行评审（文件评审时确定相关表单的保存期限），并保持评审记录。
1.文件评审主要采取会议、邮件、会签等方式。
4.3.2负责项目管理相关的文件、制度、流程、模板、表单等的起草和发布工作；
4.3.3负责按项目管理各个阶段要求，对项目资料进行归集、整理、编号、存档等。
4.4其他部门
4.4.1负责本部门业务公司级相关文件的起草和修订工作；
4.4.2负责本部门业务部门级相关文件的起草、审批、发布、实施、修订和销毁工作；
4.4.3负责本部门业务文件资料的存档管理。
5
编号
流程步骤
责任部门/岗位
输入
流程描述
输出
01
提出需求
各部门
综合管理部
公司分管领导
工作需求
由各部门、综合管理部或者是公司分管领导，根据业务实际需求，提出新建或是修订文件制度的需求。
—
02
判定
综合管理部
文件制度新建或修订需求
针对提出的新建或修订文件需求，综合管理部对需求进行判定，文件应属于哪个业务部门，判定后向相应的业务部门下达新建或是修订文件的指令。
2.文件发放时，收文部门应在《文件发放/回收记录表》上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。
3.发行的受控文件均需加盖红色“受控”章，复印无效。当顾客或第三方对本组织实施审核时，应提供现行有效的受控文件。
4.受控文件为本组织重要机密文件，一般不对外发放，若确因工作关系需要对外（如顾客、供方等）发放时，需经管理者代表审核、总经理批准。
5.因破损而重新领用的新文件，分发号不变、收回相应的旧文件并在《文件发放/回收记录表》回收栏内签字。因丢失而补发的文件，分发号不变在文件发放记录上备注补发。
1.文件发放/回收记录表
2.正式文件
09
保存
综合管理部
各部门
正式文件
1.综合管理部对公司级文件进行保存，各部门对部门级文件进行保存。
2.各类文件在存放时，须有防火、防水的措施，为保存方便可以将资料输入光盘,标识、编目保存，特别重要的文件综合管理部须复制双份并分开存放，以防止意外导致文件遗失或损坏。若文件为修订的文件，则由综合管理部或是各部门将对应的文件进行更换。
—
07
签发
公司分管领导
校对后的文件
公司级文件校对通过后，由综合管理部提交公司分管领导进行签发。
—
08
编号/发布
综合管理部
各部门
已被同意签发的文件
1.综合管理部按《文件和资料管理办法》对公司级文件进行编号，各部门对本部门的文件进行编号。编号完成后，由文件编制者再次对文件进行校对，确认无误后，由综合管理部和各部门分别对公司级和部门级文件进行发布。
文件和资料控制程序
编制/日期
审核/日期
批准/日期
受控状态
5
4
3
2
1
序号
更改单号
更改页
更改条款
更改人
1
为规范公司各种文件和资料的全生命周期管理，特制定本办法。
2
本程序适用于除技术文件及资料以外的文件的需求识别、编制、评审、发布、保存、修订和销毁全过程。
3
无。
4
4.1公司分管领导
4.1负责文件制定需求的提出；
2.邮件和会签主要适用于内容改动比较少且对文件整体影响不大的情况。评审时间不少于2个工作日，并确保获得所涉及相关部门的所有意见。
3.会议评审适用于文件内容改动比较多，特别是涉及到职责、流程发生变化时必须进行会议评审。
4.评审通过后由编制部门整理评审意见对文件进行修订，并将修订的文件发给相关部门进行确认（确认时间不少于2个工作日）。
4.2负责对公司级文件进行审批、签发。
4.2综合管理部
4.2.1负责对公司级文件和资料进行编号；
4.2.2负责对公司级文件和资料进行审核；
4.2.3负责对公司级文件和资料进行保管；
4.2.4负责检查公司级文件和资料的执行情况；
4.2.5负责对公司级文件和资料进行销毁。
4.3项目部
4.3.1负责项目实施的资料归口管理；
5.文件使用部门需建立“文件管理清单”说明部门内所有使用的文件名称、编号、版本号文件管理人员应随时检查文件的有效性，发现问题需及wk.baidu.com处理。
6.涉及到产品安全性文件保存15年，如与法规、顾客要求不同时，按法规、顾客要求实施。其他文件保存期为3年。
—
10
修订
综合管理部
各部门
原正式文件
1.综合管理部对公司级文件的有效性负责，若文件适用条件发生变化，则由综合管理部通知相应的业务部门对文件进更改，保证文件的及时更新。
2.综合管理部每年对已发放的体系文件的执行情况进行检查、评审，保证所有体系文件在每年进行一次检查。
3.各部门对本部门编制的部门级文件有效性负责，若实际情况发生变化，则应立即组织相关人员对文件进行修订，修订后按上述流程重新审批。
修订后的文件
11
销毁
综合管理部
各部门
失效文件
文件失效后，综合管理部负责对公司级文件进行粉碎销毁；部门负责对本部门编制的部门级文件进行粉碎销毁。
3.文件归口管理部门需保存文件的原稿，当文件更新或换版后，作废的前一版本的文件必须收回作销毁；为便于资料保存和查阅，作废的原稿应继续保留，并在文件上作‘作废’和‘仅作参考’的标识及隔离存放，以防误用。
4.文件使用部门需妥善保管部门内使用的文件，不能随意在文件上乱写乱画，并保持文件版面清洁、完整，必要时，需使用文件夹、文件袋或文件柜进行保存。在生产作业现场使用的文件，必须确保作业人员能随时获得文件。
文件评审记录
05
判定
各部门
修订后的文件初稿
文件的制定部门对文件的级别进行判定，判定文件属于公司级文件还是部门级文件。
—
06
校对
综合管理部
各部门
修订后的文件初稿
经第5步判定，若属于部门级文件，则提交部门负责人对文件进行校对；若属于公司级文件，则提交综合管理部对文件进行校对。对文件是否符合公司《文件和资料管理办法》要求进行判定，若不符合，则将文件退回，由编制人员修改完善后，再次提交，直至通过为止。
—
6
6.1《文件和资料管理办法》
7
7.1《文件评审记录》
7.2《文件发放/回收记录表》
××文件评审记录
文件名称
文件级别
评审时间
评审地点
评审人员
评审意见
文件发放/回收记录表
NO.
文件名/编号
发放/回收
接收人/回收人
时间
01
发放回收
02
发放回收
03
03
编制文件
各部门
新建或是修订文件指令
业务部门根据提出要求，启动文件的编制或是修订工作。
文件初稿
04
评审
各部门
文件初稿
文件编制完成后本部门内部与此文件相关的人员（部门领导必须参与）应进行初步评审，意见达成一致后组织相关部门人员进行评审（文件评审时确定相关表单的保存期限），并保持评审记录。
1.文件评审主要采取会议、邮件、会签等方式。
4.3.2负责项目管理相关的文件、制度、流程、模板、表单等的起草和发布工作；
4.3.3负责按项目管理各个阶段要求，对项目资料进行归集、整理、编号、存档等。
4.4其他部门
4.4.1负责本部门业务公司级相关文件的起草和修订工作；
4.4.2负责本部门业务部门级相关文件的起草、审批、发布、实施、修订和销毁工作；
4.4.3负责本部门业务文件资料的存档管理。
5
编号
流程步骤
责任部门/岗位
输入
流程描述
输出
01
提出需求
各部门
综合管理部
公司分管领导
工作需求
由各部门、综合管理部或者是公司分管领导，根据业务实际需求，提出新建或是修订文件制度的需求。
—
02
判定
综合管理部
文件制度新建或修订需求
针对提出的新建或修订文件需求，综合管理部对需求进行判定，文件应属于哪个业务部门，判定后向相应的业务部门下达新建或是修订文件的指令。
2.文件发放时，收文部门应在《文件发放/回收记录表》上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。
3.发行的受控文件均需加盖红色“受控”章，复印无效。当顾客或第三方对本组织实施审核时，应提供现行有效的受控文件。
4.受控文件为本组织重要机密文件，一般不对外发放，若确因工作关系需要对外（如顾客、供方等）发放时，需经管理者代表审核、总经理批准。
5.因破损而重新领用的新文件，分发号不变、收回相应的旧文件并在《文件发放/回收记录表》回收栏内签字。因丢失而补发的文件，分发号不变在文件发放记录上备注补发。
1.文件发放/回收记录表
2.正式文件
09
保存
综合管理部
各部门
正式文件
1.综合管理部对公司级文件进行保存，各部门对部门级文件进行保存。
2.各类文件在存放时，须有防火、防水的措施，为保存方便可以将资料输入光盘,标识、编目保存，特别重要的文件综合管理部须复制双份并分开存放，以防止意外导致文件遗失或损坏。若文件为修订的文件，则由综合管理部或是各部门将对应的文件进行更换。
—
07
签发
公司分管领导
校对后的文件
公司级文件校对通过后，由综合管理部提交公司分管领导进行签发。
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08
编号/发布
综合管理部
各部门
已被同意签发的文件
1.综合管理部按《文件和资料管理办法》对公司级文件进行编号，各部门对本部门的文件进行编号。编号完成后，由文件编制者再次对文件进行校对，确认无误后，由综合管理部和各部门分别对公司级和部门级文件进行发布。
文件和资料控制程序
编制/日期
审核/日期
批准/日期
受控状态
5
4
3
2
1
序号
更改单号
更改页
更改条款
更改人
1
为规范公司各种文件和资料的全生命周期管理，特制定本办法。
2
本程序适用于除技术文件及资料以外的文件的需求识别、编制、评审、发布、保存、修订和销毁全过程。
3
无。
4
4.1公司分管领导
4.1负责文件制定需求的提出；
2.邮件和会签主要适用于内容改动比较少且对文件整体影响不大的情况。评审时间不少于2个工作日，并确保获得所涉及相关部门的所有意见。
3.会议评审适用于文件内容改动比较多，特别是涉及到职责、流程发生变化时必须进行会议评审。
4.评审通过后由编制部门整理评审意见对文件进行修订，并将修订的文件发给相关部门进行确认（确认时间不少于2个工作日）。
4.2负责对公司级文件进行审批、签发。
4.2综合管理部
4.2.1负责对公司级文件和资料进行编号；
4.2.2负责对公司级文件和资料进行审核；
4.2.3负责对公司级文件和资料进行保管；
4.2.4负责检查公司级文件和资料的执行情况；
4.2.5负责对公司级文件和资料进行销毁。
4.3项目部
4.3.1负责项目实施的资料归口管理；
5.文件使用部门需建立“文件管理清单”说明部门内所有使用的文件名称、编号、版本号文件管理人员应随时检查文件的有效性，发现问题需及wk.baidu.com处理。
6.涉及到产品安全性文件保存15年，如与法规、顾客要求不同时，按法规、顾客要求实施。其他文件保存期为3年。
—
10
修订
综合管理部
各部门
原正式文件
1.综合管理部对公司级文件的有效性负责，若文件适用条件发生变化，则由综合管理部通知相应的业务部门对文件进更改，保证文件的及时更新。
2.综合管理部每年对已发放的体系文件的执行情况进行检查、评审，保证所有体系文件在每年进行一次检查。
3.各部门对本部门编制的部门级文件有效性负责，若实际情况发生变化，则应立即组织相关人员对文件进行修订，修订后按上述流程重新审批。
修订后的文件
11
销毁
综合管理部
各部门
失效文件
文件失效后，综合管理部负责对公司级文件进行粉碎销毁；部门负责对本部门编制的部门级文件进行粉碎销毁。
3.文件归口管理部门需保存文件的原稿，当文件更新或换版后，作废的前一版本的文件必须收回作销毁；为便于资料保存和查阅，作废的原稿应继续保留，并在文件上作‘作废’和‘仅作参考’的标识及隔离存放，以防误用。
4.文件使用部门需妥善保管部门内使用的文件，不能随意在文件上乱写乱画，并保持文件版面清洁、完整，必要时，需使用文件夹、文件袋或文件柜进行保存。在生产作业现场使用的文件，必须确保作业人员能随时获得文件。
文件评审记录
05
判定
各部门
修订后的文件初稿
文件的制定部门对文件的级别进行判定，判定文件属于公司级文件还是部门级文件。
—
06
校对
综合管理部
各部门
修订后的文件初稿
经第5步判定，若属于部门级文件，则提交部门负责人对文件进行校对；若属于公司级文件，则提交综合管理部对文件进行校对。对文件是否符合公司《文件和资料管理办法》要求进行判定，若不符合，则将文件退回，由编制人员修改完善后，再次提交，直至通过为止。
—
6
6.1《文件和资料管理办法》
7
7.1《文件评审记录》
7.2《文件发放/回收记录表》
××文件评审记录
文件名称
文件级别
评审时间
评审地点
评审人员
评审意见
文件发放/回收记录表
NO.
文件名/编号
发放/回收
接收人/回收人
时间
01
发放回收
02
发放回收
03