文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

1、目的

本程序规定了环境体系文件的编写、批准、发放、回收、使用、评审、修改、保管及销毁的方法。使体系文件处于受控姿态，以保证其有效性、持续适用性。

2、范围

本公司环境体系有关的文件。

3、职责

3．1总经办负责组织体系文件的编写、评审、修改、发放、回收等管理工作。3．2环境手册、程序文件由总经理批准实施。

3．3每三层文件有相关部门编写，环境管理者代表批准实施。

4、工作程序

4．1编写：

4．1．1总经办负责环境管理手册、程序文件的编写工作。

4．1．2各相关部门负责编写第三层文件，技术部负责政策法规的获取。4．2批准：

4．2．1环境管理手册、程序文件由总经理批准。

4．2．2第三层文件由管理者代表批准。

4．3发行回收与使用

4．3．1环境管理手册、程序文件发行由总经办负责，第三层文件发行由相关职能部门负责。

受控文件发放加盖“受控章”，并有统一编号，发放要有发放签收记录。4．3．2编号：环境管理手册按照

程序文件发放按

第三层文件按

政策法规按

4．3．3“受控”文件发放范围为公司内部。

“不受控”文件发放范围评审机构。

4．3．4各部门现场使用的文件必须有“受控”标记的有效版本。

4．3．5发行新文件同时，回收旧版本，（若对于法律或积累知识需要而保留旧文件，应注明“作废”、“回收保留”等方式明确标识以区别。4．4评审、更改：

4．4．1每年底由总经办组织对文件评审，原编写部门按评审结论进行修改，并按原审批。

4．4．2管理评审对文件提出修改意见要求时，原文件编制部门按原程序修改。

4．4．3原文件编写部门有修改要求时，可以组织修改，按原审批程序审批（当使用者有修改要求时，可以向原编写部门申请。

4．4．4更改方式：

修改内容以文件变更通知单的方式通知原文件持有部门。

变更内容大时更换版本。

4．5文件保管

4．5．1环境管理手册、程序文件接收者保管，第三层文件原稿由发放部门保管，法规原稿由获取部门保管，以上保管期限为长期。

4．5．2各使用现场，受控文件，由现场负责人保管。

4．5．3受控文件原稿保管部门必须建立本部门的发放受控文件目录或一览表。

4．6旧版本受控文件销毁

4．6．1因更换版本，从现场回收的受控文件，由回收部门立即销毁。4．6．2更换版本后，旧版本的原稿由保管部门保存一年后销毁。

4．6．3方式：打碎或焚烧。

5、相关文件

5.1文件发放登记记录

5.2文件更改通知单

文件更改通知单