信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序
1 目的为了确保公司内外部之沟通顺畅，有效传达管理品质系统的信息，特制订本程序。
2 适用范围适用于公司内与管理品质信息相关的所有员工。
3 职责3.1公司负责人/管理者代表负责宣导管理系统的信息和协调沟通；3.2市场部负责与客户沟通相关质量/环境信息；3.3人事行政部负责与公司外部其他相关方沟通相关质量/环境信息；3.4品质部负责组织各联络体系的建立、保持和改善；3.5各部门负责本部门内部沟通和具体工作的执行，以及跟踪由本部门发起联络的结果；3.6全体员工积极参与公司内部各种形式的沟通。
4 定义无。
5 参考文件5.1《记录控制程序》——QAP-025.2《客户投诉处理程序》——QAP-045.3《管理评审程序》——QAP-085.4《内部审核程序》——QAP-246 作业程序6.1 对外沟通6.1.1 客户有关产品质量方面的信息传递给品质部，由品质部负责识别、更新和传递给公司内部形成受控的生产条件；6.1.2品质部负责将质量方面的信息按客户需要传递给客户，以持续增加客户的满意度，品质方面的对外宣传由市场部负责，编写所需的宣传材料；6.1.3客户投诉的信息按照《客户投诉处理程序》办理；6.1.4其他外部相关方（如执法机构、参观访问等）的信息由人事行政部负责传递给公司内部，形成相关信息后再反馈给外部。
6.2 内部沟通6.2.1各部门依据体系文件的规定、记录、收集传递并处理日常品质信息，为了达到全员参与，本公司主要采取如下沟通形式：a) 班前会：每班开工前在生产现场进行，主要有品质、安全、文化、生产安排等宣传；b) 厂务会：每天在会议室进行，由各部门负责人汇报前一天各部门的运营情况，协调解决问题并计划落实方法；c) 各部门内部协调会：各部门经理/主管视工作需要，召集部门内相关员工进行协调，以确保本部门的工作品质，必要时形成会议记录分发至相关部门；d) 品质会议（包括QCC小组活动、品质专案会等）：由品质部主导，相关部门共同参加，对生产中的品质问题进行改善，推动公司品质的持续提高；e) 内审首末次会议：管理者代表主持内部质量审核的首次会议、末次会议，具体实施参见《内部审核程序》；f) 管理评审会议：为确保质量体系的适宜性、充分性和有效性，公司对质量体系进行定期评审，会议由公司负责人主持，具体实施参见《管理评审程序》。
信息交流与沟通控制程序
4.4 交流的方式 4.4.1 自上而下的沟通：公司总经理和其授权人主持召开公司例会，讨论生产、质量、顾客反
馈、环境、安全等各方面的情况，及时采取措施，确保环境管理体系正常运行。
4.4.2 自下而上的沟通：各部门应建立逐级向上报告的制度，在公司例会上向最高管理者报告 部门运作情况，以作为最高管理者进行决策的依据。对特殊情况，可例行直接向经理汇报。
4.2.5 总经理应确保在不同层次和职能之间，就环境管理体系的运作是否符合目标及要求和完 成情况，以及实施的有效性进行沟通，达到相互了解，相互信任，实现全面参与的效果。
4.3 信息交流记录和保管
内外部信息交流要作好相关记录，如通知发放记录。由人事行政部分类、存放及整理归档，确
保已经获取的信息的完整性和可用性，方便查阅。
4.4.3 部门内部的沟通：各部门由主管组织召开议会，讨论部门在生产上的质量、环境目标的 实现情况及存在问题，以便及时采取的纠正措施或预防措施，加强对实现环境运行的监视和测量。
XXX 电子有限公司
标题:信息交流与沟通控制程序
文件编号 文件版本 制订日期
XX-2-8-006 A版 2020 年 6 月 10 日
4）来自竞争市场及顾客的信息
5）其他外部相关方的信息
6）环境管理体系要求的信息，如环保协议、重要环境因素清单等
b）向外部传递信息（施加影响）
1） 公司各部门在工作中应将公司的环境方针及有关要求传递给相关方（施加影响）。
2） 公司在收到有关环保法律法规和其他要求是，执行《法律、法规和其他要求控制程序》。
3.4 各部门：负责本部门的信息收集并传递，作好部门内部沟通、部门间的沟通和与相关方的
沟通，负责处理来自外部与本部门有关信息，负责与相关部门进行信息交流，并做好记录。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与交流控制程序1．目的为成立畅达的交流渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外面交流的方法，经过实时、正确、快捷地接收、传达和办理公司内部、外面质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理系统的有效运转。
2．合用范围本程序合用于公司生产经营管理等活动所涵盖的全部部门与层次内、外面的信息交流与控制。
3．职责3.1 管代 /HACCP小组长负责公司内部及外面交流事宜的审批及管理工作。
3.2 技术中心负责公司管理系统信息交流的全面管理。
3.3 技术中心负责配合采集行业、政策等方面的信息、整理、剖析、研究，供公司领导和有关部门参照。
3.4行政部负责有关部门的外面交流。
3.5 各部门负责人负责本部门职工之间的交流，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传达和处理工作。
4工作程序4.1 外面交流外面信息的根源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监察局等监测或检查的结果及反应的信息；b．管理目标通知给有关方；c．对证量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法例、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．有关方的投诉、诉苦、希望和要求，包含顾客、供给商及四周社区居民的交流，波及重要环境影响的办理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f ．上司或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其余分承包方的信息。
h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与观光者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理系统方面的信息交流。
外面信息交流各部门在平时业务中也应注意获取；上司行政部门传达的信息由公司行政部一致接收行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；来自有关方的信息由各有关部门接收；各部门在与客户、社会与其余有关方接触或合作时，应将公司内必需的信息；如公司的管理目标及保护环境和预防、减少环境污染的思想、公司管理系统绩效以及公司合用的法律、法例等，向有关方进行宣传；信息传达方式：能够电话、传真、邮件、资料传达、走访、会谈等形式与顾客、供方、立法和看管部门或与管理系统有关的组织进行信息交流；信息交流的门路和形式能够是口头、书面文件、资料议论、电子媒体、电话、小组简报、各样会议、公告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各样媒体等方式予以传达，保证内部、外面信息交流与交流畅达。
信息交流和沟通控制程序
信息交流和沟通控制程序1. 目的为加强公司内部、公司与外单位之间有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商、交流活动以及信息的收集、传递、反馈、管理等工作规范化，及时、准确地交流有关方面的信息，并做好信息的管理，特制定本程序。
2. 适用范围适用于公司内部及与外单位所进行有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商与交流及相关信息的传递与处理活动。
3. 术语和定义：无4. 职责4.1 总经理负责保持公司内沟通渠道以及与其他公司之间沟通渠道的畅通；4.2 总经理负责公司的重大质量、环境、职业健康安全和能源信息处理，特别重大信息应向总经理汇报。
4.3 综管部负责有关质量、环境、职业健康安全和能源内外协商与信息交流的管理，重大问题立即向管理者代表汇报。
4.4 各部门负责保存有关质量、环境、职业健康安全和能源方面的协商与信息交流的记录。
4.5人资部在质量、环境、职业健康安全和能源事务上维护员工的权益。
5. 作业流程图：无6. 程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 关于质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规的信息；6.1.1.2 与相关的政府主管部门、行业主管部门及行业协会交流的信息；6.1.1.3 与供货方、外发加工方、用户等相关方交流的信息；6.1.1.4 就紧急状态与外界的联络（如消防、救护等）；6.1.1.5 来自第三方认证机构的信息；6.1.1.6 公司质量、环境、职业健康安全和能源要求的外部传达；6.1.1.7 其它质量、环境、职业健康安全和能源的外部信息。
6.1.2 内部信息6.1.2.1 有关重大风险及重要环境因素的控制和相关运行与活动的信息；6.1.2.2 质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规及其要求的传达及遵守情况信息；6.1.2.3 质量、环境、职业健康安全和能源方针、目标、指标及管理方案的传达和实施信息；6.1.2.4 质量、环境、职业健康安全和能源教育培训信息；6.1.2.5 内审、管理评审信息；6.1.2.6 紧急情况下的内部联络信息，如火灾、洪涝灾害、安全环境事故等信息与记录；6.1.2.7 事故、事件、不符合、纠正与预防措施实施情况信息以及绩效监测、测量结果信息；6.1.2.8 总经理对质量、环境、职业健康安全和能源管理工作的有关指示和要求等；6.1.2.9 各部门和质量、环境、职业健康安全和能源相关的日常联络、常规报表、其它通报信息等；6.1.2.10 其它质量、环境、职业健康安全和能源的内部信息。
信息交流与沟通控制程序(含表格)
信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。
凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。
4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。
4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
26.IATF16949信息交流和沟通控制程序
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1 管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2 办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3 质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1 外部沟通及信息管理
5.2 内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序
会议管理及汇报制度
记录控制程序
7.质量记录
工作联络单
会议纪要
外部质量信息传递登记表
顾客反馈问题清单。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
018信息交流与沟通控制程序
ZK-CX-018A/0 信息交流与沟通控制程序第 0 次修改1目的使公司有关质量安全管理体系内部及外部相关方的信息能够合理、充分的进行交流，改善组织内部关系，促进各部门之间的配合，按照质量及安全目标促使各过程构成一个完整的、动态的持续改进的体系。
2范围适用于公司有关质量安全管理活动中、生产和服务过程中所涉及的外部信息的获取更新及内部各层次、职能间的信息交流。
3职责公司各部门负责人负责与其它部门或外部相关部门的信息联络与沟通工作。
4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息交流的内容内部信息交流的内容包括但不限于：公司的方针、目标指标、经营思想、重要安全因素、产品质量状况，安全绩效，培训信息、制定和修改体系文件、监测情况、安全事故和事件、不符合及纠正、预防措施、内审和管理评审情况、运行控制情况等。
4.1.2员工参与为激励公司基层员工参与质量安全管理体系的建立与完善，确保其意愿得到重视，公司管理者代表负责与公司各部门及领导层的协商与沟通，有效反映员工对安全，并提供具有建设性的意见或建议。
对员工代表反映的信息，公司应予以高度重视，并以通告、红头文件等书面形式予以反馈，同时通报相应的相关方。
4.1.3内部信息交流的形式公司内部的信息如果涉及到两个以上的部门可以通过会议或《备忘录》的形式进行。
会议上通过的决策或者重要事项等可以通过内部局域网、文件、通知、报表、报告等进行。
《备忘录》可用于部门之间的信息沟通。
4.1.4不合格后果告知：4.1.4.1技术中心负责通过宣传栏或以文字形式等将产品不合格对顾客的影响通报给员工；4.1.4.2技术中心负责将严重不合格发生后顾客的反馈情况通过相关会议、宣传栏等形式通报给员工。
- 1ZK-CX-018A/0 信息交流与沟通控制程序第 0 次修改4.2外部信息交流4.2.1.外部信息交流的内容政府及其职能部门（质量技术监督局、各级地方人民政府、环保、劳动监察、消防等部门）的法律、法规、条例、标准、规章和制度，顾客（售前、售中、售后服务）、周围企业等在质量、安全方面的投诉和要求。
07信息交流协商和沟通控制程序
信息交流、协商和沟通控制程序编号：CX-QEO-B-071、目的和适用范围1.1目的为了保证质量、职业健康安全、环境管理体系信息的及时接收、处理和反馈，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
1.2适用范围本程序适用于公司内部和外部质量、职业健康安全、环境信息的交流。
2、相关文件《管理手册》3、定义采用公司《管理手册》中有关定义和术语4、职责4.1安全质量监察部和工程管理部是本程序的主管部门，负责该程序的制定和更改。
安全质量监察部是施工质量、安全信息交流的综合管理部门,负责内外部的质量、安全信息的接收、处理和反馈。
工程管理部是施工过程信息和环境信息交流的综合管理部门，负责施工进度、施工技术、环境信息的接收、处理和反馈。
4.2社会保障部是职业健康信息交流的综合管理部门,负责内外部的职业健康信息的接收、处理和反馈。
4.3项目经理部负责本级工程质量、职业健康安全、环境管理以及地方主管部门、建设单位质量、职业健康安全、环境、质量信息的接收、处理和反馈。
4.4各相关职能部门负责相应业务范围内的内外部有关质量、职业健康安全、环境信息的接收、处理和反馈。
4.5工会负责与上级主管部门安全信息的交流；负责在职工代表大会上组织职工代表参与制定和评审公司健康安全方面的问题，参与改善公司健康安全状况的讨论。
4.6员工代表：（各项目经理部、机关可分别选一个员工代表。
）参加职业健康安全方面信息交流的协商和沟通，对员工报怨向主管部门汇报, 提出职业健康方面的合理化建议。
5、工作程序5.1总则5.1.1信息交流的途径可以是口头或书面文件，也可以利用会议以及通讯工具、宣传品等。
5.1.2信息分为内部信息和外部信息。
5.1.3信息内容应准确可靠。
5.1.4各单位应指派专人负责信息记录管理。
5.2内部信息交流5.2.1内部信息包括以下内容:a)管理方针b)质量、环境、职业健康安全目标、指标及管理方案实施情况c)重要环境因素、重要危险源及其控制情况；d)适用的法律法规及其他要求的摘录内容；e)培训；f)应急准备与响应；g)监测、测量结果；h)不符合与纠正情况、员工抱怨、投诉；i)内审、管理评审、外部审核信息；g)工程例会信息。
信息沟通与交流控制程序
信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。
2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。
3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。
3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。
4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。
4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序1 目的规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通.2 适用范围适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通.3。
2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。
3.2 各部门及时传递并沟通各信息。
4 工作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、方式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高，有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。
4。
2 内部沟通4。
2。
1 应纳入沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关方及公司的政策、要求,如法规、标准、制度等;2）运行信息：包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3)辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。
4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通.4.2.3 沟通权责：责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。
4.2。
3 沟通方式1）口头/书面报告，适用于任何职能、层次；2）部门文件发布、会议/培训召集，适用于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权.4）其他：各级文件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。
注:《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。
4.2。
2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/人员）识别通报内容与对象——确定通报方式—-实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/人员）识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询,获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。
2）任何部门/人员对接收的外部信息(包括口头、书面），均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报，具体按内部沟通方管理要求实施.3)责任部门对获悉的外部信息(除书面信息外），形成文件（包括记录、报告等)。
信息交流与沟通控制程序
5.1.2紧急信息，如出现重大环境事故、安全事故、质量事故等情况下的信息与记录；
5.1.3其它内部信息，如部门工作计划互通、员工的建议等。
5.2外部信息包括
5.2.1主管部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
共4页
二级文件
编制部门：
行政部
客有关的过程控制程序》及《顾客满意度控制程序》执行，及时传递至相关部门；
5.5.5对产品质量、环境、职业健康安全要求市场投诉或信息反馈有关事宜，由品质部根据《改进、
纠正和预防控制程序》相关要求处理。
5.6内部信息库的建立和应用
5.6.1各部门建立内部信息库，汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、网 络等），提供相应适宜的环境加以存放，确保已获取信息的完整性和可用性；
5.4.9各部门/员工对公司的质量、环境、职业健康安全管理体系、UL认证和电气电子产品类强制
性认证实施规则中有任何意见的，可向其部门主管提出，部门主管就员工的意见填写《信息交流表》， 对发现的问题，相关部门应做好纠正和预防措施，及将表格交由品质部跟进，实施持续改善行动；5.4.10其它内部信息，可采用 《内部联络函》反馈给相关部门进行协调处理。
541各部门依据《文件控制程序》的规定直接收集并传递日常信息；
5.4.2品质部按照相应程序文件的规定向有关部门传递方针、目标、指标、管理方案及其完成情况，
内部审核及管理评审结果，更新的法律法规及其发放，对体系的检测结果及体系文件的分发等信息；5.4.3工作计划信息的沟通：各部门根据公司年度工作目标制定年度工作计划并报领导审批；各部
广州市XX有限公司
能源管理体系文件信息交流与沟通控制程序
能源管理体系文件信息交流与沟通控制程序1目的为确保能源管理信息在公司内外及时、畅通、有效的传输、交流，特制定本程序。
2适用范围适用于公司内部上下级、各部门间以及公司与相关方（政府机构、能源供方、消费者等）之间有关能源信息的交流。
3职责1、安全生产部具体负责公司能源管理体系运行的信息沟通。
2、各部门负责职责范围内与其它职能部门以及与相关方之间的信息沟通。
4工作程序㈠定义1、内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。
具体包括：⑴能源方针；⑵法律法规的执行情况；⑶目标、指标的完成情况及能源管理方案的实施情况；⑷监测与测量结果；⑸内审结果；⑹不符合与纠正结果；⑺管理评审结果；⑻体系运行中的其他信息。
2、外部信息是指各类相关方的信息。
相关方包括政府机构、能源供方、消费者等。
外部信息具体包括：⑴法律法规及其他要求；⑵相关方的要求；⑶与能源有关的其他信息（节能新技术、新产品等）。
3、内部信息沟通是指公司能源管理体系运行过程中各层次间以及同层次各部门间的信息交流，交流的信息包括内部信息和外部信息。
4、外部信息沟通是指体系内部与相关方之间的信息沟通，沟通的信息也包括内部信息和外部信息。
㈡能源信息的沟通1、内部信息沟通⑴正常情况下，内部信息沟通按公司体系进行，由各部门负责人具体负责。
各部门之间能源管理信息的沟通、联络、答复采用《信息与沟通记录》或相应记录作为接口。
⑵公司能源方针、能源管理手册、程序文件（含修订）等，由安全生产部负责传达到各相关部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书（含修订）由各部门自行传达。
⑶最高管理者、管理者代表和安全生产部对能源管理体系的指示、决定、要求等由安全生产部负责传达。
⑷各部门间、各能源管理工作岗位间的日常联络、常规报表、其他信息通报等，由各部门、岗位负责人负责传达、交流。
⑸安全生产部每季度进行一次关于目标、指标和能源管理方案实施情况以及运行控制情况的检查，向管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门。
信息交流和沟通控制程序
信息交流和沟通控制程序1 目的为使质量、环境、职业健康安全管理活动中的信息交流畅通,及时准确传递,同时使QEO体系的信息采用数据分析的科学方法,保证各部门之间,公司与相关方之间及时沟通各类信息达到过程和产品的有效控制,以证实QEO管理体系的适用性、有效性,寻求持续改进的机会。
2 适用范围适用于QEO管理体系内部和外部信息的交流、沟通和管理,以利于体系过程的数据分析和应用。
3 职责3.1 质检部是质量信息交流的综合管理部门。
3.2 办公室是环境、职业健康安全信息交流的综合管理部门。
3.3 销售部负责客户的信息交流和沟通。
3.4 销售部负责用户反馈的信息交流和沟通。
3.5 工会（员工代表）负责向将员工的意见和建议反馈给公司,同时参与各方面的信息交流的协商及监督检查。
3.6 其他各部门接受和处理办公室下达的有关QEO管理方面的文件和要求,做好本部门有关的内外部信息的收集处理和传递。
4 工作程序4.1 内部信息总经理应确保在公司内建立适当的沟通渠道,确保QEO体系的有效沟通。
内部信息主要包括:a．体系运行信息:（向员工传达QEO方针、目标、报告各部门体系运行状况和内、外部审核,纠正措施和预防措施的验证结果,管理评审结果等）;b．企业技术标准,管理标准,工作标准,员工有关QEO方面的建设和要求,相应的法律法规的信息传递;c．总经理、管理者代表、部门经理对QEO管理体系管理工作的指示、决定、要求等;d．作业场所和活动中心的隐患,评价出的环境因素,风险控制措施;e．应急准备和响应计划;f．绩效监视和测量结果;g．QEO管理方面的培训情况;h．设备实施及物资变化情况,新项目和其他对公司有影响的信息;i．组织机构变化情况;j．各部门、各岗位之间的日常联络,常规报表,其他信息通报等。
4.2 外部信息a．法律法规标准信息;b．执法机构信息:如来自国家地方和行业方面的环保部门、劳动安全部门、检测监管机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求;c．外部的安全检查、参观、访问等;d．市场信息和顾客、供方等相关方信息;e．同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息;f．公司QEO方针的对外宣传信息。
信息交流和沟通控制程序
为了建立有效的信息交流机制，确保管理体系协调有效地运行及相关问题的妥善解决，制定本程序。
2．适用范围适用于对本公司进行有关质量、环境、职业健康安全方面的信息交流。
3．职责3.1办公室负责环境、职业健康安全管理体系方面的信息管理和协商处理相关问题。
3.2质保部负责质量管理体系方面的信息管理，并协商处理相关问题。
3.3各部门负责本部门业务范围内有关信息的收集管理与沟通工作。
4工作程序4.1 信息的传递方式a 口头；b 电话、传真；c 会议；d 文件、通知；f 网络；g 其他可利用的通讯和宣传工具。
4.2 公司内部的信息交流4.2.1 内部信息交流的内容：a.公司管理方针、目标b.公司内各部门和岗位在管理体系中的职责和权限（包括应急方面）；c.法律法规及其他要求信息；d.重要环境因素、重要危险源信息；e.内部审核信息、管理评审信息；f.外部审核信息；g.体系运行有效性和有关不合格/不符合信息及纠正预防措施的信息；h.目标、指标相关信息；i.顾客满意度情况；j.关于产品要求和合同履行情况的信息；k.应急准备与响应情况，包括事件、事故等信息；l.相关方投诉；m.员工提出的意见和建议；n.监视与测量结果及相关数据分析信息；4.2.2 内部信息的收集与处理a.内部审核、管理评审的信息交流参见《内部审核控制程序》《管理评审控制程序》。
b.外审结果由质保部负责传达至公司领导、相关部门。
c.法律法规和其他要求信息的交流参见《法律法规及其他要求控制程序》d.目标、指标相关信息的交流参见《目标、指标和管理方案控制程序》e.员工有抱怨或其他建议、意见等，部门应及时向公司领导汇报。
f.紧急情况的沟通按《应急准备及响应控制程序》g.顾客反馈的质量问题参见《不合格品控制程序》。
h.公司设立“员工信箱”收集员工的意见和建议。
4．3 公司外部的信息交流4.3.1外部信息交流的内容a.对质量、环境和职业健康安全管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息；b.上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；c.环境监测有关的信息；e.相关方有关的信息，包括顾客、供应商及工厂周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序
本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟
通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其
他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
和处理
内部信息来源包括但不限于生产部门、品质部门、行政部门、销售部门、采购部门、技术中心等部门。
这些部门通过口头、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、各种会议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式进行信息交流和沟通，以确保内部信息交流畅通。
b。
内部信息处理
内部信息处理包括但不限于登记、反馈、调查和处理。
各部门应及时登记信息并填写《信息反馈单》，向技术中心汇报。
技术中心负责召集相关部门进行情况调查和处理，并将处理结果反馈给信息提供者。
如果涉及重要环境因素的投诉信息，行政部门应协助相关部门进行原因分析和处理，并及时记录和反馈给投诉者。
当监测或检查结果出现不符合时，按照《改进控制程序》的要求进行处理。
政策、法律法规、标准类信息由行政部门和技术中心等相关部门负责收集、更新及处理。
4.2.2 内部沟通渠道
内部沟通渠道包括但不限于口头交流、书面文件、电子邮件、会议、内部刊物等。
各部门应根据需要选择合适的沟通方式，确保信息传递准确、及时、全面。
4.2.3 内部沟通的重要性
内部沟通对于企业的正常运营和发展至关重要。
它可以促进各部门之间的协作和协调，避免信息孤岛和决策失误。
同时，内部沟通还可以增强员工的归属感和凝聚力，提高工作效率和质量。
因此，各部门应重视内部沟通，建立健全的沟通机制和文化。
Management policies。
objectives。
indicators。
and management plans XXX ns。
XXX.
XXX.
n on personnel ns。
responsibilities。
XXX.
XXX.
Non-XXX.
Internal audits。
management reviews。
and external audits XXX.
XXX n are recorded。
including major quality and environmental accidents。
fires。
floods。
and other environmental incidents.
XXX.
Product or new product n is documented.
n on raw materials。
auxiliary materials。
and services is collected.
XXX.
XXX。
equipment ns。
and XXX.
XXX.
Packaging。
storage。
and n systems are described.
Knowledge related to food safety hazards and control measures is documented.
XXX。
industry。
XXX.
XXX.
XXX documented.
Customer contract performance is recorded.
XXX.
XXX.
Inquiries from external XXX.
Complaints about food safety hazards related to products are addressed.
XXX are documented.
4.2.2 External n n and Handling
4.2.2.1 XXX。
XXX departments and HACCP teams.
4.2.2.2 The general manager and management XXX.
4.2.2.3 XXX feedback forms。
meeting records。
and phone records.
4.2.2.4 XXX and Response Control res.
4.2.2.5 Management objectives。
indicators。
management plans。
XXX。
and XXX by the technical center to each department and explained.
4.2.2.6 n on XXX collected。
determined。
XXX.
4.2.2.7 The technical center and administrative department disseminate the XXX。
XXX and food safety through training and seminars。
and inform employees of the company's management performance.
4.2.2.8 XXX on the management system are collected by the technical center from all XXX.
4.3 XXX internal and external n is used as input for system updates and management reviews.
4.4 n Records
Each department should keep n records。
store and organize them according to the type of n。
and create indexes for easy access。
XXX.
5 XXX
Emergency Preparedness and Response Control res.。