销售跟单员的工作职责参考精编

销售跟单员的工作职责参

考精编

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销售跟单工作职责

一、跟单员基本工作及要求

（1）销售订单处理

客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张

订单的下法不同，跟单员都应将它们转成书面订单并录入订单跟

踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订单，订单处理与回复不得超过24小时。

下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数

量、交期的沟通等。

客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已

完成订单以便分类检索。

书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货

品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

（2）销售送货安排

根据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度

结合库存情况及在途物料等情况安排销售发货。

为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的

发货订单并打印出来，当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单

沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可

以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如

因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相

应责任。

涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销

售主管和财务做相应的沟通。产品短缺时先分配给主要客户。（3）生产库存跟踪

将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协：一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向

仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达

的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以

便提高生产效率。

交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，

据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在1-2天。

生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时

将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。

小样：打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要

求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样

全部是由客户自己批板后再下单做货的。

修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。

（4）销售回款跟踪

填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确

及时的收款信息。客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财

务注意。

到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业

务员去收款。

每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。

（5）客户档案的管理

新客户及时登记客户登记表：务必将客户的准确的名称，地址、

联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，

以便销售开单时自动查询相关数据；

客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，以便保持数

据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。

客户资料有变更的必须及时变更。

（6）计算报价单

客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报财务和总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。

客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。

（7）客户服务

客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待

的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。

样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。

客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。

客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。（8）与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理

跟单最重要的个人素质是什么沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！

同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。

同客户的沟通：

先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其

实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。

配合销售主管并完成其交付的其它工作。

二、销售跟单的特点

1．责任大

跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的

生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2．沟通，协调：

跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单

的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重

要。

3．做好客户的参谋：

跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。

同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意

见，以利于客户的订货。

4．工作节奏多变，快速：

面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另

外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却

要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。