国有企业档案管理工作中的问题及对策探析

国有企业档案管理工作中的问题及对策探析

发表时间：2019-03-29T15:13:08.210Z 来源：《防护工程》2018年第35期作者：贺翠兰

[导读] 新时期对国有企业改革提出了新的要求，国有企业的档案管理已经成为现代国有企业管理体系中非常重要的组成部分。

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摘要：目前，大部分国有企业正处于改革和转型的关键时期，档案管理工作已经越来越受到重视。本文分析了现代国有企业档案管理的主要特征，根据目前国有企业档案管理中存在的问题，提出了加强国有企业档案管理的具体途径。

关键词：国有企业；档案管理；对策

引言

国有企业的改革要跟随上时代发展的步伐。新时期对国有企业改革提出了新的要求，国有企业的档案管理已经成为现代国有企业管理体系中非常重要的组成部分。国有企业对于企业档案的管理在一定程度上决定着企业未来的发展和走向，能够帮助国有企业对市场的动向进行分析，获取更多的市场情报和信息，并借鉴以往的经验和教训，及时调整和改变国有企业发展战略，还可以帮助国有企业统筹规划内部的人力资源，调整国有企业内部的组织结构，赶上企业改革的步伐。

1.现代国有企业档案管理的主要特征

在新的市场经济体系下，国有企业的档案管理与以往的管理模式相比已有较大的变化。首先，在国有企业改革的过程中，国有企业的组织结构和人员必然会出现频繁调整的情况，这在一定程度上增加了国有企业档案管理的工作量和工作难度，使得国有企业档案管理部门必须及时对企业内部的档案信息进行更新，以便跟上国有企业改革的步伐。其次，现代企业的管理模式已经逐渐向信息化时代靠拢。随着技术的发展和进步，传统的手工记录式的档案管理方法已经被先进的科技手段所代替，计算机和其他数码产品已经广泛应用到国有企业档案管理工作中。最后，由于我国社会主义市场经济体系建设已经逐渐成熟，各个行业内的竞争也愈发激烈。因此，国有企业内部的档案信息和以往的经营资料已经显得尤为重要，档案资料的保密工作已经成为国有企业档案管理工作中极为重要的组成部分，需要引起国有企业的高度重视【1】。

2.目前国有企业档案管理中存在的问题

2.1缺乏对档案管理的重视

目前，部分国有企业将工作重心偏向于企业的经济效益，认为档案管理无关紧要，不会对企业的效益产生影响，对档案管理工作没有投入更多的时间和精力。档案管理部门也缺少相应的经费，档案管理设备老旧的现象比较突出，这些因素都对国有企业的档案管理工作造成了很大的影响。

2.2档案管理人员的综合素质比较低

部分国有企业档案管理人员的业务技能和管理能力都比较欠缺，并且由于缺乏对档案管理的重视，使得从事企业档案管理的人员流动性比较大，很少有长期从事档案管理工作的人员，他们往往是从别的岗位上调职过来的，工作岗位跨度比较大，对档案管理工作不熟悉。而且一些国有企业由于规模较小，从事行政工作的人员比较少，档案管理人员在进行档案管理工作的同时，还要承担其他岗位的工作，这就使得工作人员不能专注于此项工作，有些工作草草了事，没能深入研究，对档案管理工作的改革工作造成了制约。

2.3缺少科学的档案管理体系

国有企业的档案管理是一项非常复杂和繁琐的工作，必须有科学的档案管理制度作为保障。但是，部分国有企业档案管理的规章制度并不完善，没有形成统一规范的档案管理体系，企业各部门间各自为政的现象比较突出，特别是人事、技术等方面的档案分别由各自的部门进行保管，缺少档案管理的主体。部分国有企业由于缺乏严格的档案管理制度，档案借阅的审批手续非常不规范，使得企业内部档案被借出后出现了丢失、破损等现象，并且部分重要的企业内部资料被私自复印，企业核心机密被窃取的现象也时有发生。由于许多国有企业目前在进行改革，部分人员利用档案管理上的混乱，在企业改革的过程中篡改原始记录、伪造各种文件，为个人谋取利益，给企业的生产和经营造成了非常严重的损害。

3.加强国有企业档案管理的具体途径

3.1提高对档案管理的重视，加大档案管理设施的投入力度

要切实做好国有企业档案管理工作，首先就要从思想上对档案管理工作高度重视起来，深刻地理解档案管理对于国有企业生存和发展的重要性。其次，国有企业要加大档案管理设施的投入，尽快将先进的科学技术和手段应用到国有企业档案管理工作中，并要做好前期档案的录入工作，建立完备的国有企业档案数据库。在提高档案管理设备水平的同时，也要注重档案数据库的安全性，在存储设备和存储技术上使用规格较高的加密手段，避免国有企业档案信息泄露的情况发生。

3.2做好档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的综合素质

在国有企业档案管理工作中，需要切实抓好档案管理人员的培训工作。通过定期组织档案管理人员进行档案学方面的培训，提高档案管理人员的业务技能。在档案管理人员的聘用和选择上也要注意把关，通过聘用高素质的档案管理人才来提升档案管理人员的整体水平。在加强档案管理人员技能培训的同时，也要注重档案管理人员在思想观念上的提高，使档案管理人员正确树立档案管理观念，使档案管理人员多加思考，创造出新的点子，为国有企业的档案管理打造出良好的工作环境。

3.3建立科学规范的档案管理体系

国有企业需要在档案管理工作中，结合实际情况，制定出完善的档案管理制度，明确档案管理部门的主要职责，并且要有严格的档案管理监督机制，采取定期或不定期的方式，对重要和机密档案进行抽查，以保障国有企业机密资料的安全。同时，要建立档案追责制度，对于出现档案管理问题的部门和个人，要追究责任，必要时进行严肃的处罚。

3.4打造数字档案馆，提高档案利用效率

随着信息技术的快速发展，社会工作效率不断提高，如果档案工作还是旧模式的话，就难以适应社会快速发展，影响工作效率。利用互联网的高效性，规划工作的流程，大大解放了劳动力，实现档案管理的信息化。实现档案信息化是企业现代化管理的一项重要内容，是

将企业档案管理工作推向新高度的必然举措。企业建立电子档案中心，借用信息检索的帮助，很容易在平台上找到想要的信息，会极大提高档案的利用率。信息化是对资源适度的开放，合理的让企业内部员工学习了解。但是信息化提供便利的同时，保密工作要做好，这就要信息管理员了解保密的需求，分级制定系统访问权限，根据实际情况加强保密管理【2】。

结语

新时期、新环境下，现代国有企业档案管理工作正处于转折和发展的关键时期，国有企业的档案管理正处在初级阶段，还存在着很多的不足。这就要求国有企业在实际工作中努力寻找应对措施，采取积极主动的方式推动档案管理工作的进一步发展。

参考文献：

[1]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（03）：32-36.

[2]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（13）：134.