办公室主任工作内容及标准

第一章办公室主任工作标准概述■办公室主任工作的特点1、政治性[要体现党的路线、方针和政策。

]2、辅助性[只能根据领导的指示和决定行事，绝不可越俎代庖。

]3、全面性[其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调。

]4、事务性[事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查。

]5、保密性■内部和外部工作条件要求1、干部队伍素质良好2、组织合理和程序科学3、信息渠道灵敏畅通4、办公条件和服务手段不断改善■办公室主任的职责1、承办职责［主办、会办、转办、催办］经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。

2、参谋职责⑴协助领导安排工作⑵协助领导做出决策⑶为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关“顺向”参谋——“辅助性参谋”“逆向”参谋——“劝阻性参谋”“侧向”参谋——“提示性参谋”3、管理职责⑴文书管理｛建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作｝⑵信息管理｛包括党政机关的信息工作｝4、协调职责纵向协调上令下行下情上达以点带面做好推广工作横向协调统一修改文件、规定平衡、安排一些部署、会议、临时检查维护规定、平息矛盾统一各方意见，协助领导作出裁决内部协调协调一致员工的意见让每个员工发挥所长5、指挥职责⑴调度性指挥⑵应变性指挥第二章日常工作管理标准■“上情”与“下情”互相结合所谓“上情”，就是通常说的“上头精神”，也包含领导精神；“下情”，是指本地区、本部门、本单位的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。

■抓典型树形象要防止不良倾向■处理日常工作的技巧一、当好“领头雁”一个单位领导，若想让下级赞美自己，还必须做到能够让下级体验有意义的生活。

当前，许多人尤其是一些年轻的下属和职员，过惯了自由自在的生活，喜欢随心所欲地行动，组织性、纪律性都较差。

身为领导，如果听任他们所为，让他们牵着鼻子走，你就胜任不了领导的职务，反而很容易被下级视为无能和平庸。

因此，作为领导，必须有坚定的原则和目标，不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。

二、处理公文的技巧面对着堆积如山的公文，主任的出路何在？问题的解决，在于“少、精、简”。

提倡领导亲自动笔行文写材料。

[重要的行文，领导要亲口讲、亲笔写，这样做，除了能有效地压缩“文山”外，对提高领导素质、促进领导工作，都是有益的。

三、检查工作的技巧1、听汇报2、看现场3、查资料4、和群众座谈、个别交谈在此基础上，领导者对下属的工作要进行客观评价和有效指导。

四、总结工作的技巧1、不要面面俱到办公室主任的工作五花八门、千头万绪，总结时要分清大小、主次。

2、要做到一分为二不要讲成绩时夸夸其谈，讲问题时一笔带过。

3、推广经验，纠正缺点总结工作经验的目的，是为了更好地推动工作。

总结出的经验教训，一方面要确定责任人、落实纠正措施；另一方面也要召开干部会议，具体剖析教训的前因后果，提出整改的措施，让各单位都来抓好整改。

只有这样，总结工作才有意义五、管理态度明朗，坚信自己当你在领导一个团体时，如果态度暧昧模糊，毫无信念，群众就不会跟你走；反过来说，如果你态度明朗，坚信自己，群众就会拥戴你。

■日常工作的管理方法一、抓住“中心环节”二、“十指弹钢琴”三、“以点带面”四、“反弹琵琶”五、抓“薄弱环节”■实施目标管理的一般步骤1、精心制定单位的总目标和各项分解目标。

2、全力以赴地实施各项目标。

3、如期讲评各项目标完成情况、兑现奖惩措施。

第五章督促检查工作标准■督查工作的程序⒈领导交办事项的督查程序交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档⒉中心工作督查程序分解→立项→送审→批办→转交办→督办催办→检查→综合分析→专题回告→审核→再批办→再督办催办→再办结回告→再审核→立卷→归档■督查工作的公文文体种类督查工作专用文件，目前多系借用各级党政领导机关办公厅（室）的文件头字，文件编号署上“督”字。

如“××办公厅文件”，下面为“××厅督字[××××] ××号”。

这类文件即为督查工作专用文件。

其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知，督查工作计划与工作要点、工作总结、工作报告、请求等。

此外，还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划，督办通知单、督查工作条例等等。

⒈督查工作简报格式同其他工作简报一样。

内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流，决策指令的执行、实施、办理的进展状况和结果（实际效果）的综合分析等等。

督查工作简报的文头名称，目前各地方单位不尽统一，有“××省督查工作”，“××市督查工作简报”，“××县督查情况通报”，“××督查”。

⒉督查工作专报督查工作专报，总体上也属于督查工作简报的范畴，是督查工作回告中重要的一种文字方式回告。

适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实，以及重要的单项督查事项的执行、办理落实的情况与结果。

■督查工作情况通报督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。

一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。

当然，向下级分发的情况也有。

实际内容多系刊载以下四个方面——一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等；二、刊载主要领导关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神；三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人，贯彻执行不力，或顶着拖着不办的典型情况；四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况，包括出现的重大的新情况、新问题，以及重大的突发时间、重要的急情要事等。

■督查工作回告督查工作回告，是专门用于向领导人和上级机关回报“执行情况”及“实施结果（效果）”。

督查工作回告的特点主要是侧重于——１、领导人批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。

２、领导交办的大量的单项、单一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。

督查工作对于领导交办事项，要事事有回音，件件有结果。

其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。

３、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的，属于上行文。

４、印发份数有严格限制，往往份数很少，常常只是两三份，有时只是一份，一般只向具体批示交办的领导人回告结果即可。

５、回告的文稿制作有两种方式：打印、人工书写。

应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空白稿纸上开头。

６、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好，需用时，将正式文稿内容首页打印在其下方空白的材料纸上，其他页码可用一般常用的公文材料纸。

■督查报告的写作“三要”1.要突出反映问题2.要突出反映新鲜经验3.要突出本地特色■督查登记制度1.所有督查事项，首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。

2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。

3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记，原则上指定一人具体承担。

4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时，要每一张页码只登记一个具体子事项。

5.《督查事项登记簿》中页码表格及内容，可自行设计。

但是必须要有交办机关/单位/领导人，交办/来文的时间，督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理过程（包括催办）及结果等基本内容。

6.要经常或定期对《登记簿》上登记的督查事项进行检查和清帐。

7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。

各承办单位在一定的时限内（一季度，或半年、一年内）办结的回告情况，一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。

■登记转办要求2.凡转办的督查事项，一律填写正式的《督办通知单》，督办通知单一般为一式两份（拟用复印纸复写），其中一份送发给承办单位，一份作为存查。

3.《转办通知单》填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上，并将有关事项内容的全部资料复印一份，包括领导人的《批示意见》在内。

4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在《督办通知单》。

5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件，以及领导《批示意见》的复印件，一并装入信封封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。

6.对领导人口头交办的事项，如须转办的，除在《转办登记簿》上登记外，一般不填发《督办通知单》，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。

第六章收文处理标准■文件呈阅的方法一、注传法和存注法◇注传法，即“注发”与“传阅”。

此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。

这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。

《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。

注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。

此表附在最前面，与文件订在一起即可。

◇存注法，是把“存档”和“注发”。

这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。

下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。

然后交办公室主任注发，此份自行留存。

二、阅注法这是处理下级请示、报告的一种方法。

收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。

三、拟办批示将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。

形成“拟办意见”。

四、摘要注办所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。

■请办一、批抄包含“请批”和“抄发”两层意见。

批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。

批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。

二、加抄加抄亦称加发。

指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。

三、请办指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。

请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。

并加盖公文处理章。

三、请批请批是文书部门将收文送领导同志批办。

一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。

请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。

请批一般有三种情形、三种写法：1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。

2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。

这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。