11 法律法规及外来文件管理办法

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法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。

凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。

此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。

二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。

2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。

常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。

三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。

(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。

(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。

(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。

具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。

2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。

(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。

(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。

外来文件管理规定

外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。

2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。

5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。

5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。

5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。

外来文件管理办法

外来文件管理办法1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义3.1 技术标准涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。

4 职责4.1办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对外来文件的保管、分发等。

5 工作程序5.1 外来文件的获取5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。

5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。

5.2 外来文件的识别5.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

5.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；5.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。

5.3 外来文件的分发5.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理；5.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；5.4 外来文件的更新5.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。

对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。

5.5 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。

5.6 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。

外来文件管理规范

审核人
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》

外来文件管理制度

外来文件管理制度1、目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2、适用范围适用本厂对外来的标准、质量有关的文件进行控制。

3、职责3.1生产技术科负责对外来的产品标准进行识别。

3.2质管科负责人负责对外来的与质量有关的文件进行识别。

3.3办公室负责对外来文件的发放、归档管理工作。

4、工作程序4.1外来文件的分类4.1.1产品标准•凡涉及到本厂产品的相关的标准。

4.1.2与质量有关的文件•国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规、•上级主管部门与质量有关的来文。

•行业中与质量有关的来文。

•地方政府与质量有关的来文。

4.2外来文件的识别4.2.1产品的标准•凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到生产技术科进行识别。

•识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。

•标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

4.2.2与质量有关的文件凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到质管科。

•生产技术科对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。

•质管科对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，逐级分送到各级领导进行传阅。

4.3外来文件的分发：4.3.1办公室是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到办公室进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由办公室负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止产品误用。

4.3.2对需分发的外来文件，由管理者代表确定分发范围，质管科负责发放。

4.4文件的控制4.4.1对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报办公室，经管理者代表审批后，重新发放，并对原文进行作废。

4.4.2当外来文件由于修改等原因作废，办公室应及时将作废文件收回，发放新的文件。

4.4.3对有保留或参考的已经作废的文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。

公司外来文件管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。

第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。

2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。

3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。

4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。

5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。

第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。

第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。

2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。

3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。

4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。

第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。

2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。

3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。

第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。

2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。

第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。

2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。

3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。

外来文件管理制度

外来文件管理制度第一篇：外来文件管理制度外来文件管理制度目的为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

适用范围国家有关法律法规；压力管道元件制造相关安全技术规范；压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；型式试验报告、监督检验报告；分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

控制内容3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

3.1.1 积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；3.1.3 经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；3.1.4 每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；3.1.5 产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；3.2 外来文件的保管、发放和借阅。

3.2.1 外来文件统一由办公室负责保管；3.2.2 外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；3.2.3 外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；3.2.4 本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

本制度由办公室负责实施。

第二篇：外来车辆管理制度外来车辆管理制度目的规范管理进入本公司的外来车辆。

适用范围所有进入本公司的外来车辆。

一外来车辆与人员的规定1.所有车辆和人员（包括司机）进入本公司，必须遵守交通法规，并遵守以下规定，对于不配合管理的车辆和人员，本公司员工有权规范其行为，按本制度进行处理。

外来文件管理办法

外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。

二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。

内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。

三、登记完毕后，送行政办公室主任。

办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。

四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。

五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。

六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。

七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。

本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。

解释权归行政办公室。

外来文件的管理办法

1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。

正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。

对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。

4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。

4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。

4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。

若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。

11 法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施,特制定本办法。

本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况.2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规（以下简称外来文件）识别确认。

办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。

并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制.3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》,然后送办公室主任审阅.3。

2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后，认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档.3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后，填写《外来文件使用通知书》,交公司总经理审批，总经理在《外来文件使用通知书》上，标注本公司使用条款或全文使用，并确定执行部门。

3。

2。

2 文档员根据总经理确定执行部门，将外来文件的复印件（原文留档)送递指定部门负责人3。

2.3 部门负责人签收外来文件后，组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。

3.3 外来文件的变更处理3.3。

1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。

3。

2 更新和修改的外来文件发放时，必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。

3。

4 外来文件的归档保管、回收及销毁3。

4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。

3.4。

2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4。

2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等,一并填写在［文件销毁清单］上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用，由管理者代表或授权人决定处理方式。

外来文件清单法律法规

有效
邱文龙
办公室存档
1989．12.1
20
建设工程文件归档整理规范
GB/T50328-2001
有效
邱文龙
办公室存档
21
建设项目工程总承包管理规范
GB/T50358-2005
有效
邱文龙
办公室存档
22
建设工程监理规范
GB50319-2000
有效
邱文龙
办公室存档
23
建设工程施工合同示范文本
GF-99-0201
办公室存档
2002.11.1
12
工程建设项目施工招标投标办法
建设部令第25号
有效
邱文龙
办公室存档
2005.3.1
13
工程项目货物招标投标办法
2005年第27号
有效
邱文龙
办公室存档
2005.3.1
14
标准施工招标资格预审文件
2010年版
有效
邱文龙
办公室存档
15
标准招标施工招标文件
2010年版
有效
邱文龙
有效
邱文龙
办公室存档
2002.12.9
8
《建设工程项目管理规范》
有效
邱文龙
办公室存档
2005.3
9
中华人民共和国招标投标法
主席令第21号
有效
邱文龙
办公室存档
2000．1.1
10
中华人民共和国合同法
主席令第15号
有效
邱文龙
办公室存档
1999.10.1
11
中华人民共和国安全生产法
主席令第70号
有效
邱文龙
4
《建设工程质量管理条例》

法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。

3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。

生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。

3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。

3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。

3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。

4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。

4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。

4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。

4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。

4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。

4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。

外来文件电子版管理制度

外来文件电子版管理制度第一章绪论第一条为了规范外来文件电子版管理工作，加强知识产权保护，提高文件管理效率，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有部门的外来文件电子版管理工作。

第三条外来文件电子版指由外部单位或个人提供的电子文档、图片、音视频等资料。

第四条外来文件电子版管理工作应当严格遵守国家相关法律法规，保护知识产权，确保信息安全。

第二章外来文件电子版管理的流程和要求第五条外来文件电子版管理工作应当建立规范的流程，包括接收、审核、存储、使用和销毁等环节。

第六条公司所有部门均应指定专人负责外来文件电子版管理工作，建立专门的管理制度并实施。

第七条接收外来文件电子版时，应当进行审核，确保文件真实、合法，并且不含有任何病毒、木马等恶意程序。

第八条存储外来文件电子版时，应当按照相关规定进行分类管理，并严格限制访问权限，确保文件安全。

第九条使用外来文件电子版时，应当使用正版软件进行浏览、编辑等操作，严禁使用盗版软件。

第十条销毁外来文件电子版时，应当按照规定的流程进行，确保文件不会被恢复，避免泄露机密信息。

第三章外来文件电子版管理的责任和义务第十一条公司各部门负责人应当加强对外来文件电子版管理工作的领导，落实责任到岗，确保制度的有效执行。

第十二条外来文件电子版管理人员应当遵守相关管理制度，严格按照规定执行工作，不得违反规定处理文件。

第十三条外来文件电子版管理人员应当定期对存储的文件进行检查，并及时更新备份，确保文件的完整性和安全性。

第十四条外来文件电子版管理人员应当对外来文件的分类、存储位置、访问权限等进行详细记录，并建立档案。

第十五条外来文件电子版管理人员应当定期组织对相关人员进行信息安全培训，提高信息安全意识。

第四章监督和检查第十六条公司内设专门的监督检查机构，负责对外来文件电子版管理工作的监督和检查。

第十七条监督检查机构应当定期对外来文件电子版管理工作进行抽查，发现问题及时纠正。

第十八条对于发现的违规行为，监督检查机构应当及时通报相关部门并提出处理意见。

公司外来文件法律规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。

第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。

（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。

（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。

（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。

第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。

第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。

（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。

第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。

第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。

（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。

（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。

（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。

（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。

第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。

（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。

A4.1.3法律法规及外来文件管理办法

中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。

本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。

本办法适用于公司及所属各单位。

2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。

3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。

3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。

3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。

3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修改码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页码：1/5集、传递和管理。

3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。

4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。

外来文件管理办法

外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。

2.范围：适用于外来文件的管理。

3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。

3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。

4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。

5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。

6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。

6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。

6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。

6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。

6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。

6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。

6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。

外来文件管理制度

外来文件管理制度外来文件管理制度是指企事业单位对外来文件的管理、归档和保存的一套规定和措施。

外来文件是指非本单位产生的文件，包括来自组织、个人以及其他单位的文件。

外来文件的管理非常重要，可以保证文件的安全性和可追溯性，提高工作效率并防止信息泄露。

首先，在制定外来文件管理制度时，应该明确文件管理的目的和原则。

目的是为了实现外来文件的有效管理和使用，确保文件的保密性、完整性和准确性。

原则包括规范性、制度性、全程性、便利性和安全性。

其次，制度应明确文件的分类和编号规则。

文件的分类可以按照文件的性质和用途进行分组，如行政文件、人事文件、财务文件等。

编号规则可以采用序号、日期、主题等方式，确保每个文件都有唯一的编号标识。

第三，制度应规定外来文件的传递和接收流程。

传递包括外来文件的签收、分发和传阅，应明确责任人和流转时间，确保文件及时到达目的地。

接收包括对外来文件的核实和登记，确保文件的完整性和准确性。

第四，制度应规定外来文件的归档和保存规则。

归档是指对外来文件进行分类、整理和装订，确保文件的可检索性和保管安全。

保存规则包括文件的保存期限、保存方式和保存地点，应根据文件的重要性和保密级别进行科学合理的规定。

第五，制度应规定文件的借阅和销毁程序。

借阅程序包括申请、审批和借出，应有明确的时间限制和权限控制，确保文件的安全性和可追溯性。

销毁程序包括审批、归档和销毁，应有严格的操作流程和规范，确保文件的合法性和防止信息泄露。

最后，制度应明确外来文件管理的责任和监督机构。

责任部门应做好文件管理的组织、培训和督促工作，确保制度的执行和效果。

监督机构应进行定期检查和评估，对制度的执行情况进行总结和改进。

总之，外来文件管理制度是一个非常重要的制度，对于保证文件管理的规范性、制度性和安全性有着至关重要的作用。

制定外来文件管理制度需要明确目的和原则，规定文件的分类和编号规则，明确文件的传递和接收流程，规定文件的归档和保存规则，明确文件的借阅和销毁程序，并明确责任和监督机构。

外来资料的管理办法

外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。

二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。

（二）、私信不适用本办法。

三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。

如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。

（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。

如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。

没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。

（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。

（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。

（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。

（五）、产品样本、资料由市场部保存。

（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。

（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。

（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。

（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。

（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。

（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。

（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。

（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。