02记录控制
02记录控制程序
记录控制程序1．目的：建立和保持质量记录的完整以提供证实公司质量体系有效运行的证据，记录应清晰便于检索。
2．范围：本程序规定了对质量记录的收集、标识、编目、归档、储存、保管、借阅和处理办法。
适用于公司对质量记录的管理，包括供应商和客户的相关记录。
3．职责：品管科负责制定质量记录的管理、保存期限等要求。
4．控制內容：4.1记录类型1．本公司的主要记录有：关键材料、元器件进货单，出入库单、台帐，认证产品的出入库单、台帐，关键原料、元器件检验/验证记录；例行检验记录；确认检验记录；检验和测试设备校准记录；检验测试设备功能检查记录；顾客投诉及纠正措施记录；对不合格品采取措施的记录；标志使用的记录等。
2．计算机及其它媒体中的记录。
4.2记录的编制、标识、编号等按《文件与资料控制程序》的规定执行。
4.3记录的管理4.3.1填写要求所有记录的字迹应清晰、真实，记录需更改时，应保持清晰，记录时禁止用铅笔填写。
4.3.2记录的收集1．车间负责记录过程检验记录、设备验收及维修记录；2 .品管科负责收集采购关键原料、元器件检验/验证记录；例行检验记录；确认检验记录；检验和测试设备校准记录；检验测试设备功能检查记录；顾客投诉及纠正措施记录；对不合格品采取措施的记录；标志使用的记录。
3.供销科负责产品合同、关键材料、元器件进货单，出入库单及台帐，售后服务记录及认证产品的出入库单、台帐。
4.4记录的归档、储存、保管各部门保管本部门记录，负责将各种记录分类归档，并便于检索存取。
做到防火、防潮、防蛀。
全部质量记录保存期为三年。
在保存期间不得丢失。
4.5记录的查阅、借阅、销毁1．已归档的记录，需要查阅时，需征得部门主管的同意，查阅时，不得带走，查阅后立即归还。
2．并在规定期限内归还，且禁止复印。
3．已到期的记录，由管理员将处理清单报请本部门主管审批后销毁，保存销毁记录。
4.6 记录的保存期限所有的记录保存期限大于36个月；4.7产品的档案管理公司对下列资料进行档案管理1.涉及的所有的认证的记录，2.认证证书、型式试验报告、初始/年度监督公司检查报告、产品变更资料、年度监督检查抽样检测报告；3.适用简化流程的关键元器件和材料变更批准的更改记录。
COP002-记录控制程序
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4.4 文控员负责对记录表格的编号进行管制。 4.5 记录的填写人员对所记录的每一个数据文字负责。 5 .0 程序 5.1 按合同或文件的要求，各项过程活动均要有记录，保证质量和要求的符合性
和可追溯性。 5.2 用于生产上各种记录表格的设计、修改，须满足质量和要求符合性的需要或
合同提出的要求。对修改的记录表格应由原设计部门或使用部门提出，经本 部门经理审批并由文控员备案编号受控后投入使用。 5.3 对所有记录编号按《文件控制程序》进行控制。 5.4 记录的填写应字迹清晰、完整，原则上不准涂改，需要更改时，必须有更改 人签名以示担当。 5.5 ISO 小组负责编制《记录保管目录》确定保管部门和保存期限，交 ISO 文控 员受控后分发到各部门,各部门按照《记录保管目录》对其应用的记录进行控 制。 5.6 记录按部门和时间进行归档，记录归档一般为一份，当合同规定时，在商定 期限内，记录必须能提供给客户在进行评价时查阅。 5.7 供应商提供的记录由采购部收集并按《外来文件管理规定》控制。 5.8 记录应有适宜的贮存和保管环境。 5.9 各部门的原始表格需要批量印刷使用时，必须将表格样本交 ISO 文控员对其 格式编号审核无误后方可申请印刷。 5.10 各部门依《记录保管目录》规定的保管期限对本部门的记录进行保存，过期 的记录由责任部门负责销毁。销毁各项记录时,须经部门负责人监督进行,并 填写《记录管制表》。如有客户或其他特别要求需要某一种记录延长保存期时， 责任部门必须按要求延长保存期。 6 .0 记录 6.1 R-01（CS-COP-002）《记录保管目录》 6.2 R-02（CS-COP-002）《记录管制表》 6.3 R-03（CS-COP-002）《外来文件管理一览表》 7 .0 支持性文件
文件控制程序的基本要求 记录控制程序
文件控制程序的基本要求记录控制程序**医疗科技有限公司程序文件记录控制程序文件编号：HLK-QP-02 版本：A.0 生效日期：分发号：编制：审核：批准：日期：日期：日期：**医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK--QP-02 版号 A.0 记录控制程序页次 1/2 生效日期 1.目的对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系有效运行、产品、服务、活动的可追溯性及采取的纠正、预防和改进措施提供证据。
2.范围适用于质量管理体系运行产生的所有记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料检验报告，计量检定报告等）的控制。
3.职责 3.1综合部负责汇总各部门质量记录编写《质量记录一览表》，保存本公司各类记录的样本。
3.2各部门负责对本部门的质量记录进行整理、归档。
4.定义记录：指为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它为证明满足质量要求的程度或质量体系要素运行的有效性提供客观证据，同时也为证实、可追溯性以及已采取的纠正和预防措施提供客观证据。
5.工作程序 5.1 记录的产生按质量手册职责的分配、程序文件以及三阶文件的要求，各部门产生相应质量记录。
由各部门根据《文件管理程序》中的规定对质量记录进行编号，以便于检索。
5.2 记录的填写 5.2.1记录填写要及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名要签全名。
5.2.2记录不可随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方法进行更正，并签名、注上日期。
5.3 记录的收集、标识和归档 5.3.1各部门应及时收集汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续以便于 **医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK-QP-02 版号 A.0 质量记录控制程序页次 2/2 生效日期检索。
5.3.2 记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式保存。
5.3.3 保存质量记录的本册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称，一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成集，在文具的封面或侧面注明部门、记录名称及月份，每年进行一次总的归档，在文件夹或其他设施上注明部门、记录名称及年份 5.4 记录的保存 5.4.1 记录在各部门应有专人保管、标识明确、分类清楚、便于存取检索，保管者对其完整性进行检查。
PR-02记录控制程序
修订记录页版次日期修订描述修订者A/0 2010/4/10 初版发行1.0 目的通过对公司所有与质量有关的记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制，确保其真实、完整、准确、清晰，以证实产品质量和过程满足规定要求、质量管理体系有效运行，并为实现可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据、为保持和改进质量管理体系提供信息。
2.0 适用范围本程序适用于本公司质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置的控制。
3.0 主要职责3.1 管理部（文控中心）：负责各种质量记录表格（原稿）的管理。
3.2 各部门3.2.1各部门人员及时填写有关质量记录，对记录的真实性、完整性负责。
3.2.2各部门对本部门的记录的收集、归档和保管工作负责。
4.0 工作程序4.1 表格的格式和标识4.1.1各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量记录表格，同类记录格式应统一。
4.1.2空白记录表格的控制按《文件控制程序》规定进行，如有变更，应按规定的批准权限进行审批。
4.1.3各类表格通过编号进行标识，其规律为：SCG-QR-序号，QR为表格代号，序号从01开始。
4.2 记录的填写4.2.1填写记录时要求字迹清晰，整齐，填写人员对记录的真实性、完整性负责。
4.2.2记录必须包括名称、内容、日期、表格编号/版次、填表人，必要时包括责任人、审批人。
不能空项，无内容时划“斜杠线”。
4.2.3已填写的记录不得随意修改，特殊情况需修改时，修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在记录上填写“同意”后，才能有效。
4.3 记录的收集、检索、贮存及防护4.3.1已填写的质量记录由各部门负责收集，并注明名称、日期等，以便检索。
4.3.2各部门应将记录保存在适宜的环境中，存放在专门的柜子内，防止记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。
4.4 记录的保存及过期的处理4.4.1文控中心负责编制并分发《记录控制清单》，在表中规定各类质量记录的保存期限和其它需注意事项，由各相关部门在规定期限内保存自己的记录。
02质量记录控制程序
1.0 目的为有效管制质量记录，以证明质量管理体系有效运作。
2.0 适用范围与本公司质量管理体系运行有关的所有质量记录。
3.0 职责3.1各部门负责收集、整理、保管和处置所属部门的质量记录。
4.0 定义质量记录：指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5.0 工作程序5.1 质量记录的形式质量记录可以以卡片、表格、图表、报告、电子媒介等各种形式呈现。
5.2记录人员填写记录应不失真、不漏页、字迹清楚并按时填写。
5.3质量记录有更改时，统一实行划改（即“//”）且划改者要签名，必要时部门主管审批。
5.4各部门对本部门所使用和保存的质量记录定期收集、整理并进行分类装订、归档，建立目录，易于查找。
5.5使用部门负责将质量记录妥善保管，防止质量记录丢失、损坏。
5.6质量记录外借、查阅时，按《文件控制程序》执行办理。
5.7质量记录的保存期限：5.7.1文控中心负责编写本公司所有与质量管理体系运行有关的质量记录的《质量记录一览表》，经管理者代表批准后，原件由文控中心保存，各部门保存一份复印件。
5.7.2 各部门应根据实际情况确定文件保存期限，可参考以下原则：5.7.2.1有关产品的核准文件、工具记录、采购订单及修订通知单（包含客户的采购订单）保存时间，除非客户另有规定外，都应是产品的实际生产和服务要求期限再多加日历年一年。
5.7.2.2 各种品质绩效的记录（如：检验和测试结果），其保存期必须在运行被建立记录的当年年度之后，再保存日历年一年。
5.7.2.3 各项内部品质审核和管理评审记录，应保存二年。
5.7.2.4 上述要求不得与政府的有关法规法令相抵触，也不得取代客户的要求，且所有规定的保存期限必须考虑到最低量。
5.7.2.5没有明确期限要求的质量记录至少保存一年。
5.8 质量记录的过期处理质量记录超出保存期限的，各部门自行销毁。
6.0 参考文件《文件控制程序》 HF/QP-017.0 相关记录《质量记录一览表》 QR-424-001珠海市鸿丰电子塑料玩具有限公司ZHUHAI HONGFENG ELECTRONIC & PLASTIC TOY CO.,LTD.质量记录控制程序文件编号：HF/QP-02版本版次：A/2生效日期：2009/1/1编制：日期：年月日审核：日期：年月日批准：日期：年月日受控印章：分发编号:( )。
记录控制程序
1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。
3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。
3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。
4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。
4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。
4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。
4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。
4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。
4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。
4.3 质量记录的编目和保管。
4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。
归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。
4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。
4.4 查阅和处理。
4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。
如需提供复印件带走，应由办公室长批准。
4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。
4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。
PR-02记录控制程序
1. 目的适当地保持和管制质量管理体系和食品安全管理体系记录，以利于产品质量的查证和追溯分析，并维持质量体系有效运作，同时以证实质量和HACCP管理体系处于受控状态。
2. 范围适用于ISO9001：2008质量管理体系相关质量记录及ISO22000：2005食品安全管理体系记录的标识、识别、收集、分类、建档、储存等作业。
3. 职责3.1 记录的收集、归档与保存由各权责相关部门执行。
3.2 记录的审查与核准，各权责部门指定负责人或相关程序规定者。
3.3 记录销毁：品控部及相关部门。
3.4 记录的控制管理：品控部。
4. 名词定义4.1 系统文件：质量和食品安全手册。
4.2 程序文件：文件控制程序、记录控制程序、管理评审控制程序等。
4.3 工作指导文件：生产作业指导书、检验标准、操作性前提方案、HACCP计划、管理制度等。
4.4 记录：检验记录、纠正记录、测试记录、培训记录、内审记录等。
5. 作业程序5.1 质量记录5.1.1 质量记录填写要及时、真实、准确，内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。
5.1.2 所有与质量体系、食品安全管理体系有关的记录，均需按照部门负责人或相关程序文件的规定作业方为有效。
5.1.3 如果质量、食品安全记录足以影响判定结果，有文字、符号需要修改时，需在修改位置划横线且由修订人或其职务代理人在修改处签名。
5.1.4 所有质量、食品安全记录的分发，均需依相关作业文件规定的分发部门办理，非指定分发部门需经原记录发出的部门负责人核准后方可分发。
5.1.5 所有质量、食品安全记录均依照《文件控制程序》编号方法建立独立的辩识法。
5.1.5.1 各项质量、食品安全记录的分类代码由各部门自行规定。
5.1.5.2 各记录表单使用部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5.2 记录的收集、归档5.2.1 各相关部门均需针对该部门作业范围内的各项质量、食品安全记录按时审查与管制，防止记录的丢失及损坏。
COP-02 (J.2)记录控制程序
6.5各部门应将超过保存期(根据相关之品质、环境、职业健康安全、HSF记录一览表)之记录作废及销毁。
6.6与汽车产品相关的记录保存
6.6.1生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年。顾客及法律法规另有特殊要求优先按顾客及法律法规特别要求执行。
*本要求不替代任何政府要求，规定的保存时间必须理解为“最短的”保存时间。
7.0记录:
7.1记录一览表
3.0职责:
3.1品质部
-制定及推行品质记录程序
-监察记录是否根据本程序去存档及保存
-在需要之情况下, 更新记录一览表
-将相关之品质、环境、职业健康安全、HSF记录存档及保存
-将超过保存期之品质、环境、职业健康安全、HSF记录作废及销毁
3.2体系部
-制定记录控制程序
-当有新的记录引入时,需更改《记录一览表》
4.2PR : PURCHASE REQUIREMENT
4.3AVL : APPROVED VENDOR LIST (核准供应商名单)
4.4ASVL : APPROVED SERVICE VENDOR LIST (核准服务商名单)
4.5VQF : VENDOR QUALIFICATION FORM ( 供应商核准表)
6.6.2质量运行状态记录(控制图、检验和试验状态结果)必须在其产生的当年和下一个日历年予以保留。顾客及法律法规另有特殊要求（如：汽车产品）优先按顾客及法律法规特别要求执行。
6.6.3环境管理运行状态记录（监测结果等）必须在其产生的当年和下一个日历年予以保留。顾客及法律法规另有特殊要求（如：汽车产品）优先按顾客及法律规特别要求执行。
记录控制程序
记录控制程序（依据GB/T19001-2000idtISO9001：2000标准）编制：审核：批准：编号：版本号：发布日期实施日期文件修改记录表记录控制程序1．目的证明公司的产品符合规定的质量要求以及为质量管理体系有效运行提供客观证据，并对持续改进提供信息。
2．范围本程序适用于与本公司质量管理体系运行、产品过程和质量管理体系有关的所有记录的控制和管理。
3．职责3．1总经办是记录控制的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立以及对各部门记录的检查、监督和指导的管理和控制，并负责记录归档工作。
3．2各部门负责本部门记录的管理和控制。
3．3实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、客观性、及时性负责。
4．工作程序4．1记录的分类a)与质量管理体系运行有关的记录；b)与产品实现过程质量有关的记录。
4．2记录的标识4．2．1记录应有唯一性的准确标识，以确保追溯性，总经办应制定统一的记录编号规则，各部门应按其规定正确实施。
4．2．2记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门在策划和设计时应予以注意。
4．3记录的填写4．3．1各部门实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清晰可辩，所记录数据的活动内容应真实、准确、完整、全面、充分，记录的传递、送达和收取应做到及时。
4．3．2记录的填写不得涂抹、省略。
4．3．3记录不得修改，但可勘误。
4．3．4为更好地监控质量管理体系运行，公司有关经营和生产记录要按照公司规定时间报送总经办、总经理审阅。
4．4记录的保存4．4．1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理。
4．4．2记录的贮存应有防盗、防火、防霉烂、防蛀虫和防潮等措施。
4．4．3各部门和单位应保护好记录，妥善保管，取保不丢失、不损坏和不变质。
4．5．记录检索4．5．1对归档保存或用其它方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。
G02.02记录控制程序4.2.4
受控状态：文件编号： Q/LFQ G02.02-2006质量管理体系程序文件记录控制程序版次：A编制审核：批准：分发号：2006-03-20 发布 2006-03-20 实施第1页共31 目的为了对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供质量管理体系有效运行和产品质量符合规定要求的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据，特制定并执行本程序。
2 适用范围本程序对记录的分类、标识、填写、传递、贮存、检索、保护、销毁作出了规定。
本程序适用于与质量管理体系及“3C”认证、○a E/e-mark认证、节能产品认证、环保生产一致性有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。
3 术语和定义记录——阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
记录可以是规范的表单，也可以是其它任何适宜的形式，如程序、规定、图样、报告、标牌、签字、标记、符号等等。
质量记录——是直接或间接地证明产品满足预定要求（如：产品的检验、试验记录）以及质量管理体系要素有效运行（如：内审记录、纠正和预防措施记录）的客观证据，同时也为满足可追溯性要求及责任追究，采取纠正和预防措施提供证据。
4 职责4.1 企管部负责公司质量记录表单的标识、监毁等管理工作。
4.2○a产品质量中心负责质量记录的检查、控制管理。
4.3 各部门负责对本部门质量记录的编目、收集、借阅/登记、归档、贮存、保管和处理。
5 工作程序5.1 记录控制流程图：见附录。
5.2 记录的控制范围：见《质量记录一览表》。
5.3 记录的标识记录的标识由三部分组成：a) 记录的名称：必须按产生该记录的文件中规定的名称正确书写，以防混乱。
b) 记录的编号：按《文件控制程序》5.4条的规定进行编号。
c) 记录的顺序号（流水号）：记录的顺序号（流水号）可用“年度-月份-顺序号”来表示（如2006年3月的第120份记录的流水号为2006-03-120）。
如记录较少时，可用“年度-顺序号”来表示（如2006年的第2份记录的流水号为2006-02）。
ISO22000记录控制程序(含表格)
文件制修订记录1.0目的:本程序规定了公司管理体系相关记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制方法，以确保记录的真实、准确、完整和有效，同时通过记录的可追溯性来证明公司产品安全符合性和证实管理体系的有效运行。
2.0适用范围适用于公司管理体系中所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。
3.0职责3.1本程序由质量管理部负责管理，并监督公司归档保存的相关记录。
3.2各部门负责建立、收集、整理、保管本部门的管理体系相关记录。
4.0控制程序4.1记录控制的范围4.1.1证明产品安全符合规定要求的记录；4.1.2证明管理体系有效运行的记录。
4.2管理体系相关记录的标识编号管理体系相关记录的标识、编号按公司《文件控制程序》的规定执行，名称和编号应具有唯一性。
4.3 记录的填写要求4.3.1 必须使用签字笔或装黑色墨水的钢笔填写，不得使用铅笔或圆珠笔填写。
4.3.2 填写时要求内容真实、完整、字迹清楚，记录及时，不得提前或滞后填写。
4.3.3 不得撕毁或任意涂改，如填写错误，须用横线画出更改处（更改处可以辨认），在旁边更改并由更改人签名，标明日期，不得使用涂抹、橡皮、小刀或涂改液等方式进行更改。
4.3.4 按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时，要用“—”表示，短横线平行居中。
内容与上项相同时应重复抄写，不得用“…”或“同上”表示。
4.3.5 品名不得简写，应按公司规定的名称填写。
4.3.6 记录人均应填写全名，不得只写姓或名。
4.3.7 填写日期一律横写为xxxx年xx月xx日。
4.4管理体系相关记录的归档、保存、保护4.4.1各部门必须把所有管理体系相关记录分类，按顺序整理好，妥善保存。
所有与管理体系相关的记录应保持清洁，字迹清晰，及时进行整理，装订成册，分类编目，存放有序，便于查阅，定期归档。
4.4.2质量管理部负责编制《记录清单》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限等内容，并汇集备案记录的原始样本。
02记录控制程序文件
记录控制程序NTAK/QEHCX-011目的：对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求、体系有效运行以及产品、相关活动的可追溯性以及为采取纠正、预防和改进措施提供依据。
2适用范围：适用于本公司质量、环境、食品安全管理体系运行中所有记录的控制。
3职责3.1营运中心负责全公司记录的标识和制订保存期限的管理。
3.2各部门负责与本部门相关记录的贮存、保护、检索、处置等管理。
4程序4.1记录的标识执行《文件控制程序》4.2贮存、保护各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交营运中心保存（生产原始记录于次月交营运中心保存）。
4.3检索各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者，填写《文件（记录)借阅、查阅、复印登记表》，经部门领导批准。
4.4保存期和过期处置a）记录的保存期不少于一年，由营运中心编制公司《记录汇总表》，包括名称、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审核。
其保存期限应满足产品寿命、法规和相关方的要求。
b）对超过保存期限的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由营运中心填写《文件（记录）销毁清单》分别视情况交相关部门确认，报管理者代表审核，总经理批准后授权人执行销毁。
4.5.2如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据。
4.5 记录的填写4.5.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。
4.6记录格式各部门的记录格式的新增或更改，由各部门负责组织编制，部门领导审核，管理者代表批准，交营运中心编号后汇总入《记录汇总表》。
4.7食品安全体系涉及的记录填写和保存应符合官方和顾客的要求。
5引用文件/记录5.1引用文件：《文件控制程序》5.2记录记录汇总表第1 页共1 页。
ISO200002018程序文件-记录控制程序
文档编号：HTPC-ITSM-B-02记录控制程序
版本号：V1.0
记录控制程序
修订履历
目录
1目的 (4)
2范围 (4)
3职责 (4)
4相关文件 (4)
5程序 (4)
5.1记录的标识 (4)
5.2记录的保管 (5)
5.3记录的查阅 (5)
5.4记录的销毁 (6)
6记录 (6)
1目的为确保对信息技术服务管理体系记录文件的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置实施有效管理，特制定本程序。
2范围
本程序适用于本组织证实信息技术服务管理体系符合要求和有效运行的记录管理。
3职责
IT 服务管理小组负责信息技术服务管理体系记录的管理。
4相关文件《信息技术服务管理手册》《信息技术服务管理文件标识规范》《信息技术服务管理记录分类与保存期限清单》
5程序
5.1记录的标识
5.1.1要求
记录文件的标识按《信息技术服务管理文件标识规范》进行。
5.1.2标识
信息技术服务管理记录应有追溯标识(如流水号) ，追溯标识由各职能部门确定。
5.1.3密级记录的密级分为：绝密、机密、秘密、敏感和一般共5 类：a) “绝密”：按《中华人民共和国保守国家秘密法》中指定的秘密和不可对外公开、若泄露或被篡改会对本组织的业务造成特别严重损害的事项；
b) “机密”：是指不可对外公开、若泄露或被篡改会对本组织的业务造成严重损害，或者
由于业务上的需要仅限有关人员知道的事项；。
TY-02记录控制程序
5.1
人力行政 部 各部门
表单制定
《文件控制程序》
5.2
各部门
表单的填写
1.1 表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算 机记录； 1.2 表单的填写要求真实、清晰、准确、规范 性； 1.3 表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地 方,需有本人的签章。
无
5.3
各部门
记录审核
2.1 记录应视其必要性填写制订日期、制表 者、审查或核准； 2.2 记录的审核工作由制表者的上一级管理 人员审查或核准。
编号
YT -02
第 2 页 共 2 页
2012.7.1
无
5.4
人力行政 部 各部门
记录管理
3.1 文管中心制订出《记录管制一览表》 ，规 定各种记录的保存期限， 由管理者代表核准后 执行。 3.2 各部门文员应对本部门的各种质量记录进 行编目录﹑归类﹑标示﹑保存好； 3.4 在保存期限内,保存人员应保证质量记录 的完好，不可有丢失﹑损坏﹑变质的现象。
《记录管制一览 表》
5.5
人力行政 部 各部门
记录废止
4.1 各部门记录性文件，需依《记录管制一览 表》所规定的保存期限进行保存，超过保 存期限的才可销毁。
《记录管制一览 表》
记录控制程序
6 补充说明： 无。 7 相关文件： 《文件编撰作业管理办法》 8 相关表单 《记录管制一览表》
版本 页次
A1
制订部门
人力行政部 制/修订日期
记录控制程序
1 目的:
版本 页次
A1
制订部门
人力行政部 制/修订日期
编号
YT -02
第 1 页 共 2 页
2012.7.1
为质量和环境管理体系运行过程中相关活动记录的管理，以确保质量和环境管理体系有效性运行提供证据。 2 范围: 公司内所有的质量和环境管理体系的记录、填写、审查、核准、保存、销毁作业。 3 权责: 文管中心: 负责表单制定、管理、废止； 各部门: 负责表单制定、填写、审核、管理、废止。 4 定义：无 5 作业内容: 序 号 权责单位 作业流程图 作业要点说明 5.1.1 记录表单由所需部门自行制定； 5.1.2 表单的编号方式依《文件编撰作业管理 办法》执行； 5.1.3 所有的表单都应有唯一编号,同类表单 格式应一样。 相关文件/记录
GAP程序文件
ABC公司
文件编号：GAP-Ⅱ-02
记录控制程序
生效日期：
各部门记录由办公室统一进行归档管理，由档案室根据需要分类、装订、整理，同时办理归档手续。
办公室根据需求印制发放记录，并做好记录。
4.4记录的填写和控制。
4.4.1记录只能由文件规定的人员填写，不能由他人代为填写。
4.4.2记录必须及时填写，不可补记。
4.4.3记录不得随便更改，如需更改，填写人必须在更改处签字或盖章，填写更改日期。
4.4.4记录要清晰、完整。
4.5记录的保护
记录使用人员应对记录进行防护，不得损坏、丢失，保持记录干净整洁。
程序控制文件 目录
GAP-Ⅱ-01文件和资料控制程序
GAP-Ⅱ-02记录控制程序
GAP-Ⅱ-03内部审核/检查控制程序
GAP-Ⅱ-04抱怨处理控制程序
GAP-Ⅱ-05人员培训手册
GAP-Ⅱ-06产品召回控制程序
GAP-Ⅱ-07产品追溯性控制程序
GAP-Ⅱ-08纠正预防措施控制程序
GAP-Ⅱ-09罚则控制程序
4.5.5.2记录是对生产过程的跟踪记录，办公室负责记录的借阅和保存，记录的更改由原记录填写人亲自修改，并在修改处注明更改日期、签名确认，如果一份涂改超过3处则该记录作废。
4.5.3文件的保存和销毁
4.5.3.1对于GAP质量手册、程序文件及作业指导书由资料所属部门负责保存，当体系文件进行换版时，原体系文件由办公室统一回收，经管理者代表批准后，统一进行销毁，并记录于《文件销毁记录》，GAP小组将该体系文件的正版留档保存2年，并加盖“作废”标识，2年后将该体系文件销毁。
文件和资料控制程序
生效日期：2013-3-1
记录控制管理程序
车辆寄售协议甲方：___________________ 乙方：_____________________________根据国家《二手车流通管理办法》及相关法律、法规规定，在平等自愿基础上，经双方充分协商，现甲方将以下车辆寄存在乙方公司，并委托乙方代为销售,为保障双方合法权益，特订协议如下：一、车辆情况（若为多辆，可填写《寄信车辆明细表》）：车主姓名：车辆号牌:______________ 车辆型号：车架号:_____________车身颜色:行驶里程:______________二、经甲乙双方协商，确定车辆的销售价格为人民币（大写)__________________，若销售过程中实际价格低于此价，乙方必须事先与甲方电话协商确定。
三、寄售时间为___天,即_____年__月__日至____年__月__日。
四、乙方须查阅甲方出示的车辆手续并预留复印件备查:□登记证书、□行驶证书、□附加税证、□钥匙、□商业险保单、□交强险保单五、甲方寄售予乙方之车辆，甲方必须具有完全合法之处分权，否则因此产生的纠纷及不良后果由甲方负责；甲方提供一切有关该车之证件，对证件的有效性、合法性、准确性负全部责任,并保证该车辆可以过户转籍。
六、甲方将该车辆寄售于乙方之时起，在此之前该车的一切交通违法或未按时缴纳国家相关规费引起的罚金、滞纳金及由此引发的相关一切责任、费用均由甲方负责。
寄售成功后，买方提取该车辆之时起所引起的一切交通事故或违法行为及由此造成的相关损失与甲方无关。
七、寄售成功后，该车辆的过户费由__方负责,乙方协助买方办理车辆过户手续。
八、寄售成功后，甲方需支付元作为乙方的服务费。
九、甲方将车寄售于乙方期间，乙方有义务保管好车辆，在此期间若因乙方责任引起的车辆损坏由乙方负责。
十、其他需要说明的事项：十一、本协议一式贰份，甲乙双方各执壹份，自双方签字盖章之日起生效。
甲方：乙方：联系电话：联系电话：年月日年月日。
QP02质量记录控制程序
QP02质量记录控制程序对质量记录进行有效操纵和治理，提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行的证据。
2 适用范畴本程序适用于与质量体系有关的所有质量记录的治理，包括来自供方的质量记录。
3 职责3.1 综合治理部负责质量治理类、行政治理类质量记录的操纵和治理，并负责对各部门的质量记录操纵进行不定期的监督和检查。
3.2工程治理部负责工程类质量记录的操纵和治理。
3.3 策划营销部负责策划类、销售服务类质量记录的操纵和治理。
3.4 打算财务部负责本部门相关质量记录的操纵和治理。
3.5前期部负责本部门相关质量记录的操纵和治理。
4 工作程序4.1 质量记录表式的编制4.1.1质量记录表式除国家、行业已有外，由各职能部门负责设计，并按《文件和资料操纵程序》进行评审、审批及治理。
4.1.2 质量记录表式必要时须说明份数和传递路线。
4.1.3 质量记录表式的更换，按《文件和资料操纵程序》有关规定执行。
4.1.4 综合治理部须编制公司所有质量记录表式清单。
4.2 质量记录的标识和编号4.2.1 质量记录标识为记录名称、编号、日期、签名及名目等。
标识应标注齐全、准确。
4.4.2 质量记录编号具体按《文件编码规定》执行。
4.3 质量记录的填写要求4.3.1 书面媒体的质量记录应用钢笔、圆珠笔、签字笔认真填写。
4.3.2质量记录表式中各栏目的填写应规范、完整、准确，字迹要工整。
确许多据、文字的，要在空格上划斜线“/”表示，或加盖“以下空白”章，不得留有空白栏。
4.4 质量记录的更换4.4.1 质量记录原则上不承诺更换；4.4.2 如笔误等确需更换的质量记录，可在原记录上划双横线更换(保持原记录可辨认)，并由原记录人或其主管负责人签名（或盖私章）确认；合同中因笔误产生的更换，须加盖修改确认章或校正章。
4.5 质量记录的收集、编目和储存4.5.1 各职能部门按职责要求负责相应质量记录的收集、编目和储存。
4.5.2 所有的质量记录应有专人定期收集：治理类记录每半年收集一次，工程治理质量记录每月收集一次。
2、C版记录控制程序(CX02)13-14
标准要求（4.2.4）记录控制程序文件编号：JDFDC/CX021.目的为了提供质量管理体系运行有效性的证据，使其持续有效的运行，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用本公司质量管理体系运行中涉及到的所有记录的标识、储存、保护、检索和保存期的规定。
3.职责3.1办公室负责记录的归口管理，包括记录的编码标识、保管、检查和监督工作。
3.2各部门负责本部门的记录填写、收集、编目和保管工作。
4.工作程序4.1记录标识和保存期4.1.1各部室负责设计本部门所需记录的表格样表，并填写《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01），上报办公室，由办公室对记录的名称、编号进行统一规定并汇总，填写公司的《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01），经管理者代表批准后下发各部门。
4.2程序文件相关记录标识为：4.3作业文件相关记录标识为：JDFDC/CX ××—JL ××公司简称 程序文件代号 序号 记录代号JDFDC/ZY ××—JL ××公司简称 作业文件代号 序号 记录代号4.4记录的填写4.4.1记录由各相关工作人员、部门填写，并签字。
4.4.2记录随工作过程填写，要真实、及时、准确。
4.4.3字迹清楚、工整、完整。
4.4.4相关记录要数据吻合，前后衔接。
4.4.5记录中未填写的空项必要时可用划“/”的方法处理。
4.4.6原始记录不得更改。
记录笔误的更改采取杠改方式，然后改写正确内容，必要时由更改人在更改处签名或盖章，不得涂抹原误写之处。
4.5记录的管理4.5.1各部门指定专人负责记录的收集、分类、编目和保存，每季度进行一次整理，做到编目清楚，便于查找，并填写《记录归档清单》（JDFDC/CX02－JL01）。
4.5.2记录的贮存和保管方式应便于存取，并提供适宜的环境，防止损坏、变质和丢失。
4.5.3记录归档：工程项目记录和文件、采购、预算记录和文件项目现场检查记录和现场管理方案文件于竣工后上交工程档案室；体系运行有关的文件由办公室归档。
FSSC22000-记录控制程序
食品安全管理体系程序文件
QP/JS-02
记录控制程序
编制：年月日审核：年月日批准：年月日持有者：发放编号：
状态：版次： A/0 年月日发布年月日实施
1 目的
规范记录管理，为产品符合性和体系的有效运行提供客观证据。
2 范围
本程序适用于管理体系有关的记录的管理。
3 职责
3．1各部门负责相关记录表格的设计、填写和保存。
3．2文控中心负责记录填写、管理情况的监督检查。
4 程序
4.1 记录的建立
4.1.1各职能部门按各其职责，根据管理体系运行要求，制定表格报部门经理批准发放使用。
4.1.2记录填写应字迹清楚、内容健全，签名齐全。
4.1.3记录填错，应采用划改方式更改，并在划改处签名。
4.1.4各部门负责人应对本部门记录填写的有效性和管理检查。
4.2记录借阅
4.2.1归档记录一般不外借，内部借阅须经部门主管同意，外部借阅须经管理者代表同意，归口管理部门应在《文件借阅登记表》上记录。
4.2.2到期若未归还记录，应及时收回或补办再借阅手续。
4.3记录的保管
4.3.1记录贮存环境应符合防虫、防潮、防火等要求。
4.3.2记录的保管期为三年。
4.4记录的销毁
超过保存期的记录，由归口部门填写《文件销毁记录表》报总经理批准销毁。
5 相关文件
5.1文件控制程序
6 记录
6.1 记录控制一览表。
02记录控制程序
1. 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供证明产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2.适用范围适用于质量管理体系要求的所有记录。
3.职责3.1各部门主管负责审核本部门编制的质量记录格式，并负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.2品管部负责监督各部门的质量记录。
3.3品管部文控员负责所有质量记录的管理和保存。
4.程序4.1 质量记录的分类4.1.1凡质量管理体系的记录、报告、检验和验证数据等，均属质量记录的范围。
4.1.2质量记录可以是表格、图表、报告、照片等形式4.1.3对需要控制的质量记录：a)与质量管理体系运行有关的质量记录，主要有：质量管理体系审核，管理评审，合格供应商评定，，培训及考核等记录。
b)与产品有关的记录.，主要有：采购记录，批生产记录，质量检验记录，不合格品处理等记录，研发记录，纠正与预防措施等。
c)来自供方有关的记录.，主要有：质量体系证明文件，产品合格证，质保书，供货质量问题处理信息等。
4.2 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录并由品管部文控员统一监控。
4.3 质量记录的编制4.3.1记录的编制原则是规定的质量活动应有足够的记录、图表，以证明产品的开发、生产、检测、服务全过程达到相关要求。
4.3.2各部门的记录格式、编号按《文件控制程序》执行，由相关部门人员负责编制，部门主管审核批准后,交品管部文控员登记备档后方可启用。
4.3.3各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，按《文件控制程序》有关规定执行。
4.3.4记录编制部门应与相关的部门进行协调，以确保记录的有效性和可行性。
4.4 质量记录填写4.4.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去,不允许空白。
4.4.2如因笔误或计算机错误要更改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，空白处加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
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SK/B 02
浙江森康农业科技有限公司
记录控制程序
版本/修订：A/0
2013年11月10日发布 2013年11月10日实施
浙江森康农业科技有限公司发布
1目的
对记录进行控制和管理，提供管理体系有效运行的客观证据。
2范围
适用于本公司质量管理体系运行产生的所有相关记录。
3 职责
3.3.1办公室负责记录表格的统一管理和印刷；
3.3.2各部门负责本职责范围内的记录日常整理、归档和保管，每个品种生产完毕集中交办公室统一保管；
3.3.3部门主管负责本部门在用记录的审核。
4 控制要求
4.1记录的设置、编制和批准
4.1.1根据管理体系运行要求设置必要的记录，本公司目前在用的记录名称见“质量记录总目录”；
4.1.2记录增加或格式发生变化时，办公室应变更“质量记录总目录”，并通知相关部门执行，同时收回原作废表单；
4.2记录的形式
记录一般采用书面的形式，也可用拷贝、电子媒体等形式。
4.3记录的填写和审核
4.3.1填写记录的人员应按文件的规定要求认真填写，并确保记录的真实、准确完整；
4.3.2填写记录时要求字迹清晰可辨，不得随意涂改；
4.3.3部门主管必须按规定审核本部门发生的记录。
4.4记录的收集和归档
4.4.1各部门于每月对本部门的记录进行收集、整理、归档，并进行标识和分类；
4.4.2并进行统一的标识和编目后，交办公室归档、保存。
办公室建立“质量记录归档清单”。
4.5记录的日常管理和保存
4.5.1各部门应指定人员负责记录的日常管理，办公室应指定专人负责记录的统一保管、保存；
4.5.2记录要存放在适宜的环境中，采取防蛀、防潮措施，防止损坏和丢失，保存记录
完整，并便于查阅利用；
4.5.3合同规定需要验证记录时，在记录规定保存期内，办公室应能提供所需记录；
4.5.4记录的保存期于“质量记录总目录”中逐一规定；
4.5.5质量记录的借阅手续：对于已经集中归档并保存至办公室的记录，各部门因工作需要借阅时，应到办公室办理借阅登记手续。
4.6记录的处理：超过保存期的记录，记录保管员可提出处理记录档案的申请，并填写“质量记录处理单”，经总经理批准后统一销毁。
5记录
5.1《质量记录销毁单》SK/D 02-01
5.2《质量记录借阅登记表》SK/D 02-02
5.3《质量记录归档清单》SK/D 02-03
质量记录销毁单
批准人：
质量记录借阅登记表
制表人：
质量记录归档清单
制表人：。