档案管理办法

档案管理

工作制度建设规范

1 范围

本标准规定了公司文件资料档案的归档、鉴定、整理、借阅、利用及各项管理制度的要求和办法。

本标准适用于公司档案管理。公司各部门参照执行。

2 引用标准

GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T11821-89 照片档案管理规范

DB37/T180-93 工业公司档案分类编号规则

3 档案工作制度体系构成

3.1 档案管理办法；

3.2 文件材料归档办法；

3.3 会计档案管理办法；

3.4 档案分类编号实施方案；

3.5 音像档案管理办法；

3.6 电子文件归档与电子档案管理办法；

3.7 实物档案管理办法

3.9 档案鉴定销毁制度；

3.10 档案保密制度；

3.11 档案借阅制度；

4 档案工作制度制定原则

4.1 符合国家法律法规的有关规定，并纳入公司的相关制度；

4.2 适用、可行，符合公司实际情况；

4.3 全面、具体，有较强的可操作性；

4.4 措施得力，形成有效的约束机制。

5 本标准由公司行政办负责解释。

档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强公司档案管理工作，充分发挥档案管理的服务职能，根据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况，特制订本办法。

第二条公司档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条公司应当加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员，为档案工作提供必需的条件。

第四条档案工作的基本原则是:集中统一地管理公司全部档案，维护档案的完整与安全，便于公司各项工作的利用。

第二章档案管理体制及其职责

第五条公司成立以分管档案工作的副总裁为组长，以行政办公室主管档案人员为核心，各部门专(兼)职档案员为成员的档案管理网络体系。

第六条行政办公室主管档案人员依法履行下列职责:

（一）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项规章制度；

（二）统筹规划并负责档案资料的收集、鉴定、整理、保管、统计和开发利用等工作，确保档案资料的完整、准确与安全，积极主动地为公司各项工作服务；

（三）对各部门文件、资料的形成、积累和归档工作进行监督、指导；

（四）完成与档案工作相关的其它工作。

第七条各部门兼职档案人员，负责本部门形成文件材料的收集、积累和立卷归档工作。

第三章文件材料的形成与归档

第八条文件材料的形成、积累、整理和归档工作要融入生产、技术、经营、管理等各个环节，列入各部门及有关人员的职责范围.

第九条各部门负责人应确定相应人员负责文件材料的积累、整理和归档工作。

第十条公司举行重大活动或发生重大事件时，以及在进行科研成果鉴定、工程竣工验收、工程创优等活动时，档案人员应及时做好文件材料的收集、审查、验收工作。

第十一条对因公外出学习、考察、参加会议获取的材料和外购资料、书籍，有关人员应及时向行政办办理移交登记手续，并在所发生的差旅费用或购书凭证上签字后，财务部方可办理报销手续。

第十二条文件材料的归档范围

（一）按材料来源分:

1.各部门形成的文件材料；

2.公司外部形成的对公司有保存价值的文件材料；

3.公司参与投资的全资、控股、参股公司应移交的文件材料；

4.公司参与的合作项目、合作单位应移交的文件材料；

5. 公司改制过程中兼并、购买其它公司的有关材料。

（二）按发展阶段分:

1.公司筹备、设立过程中形成的文件材料；

2.公司运营中形成的文件材料；

3.公司合并、重组、分立等产权变动过程中形成的文件材料。

（三）按载体形式分:

1．纸质文件、图纸；

2．存储电子文件的光盘、磁盘、磁带（相应的软件和文字说明）；

3．录音带、录像带；

4．照片、底片；

5．实物；

6．其它。

第十三条文件材料归档的具体规定和要求见附录《文件材料归档办法》。

第四章档案的管理

第十四条遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号，具体方法见附录B《档案分类编号实施方案》。

第十五条编制档案总目录以及分类目录、底图目录、专题目录等检索工具，其内容与格式见《逖悉开钢丝绳检测技术有限公司档案管理和文件材料立卷归档统一表格式样》。

第十六条配备适应需要的档案库房和设备装具等设施，并具有防盗、防火、防潮、防光、防高温、防有害生物、防污染等安全措施。

第十七条珍贵的、绝密的档案应放入保险柜或采取专门措施保存。

第十八条定期鉴定已超过保管期限的档案。

第十九条建立档案统计台帐，按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果等方面。

第二十条档案管理人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，确保档案的安全。

第二十一条档案管理纳入公司信息化管理系统，要适应现代化管理需要。

第二十二条档案管理人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。

第二十三条公司员工调离时，须将档案资料交档案室后方可办理调离手续。

第二十六条开发利用档案信息资源，为公司经营管理提供服务。