异地库存管理规定

异地存货管理规定
为规范公司异地存货的管理，维护公司资产安全与完整，严格资产内部控制，异地存货管理除需执行公司相关资产管理制度规定外，针对异地存货的特殊性，特制订本规定，请遵照执行。

第一条范围
本规定适用于按公司相关规定发到各片区的各种存货。

根据公司实际情况，异地存货分设十一个分库：新疆分库、长庆分库、青海分库、中原分库(含江苏、江汉分库)、南阳分库、胜利分库、华北分库、大港分库、辽河分库、大庆分库、吉林分库。

第二条异地存货管理规定
（一）按照公司有关规定，市场部内务按照合同或市场需求计划填制“调拨单”，调拨到各片区分库，各片区分库存货由片区负责人实施管理，需确定一名资产管理员负责管理片区存货，并通知财务。

（二）各片区分库必须按照公司资产管理规定建立手工账簿（数量金额三栏式账）进行管理，真实反映库存的收、发、结存动态情况，并按财务部提供的计划价格进行登记金额，按月结账，结出当月的收、发、存，保证资产账实相符。

每月末需编制异地存货报表（按明细，数量金额式，具体格式已提供各片区），次月初3日前分别发给市场部内务和财务部收入核算岗主办会计核对账目，财务要有对账记录。

（三）各分库每月定期由片区负责人抽查库存情况，抽查不少于20项，并做好抽查记录（格式见附表一），以保证账物相符，抽查记录表与账簿一同带回公司交财务。

（四）每年以12月31日为节点，按照公司资产清查盘点文件规定，必须进行一次全面的清查盘点，公司将书面委托市场部片区负责人为
公司异地存货清查监督盘点责任人，认真开展存货清查盘点，并与市场部内务、财务核对后，编制纸质清查盘点表，由片区负责人确认签字，市场部内务签字，财务部审核。

清查中出现盘盈、盘亏、毁损等情况，必须查明原因，形成书面报告，按公司规定处理。

（五）各片区需在每次(四次)返回公司时，将全部存货账簿（包括所有登账的单据）及抽查记录表带回交财务主办会计，检查稽核账簿，发现问题，由片区查清原因，形成书面报告，按相关规定追究相关人员责任。

（六）异地存货收入、发出管理规定
1、收入规定
市场部内务发货时将产品调拨单装入备件箱内一起发往片区，如是整机，由内务将调拨单先传真到片区，待下次发货或邮寄发票资料时补给片区，片区负责人收到调拨单或传真后必须及时登记入账，记入增加方，摘写规范填写：总库调入，并注明调拨单号码。

2、发出规定
（1）如产品、备件出库与开具发票同时进行，以发票为依据填制领料单（一料一单）登账减少，在领用单“产品型号”处注明“销售”，“零件代号”处注明发票号码，摘写规范填写：发票0004201 胜采监测。

（2）先开具发票未供货的，待供货后，以原发票为依据填制领料单（一料一单）登账减少，在领料单“产品型号”处注明“销售”，“零件代号”处注明发票号码，摘写规范填写：发票0004201 胜采监测。

（3）如是先交付油田使用的，以油田用户签字的维修材料清单（收费）为依据填制领料单（一料一单）登账减少，维修材料清单附在领
料单后，并在领料单“产品型号”处注明“待销售”，“零件代号”处注明维修材料清单号码，摘写规范填写：待销售110001 胜采监测。

如维修材料清单油田客户签字困难，片区负责人在“接收人”处必须签字确认。

（4）片区发生维修领用时，依据用户签字的维修材料清单（保修、收费）填制领料单（一料一单）登账减少，维修清单附在领料单后。

并在领料单“产品型号”处注明“保修（或维修）”，“零件代号”处注明维修材料清单号码，摘写规范填写：保修（或维修）1001433 胜采监测。

（5）调拨单、产品交接单、维修材料清单、领料单等单据需夹在账簿里，片区库存管理员将账簿带回，由财务部稽核，结出收、发、存数量金额，单据抽出交还片区。

（6）每年12月31日后，片区库存账簿如不更换，需按年登记，注明年、月、日。

（7）调拨和发出的备件、元器件、整机价格以财务部提供的计划价为准，不得随意改变。

（七）异地库存实行额度控制，根据年初下达的预算指标，公司对市场部异地存货指标进行考核。

(八)异地存货交接规定
1、各片区因工作需要人员变动，更换资产管理员，需及时通知财务部。

2、前任资产管理员必须与现任管理员办理资产移交手续，方可调动。

资产经双方清查核对后打印出纸质存货明细表一式四份（格式见附表二），双方交接签字，片区负责人或市场部领导监交。

双方各持一
份，片区负责人留存一份，提供财务一份。

3、片区负责人必须督促资产管理员的交接工作，各片区账务交接后应由现任片区负责人负责遗留问题的清理。

因资产交接不到位，造成资产盘盈盘亏等情况，将追究片区负责人、资产管理员责任。

（九）鉴于应收账款与存货分库有着密切的联系，市场部各片区日常要与客户及时核对往来账，要积极配合财务部每月一次与市场部内务的核对，一年两次与各片区的核对账务工作。

并协助财务部完成每年11月份发出询证函的反馈工作。

年末市场部部长需对应收账款回款情况进行分析说明，并对三年以上未结算应收账款提出处理意见，经董事长（或总经理）签字，报财务部执行。

片区负责人变动，应收账款必须办理交接手续（比照异地存货），各片区账务交接后应由现任片区负责人负责遗留问题的清理。

因资产交接不到位，造成资产损失情况，将追究片区负责人的责任。

第三条开具发票及销账规定
（一）财务开具发票以销售合同与不能提供合同的报告为依据。

销账以市场部内务提供的明细为依据。

各片区在通知开具发票时，必须按财务规定提供开具发票申请单、合同、报告、销账明细等相关资料。

如不需签订合同开具发票的，需提供无合同报告（格式见附表三）。

如开具发票的货物与实际发出的货物不一致的，还需要提供实际供货清单(格式见附表四)。

如未供货需提前开具发票，延迟提供合同需提前开具发票等情况需有书面报告，经片区负责人签字，财务部领导审核，公司领导批准。

书面报告内容必须要有：客户名称，产品或备件名称、数量、金额，提前开票的原因或暂时不能提供合同的原因，并承诺提供合同的具体时间。

（二）各片区在通知开具发票时，如已供货不能提供销账依据的，财务拒绝开具发票。

（三）各片区在通知开具发票时，如未供货当时不能提供销账依据的，开具发票后，片区收到货物时，需及时提供销账依据。

（四）各片区已经供货，不需开票，货款已收回的情况，需及时提供销账依据。

（五）市场部片区资产管理员每次返回公司，需将异地存货账、销账等事务交财务主办会计检查核对，存货账务存在问题的财务拒绝办理所有出差费用。

第四条责任与处罚
（一）各片区职责：市场部部长为异地存货总责任人，各片区负责人为片区异地存货管理责任人，负责按照公司规定履行对这部分资产的管理职责，确保分库存货的安全、完整。

（二）在异地库存管理工作中出现下列情况，由财务部提出处理意见，报公司决定，对市场部部长，各片区负责人，资产管理员进行相应处罚。

1、不按规定程序登记片区存货手工账，每月末向内务、财务报送异地存货报表（电子文档）。

2、不按规定程序核销已开票的存货：未供货需开具发票，当时不能提供销账依据的，后续已经供货但未提供销账；已供货不开票款已收回的存货，未提供销账依据的。

按应销账金额由片区负责人承担15%的企业所得税款。

3、不按规定程序向财务提供手工账簿及抽查记录表等资料。

4、年末未完成存货额度指标，按预算管理规定考核处理。

5、不按规定程序认真开展存货清查盘点及报送相关资料。

6、片区资产管理员变动不按规定程序进行资产交接。

7、片区之间调动资产不按规定程序及时办理手续。

第五条本规定自下发之日起执行。

第六条本规定财务部负责解释。

附表：一、存货抽查记录表
二、资产移交清册
三、关于无合同需开具发票的请示报告
四、实际供货销账报告
2012年3月7日
附件一：
存货抽查记录表
年月日
片区负责人确人签字：资产管理员签字：
附件二：
资产移交明细表
片区名称: 交接日期: 年月日
监交人：接交人：移交人：
附件三：
关于无合同需开具发票的请示报告
公司领导、财务部：
各片区按以下规定写报告并由相关领导签字：5000元以下不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人批准。

5000-30000元不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人签字，市场主管领导批准。

30000元以上必须有合同，特殊情况不能签订合同的，由片区写出书面说明，片区负责人签字，经市场主管领导签字，由总经理批准。

内容要求：客户名称，产品或备件名称、数量、金额，无合同的原因。

片区负责人签字：
精品
公司领导审批签字：财务部领导签字：
年月日
附件四：
实际供货销账报告
公司领导、财务部：
精品
1、原因：（内容需清晰明了）
2、开具发票明细：（注明合同号等）
3、实际供货应销账明细：
片区负责人签字：市场部内务核实签字：
精品
财务部领导签字：公司领导审批签字：(按审批权限需要)
年月日。