社团档案资料管理制度.doc
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社团档案资料管理制度1
社
团
档
案
资
料
管
理
制
度
经济与贸易学院
社团联合会
2012年11月15日
社团档案资料管理制度
为了加强对社团档案资料的管理,规范社团的建设,提高工作水平,根据档案管理实际情况,特此制定本制度。
第一条档案管理宗旨
(1)便于经济与贸易学院社团联合会(以下简称经贸社团联合会)的统一领导、管理社团。
(2)便于经贸社团联合会和各社团查阅资料。
(3)有利于维护各社团档案的完整与安全。
第二条存档范围
(1)关于社团成立、撤消、合并、更改名称等的文件资料(其中包括以下资料:社团注册表、社团负责人登记表、社团成员登记表、指导老师登记表、社团学期工作计划、社团学期工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团的活动图片及社团其他主要成果)(2)关于社团的历史沿革、大事记等资料
(3)关于社团及社团内部成员的荣誉证书的复印件
(4)反映社团活动的活动策划、经费预算表、活动中期资料(如简报、照片等)活动总结等资料
(5)需要各社团贯彻执行的条例、规定、通知等文件
(6)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实
第三条档案管理
(1)档案最终的整理、管理工作由经贸社团联合会综合部负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。
(2)由经贸社团联合会综合部派出专门人员负责社团档案的收集、管理工作,最终交由综合部备档,进行统一管理。
(3)档案按照社团的分类分别存档。
(4)对社团递交的材料要按顺序存档;
(5)对各类社团递交的档案要定期进行整理,确保档案安全。
档案的更新:每学期期未对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使之日趋合理化、科学化
第四条档案使用
(1)任何要使用社团档案的人,需到经贸社团联合会综合部登记,并由综合部人员将所需档案找出交由相关人员使用。
(2)使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。(3)再使用期间如丢失档案,要将情况及时报给经贸社团联合会综合部,并进行丢失登记。
(4)档案使用完毕后要在指定期限内交还给经贸社团联合会综合部,并注销登记。
(5)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。
第五条档案管理工作流程
(1)社团资料由经贸社团联合会综合部人员及时收集、整理;(2)综合部整理好资料后统一交由社团联合会主席审查。
(3)通过社团联合会主席审查后,资料交由综合部规整存档。
附则
本制度最终解释权属经济与贸易学院社团联合会。
本制度自公布之日起开始实施。
经济与贸易学院
社团联合会
2012年11月22日
社团档案资料管理制度1
社团档案资料管理制度
为了加强对社团档案资料的管理,规范社团的建设,提高工作水平,根据档案管理实际情况,特此制定本制度。
第一条档案管理宗旨
(1)便于统一领导、管理社团。
(2)便于社团成员查阅资料。
(3)有利于维护社团档案的完整与安全。
第二条存档范围
(1)关于社团成立、撤消、合并、更改名称等的文件资料(其中包括以下
资料:社团注册表、社团负责人登记表、社团成员登记表、指导老师登记表)(2)社团学期工作计划、社团学期工作总结、社团成员、个人小结、社团的活动图片及社团其他主要成果
(3)关于社团的历史沿革、大事记、重要会议的材料等资料
(4)关于社团及社团内部成员的荣誉证书的电子信息,和名单保留。
(5)反映社团活动的活动策划、经费预算表、活动中期资料(如简报、照片等)、活动总结等资料
(6)需要社团贯彻执行的条例、规定、通知等文件
(7)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实
第三条档案管理
(1)档案最终的整理、管理工作由阳光心理社办公室负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。
(2)由阳光心理社办公室派出专门人员负责社团档案的收集、管理工作,最终交由综合部备档,进行统一管理。
(3)档案按照部室的分类分别存档。
(4)对部室递交的材料要按顺序存档;
(5)对各部室递交的档案要定期进行整理,确保档案安全。档案的更新:每学期期未对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使
之日趋合理化、科学化
第四条档案使用
(1)任何要使用社团档案的人,需在阳光心理社办公室登记,并由办公室人员将所需档案找出交由相关人员使用。
(2)使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。
(3)再使用期间如丢失档案,要将情况及时报给阳光心理社办公室,并进行丢失登记。
(4)档案使用完毕后要在指定期限内交还给阳光心理社,并注销登记。
(5)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。
第五条档案管理工作流程
(1)各部室整理好自己部室的资料后,交给办公室
(2)社团资料由阳光心理社办公室人员及时收集、整理;
(3)办公室整理好资料后统一交由阳光心理社社长团审查。
(4)通过社长团审查后,资料交由办公室规整存档。
附则:
本制度最终解释权属权归阳光心理社办公室所有。本制度自公布之日起开始实施。
阳光心理社