出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明

本文作为国际贸易部管理试行方案附件01,国际贸易部出口流程图作为附件02。

针对自身企业条件状况,以“国际贸易部管理试行方案”为基础,对部门职能管理及流程,进行注释。

职能管理

一、部门工作基本职能管理

1.外贸部分业务组和单证组,两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期,由于业务量不大,可以一人多职,比如业务员可以负责单证的处理。

外贸部所需单据将统一格式,订单合同编码、单据编码等等使用统一编号,订单合同编码及单据编码在“订单合同编码登记册”及“单据编码登记册”中提取并签名记录,以便查询有据。

2.业务组主要职责为:

(1积极开展市场调查、分析和预测;做好市场信息的收集、整理和反馈,掌握市场动态,及时上报部门经理;

(2业务组人员负责制作产品电子目录,并根据产品更新及时更新目录;

(3配合制定出口销售计划及提出建议,完成公司预定出口目标;

(4负责市场开拓与配合公司宣传工作(如展会、网站,努力拓宽业务渠道,不断扩大公司产品的市场占有率;及时回复客户的传真和Email,要求当天的函件必须在当天给予回复,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象;(5与客户洽谈直到形成订单合同,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求;将订单信息反馈给单证组,要求单证组按具体要求出具相关单据,并负责整个订单的全局跟踪;

(6负责出口单据的最后审查工作,并提示财务部做银行交单记录;

(7负责做好产品的售后服务工作,增进客户关系,及时解决客户的问题,并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部;提高客户满意度,增强企业信誉;

(8负责出口应收帐款资金的回收工作,及时跟踪货款到帐日的应收情况,提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作;

(9协助单证组做好基本资料归档工作,并对资料信息和整理工作作应有的指导;

(10负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作,建立健全各种原始记录、统计台帐,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。

3.单证组是外贸部的内部协调人员,主要职责为:

(1做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资

料;

(2配合业务组缮制和准备相关出口单据:危包证(可选、出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据;

(3及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作;

(4协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作。

二、出口流程管理

1.业务组先与PMC部进行数量、质量和交期的沟通,再从“订单合同编码登记册”取得外销合同号码并由经理审核确认后与客户签定“订单合同”;

2.业务组发送“备货通知书”给PMC,提示出货时间、数量和质量要求;同时催促客户支付预付款或开立信用证(可选,注意的是应先在客户开证前与其沟通商定好信用证条款,以防产生不必要的风险及费用;

3.业务组取得出货通知,及时和货代联系订舱,按要求发送“货运委托书”取得“进仓通知书”;发送“发货通知书”到储运部,以及备好“进仓通知书”等随货文件,列明详细的产品数量、指标、唛头、发货时间、地点、联系人和联系方法;

4.业务组将订单出货信息或信用证要求详细反馈给单证组,让其准备缮制单据的基本工作;

5.单证组协同“出口报关单”,“代理报关委托书”,“发票”,“装箱单”,“代理检验检疫委托书”(可选等文件,快递给货运代理出关工作;

6.根据相关信息,单证组办理“原产地证”和“货物运输保险单”在递交申请前必要时需业务组做最后审核;

7.业务组协助单证组审核出具提单、产地证、保险单等,叮嘱单证组根据要求及时出具相关单据;

8.单证组根据订单要求或信用证要求缮制全套单据,并交付业务组进行最后审查;

9.审查无误后业务组提示财务部做出口交单记录,并由财务部签收全套单据并负责提交银行;

10.单证组对订单到帐日进行跟踪,及时取得“银行结汇水单”和货代反还的“核销单”与“出口货物报关单(黄联”交付财务部办理出口核销与退说工作,同时要求财务部做单据签收工作;

11.需要支付国外客户佣金的订单,单证组应及时和业务组核实,在已经结汇的情况下,准备好“佣金协议”,“外销合同”,“发票”等单据交财务部签收并由财

务部提交银行支付国外佣金;

12.单证组负责订单全部完成后的归档工作,进行对不同客户进行分类,并做全套订单一览记录;

13.外贸部财务方面的相关职责:

(1在整个订单执行过程中,如果遇到实际问题,外贸小组之间要共同协作解决问题,必要的时候也要协助储运或财务部处理外贸所涉及到的工作,不能受工作职责划分影响而使订单执行延误或过期造成公司损失;

(2在与银行的交流工作中,原则上是由财务部进行最后的银行交单工作,但如遇单证不符、或输入错误,业务组应直接对银行进行单据疑义的交涉;

(3在实际处理过程中,如遇到财税政策、银行外汇等外贸方面调整或流程改变,外贸部在获得的情况下应及时将这些外贸政策信息反馈给相关部门。

出口贸易流程操作说明

出口贸易基本流程:

询盘--还盘报价--确认样板--确认订单--备货--订船订舱--包装发货--通关--收款结汇--退税--完成交易

参考“国际贸易部操作流程图(附件02”详解

报价:

1、现有产品询盘,向部门经理索要报价,并使用企业专用Excel格式化Quotation 或Proforma Invoice来给报价客户;