PTC031606 如何进行上下级组织沟通

第一讲如何进行上下级组织沟通一、如何下达指令企业中正式的沟通通常是由上而下的，这个过程信息约会衰减80%；由下向上沟通，信息容易失真，而且不容易被领导重视；平行交叉式沟通效率会提高。

所以，目前很多公司都在运用矩阵式、网络状或者团队式的沟通。

1.沟通前的准备单位组织中上下级之间沟通前，需要做一些准备和思考，主要包括以下方面：第一，确定沟通目的，为了手段而忘记根本目的的沟通是毫无意义的；第二，沟通对象、对方的态度和背景资料；第三，沟通的时机、内容和方式；第四，沟通时表达的重点、语气和词句；第五，沟通的细节是否要求清楚，事实是否求证过，是否要求回绝，具体做什么等。

在沟通之前，要进行慎重的思考，并做好充分的准备。

2.建立畅通的沟通渠道在企业中，上下级之间要建立畅通的沟通渠道，与部属沟通可以通过早会、例会、面谈、公布、指令、汇报、述职和会议等方式；与上司沟通时可以汇报经营的情报、决策的信息、反映的问题、抱怨和遭遇的困难等，要尽可能争取恰当的时间、地点、方式和机会与上级沟通。

此外，畅通的沟通机制也包括企业内跨部门的横向沟通和与外部的沟通。

建立组织中畅通的沟通渠道主要包括以下要诀：第一，认清目标，全面知己；第二，推敲意图，准确知彼；第三，争取天时、地利、人和；第四，替对方处境而设想；第五，细心聆听，及时回应；第六，取得对方认同、承诺；第七，追踪进度，跟进成效。

3.指令下达的沟通技巧在企业中下达指令时，为了建立畅通的渠道，常需要一些沟通技巧。

指令下达前应考虑的因素通常来说，在上级给下级下达指令前要考虑部属的条件、工作的条件和岗位的条件。

具体包括下级的能力和技能，工作中的工作量、工作风险、工作标准以及是否与岗位相匹配等。

指令下达的方法指令下达的方法主要包括以下五种：吩咐。

例如，经理说道：“请将表格打印好，立即用特快专递寄出，对方收到后回复。

”请托。

例如，经理说道：“请参照这个案例，周五前拟出一份报告书。

”征询。

例如，经理说道：“我觉得这个做法不错，你认为呢？”暗示。

例如，经理说道：“将生产作业区重新规划布置一下，好像可以更有效地利用空间。

”征求。

例如，经理说道：“这样暴雨天气需到客户那儿做售后维修，谁愿意去？”经理运用不同的指令方式表达意思时，下级员工要懂得针对不同方式做出适当的回应。

指令下达的注意事项当上级直截了当地下达指令时，要照顾对方的感受，同时需要注意以下内容：第一，避免部属误解信息和意图；第二，准确、周全、完整地一次下达；第三，给便签或任务书，立军令状；第四，要求反馈，确保清晰理解指令；第五，适当讨论，要求具体行动计划；第六，激发部属的关切与工作意愿。

第二讲如何进行高效会议沟通会议沟通的类型主要包括：共识型、传达型和讨论型三类。

要点提示会议沟通的主要类型：①共识型；②传达型；③讨论型。

1.会议沟通的五大要素会议沟通主要包括五大要素：议题要和参与开会的人有关若参与开会的人觉得议题和自身没有关连或者探讨的议题不懂，又或者在自身责权范围以外，则会议将很难使其他员工获得参与感。

选定适当的出席人员开会要能决定事情，要能产生开会后的影响力，因此出席会议的人，必须对议题有决定权，并且在职务上有权利与义务执行会议的决定。

具备专业的会议主持人主持人是会议进行的灵魂人物，因此，主持人要能引导发言，控制会场秩序，管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出出席开会人的发言要点、做出结论，主持人能成功地扮演好上述角色，会议才能成功进行。

会前要有充分的准备会前需要制作会议准备检查表，例如会议主持人自我检查表，包括会议准备时的检查点（准备工作是否到位）、导入议题时的检查点（是否恰当地导入议题）、进行讨论时的检查点（是否有人跑题、超时，是否会争吵、相互指责或者离题万里等）、导出结论时的检查点（引导大家共同地导入结论）。

参与开会人的态度参与开会人员的态度可以通过以下方面体现：第一，准时参加开会；第二，会前要对讨论的议题做充分的准备；第三，尊重别人的发言权；第四，要注意倾听别人的意见；第五，期望会议能得到最好的结论。

2.议题达成的四个阶段在开会时，常常会而不议，议而不决，决而不行，行而没果，这些都是无效的会议。

通常来说，一个会议得出恰当明确的结论主要包括四个步骤：导入议题进入议题讨论前，以准备的资讯说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。

充分发言主持人要尽量引导大家的意见，包括指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问。

获得一致的结论在会议中，要去掉大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，让参会人员评估每个意见的优劣点，最后评估选出的意见是否能达到议题的目的。

确定责任人确定责任人就是对每个结论确定负责实施的对象。

对会议的每项结论要清楚地注明由谁负责，什么日期完成，何时何人检查等。

3.做好会议追踪工作在会议过程中，需要记录会议纪要，会后根据会议纪要进行必要的追踪，确定会议行动追踪表，并将会议决议事项的实施和出席会议人员签名表等记录表归档保存。

第三讲如何与上级沟通1.执行过程中的沟通与上级沟通时，不能用问答题方式，少用判断题方式，要使用选择题方式。

执行前的充分准备对于提出的方案，在执行前要对上级做全面的汇报，包括方案目标、计划方案、完成期限、衡量评估标准和需要的资源、权力、政策等。

需要注意的是，要将辅助资料准备齐全。

执行中及时反馈与回复方案在执行过程中，要及时恰当地向上级反馈进展情况，设置检查点，要注意准备好几个问题：项目是否在按计划执行；如果项目不是按计划执行，其原因是什么；项目执行过程中该如何调整；下一步可能出现的问题与准备的措施；需要上级提供哪些支援等。

需要注意的是，向上级表达观点时要简洁明了，用词要准确且谨慎。

2.与上级沟通的要点与上级领导沟通时，要充分注意以下要点：第一，准确理解上级的意思和真实意图；第二，主动询问不理解、不明确之处；第三，用自己的语言复述上级讲过的话；第四，随手记录，抓住重点，明确目标；第五，把笼统的事项分成几个步骤或小块；第六，要针对上级的性格类型进行沟通。

3.与上级沟通的原则与上级沟通时，注意遵循一定的原则：第一，多问选择题，少问判断题，不要问问答题；第二，有问必答，清晰、明确、具体、书面；第三，接受批评，不推卸、不辩解，敢于承担责任；第四，调整好心态，无怨言地接受任务，服从执行和劝戒建议；第五，主动积极地帮助上级解决困难，完成绩效。

需要注意的是，下级接受指令时，与其不情不愿，不如满心欢喜、愉快地接受任务。

4.与上级沟通时的具体注意事项在与上级沟通时应该注意具体问题，主要包括以下方面。

事前的准备工作在与上级沟通前，要做好充分的准备工作：第一，整理好要谈的话题，切不可流于贫乏；第二，当问题有多个时，应事先归纳、整理；第三，搜集掌握既知的事实，归纳事实间的相关性；第四，针对问题提出多个解决方案，即使是不太高明的方案也可以，因为上司或许能够根据此方案想出奇妙的办法。

审视公司和上级的要求对于公司和上级的要求要全面审视，主要包括：第一，正确理解公司的经营理念、企业文化等概念性内容；第二，深入了解经营策略、年度计划等真正含义；第三，真正了解上级的想法，以拟定自身的方针；第四，站在上级、公司角度主动、积极地自动补位；第五，好下属应当是善解人意及好意见的提供者；第六，好好听取和理解上级的暗示和真实意图。

选择适当的沟通时机与上级沟通时，要把握好时机：第一，选择上级比较空闲方便时；第二，避免上级面有倦色之时；第三，事前将内容浓缩成简报。

与上级意见相反时在沟通中，与上级意见相反时，要站在公司的立场、战略上，多角度思考问题，同时注意以下方面：第一，问明理由，仔细周全思考，认真努力理解；第二，若有疑问或不同意见，应及时与上级讨论；第三，提出的书面报告包括背景、结果预测、解决方案；第四，讨论后应该服从上级的决定；第五，解决问题以后，提出书面报告。

5.建立上下级的沟通系统在企业中，要建立起上下级的沟通系统，建立跟上级的畅通的沟通渠道、恰当的沟通方式和模式，以及上下级定期的沟通机制。

作为上级领导希望了解下面各部门之间的工作进度和工作状态。

如果上级领导跳过自己，突然造访基层部门，可能会给上级留下不好的印象，从而为自己带来麻烦，所以应该主动积极地提前与上级领导进行必要的沟通。

往往事前的沟通称为请示，事后的沟通称为解释，一般解释都显得苍白无力，因此事前的沟通非常重要。

【案例】与不同类型领导沟通的策略力量型领导问题：领导为典型的力量型，为人比较霸道，经常在下级还没有把问题说清楚时就打断，并武断地给下级一个并不能解决问题的答案。

执行，会带来严重后果；不执行，会得罪上级。

解决措施：应该首先做好执行准备，然后写出书面报告，汇报目前的形势，可能发生的后果和补救方案，再找一个合适的机会，与领导进行沟通，领导看后会认真考量，最后进行服从和执行，按照领导要求和既定方针进行，千万不能阳奉阴违，自以为是，自作主张。

外行领导内行问题：某上级是个专业上的外行，在一次上级下达任务时，下级从专业角度做了一份完美的方案，却被上级否决，那么该怎么办呢？有下面五个选择：A 阐述方案的专业优点，说服上级接受；B 完全顺从上级的意思，具体的听他安排；C 修改上级的不满意之处，取个折中方案；D 申辩威胁，强调完美，否则就不干了；E 其他：。

解决措施：一般在优秀的公司中，通常是外行领导内行。

在上面五个选择中，前四个方案都不可行，应该从公司的绩效角度考虑，提供多个可行方案以供上级选择。

钱不够，活要干问题：上级要求去办一件事，预计需要10万经费，但无论怎样沟通，领导就是不肯全给，领导的观点是花最少的钱，办最大、最好的事，而预算已经很精确，该如何解决呢？解决措施：对于这样的问题，应该多提供一些选择方案，设计出6万元的方案、8万元的方案、10万元的方案和12万元的方案等，然后由领导选择。

在不同的方案中包含的内容不一样，由领导做出最终选择。

所以，在和上级领导沟通时，要多注意沟通技巧，达成有效的沟通结果。

第四讲如何与下级沟通在与下级沟通时，要充分运用沟通的技巧。

1.与下级沟通的要点在与下级沟通时，要注意以下内容：第一，做好传达、沟通准备（内容、工具等）；第二，积极态度、使用“我们”，而非“你”、“我”；第三，循序渐进，把大整体分割成小部分；第四，鼓励开放的沟通，语言准确、简单明了；第五，制定目标和计划时间表，分配任务；第六，建立汇报反馈体系，以便掌握动态；第七，事前建立绩效考评标准、岗位责任制、科学薪酬和奖惩措施。

对于绩效考评，管理的关键在于提出明确的要求，要具体量化。

在沟通中，要询问清楚下级的具体问题，要求下级将刚谈论的话用自己的语言复述一遍，并要求下级做记录，然后读出来，可以使用小便签、N次贴、工作任务书等，要将沟通内容表达清晰，并将其分成几个步骤，可以充分运用图表、说明、资料、流程图等多媒介。