办公软件应用技巧-Excel

Excel使用技巧-编辑技巧

快速清除单元格的内容
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如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批 注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按 Delete键的方法了。 要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除 的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清 除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本 来面目。
Excel使用技巧--如何避免错误信息


错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表 函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中 表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。 如果是公式结果太大或太小，就要修改公式 错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间 插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共 单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就 会产生这种情况。解决办法： 取消两个范围之间的空 格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
Excel使用技巧

如何更改excel默认的行列标签的颜色？ 桌面-属性-外观-项目-高级_已选定的项目，设置颜色 系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果 需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？ 虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以 利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于 3个以上的排序。 具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据” 菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、 “第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行 排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2 次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，就可以实 现了对三个以上关键字的排序操作了
Excel使用技巧--如何避免含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下 面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含 零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者 在用作除数的单元格中输入不为零的值。 错误值：＃VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使 用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不 能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。 解决办法：这时应 确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元 格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值， 而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将 文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
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Excel使用技巧--编辑技巧
分数的输入
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如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办 法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办 法是：首先输入“‘”（西文单引号），然后输入“001”。 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。 如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键
Excel使用技巧
在连续单元格中自动输入等比数据序列 请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗？ 可以通过填充的方法来实现 首先在第一个单元格中输入该序列的起始值 然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格 再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。 在弹出的“序列”对话框中，再选择“类型”中“等比序列”单 选按钮，再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。 最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序 列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。 然后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填 充完毕。
Excel使用技巧
如何正确显示百分数 在单元格中输入一个百分数（如60％），按下回车键 后显示的却是0.6。请问该如何设置才能正确显示百分 数？ 出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强 制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或 “百分数”即可 选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格” 命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在 “分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。
Excel使用技巧



选择大范围的单元格区域 由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次 性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的 好方法吗 ？ 可以进行如下操作：首先在“名称”框中输入该操作区域的起始 单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代 号，中间用“：”冒号分开。最后按下“Enter”键，这样以这两 个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。 还有个办法： 先选中区域的左上角单元格，按着shift键点击右 下角单元格，也可以选定以这两个单元格为对角的长方形区域。
Excel使用技巧--如何避免错误信息


在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果， 并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生， 有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一 下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。 错误值：＃＃＃＃ 含义：输入到单元格中的数据太长 或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中 显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出 现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完 全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的， 可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为 负的时间量。
Excel使用技巧



固定数据输入时的焦点 在数据输入时，每当我们按下“Enter”键后，光标就会自动跳转 到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复 地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？ 答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“Ctrl”键的 同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始 数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键，光标始终都不会 移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键 来完成。 当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都 按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现 一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置 框中单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按Enter键后移动” 复选框，最后单击“确定”按钮即可。



Excel使用技巧--批量删除空行



有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删 除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选” 功能，把空行全部找到，然后一次性删除 先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单 击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶 部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页 面内已看不到数据为止。 在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单， 选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再 单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据 就全恢复了。 插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列中的空白单元 格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到 空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原 工作表的相应位置上
Excel使用技巧--如何避免错误信息


错误值：＃REF! 含义：删除了被公式引用的 单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元 格范围，或是重新设定引用范围 错误值：＃N/A 含义：无信息可用于所要执行 的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中 输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用 含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办 法：在等待数据的单元格内填充上数据。
Excel使用技巧--条件显示

我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。 一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及 格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if （A2<60，“不及格”，“及格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 例如，如果输入： =if（A2<60，“不及 格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀”）） 就把成绩分成了三个等级。 如果输入 =if （A2<60，“差”，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”））） 就把成绩分 为了四个等级。 再比如，公式： =if（SUM（A1：A5)>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数， 意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
Excel使用技巧--编辑技巧

多张工作表中输入相同的内容
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几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作 表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、 Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表 接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时 这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。 输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左 键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则 在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内
Excel使用技巧--如何避免错误信息

错误值：＃NAME? 含义：在公式中使用了Excel所 不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入 了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号 中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存 在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存 在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将 文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引 用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。