2011年秋季电大秘书学课程作业1-4

秘书学课程作业1-4一）名词解释：1、秘书人员:泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员,但不包括虽在领导者身边或中枢机构中工作却不从事秘书工作或秘书性工作的其他专职人员.2、秘书方法:是秘书活动得以运行的媒介,意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序等的总称。

3、秘书技术：就是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。

4、秘书（广义）：统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的、具有某种职务的秘书人员；二是秘书工作者，即无秘书职务，但实际上从事秘书工作或秘书性工作的秘书人员；三是机要人员，即由保密工作部门和用人和管部门审查批准的、经管国家和集体秘密事项的专职人员；四是秘书首长，即拥有决策权、指挥权又和管办公厅（室）工作的负责人。

(二)选择题：1、秘书学的对象，即秘书学的学科对象，是( B ) 。

A、秘书机构B、秘书活动C、秘书工作D、秘书管理2、( D ) 是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。

、事务性B、文牍性C、秘密性D、辅助性3、( B) 的出现是秘书活动产生的前提条件。

A、政党的出现B、社会管理组织C、阶级的出现D、国家的产生4、( A ) 的出现是秘书活动产生的必要条件。

A、文字和公文B、文件和公文C、网络D、电脑5、( A ) 就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。

A、公务秘书B、私人秘书C、通用秘书D、集体秘书6、( B ) 就是在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇用人员。

A、公务秘书B、私人秘书C、通用秘书D、集体秘书7、( C ) 就是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。

A、公务秘书B、私人秘书C、通用秘书D、集体秘书8、( D ) 就是辅助领导群体的秘书，而不是只辅助某一位领导者的秘书。

A、公务秘书B、私人秘书C、通用秘书D、集体秘书（三）简答题：1、秘书技术主要内容有哪些？答：（1）秘书工作方法；（2）秘书办公手段；（3）秘书公办场所。

2、秘书学的学科性质有哪些主要特征？答：（1）知识的综合性；（2）理论的应用性；（3）学科的群体性。

3、秘书活动产生的条件有哪些？答：（1）社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件；（2）文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。

（四）论述题：1、受辅助性的规定，秘书活动还具有哪些重要特征？答：受辅助性的规定，秘书活动还是具有以下重要特征：（1）文牍性。

秘书辅助行为的首要内容就是掌管文书，包括撰制文书、传递文书、办理文书和保管文书；（2）秘密性。

秘书工作就是机要工作，秘书人员就是是机要人员，秘书活动的诸多内容不为人知，秘书人员经常接触并经管秘密事项，他们不仅知道早，知道多，还知密深；（3）事务性。

秘书活动的主要任务就是处理繁杂而琐碎的事务，也是秘书活动的重要特征。

（4）受动性。

秘书活动的辅助性，决定了秘书活动的受动性，即秘书活动必须以领导活动为中心；（5）随机性。

秘书要经常处理非常规性事务、突发性事件和领导者临时交办办的事务；（6）补偿性。

秘书活动对于领导活动，就其功用而言，就是拾遗补缺，辅其不足，充当领导者的左右手；有知识方面和能力方面，经验和精力方面的。

（7）潜隐性。

秘书活动始终融于领导活动与组织活动之中，具有潜在的和隐蔽的特征。

秘书活动的上述特征，都是由秘书活动的辅助性派生出来的，并从不同的侧面体现出秘书活动的辅助性。

2、秘书的类型有哪些？一按职业性质分可将秘书分为公务秘书和私人秘书,(1).公务秘书就是在国家机关,国有或集体企事业单位,以及官办社团中担任秘书工作的公职人员.(2).私人秘书就是在私营企业,外资企业,民办社团,专业户和个体户,以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇佣人员.二按业务范围分可将秘书分为通用秘书和行业秘书,(1)通用秘书就是在我国党政机关办公厅担任秘书工作的公职人员.(2)行业秘书就是在不同行业中担任专业工作的秘书工作人员,如法律秘书,科技秘书,外事秘书,医务秘书,商务秘书和教学秘书等.三按工作岗位可分为综合秘书和专项秘书(1)综合秘书就是承担全局性秘书工作的人员.(2)专项秘书就是专门承担某项秘书工作的人员.四按辅助对象可分集体秘书和个人秘书(1)集体秘书就是辅助领导群体的秘书, 而不是只辅助某一位领导者的秘书.(2)个人秘书就是辅助某位领导者的秘书,而不是辅助领导群体的秘书.秘书学平时作业2 第三章——第八章二、作业内容（一）名词解释：1、机要工作答：机要工作就是经管重要秘密事项,使秘密特别是国家的秘密不被泄露的工作.它包括三项主要内容:(1)秘密文件的保密;(2)秘书会议的保密;(3)办公设备的保密. 2、辅助决策答：辅助决策: 就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为.它包含决策前的秘书工作、决策工的秘书工作和决策后的秘书工作，即决策过程中的各项辅助行为。

3、协调关系答：协调关系是指秘书人员在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工人之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现共同目标的过程。

4、典型调查法答：典型调查法就是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人,进行深入细致的调查,从中得出具有普遍意义的结论和规律。

(二)选择题：1、秘书的文字工作包括两项主要内容，即文稿的 D 。

A、登记和分送B、拟办和批办C、承办和催办D、撰拟和核对2、信息的搜集、加工、传递和存贮工作就是 A 。

A、信息工作B、文书工作C、协调工作D、督查工作3、经管重要秘密事项，使秘密特别是国家秘密不被泄密的工作就是 C 。

A、印信工作B、通讯工作C、机要工作D、督查工作4、通常认为，秘书机构是C 。

A、辅助机构、办事机构和协调机构B、辅助机构、职能机构和统辖机构C、辅助机构、协调机构和办事机构D、协调机构、办事机构和统辖机构5、我国将国家秘密的等级分为绝密、机密、秘密三级，其中机密是B 。

A、最重要的国家秘密B、重要的国家秘密C、一般的国家秘密D、为期一年的国家秘密6、从全体调查对象中随机地抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况的调查方法被称为 C 。

A、典型调查法B、普遍调查发C、抽样调查法D、直接调查法（三）简答题：1、简述秘书工作的作用。

答：秘书工作是领导工作和机关工作的组成部分,其作用发挥得如何,对于保证领导工作和机关工作的有效运转具有十分重要的意义:(1)参谋助手作用:为领导工作出主意,想办法,提预案;向领导机关提供资料,提供信息提供咨询;做好事务工作,尽量减轻领导工作的负担.;(2)沟通协调作用:秘书工作就是信息工作,负责信息的搜集、加工、传递和存贮等工作，以便为领导者进行决策与管理提供科学依据；秘书还承担着调整和改善部门关系、工作关系和人际关系，发挥关协调作用：（3）督促检查作用：督促检查是领导工作特别是决策实施中的重要环节也是领导工作对秘书工作的新要求。

2、简述秘书工作的趋势。

答：在新世纪，随着改革开放的不断深入、市场经济的不断完善，特别是我国加入世界贸易组织，使我这秘书工作的内涵发生了深刻变化，呈现出新的发展趋势：（1）延展化趋势：秘书工作的发展前景，从历史上看，一般取决于两个条件，一个是政治制度变革的程序；另一个是经济、社会进步的程度。

（2）智能化趋势：历史表明，秘书工作是一种高智慧的脑力劳动，秘书人员是社会上最为文明的一部分。

从人才市场对秘书人才的需求上看，社会对秘书的教育程度、知识总量、智力水平、动手能力和工作以验的要求，也呈现出日趋智能化的走向。

（3）高效化趋势：长期以为，秘书机构的办公手段比较陈旧，办公技术比较落后，基本上或主要是传统的手工作业方式，由于办公自动化开始进入秘书机构，就许多费时、费事的秘书业务，逐步变得简单、便捷和节俭。

办公自动化程度愈高，秘书工作的高效化趋势就愈强。

（4）社会化趋势：由于受到传统思想和计划经济的制约，我国的社会职业不够发达。

阴碍了秘书职业和秘书工作的发展。

然而在西方发达国家，秘书工作早巳成为社会近切需要的热门职业，并呈现上升趋势，表现出明显的社会化倾向。

（四）论述题：1、秘书工作的原则有哪些？如何坚持秘书工作的各项原则。

答：一、秘书工作的原则共有如下五点：（1）准确原则；（2）及时原则；（3）严谨原则；（4）同步原则；（5）保密原则；二、要坚持秘书工作原则，必须做好如下几点；（1）准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，令行禁止；要准确地悼念和提供领导工作需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧；要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样；要准确地处理秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请求，事后有报告；要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范，合乎逻辑；（2）要确立正确的时间观念；要讲究工作效率；要分辨轻重缓急；要变被动为主动，心可能做到快捷、迅速，及时出手；（3）要严密地思考；要周详地运作；（4）要同步思维，尽量做到领导者同步思维；要同步行动，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来，挥之即去；要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步；（5）要强化保密意识，应该有清醒的认识，深刻的了解，以保持高度的警惕性；要具备法律知识，明确国家秘密的定义、范围和等级，以有保密工作的方针、制度和法律责任；要严守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。

2、怎样才能建构和优化秘书的知识结构，实现秘书知识体系的最佳整体效应？答：（1）秘书的知识结构要有中心性。

中心决定知识结构的性质和功能。

秘书人员要针对自己的职业特征和工作需要，合理确立知识结构的中心点；（2）秘书的知识结构要有宽阔性。

秘书要有广博的知识，这是秘书的通才特征所决定了的；（3）秘书的知识结构要有层次性。

一个合理的知识结构，必须呈现出一定的层次性，从低到高，由几个不同层次的知识系统所构成，它们相互促进，反映了知识结构内部的纵向关系。

（4）秘书的知识结构要有动态性。

秘书的知识结构也必须具有自我调节的动态功能：基础较宽，活性较强，反馈及时，调节有力，使个体的知识结构不断趋完善。

秘书学平时作业 3第九章——第十三章二、作业内容（一）名词解释：1、文书答：文书是指能表达某种意思,用于处理各种事务,并具有一定体式的书面材料。

2、公文答：公文是指能表达某种意思,用于处理公共事务,其体式由国家统一规定的文书。

3、文件答：文件是指具有法规性、指导性和知照性，并印有固定版头的那一部分公文。

4、信访答：信访是指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向行政机关或其他社会组织反映情况提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关或组织处理的活动。