文秘4级考试工作实务题

钟苗：公司刚刚招聘来两位做信息工作的秘书，将安排他们专门负责公司内外的日常信息传递工作。

请你今天下午2时在二楼小会议室，向他们介绍一下信息筛选与信息传递工作中应当注意的问题，及信息传递的常用方法。

请你将介绍内容以讲稿形式送交我一份。

二、公司明天要召开安全工作会议，请你列出公司在纸面信息的安全上应采取的措施。

（列出8点即可）三、请你提供一份包括以下几个问题的说明。

（2005年11月）（15分）1、信息分类工作的原则2、信息传递的基本形式3、信息传递的注意事项四、请你介绍一下信息工作程序。

（2006年5月）（20分）五、档案分类采用年度分类法比较简单，但要求判定档案文件所属年度，把档案归于相应的年度内。

请你写一份关于你以文字的形式向他们介绍年度分类法的特点，正确判定档案文件所属年度的文字材料，发到网上，供大家学习交流。

（2006年11月）答：1、特点（1）简单（2）运用广泛（3）用于档案数量少的单位2、文件所属年度确定：(1)、文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。

(2)、法规性文件以批准日期为根据。

(3)、领导性文件以签署日期为根据。

(4)、会议记录以开会日期为根据。

(5)、计划、总结以内容针对时间为根据。

(6)、文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。

(7)、通过分析文件内容来判定日期。

六、公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。

请你说明文件传阅的方式及要求。

（2007年11月）答：1、传阅方式：（1）阅览室传阅（2）会议传达（3）利用副本（4）利用刊物公布文书（5）利用现代化技术手段2、传阅要求：（1）严格传阅范围（2）不能阅文人之间随意传递（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式七、公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急于了解此次会议的社会效果，请你负责完成此项工作，并简要向我说明：1、你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？2、怎样才能全面收集相关信息？3、如何对信息进行加工？4、怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？开放参观活动请你以书面形式说明拟订开放参观活动方案的要求，同时拟一份方案的要点给我。

1、公司将针对第三季度的销售工作召开会议，届时将有来自全国各地的销售主管及经理参加。

请你列出选择会址应考虑的因素。

另外信新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项，（应包括格式和语言方面的内容）。

2、公司对于文件的收集和整理有规范的要求。

请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录的形式提供给我。

（06年11月，09年5月）答：发自：秘书钟苗发给：行政经理苏明日期：2009年5月10日（考生自定）主题：会议文件收集整理的基本要求及立卷归档的意义1、收集会议文件资料的要求：（1）确定会议文件资料的收集范围。

会前分发保密文件，按清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查。

（2）及时收集会议文件，确保收集齐全。

（3）选择收集渠道，运用不同方法。

（4）严格履行登记手续。

认真检查文件是否缺件、缺页、缺损。

及时补救毁损的文件。

（5）收集整理过程注意保密2、需收集的文件资料：（1）会前分发的文件（2）会议期间产生的文件（3）会后产生的文件3、会议文件立卷归档的意义：会议文件立卷归档概念的解释。

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找和利用。

（2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存与保管。

（4）保证会议文件立卷工作的连续性，为档案工作奠定基础。

评分标准：1、本题满分为15分。

2、在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。

3、“备忘录”格式正确2分。

4、题中（1）会议文件资料的要求5分，每一点1分。

（2）收集会议文件资料的内容3分，每一点1分。

（3）会议文件的立卷归档5分，其中定义1分，意义每一点1分。

5、若学生答案阐述合理，可参照各点分值酌情给分。

3、如何认识会议纪要和会议记录的关系；会议纪要的特点、拟写要求和工作程序内容。

以备忘录的形式提交给我。

（09年11月）答：1、会议纪要以会议记录为基本依据。

二者含义、作用、结构、特点不同；会议记录是会议内容和会议进程的客观反映，是日后分析、研究、整理会议内容的重要依据；会议记录的结构是：标题+正文+尾部；要求是快速记录，真实、准确、完整反映，尤其对会议决定意见一定要忠实于原话。

会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上分析、提炼和综合而成的文件，主要是为传达会议精神而拟定；会议纪要的结构是：标题+成文日期+正文（会议概况、会议事项、尾语）；要求是纪实扼要。

2、会议纪要的特点和拟写要求：特点是纪实性、提要性和指导性。

拟写要求包括：（1）实事求是，忠于会议实际；（2）集中概括，提炼归纳会议内容；（3）条理清楚。

3、会议纪要的工作程序：完善会议记录—起草、编写会议纪要—确定印发范围—接收者确认—领导签字—打印成文—印制、分发或归档保存。

能进行会议纪要的整理。

4、便条（10年11月）钟苗：会议信息的反馈工作是会议工作的重要组成部分，但是我们过去没有予以充分的重视。

最近公司主要领导指示我们行政部要加强对会议信息反馈工作管理，请你就会议信息的反馈要求给我发一个邮件，以便我在此基础上拟制公司“公司会议管理办法”。

谢谢行政经理××2009年5月9日1、钟苗：你发出的电话留言“公司股东会议通知”，我已收到，但因公司另有急事，我在股东会议期间正好出差，无法出席此次会议。

我将委托他人参会，请你用电子邮件将委托书发给我，并说应注意的委托，我将填好并按时将委托书送回。

2、请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明。

3、根据背景材料拟写一份格式规范的意向书。

（09年5月）4、根据背景材料拟写一份请示。

（09年11月）5、背景材料：（10年11月）××省教育厅收到了《教育部办公厅关于近期学校食物中毒等食源性疾病发生情况的通报》，并决定将此文下发至省属各教育部门。

要求他们认真按照学校食品卫生安全和传染病防治有关要求，结合本校的实际，切实把食品卫生安全和传染病防治工作抓实抓好。

确保师生身体健康和生命安全。

请你以此为材料，写一份公文。

要求：1、文种使用恰当。

2、文面、格式符合该文种的写作要求。

3、在不改变原意的基础上，内容可作适当补充。

1、今年年底美国电力公司总裁布朗先生一行来访，届时我公司将作为主要接待单位之一。

公司已安排我担任此项活动的负责人。

请你就“如何安排好接待活动”给我提一些建议，以备忘录的形式提交给我。

2、请你制作一份工作日志，另请向我说明制作工作日志应注意的问题。

3、安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。

请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明一下刻录机使用的注意事项。

（06年11月）4、请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。

还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来。

5、请你给每位值班人员发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。

6、最近公司印章管理及使用方面出现了一些问题。

请你向我说明：1)印章有哪些作用？2）秘书部门应管理好哪些印章？3）使用印章应注意哪些问题？（09年5月）7、为配合本市安全宣传周活动，公司决定向每位员工发放“健康安全办公宣传卡”，请你以邮件形式提供简洁的宣传内容给我，以便及时设计、完成此项工作。

（09年11月）8、便条（10年11月）钟苗：公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。

以下几点是你重点要说明的：1、此项工作的意义。

2、此项工作的特点。

3、上司临时交办事项的范围。

请在今天下班前写出书面材料交给我。

谢谢行政经理××2009年5月9日一、便条钟苗：江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢行政经理苏明2003年11月21日参考答案：1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

二、备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：2003.11.21内容：公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

谢谢。

参考答案：我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。

如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、便条钟苗：一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。

为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理苏明2003年11月21日参考答案：1、登记：（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；①总括登记，对存储信息按批分类登记；②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。