国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理
秘书资格考试之事务管理
秘书资格考试之事务管理秘书是一种重要的职业，扮演着组织的支持者和决策者之间的桥梁角色。
为了担任这个职位，一般需要通过秘书资格考试以证明自己具备必要的技能和知识。
本文将重点介绍秘书资格考试中的事务管理部分。
事务管理是秘书工作的核心之一，包括接待访客、电话管理、文件处理、日程安排等。
在秘书资格考试中，事务管理的题目内容涉及的范围较广，考察的重点主要包括以下几个方面：首先是接待访客。
秘书在工作中经常需要接待访客，这包括安排接待地点、准备接待用品、确认访客身份等。
在考试中，可能会涉及到各种接待场景的情景设定，考生需要从整体考虑访客的需求和公司内部的规定，进行有效和友好的接待。
其次是电话管理。
秘书通常会负责接听公司的来电，并进行转接、记录和回答问题。
在考试中，会模拟接听电话的情境，考生需要根据来电者的需求和公司的规定进行处理，例如向正确的人员转接电话、记录准确的信息等。
再次是文件处理。
秘书负责处理公司内外的文件，包括文件的收集、整理、归档和传递等。
在考试中，可能会出现需要考生根据一系列文件的要求进行整理和归档的情景，考生需要有较强的文件处理能力和基本的组织能力。
最后是日程安排。
秘书常常需要为领导或团队成员安排日程，包括会议安排、会议纪要的记录和发送等。
在考试中，可能会出现需要考生为多个人员安排不同会议的情景，考生需要合理安排时间和地点，并妥善处理各项事宜。
除了上述几个方面，事务管理还包括很多其他细节，例如办公用品的管理、快递收发的安排等。
考生需要掌握相关的基本知识和技巧，并具备良好的沟通和协调能力。
在秘书资格考试中，事务管理部分往往是考生实践运用知识和技能的重要环节，也是考察考生综合运用知识分析和解决问题的能力。
为了提高事务管理的能力，考生可以通过以下几种方法进行准备：1. 学习相关知识：了解事务管理的基本概念和方法，学习相关的法律法规和规章制度，掌握基本的操作流程和要求。
2. 实践操作：通过模拟真实的工作情境来进行实践操作，例如模拟接待访客、接听电话、整理文件和安排日程等场景。
秘书事务管理练习题
事务管理练习题四级秘书部分（一）单项选择题1. 秘书为上司准备出差所用的文件资料时应注意( )。
A. 将谈判提纲和协议草稿等资料分别摆放B. 带好笔记本C. 将旅行指南随身携带D. 按公与私分别列出清单2. 内部工作人员在领取零用现金时应( )。
A. 自行取用B. 填写“零用现金凭单”C. 进行登记D. 先将有关票据交给秘书3. 秘书对原始信息进行分类的工作, 属于( )。
A. 信息整理B. 信息存储C. 信息筛选D. 信息深加工4. 接待规格的最终决定权在于( )。
A. 秘书根据对方要求决定B. 秘书自行决定C. 秘书的上司决定D. 行政办公室决定5. 按照信息存储的顺序逐件登记的形式称为( )。
A. 个别登记B. 顺序登记C. 总括登记D. 连续登记6. 根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分门别类组织起来的工作是( )。
A. 信息分层B. 信息组合C. 信息聚集D. 信息分类7. 表示趋势及比较性信息宜采用( )。
A. 框图B. 饼状图C. 折线图D. 流程图8. 下面关于办公室布置的具体要求说法不正确的有( )。
A. 办公室光线来自左方，以便保护视力B. 电话最好是10 平方米空间范围一部，以免接电话离座位太远C. 领导者的座位应位于后方，以便于监督D. 各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间9. 反映扫描仪扫描图像清晰度的指标是( )。
A.bitB.dpiC.ditD.pce10. 投影仪带宽过窄不会引起( ) 的现象。
A. 图像模糊B. 画面分辨率不高C. 聚焦不良D. 端口无输入信号11. ( ) 是信息的价值基础和生命所在。
A. 开发性B. 可塑性C. 客观性D. 依附性12. 关于布置办公室的基本要求说法错误的是( )。
A. 为了办公室的安全，应尽量少装电源插座B. 应预备充分的空间，以备最大的工作负荷的需要C. 同一区域的档案柜高度应该相一致，以增进美观D. 使用同样大小的桌子，促进员工之间的平等感觉13. 办公室开具介绍信时必须加盖( )。
秘书考试（四级）复习笔记之办公日常事务案例分析
案例分析案例⼀某家⼤型⼴告公司为了庆祝公司成⽴⼗周年，计划届时举办⼀个庆祝⼤会及⼤型招待会，邀请上级部门领导和各⽅客户出席。
并为此临时成⽴了⼀个筹备⼩组，公司办公室章主任是筹备⼩组的负责⼈。
章主任⾸先作出了⼤会的议程安排，并对接待的各个环节进⾏分析，把接待⼈员分成如下⼏组：签到组、贵宾接待组、⼀般来宾接待组、确定接待⼈数。
然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的⼈员进⾏分组培训。
最终这次活动举办得很成功。
点评：举办⼤型活动，礼仪接待是很重要的⼯作。
⼀定要有计划，有明确的组织分⼯。
实现的培训也是必要的。
因为公司员⼯对于专门的接待礼仪不⼀定都熟悉。
案例⼆⼀次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地⼀家公司的考察团。
见⾯之后，李默安排对⽅代表团团长坐在⼩轿车的右后座，可是团长不⼲，他⾃⼰拉开前⾯的车门，做到了司机的⾝边。
李默觉得很为难。
按照礼节的规矩，领导应该坐在⼩轿车的右后座，那个座位既⽅便上下车，⼜⽐较安全。
可是让客⼈再站起来挪到后⾯也似乎不合适。
点评：确实有些⼈喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必⾮让客⼈挪动，只需提醒客⼈系上安全带即可。
提醒司机要加倍⼩⼼，掌握好速度，不可太快。
案例三作家张洁在她的长篇⼩说《只有⼀个太阳》中，描写了我国⼀个代表团在出国访问时的种种让⼈哭笑不得的⾔⾏举⽌，其中⼀段写邀请国的⼀个科学院院长在他祖传的古堡⾥请客，不学⽆术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫⽂化修养，丢尽⼈格⽽不⾃知。
点评：作家批评我们某些国民的⽆知以及修养上的粗俗，说明有些⼈在交往中缺少对⼈的尊重与⾃尊。
从根本上说，讲究各种礼节的⽬的是为了让每个⼈都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。
案例四某公司秘书赵倩陪同来访客⼈观看⽂艺节⽬的时候，没有关闭⾃⼰的⼿机，她只是把⼿机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。
结果演出中真的来了两次电话。
赵倩赶快接通电话，她尽量⽤⼩声说话。
国家职业资格--秘书四级 事务管理
（D）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处
案例分析
人力资源部需要重新调整办公室，部门共有4人，其中经理、招聘管理、薪酬管理、培训管理各1人，请你按布置办公室的基本要求，为他们安排合理的座
位。
二、营造健康安全环境
1.树立安全意识，应做到？
2.办公环境常见的健康与安全隐患有哪些？
5.（C）是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待。
(A)高规格接待B)对等接待(C)低规格接待(D)低身份接待
6.秘书必须能根据（C）确定接待规格。
(A)来访的目的B)活动内容C)来访者的身份D)低身份接待
作业
预习
教学后记
授课时间
年 月 日第 节第 周 课时（ 班）
课题
事务管理--安排迎送来访团队
课题
办公室事务管理3---管理时间、提高工作效率
教学目的
与要求
相关知识
工作程序
教学重点
与难点
编制工作时间表
教法与学法
理论法练习法
教具
PPT
教学过程
教学过程
教学过程
教
学
过
程
教学过程
天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假
（3）办理进货手续
（4）保管
作业
教学后记
授课时间
年 月 日第 节第 周 课时（ 班）
课题
四级秘书事务管理试题
高二四级秘书第一次过程考核班别：姓名：学号：成绩：一、单选题（30分）1、手工填写的工作日志，秘书通常要准备（d。
A、一份B、五份C、三份D、二份2、下列表述不正确的选项是（c）。
A、为上司制定工作日志应熟悉上司的偏好与工作规律B、要保持两本工作日志信息的一致C、工作曰志只给上司查阅D、秘书是上司工作时间的“警察”3、秘书在使用计算机时，如发现计算机无法工作，就应填写“（c ）” 。
A、设备隐患表B、隐患记录及处理表C、设备故障表D、《设备处理表》4、在办公室中，常用（b ）将发票固定在一起。
A、订书机B、胶水C、大头针D、曲别针5、关于办公环境中的隐患，以下描述不正确的选项是（b ）。
A、下班忘记关门B、下班常有早退现象C、室内光线太强D、下班忘记断电6、值班工作是秘书部门的一项（c ）。
A、特殊工作B、临时性工作C、日常工作D、突击性工作7、布置办公室的三大原则是（a ）。
A、有利于沟通，便于监督，协调、舒适B、有利于保密，便于监督，协调、舒适C、有利于沟通，便于监督，严肃、紧凑D、有利于沟通，便于活动，开放、舒适8、通常在办公室中（b）是印章的保管者。
A、公司保密人员B、秘书C、档案员D、专门技术人员9、编制时间表通常是根据（c ）确定编制时间的周期。
A、指示B、会议C、需求D、部门10、办公室布置时，光线应来自（ c ），以保护视力。
(A) 上方(B) 下方(C) 左方(D) 右方11、办公室布置的一项基本原则是（ c ）(A) 有利于沟通(B) 便于监督(C) 协调和舒适(D) 满足需要12、在安全检查时，若发现设备故障，应立即报告，并填写（ b ）。
(A)事故责任书(B) 设备故障登记表(C) 设备维修记录(D) 设备损坏登记表13、（ a ）具有介绍和证明双重作用。
(A) 介绍信(B) 推荐信(C) 决议书(D) 证明14、（a）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。
秘书国家职业资格考试四级办公室事务复习要点
秘书国家职业资格考试四级办公室事务管理复习要点办公环境管理一、营造合理舒适的办公环境1、空间要求A、光线：局部照明清晰、灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕；B、温度：16--20°C以上。
冬天在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为宜。
有温度调节设备。
C、湿度：办公室理想的相对湿度是40%-60%。
如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70%，则空气太潮湿。
D、空气清洁度：通风；禁烟区的设立，标志是否到位E、声音：减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。
在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。
此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。
F、颜色：颜色会影响人类的情绪、意识及思维。
办公室：以冷色调为主，简洁、明亮会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。
会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。
走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。
休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。
私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。
地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。
G、地理位置：符合企业、部门工作性质。
凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。
2、物品摆放要求：平等、方便、安全、高效、美观办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。
A、桌椅、柜子大小一致，高度合适、符合工作需要应尽可能使其规格,颜色,款式等的和谐统一,风格一致,整齐划一的系列产品；摆放大件家具时,如档案柜,书架等,可将其被对背或尽量靠墙,充分依靠"墙体效益",即既可节省空间,也使办公室看起来更加整齐,美观。
国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理
国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理二、事务管理1、制定接待工作计划的程序主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等（1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批2、安排来访的工作程序（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。
（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。
时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。
3、安排参观工作程序（1）初步确定活动的内容（2）征求对方的意见（3）修改、确定方案（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。
4、办公室隐患（1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患（2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患（3）办公家具方面的隐患（4）办公设备及操作中的隐患（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患（7）火灾或消防中的隐患5、健康、安全办公环境的要求（1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修（2）光线应充足（3）温度要适宜（4）布局应注意通风（5）办公室空间及座位空间要适当（6）办公室噪音要低（7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求（8）办公设备的安装、操作要符合要求（9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置（10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求（11）办公区或办公室设置急救包并定期更换（12）建立相应的规章和制度（13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物6、印章的刻制印章管理工作的一个首要环节（1）得到上一级主管单位的正式公文（2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续（3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务（4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样7、印章的启用程序（1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。
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第3章办公室事务管理考点梳理1．了解零用现金的管理办法，办公用品和设备的购买与管理以及时间管理。
2．能够进行办公环境布置，识别并处理办公环境中的安全隐患。
3．掌握印章、介绍信的管理方法和使用，掌握值班工作的主要内容。
4．掌握安排领导活动的基本原则和要求，能够制订商务旅行计划，掌握领导临时交办事项的基本原则。
一、办公环境管理（一）办公环境的布置1．办公环境的含义办公环境又称办公室环境。
从广义上说，指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，指办公室、会议室、楼道、庭院等公共环境，秘书日常事务中办公环境的管理即指这一层面的意义。
2．办公环境布置的基本原则（1）舒适；（2）和谐；（3）实用；（4）安全。
3．办公环境布置的具体要求（1）留有充足的通道，给员工留有充分的空间。
（2）办公桌大小要适中，尽可能朝同一个方向摆放。
（3）选用旋转椅，座位的后方最好是固定、不动的东西。
（4）文件柜应背对背或靠墙放置。
（5）常用办公设备应放置在方便、安全的位置。
（6）装置充足的插座，安装在比较隐蔽的角落里。
（7）主管座位应位于员工座位之后。
（8）在办公区设置接待区和休息室。
（二）办公环境的健康安全管理1．树立安全健康意识（1）遵守有关法规，实行安全管理责任制；（2）制定紧急情况疏散程序，完善相关规章制度；（3）定期进行安全检查，做好风险的防范和排除工作。
2．办公环境的基本要求（1）办公建筑的要求办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门、窗开关灵活，装修应符合环境要求。
（2）办公环境的要求光线充足，尽量采用自然光，灯光不刺眼、不闪烁，有直射光线的窗户应安装遮阳装置，室内温度、湿度、通信均符合有关规定。
（3）办公家具的要求家具摆放留有合理的空间，座位之间留有足够的通道；各种物品摆放有序，既符合安全要求，又方便工作流程。
饮用桶装水应符合健康、安全要求；办公室应设置急救包或准备一些常用的药品。
（4）办公设备的要求①插座、电线整理好放置于桌后，防止绊人；②计算机屏幕应避开光线直射；③复印机尽量安放在通信区域；④办公设备的操作规程、安全注意事项要标注在设备旁。
秘书资格考试（四级）办公事务与管理习题
今⽇辅导：秘书资格考试（四级）办公事务与管理习题－多选题
1．秘书在进⾏办公室安全检查时，如果发现隐患，以下描述正确的是（）。
A．⾃⼰负责给予解决
B．在职责范围内排除危险或减少危险
C．只要发现隐患，⽴即报告相关⼈员，跟进，直⾄解决
D．⾃⼰能解决，视为⾃⼰的职责
【答案】BC
【解析】秘书在进⾏办公室安全检查时，如果发现隐隐患，正确的做法是在职责范围内排除危险或减少危险以及只要发现隐患，⽴即报告相关⼈员，跟进，直⾄解决。
AD的做法是⽋妥当的，秘书不能独断解决，应该加强各部门的沟通，协调处理，以便提⾼效率和更好地解决问题。
2．秘书在值班时，其任务是（）。
A．编好值班管理规定
B．登记好值班电话记录
C．做好值班接待记录
D．记好值班⼯作⽇志
【答案】BCD
【解析】值班⼯作是保证组织及时获得准确信息，进⾏正确决策，保障机构安全的经常性⼯作。
内容为：①记好值班电话记录；②记好值班接待记录；③记好值班⽇志；④做好信息传递。
3．秘书保管的零⽤现⾦不可以⽤于（）的⽀出。
A．停车费
B．机票费
C．快件费
D．茶点费
【答案】B
【解析】零⽤现⾦⽤以⽀付本市交通费、邮资、接待⽤茶点费、停车费和添置少量的办公⽤品。
4．秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是（）。
A．领导临时交办的事情
B．企业内部的突发事件
C．上级单位的电话指⽰
D．接待未预约的来访客⼈
【答案】ABC
【解析】秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是ABC三项的内容，D项不是经常会遇到的，因为是预约所以只是偶尔会发⽣这样的事情。
秘书四级考试真题
秘书四级考试真题秘书四级考试真题一、选择题1. 下列哪个是秘书工作的重要职责？A. 文档管理和档案整理B. 客户关系维护C. 会议组织和协调D. 财务报表的编制2. 秘书在会议组织中的具体工作内容包括以下哪些？A. 议程的安排和发送会议通知B. 会议室的布置和设备准备工作C. 主持会议并记录会议纪要D. 会议后的进一步跟进工作3. 下列哪个是秘书在日常办公中需要具备的技能？A. 语言表达能力B. 统筹协调能力C. 沟通和协商能力D. 以上都是4. 秘书在组织公务接待时应注意以下哪些细节？A. 确保会议室环境整洁B. 提前准备会议所需的文档和材料C. 确保宾客的食宿和交通安排D. 以上都是5. 秘书在处理文件和资料时应尽量遵循的原则是：A. 快速处理，及时回复B. 将重要信息进行备份和归档C. 尽量减少文件和资料的存储空间D. 遵守保密原则，确保信息安全二、填空题1. 秘书在处理文件和资料时应注意保持________。
2. 秘书需要具备的良好沟通能力包括________和________。
3. 客户关系维护是秘书的重要职责之一，需要保持良好的________和________。
4. 秘书在组织会议时，要准备________和________，并在会议过程中记录________。
5. 秘书在处理公务接待时需要关注宾客的________和________。
三、简答题1. 秘书在日常工作中需要具备哪些职业素养和能力？2. 秘书在组织会议时的具体工作流程是什么？3. 秘书如何处理文件和资料，以提高工作效率和保障信息安全？4. 秘书在组织公务接待中有哪些注意事项及流程？5. 秘书在客户关系维护中需要具备哪些技巧和能力？四、论述题秘书在现代社会的作用和地位秘书在现代企业和组织的运营中起到了重要的作用，具有丰富的工作内容和广泛的职责。
首先，秘书在文件和资料的管理中发挥关键作用。
秘书要负责对各类文件和资料的收集、整理、归档和保密工作，确保信息的及时、准确、安全。
秘书四级考试复习要点
秘书四级考试复习要点秘书四级考试复习要点秘书四级考试是国家职业资格证书，对秘书的专业知识和实际操作能力进行考核。
本文将从四个方面介绍秘书四级考试的复习要点，包括文秘基础知识、办公自动化技能、办公软件应用以及口才和形象。
一、文秘基础知识1. 文秘基本概念：了解文秘的定义、特点和职责，理解文秘工作的重要性。
2. 办公室管理：掌握办公室的组织原则、工作流程和常见问题处理方法。
3. 文件管理：熟悉文件的分类、收发存档等基本原则，掌握文件的起草、审核和签章程序。
4. 人际沟通：了解人际沟通的基本原则和技巧，掌握与上级、同事和客户有效沟通的方法。
5. 会议礼仪：了解会议的基本流程和礼仪规范，掌握会议记录和会议纪要的撰写方法。
二、办公自动化技能1. 打字技能：要求熟练掌握打字方法，练习提高打字速度和准确率。
2. 抄写技能：掌握抄写的规范和技巧，提高抄写的速度和质量。
3. 速记技能：学习速记基本符号和方法，提高听写和记录信息的能力。
4. 录音转写：熟悉录音设备的操作，掌握录音转写的基本技巧。
5. 电子邮件处理：学会收发邮件、附件操作和邮件分类整理等基本操作。
三、办公软件应用1. 办公软件操作：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint等办公软件的基本操作方法。
2. 文档处理：掌握Word文档的格式设置、段落对齐和插入图表等功能的使用。
3. 数据处理：熟悉Excel的函数计算、数据排序和筛选等功能的操作方法。
4. 幻灯片制作：掌握PowerPoint的幻灯片设计和演示设置等功能的使用方法。
5. 电子表格处理：掌握Excel的数据录入、格式调整和公式计算等操作技巧。
四、口才和形象1. 演讲技巧：学会组织演讲稿、提高演讲表达和语言表达能力。
2. 沟通技巧：掌握与他人交流时的信任建立、倾听和说服等技巧。
3. 形象修养：注意仪表、仪态和言谈举止等，提高自己的个人形象和专业素质。
4. 人际关系：培养良好的人际关系，增强与领导、同事和客户的沟通和合作能力。
秘书四级办公室事务与管理考点讲义
秘书四级办公室事务与管理考点讲义一、鉴定要点掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方式;做好信息的保密工作;能够处置日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方式;管理领导和自己的工作日记;熟悉文书形成与处置的大体程序。
系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。
通用会计信息系统中一般预置默许的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。
二、重点提示1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改良办公环境(1)安全检查的方式1)肯定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处置表”。
(2)健康、安全的办公环境的大体要求1)建筑牢固安全、光线充沛、温度适宜、布局注意通风。
早读：这个时候的学生方才从家里过来，有的学生表现得恍如没有睡醒，昏昏欲睡;而有的学生表现得异样的兴奋。
这个早读的黄金时间也是没有做作业的学生大抄特超的时候。
所以需要老师常常出此刻他们眼前来监督他们。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要知足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作(1)口头信息的安全保密工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
施工本钱分析利用施工项目的本钱核算资料(本钱信息)，与①目标本钱②预算本钱③类似施工项目的实际本钱进行比较;本钱误差的控制，分析是关键，纠偏是核心2)在没有确认对方身份前，不要通过、电话、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求转达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作1)接收保密文件要记录，传阅保密文件要签收，保留保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
四级秘书操作实务题重点
司机秘书操作实务题重点归纳谈一谈会议时间长短的问题：会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效率都会下降。
如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。
对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。
会议议程编制的原则1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序2每个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示出来会议值班工作的主要内容1值班电话记录。
主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。
2值班接待记录。
主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方式等内容。
3值班日记。
主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。
做好信息传递。
及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。
值班工作制度信息处理制度2、岗位责任制度3、交接班制度值班工作的主要任务1在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
2要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。
3手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联系、请示。
4要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
5要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。
6必要时，要负责监督和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
7做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
8必要时，应建立主管领导带班制度。
为会议记录做好准备工作1准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
2准备好录音机和录音笔补充手工记录。
3要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。
4在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位表，便于识别会议上的发言人5提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。
四级秘书国家职业资格考试《专业能力》习题及答案(二)
四级秘书国家职业资格考试《专业能力》习题及答案（二）题型：单选题（题量：290），多选题（题量：340）一、单选题★第四章会议管理1.会议是一种以( )交流为主要方式的活动。
A.书面B.口头C.声像D.电子邮件答案：B2.中型会议一般指参加会议人数大约有( )。
A.百人至千人以下B.几千人至百人以下C.百人至千人以上D.几十人至百人以上答案：A3.多采用六角形、八角形的会场布局形式的会议有( )。
A.小型联欢会B.团拜会C.宴会D.茶话会答案：A4.会议通知按照形式可分为口头通知和( )。
A.当面通知B.正式通知C.书面通知D.预备性通知答案：C5.会议用品准备工作的要求是制定准备方案、一丝不苟、认真对待和( )。
A.经济适量B.价廉物美C.品种多样D.功能先进答案：A6.在报到的时候，秘书即请与会者在登记表上填写有关信息，如姓名、性别、年龄、( )、职称、通信地址、等。
A.婚姻B.单位和职务C.报到时间D.身体情况答案：B7.与会者住宿酒店应该尽可能( )。
A.集中安排B.分散安排C.自行安排D.分层次安排答案：A8.会议的最终决议应发放对象为( )。
A.会议主办方B.个别领导C.上级领导D.所有与会方答案：D9.会议文件的分发需要注意( )分发。
A.及时尽量B.按时尽量C.适时适量D.随时少量答案：C10.对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员在收集文件时，应及时采取的办法为( )。
A.发文件收集范围单B.个别催退C. 催退D.发文件清退目录答案：B11.会议的目标一般通过( )、议程和会议的结果来表现。
A.议题B.制度C.会议发言D.领导意见答案：A12.下列选项中，属于按会议地点划分的会议类型是( )。
A.内部会议B.茶话会C.网络会D.广播会答案：C13.上下相对式的座位格局适合召开( )。
A.代表大会B.谈判会C.座谈会D.双边会答案：A14.下列选项中，一般不属于会议通知内容的是( )。
秘书国家职业资格(四级)考试题库【章节题库-办公室事务管理】
17．以下哪一项不属于办公室日常事务的内容（ ）。 A．接打电话 B．撰写公文 C．管理印章 D．管理办公室环境 【答案】B 【解析】
18．办公室日常事务繁杂且重复，所以要遵循（ ）。 A．主动性原则
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B．协调性原则
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11．对来访者提出的能当即解决的问题，应予以（ ）。 A．请示后解决 B．研究后解决 C．答复解决 D．证明后解决 【答案】C
12．接打电话发音要准确，说话时话筒应离下巴（ ）厘米左右。 A．4 B．6 C．8
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D．10
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25．考察、视察与检查活动是领导人走出去、下基层，了解实际情况、（ ）的重要 途径。
A．掌握第一手信息 B．安排具体工作 C．显示领导威信 D．亲自指导工作 【答案】A
26．（ ）不属于节庆纪念活动。 A．春节晚会 B．中秋茶话会 C．研讨会 D．周年答谢会 【答案】C
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第 3 章 办公室事务管理
一、单项选择题（下列每题的选项中，只有 1 个是正确的，请将其代号填在括号内） 1．秘书是在（ ）范围内，为领导者提供辅助性、事务性和信息性服务的专业人员。 A．法律 B．惯例 C．授权 D．行业 【答案】C
23．领导活动方案就是对领导活动进行预先的策划、安排，一般制成（ ）形式。 A．文件 B．1︰1 头 C．书面 D．表格 【答案】C
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精品2014年四级秘书资格考试夯实笔记_办公室事务管理
2014年四级秘书资格考试夯实笔记:办公室事务管理第三章办公室事务与管理1.办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》2.在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P2443.安全检查包括办公环境和办公设备两部分。
秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。
在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟(P245中)4.信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息(P245下)5.当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。
6.做好口头信息的安全：①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。
P2467.做好纸面信息的安全：①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记;②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失;③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”;④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里;⑤不再使用的保密文档要粉碎。
P246—P2478.做好电子信息的安全：①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换;③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上;P2479.秘书在保密工作中需要注意的几个方面：①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P24710.秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下11.如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。
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二、事务管理
1、制定接待工作计划的程序
主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等
（1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况
（2）草拟接待计划
（3）与本单位相关部门沟通情况
（4）与来访者沟通情况
（5）报请上司审批
2、安排来访的工作程序
（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。
（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。
时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。
3、安排参观工作程序
（1）初步确定活动的内容
（2）征求对方的意见
（3）修改、确定方案
（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。
4、办公室隐患
（1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患
（2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患
（3）办公家具方面的隐患
（4）办公设备及操作中的隐患
（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患
（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患
（7）火灾或消防中的隐患
5、健康、安全办公环境的要求
（1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修
（2）光线应充足
（3）温度要适宜
（4）布局应注意通风
（5）办公室空间及座位空间要适当
（6）办公室噪音要低
（7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求
（8）办公设备的安装、操作要符合要求
（9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置
（10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求
（11）办公区或办公室设置急救包并定期更换
（12）建立相应的规章和制度
（13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物
6、印章的刻制
印章管理工作的一个首要环节
）得到上一级主管单位的正式公文1（．
（2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续
（3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务
（4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样
7、印章的启用程序
（1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。
（2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。
（3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。
8、印章管理的注意事项
（1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理
（2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁
9、介绍信使用的注意事项
（1）严格履行批准手续
（2）介绍信的内容要明确具体
（3）要填写有效时间
（4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章
（5）一份介绍信只能用于一个单位
（6）持信人不能将介绍信转借他人使用
（7）存根内容要同正文内容相符
（8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改
（9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写
（10）用印要谨慎
10、值班工作规范
（1）坚守值班岗位
（2）认真处理事务
（3）做好值班记录
（4）热情接待来访者
（5）加强安全保卫
11、值班实务处理的方法
（1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理
（2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理
（3）对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理
12、值班实务处理的技巧
（1）问明情况，做好记录
（2）重要情况，及时报告
（3）谨防假冒，避免失误
13、商务费用的报销步骤
（1）申请人填写费用申请表并签字
（2）交相关负责人审核并签字批准
（3）商务工作中要向对方索取发票
（4）商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门
（5）提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付
的程序安排上司差旅事务、14．
（1）制定商务旅行计划
（2）制作旅程表
（3）准备上司在不同场合的发言提纲
（4）办理出国手续
（5）落实上司出行前的工作
15、办理上司交办事项应注意的问题
（1）要态度和蔼，协商解决
（2）要坚持原则，按章办事
（3）要一视同仁，不分亲疏16、秘书应怎样有效利用工作时间
（1）接受工作任务要弄清“三要素”：内容、时限、要求
（2）优化办事成果“三比较”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小
（3）把握好办事“三形式”：单一办事，交叉办事，穿插办事
（4）检查办事效率“三标准”：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响
（5）向上司复命“三注意”：不失真，不吹嘘，不邀利
（6）精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错
17、如何编制工作日志
至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等
（1）手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，%考*试大%也标出自己当日应完成的工作。
再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划
（2）电脑输入：使用专用软件MS outlook，方便快捷
18、如何管理上司的工作日志
（1）秘书应确保上司日志信息的保密
（2）要保持两本工作日志信息一致和准确
（3）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短
（4）熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息
19、库存控制卡的内容
（1）项目
（2）单位
（3）库存参考号
（4）最大库存量
（5）再订货量
（6）最小库存量
（7）日期
（8）接收
（9）发放
（10）余额
20、办理进货的程序
（1）使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物
（2）将购货订单与实物认真核对
（3）在办公用品库存卡的接收项中填入所接收的每一类货物的详情
（4）更新库存卡中的库存余额
）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好5（．
21、数码相机的性能指标
(1)分辨率。
(2)光学与数码变焦。
(3)镜头。
(4)测光系统。
(5)相当感光度（等效ISO额定值）。
(6)图像的存储格式。
(7)存储卡。
(8)光学取景器。
(9)LCD显示屏。
(10)闪光灯。
(11)电池。
(12)连接方式。
(13)白平衡。
(14)色彩位数（色彩深度）。
(15)连续拍摄。
22、数码相机使用的注意事项
（1）不适宜拍摄自然风光
（2）拍摄时要尽量靠近被摄体
（3）取景要准确
（4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光
23、刻录机主要性能指标
1、数据传输速度
2、缓存容量
3、兼容性
24、刻录机使用的注意事项
（1）安装时注意散热
（2）保持清洁
（3）避免刻录机长时间工作
（4）刻录过程中尽量不要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进行操作，不要随意关闭刻录软件
（5）及时取出盘片
25、投影仪操作步骤（笔记本电脑+投影仪）
1．安放投影仪
2．连接投影仪与电脑
3．接通电源，设置好输出方式
4．对焦
5．设置分辨率
6．关闭投影仪
正确的关机顺序是：先按下Lamp 按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时，再按一下Lamp 按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮，橙色指示灯闪烁。
过2 ～3min后，等到投影仪内部散热风扇完全停止转动，黄色信号灯停止闪烁时，再将投影仪关闭，切断电源。
投影仪使用的注意事项、26．
（1）保持投影仪镜头的清洁
（2）投影过程中不能用镜头盖遮挡画面
（3）不要关机后立即断电
（4）不要带电插拔电缆
（5）不要频繁开、关机
27、扫描仪故障及解决方案
（1）扫描仪发出的噪音很大：把扫描速度设置成中速或低速即可
（2）找不到扫描仪：检查是否开启扫描仪的电源；如果指示灯不停闪烁则表明状态不正常，%考*试大%先检查与电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了驱动程序，还应检查是否与其他设备冲突，若有冲突可更改SCSI上的跳线
（3）扫描仪指示灯为橘黄色：关闭电源检查电源是否插紧在插座上以及是否接地
（4）扫描仪的READY灯不亮：检查内部灯管或是与室温有关
（5）扫描仪扫出来的画面颜色模糊：擦拭平板玻璃；检查分辨率；检查显示器设置
28、摄像机的主要操作步骤有：
开机→装录像带→拍摄→回放检查→关机。
29、数码摄像机摄像基本技巧
（1）开始拍摄第一个镜头时应使用广角的方式
（2）保持数码摄像机处于水平状态
（3）不要过多地使用变焦
（4）拍摄同一主体的时间要适当。