档案管理讲解

(二）文书档案的价值鉴定 1、文书档案价值鉴定的标准 主要有档案来源标准、内容标准、形式特征 标准、相对价值标准、效益标准。 2、文书档案保管期限的确定 档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它 的保管期限越长。根据国家档案局的规定， 文书档案的保管期限分为永久和定期。有关 永久和定期档案的保管范围
（3）注意问题：a 联合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务 时 C 本机关内部的公文如计划、总结、会 议记录 2、归档时间 一般在第二年6月底之前
3、归档要求 a 种类、份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页 、目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文
4、卷内文件排列 通常采用时间排列法。一些特殊的文 件排列：正文在前，底稿在后，结论在 前，依据在后，批复在前，申请在后， 原文在前，复制件在后。
5、卷内文件编号 对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字 进行编页，每卷编一个流水号，有字的 页就编，正面在右上角或右下角，反面 在左上角或左下角。
6、抄写卷内目录 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放 在文件最前边，用钢笔填写。说明：正文与 底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请 示算作两份文件，会议要抄到议题。
第三章 文书档案管理
第一节 文书档案的收集工作 第二节 文书档案的整理工作 第三节 文书档案的鉴定和统计工作
举例：如何整理家里的衣服
第一节 文书档案的收集工作
一、文书档案收集工作的内容、重要性 二、文书档案收集工作的要求 三、文书档案收集的方法
一、文书档案收集工作的内容、重要性 （一） 内容 广义讲，包括三方面内 容：一是对本机关需要归档档案的接 收工作；二是档案馆对各现行机关和 撤消机关具有长久保存价值的档案的 集中和接收工作；三是档案馆对历史 档案的接收和征集工作。
2、质量要求是指归档的文件材料不仅要 求内容上客观、真实，而且在制成材料 特别是书写材料方面要利于文件的长期 保存。 （二）归档的文件材料应当精练准确， 并反映单位的主要职能 （三）档案部门要加强收集工作的调查 和指导
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三、文书档案收集工作的方法 （一）严格按归档制度规定进行接收。 （二）建立相关制度加强零散文件的收集 1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和 人员的责任制。 2、建立外出开会人员带回材料归档制度。 3、保证工作变动人员手中材料归档制度
第二节 文书档案的整理工作
一、文书档案整理工作的内容和原则 二、文书档案整理工作的方法和步骤
思考 你单位适合哪种分类方法， 为什么？
一、文书档案整理工作的内容和原 则 （一）整理工作的内容 通常分为系统化和基本编目两个部 分。系统化指档案的分类、案卷的 排列和档号的编制；基本编目指编 制案卷目录
（二）归档文件整理法 1、鉴定 同组卷整理法。 2、分类 年度——问题分类法和年度— —保管期限分类法两种。 3、装订 装订前要先检查文件的齐全完 整，对不符合长期保管要求的要采取补 救措施，如裱糊、复制等。
4、文件排列 采用保管期限—— 年度——问题（机构）法排列。具 体要求同组卷整理法。 5、加盖归档文件章并填写档号章 内容 一般在文件首页上边的空白 处，使用红印油。
（三）文书档案鉴定工作的方法和步骤 1、文书档案鉴定工作的方法 就是 鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地 审，从文书档案的内容、作者、名称、 可靠程度等方面审查。
2、文书档案鉴定工作的步骤
文书档
案的鉴定工作由档案部门会同文书部门 和业务部门进行。具体分为三个步骤： 第一步，在文件归档时确定是否属于归 档范围，剔除一部分没有保存价值的文 件，由文书处理部门或业务部门一、二 年后销毁；
鉴定销毁指导手册 鉴定销毁表格
二、档案统计工作 主要介绍统计工作的内容：数量统计 ，业务管理工作质量统计（归档率，完 整率，准确率），开发利用工作统计， 档案工作条件统计。
6、文件编号 包括件号和页号，件号按 保管期限——年度——类别的顺序大 流水编号，填在归档文件章内。 7、填写归档文件目录 按编好的文件顺 序抄写，具体要求同卷内目录填写， 时间项采用8位数字。
8、文件装盒 按文件顺序装入，装 满为止。 9、填盒内备考表
（三）档号的编制原则与方法 1、档号的编制方法 档号通常包括全宗号、案卷目录号（文 件目录号）、案卷号（年度）、件号（页 号） （1）全宗号 每个立档单位全部档案的 代号 （2）案卷目录号（文件目录号） 每本目 录的排列顺序号，通常按目录产生的时间 顺序排列。
（6）文书档案鉴定销毁程序 a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。 b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填 写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。 d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销 毁，并指定两名同志负责监销。 e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁 清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销 毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖 章，并将监销情况报告本单位主管领导。 f、将销毁清册归档保存。
第三节 文书档案的鉴定和统计工作
一、文书档案的鉴定工作 二、档案统计工作
一、文书档案的鉴定工作 （一）文书档案鉴定工作的内容和标准 1、文书档案鉴定工作的内容 包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门 进行的鉴定主要是价值的鉴定。
2、文书档案鉴定工作的原则 展的观点判定档案的价值。
从社会的
总体需求出发，用全面的、历史的、发
以上类别（文件所属的机构和问 题）、归档范围和保管期限就构成 了一个完整的文书档案归档范围和 保管期限表。各单位在修订归档范 围和保管期限表时，一定要报区档 报区档 案局审批备案
3、组卷 （1）方法 公文的主要特征：问题 、时间、 责任者、 名称 公文类型：会议、案件、信访、简报 我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为 主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题 组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在 一起。
12、编制档案检索工具 （1）案卷目录 著录案卷内容及成份 的一览表，常采用保管期限——年度的 编制方法，案卷号一般不突破四位数。 （2）全引目录 又称案卷文件目录， 是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷 的卷内文件目录汇编成的检索工具。 （3）专题目录 是以专门问题为线索 而编制的检索工具，与全引目录编制方 法类似。
7、填写卷内备考表 8、填写案卷封面 9、案卷装订 三孔一线法
10、案卷排列及编号 （1）案卷排列方法 A、按照案卷所反映的问题或工作 上的联系排列。即保管期限——年度— —问题排列法。 B、按照文件的作者、收发文机关 及文件内容所涉及的地区排列，即保管 期限——年度——组织机构排列法。
C、按照案卷所属的时间顺序排列。 （2）案卷编号 按排列好的顺序每个保管期限大流水 编号，到1000卷左右断号，注意不能 有重号。 11、装盒
第二步，对归档文件确定其保管期限，即 确定归档文件的“生存期”，这一阶段 的鉴定工作由文书立卷人员具体实施； 第三步，到一定年限后对档案的价值进行 复审。复审主要采取两种形式，即移交 复审和到期复审。
3、到期档案的复审工作 （1）档案鉴定销毁原则 贯彻“审查从细，留存从宽”的原则。 （2）档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同 进行，小组成员由主管档案工作的领导、 档案员和相关职能部门的兼职档案员组 成。
（3）档案的鉴定方法 采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据 文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。 （4）档案鉴定的标准、依据 文书档案应按照本单位制订的保管期限表 进行；
（5）档案销毁工作 a、档案销毁手续：对经过鉴定确已失去 保存价值需要销毁的档案，应登记造册， 编制销毁清册，经主管领导审查签字批 准后再销毁。 b、档案销毁方法：销毁档案与销毁清册 登记内容核对无误后，到指定地点，二 人以上监督核销，监销人在销毁清册审 批表上签字。
(2）分类方法 文书档案常用的分类方法有三种： 年度分类法、组织机构分类法和问题 分类法。 A、年度分类法 B、组织机构分类法 C、问题分类法
（3）文书档案的复式结构分类法 A、年度——组织机构分类法 即将全 宗内的档案按不同年度分开，在每一年 度内再按立档单位内部的组织机构分类。 这种方法只适用于机关单位，并且是内 部组织机构变化不大的单位。
B、年度——问题分类法 即将文书档 案先按年度分开，在每个年度内再按问 题分类。机关采用问题分类法时通常分 为党群工作类、行政管理类、业务工作 类；企业单位只有这一种分类方法，通 常分为党群工作类、行政管理类、经营 管理类、生产技术管理类。
C、年度——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进 行整理的单位。 D、保管期限——年度——组织机构分 类法 这种方法适用于按规定需要向档 案馆移交档案的单位。
（3）案卷号（年度） 组卷法每本目录内案 卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始， 并做到不重、不空、不漏。归档文件整理法 因不用组卷，此项添文件所属年度。 （4）件号（页号） 件号是针对不装订的案 卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的 案卷，一本案卷编一个流水号。
2、档号的编制原则 （1）唯一性原则 即四不重原则 （2）合理性原则 即与文书档案的分 类体系相适应 （3）稳定性原则 （4）简明性原则 易记、易写、易识
(三）明确具体人员职责，保证归档文件 齐全完整 1、通过公文处理程序运转的文件，应 明确由文书人员负责收集。 2、对于各种会议文件应规定由各单位 办公室主任或秘书人员负责收集并向 档案部门移交。
3、本单位的综合性文件，如规章制 度、计划、总结、报表等应由文书人 员负责收集。一般指不走收发文程序 的文件。 4、对于各部门形成的文件，应由该 部门指定的兼职档案员负责收集并向 档案部门移交。
(二）整理工作的原则 1、充分利用原有的整理基础。 2、保持文件之间的历史联系。 3、便于保管和利用。
二、文书档案整理工作的方法和步骤 文书档案的整理方法包括组卷的整理和 归档文件整理两种方法。 （一）组卷整理法。 1、鉴定 此时的鉴定工作包括两方面的 内容。 一是是否留存 是否留存，也就是对照归档范围看 是否留存 是否属于归档范围之内，从而剔出没有 保存价值的文件。
(二）收集工作的重要性 1、收集工作是文书档案管理工作 的前提和基础 2、收集质量决定文书档案管理的 质量 3、充分发挥档案作用的保证
二、文书档案收集工作的要求 （一）归档的文件材料应当齐全完 整，并符合长期保管的质量要求 1、齐全完整是指归档文件材料 在种类、份数以及每份文件的页 数等方面都保持齐全完整
具体到一个立档单位，保证文 书档案收集工作的方法是制定 文书档案归档制度，包括归档 范围、归档时间和归档要求。
1、归档范围 （1）确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 c具有查考利用价值 （2）内容 a上级针对本机关的指导性公文 b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文 d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 b公文办理完毕
鉴定工作的另一部分内容是给留存的文 件确定保存期限 保存期限。这两部分内容的确定 保存期限 都要依据《归档范围和保管期限表》。 文书档案的保管期限有三种：永久、长 期、短期，学校有永久、50年、30年、 15年、5年5种期限，社区有永久、30年、 15年、5年4种期限
2、分类 （1）分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当 的分类方法，一经确定，不能随意变动 其次，文书档案的分类应采用统一的 原则，一个单位内部不能采取两种以上 的分类方法。 最后，文书的分类应遵循一定的逻辑 原则，类目之间不得交叉