第一章_秘书工作的...ppt.Convertor
秘书工作第一章
• 翻开一些常用工具书，其中也有对“秘书” 的定义，如《现代汉语词典》（修订本） 认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部 门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》 则认为，秘书是“职务名称之一，协助领 导综合情况，研究政策，密切各方面工作 的联系，办理文书、档案、人民来信以及 其他日常行政事务和交办事项”。
• 夏朝百官中的太史令（辅助君王处理国家 政事的高级官员）、左史（负责记录国君 的行为）、右史（负责记录国君的言语）， 西周时期的外史（负责处理对外文书）、 内史（类似私人秘书）、女史（掌管王后 的文书和生活，是我国最早的女秘书）等 都是当时的秘书官员。
• 汉代以后朝廷的秘书官员因朝代的更迭而 时有变化，有时是尚书、中书、侍中、仆 射，有时又是中书舍人、翰林学士。这些 官员的权力和地位在不同的朝代有不同的 变化，但工作职责多少都带有秘书的性质。 他们分工很细，或专理外朝政务，或主管 内廷事务，或只为皇帝个人服务，选用的 人员或者是文人士子，或者是朝中宦官。
• 如岳凯华主编的《秘书学概论》就认为，目前还 不能把秘书当做一种职务、职称，因为很多从事 秘书工作性质的机构并不挂“秘书”的招牌，而 许多从事秘书工作的人员也没有全部称作“秘 书”。因此，把秘书当做一种职业可能更符合实 际情况，因为职业只说明工作性质，不涉及工作 的具体内容和职位的高低。基于这样的考虑，他 认为秘书的定义应该是“身处领导机构或受聘于 个人，从事办公室程序性工作、协助上司处理政 务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。
• 1、国外对秘书的认识和界定 （1）西方国家对秘书的界定 在今天的西方，Secretary有两种拼写方式， 分别表示两种不同的含义：当其第一个字 母S大写时，意为部长或大臣；当其第一个 字母s小写时，泛指受雇佣在办公室中从事 处理信函、保管档案、安排业务等普通意 义上的秘书工作人员。
秘书的工作分析通用课件
提高工作效率的方法与技巧
01
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优化工作流程
通过对工作流程的优化和 改进，秘书可以减少不必 要的工作环节，提高工作 效率。
使用高效工具
利用现代科技手段，如办 公软件、云存储等，可以 帮助秘书更高效地处理工 作任务。
学会拒绝
对于一些不必要或不紧急 的工作任务，秘书需要学 会拒绝，避免分散精力。
如何增强团队合作与协调能力
地表达思想。
熟悉各类办公软件，如Word、 Excel、PowerPoint等，能够高
效地进行文字处理工作。
出色的沟通协调能力
具备良好的口头和书面沟通能 力，能够与不同层级、不同部 门的人员进行有效的沟通。
善于协调各方面的利益关系， 能够化解矛盾，促进团队协作 。
了解一定的心理学知识，能够 根据他人的需求和心理状态进 行有效的沟通。
根据领导指示，安排会议室、投影仪、茶水等，确保会议顺利进行。
会议记录
负责会议记录，包括会议内容、发言记录、决议等，整理成会议纪要，便于后续 跟进。
商务旅行与接待
商务旅行安排
协助领导安排商务旅行，包括机票预订、酒店预订、交通安排等。
接待安排
负责接待来访客户的安排，包括接待流程、接待标准、接待场所等。
秘书工作的特点与要求
特点
秘书工作具有机要性、服务性、辅助 性等特点，需要保守机密，处理繁杂 事务，保持高效沟通。
要求
秘书需要具备良好的沟通协调能力、 文字处理能力、团队合作能力和职业 道德素养。
秘书职业的发展趋势与前景
发展趋势
随着企业规模的扩大和业务范围的扩展，秘书职业的需求不断增长，工作内容 更加多样化。
沟通协调与人际关系处理
秘书工作的内容概要PPT课件(67页)
5-2-5 信息工作（案例B）
这些年来，在与民族分裂主义势力和暴 力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨 大作用。
90年代中期党中央就新疆的反民分、 反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这 场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个 胜利。
（是１９９４年全国秘书长会议 指出的秘书部门十大任务之一）
主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、 辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着 支持、保证领导工作的作用。其中有些方 面诸如财务、医务、基建等属专业性强的 工作。机关行政管理与后勤工作是一门庞 大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及 这方面的事务是相当多的。
❖ 秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行； 其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、 政策法规性和没有其他部门管的事情。
❖ 案例：城市建设中拆迁环节上的协调。
5-2-10 会务工作
❖ A.会议的广义定义。
❖ B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关 （也包括企事业领导机构）召开的各种工作 性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧， 互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、 进行决策，推动事业发展和工作进展的一种 工作方式。
5-2-3 文书撰写（秘书的 一项重要的传统任务）
指秘书运用书面语言代领导者和领 导机构记载及表达某种思想的专门业务 活动。
具体讲也就是秘书起草撰写公文和 各种应用文的工作。
公文的本质是一种公务工具，而不 是单纯的一篇文章。
5-2-4 文书处理
A.指秘书部门和文书人员,通过互相 衔接的手续、程序，完成制发、办理和 管理文书的三个方面的工作。
秘书的日常工作(上)PPT课件
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
秘书工作ppt
【三】文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰写、 修改、印制、校对，装订、寄发等发文工 具；登记、分拣、传阅、办理等收文工作； 整理、立卷、归档、保管、利用等文书档 案的处理工作。 • 全面掌握文书工作的知识和技能，是秘 书任职资格的重要要求。 •
【四】信息工作
信息是现代管理和领导工作必不可少的重 要依据，是组织发展事业及创造价值的重 要资源和财富。 • 秘书信息工作的质量和水平，对领导和 管理活动，有着直接影响 •
【五】参谋辅助
秘书对领导者的参谋辅助古已有之，秘 书参谋辅助主要指秘书在为领导提供近身 综合辅助和公务辅助中为领导决策出谋献 计、提供参考方案及有关依据，在与领导 主辅配合的工作实践中，发现领导行为中 的不足、疏漏、失误、及时提出拾遗补缺、 纠正错误的建议和规劝。 • 这项工作对领导和管理是极有价值的 •
【八】督促检查
督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作，督促检 查事项的决定、目的、标准、要求、对象 和范围，均有领带者决定。 • 秘书必须在深入实际、实事求是、与领 导主辅配合的基础上，才能做好这项重要 的工作。 •
•
简而言之，凡是领导者和领 导机关需要的综合辅助和公共 服务，都是秘书工作的内容。
秘书工作
---- 李聪聪
•
秘书工作是秘书及秘书机构以领 导者和领导机关为对象，开展的一系 列近身综合辅助和公务服务活动，减 轻领导的事务负担以便集中精力处理 决策大计，协助领导提高工作效率和 优化服务效果。
秘书工作的主要内容
【一】事务办理 【二】中介沟通 【三】文书工作 【四】信息工作 【五】参谋辅助 【六】会务操办 【七】综合协调 【八】督促检查
【一】事务办理
事务办理办事务及突发事务。一般 机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活 动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作 的内容。 • 只有将规范性和灵活性相结合，才能符 合事务办理的要求
第一章 秘书实务概述ppt课件
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在 打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回 到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她， 想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。
马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理 在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着
第一章 秘书实务概述
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫
至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史 悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在 改革开放之后才逐步兴起的。
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位
一、秘书的定义
现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务 部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务 及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人 员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是 个人。
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
客人走后，马秘书继续打印合同，总经理 打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有， 马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的 确切时间，只好再打电话去问。
这时，张副总经理从外地打来电话，说他的 手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
一、秘书实务的内容
1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
二、秘书实务的原则
秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和 保密。
1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的 准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、 办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。
秘书工作概述ppt课件
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
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要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
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知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
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秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
秘书工作概述(ppt 38页)
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。
秘书学第一章
• 3、行政职位
• 在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公 室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员， 成为行政首长的得力助手。
• 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书属 于公务员。其中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书属于事务类公 务员。
后不免产生了几许困惑：
•
秘书仅指领导的“专职秘书”或称贴身秘书吗？
三、秘书的分层
（一）从组织级别上区分 1、中央秘书层 2、地方秘书层 3、基层秘书层 （二）从辅助功能上区分 1、决策辅助层秘书 2、事务处理层秘书 3、技术操作层秘书
（三）从职位分类上区分
1、高级公务员层秘书
秘书长、办公厅（室）主任。
14.说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但 是文笔还真的不错呢？
15.你很细致，做事情一丝不苟？ 16.你喜欢和比你强的人在一起，不觉得有压
力吗？
17.你有一项了不起的本事，那就是很善于弥 补别人或者事情的不足？
18.你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此 他们也总是夸你是个很懂事的孩子？
19.你的口才不错？ 20.你是不是总能看到些什么事情要做，不等
自我测试
不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来 回答下面的问题：
1.只有想当元帅的士兵才是好士兵？ 2.小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到 邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在 朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划 一下 再有条不紊地去完成呢？ 3.又一个学习周期开始的时候，你心里是不是说：
• 1、公务秘书
• 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企 事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事 部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制 上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘 书。
文秘ppt(PPT82页)
定义
秘书职业主要指从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及 实施提供服务的人员。它包含了从企业基 础文书、专职文秘到高级行政助理等一个 完整的行政辅助人员体系，要求从业人员 具备较强的文字和语言沟通能力，综合协 调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
目录
着装的基本原则
（1）时间原则，指秘书的穿 着应体现时代、年龄、季节 等特点。
体现时代特点是指着装要顺应时 代的潮流和节奏，既不能太落伍， 也不能太超前 。
体现年龄特点是说应考虑到着装 者的年龄。
体现季节特点是说着装应随季节 变化而变化。
（2）地点原则，指秘书着装应与活动的地点 环境相符合。
九、完成领导交办的其它任务和各 种应急事务的处理
秘书的工作内容
秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会， 拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常 工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通 情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是 一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责 任心对待。
Байду номын сангаас
秘书与下级的关系
秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关 系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切 感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽 容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘 书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的 东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们 中间树立良好的形象。
2.办理组织会务
办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安 排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成 文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定 是否提交会议讨论;
秘书学》(一)PPT课件
表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准： 准确、规范、简洁
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三、秘书的类别与层次
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（一）秘书的类别（划分标准不同， 类别各异）
• 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经
济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于
显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘
书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实
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十一、秘书机构的领导关系
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（一）秘书机构只直接对所属机关 单位负责
• 秘书机构只直接为本单位领导服务，
对下一级或上一级秘书机构不存在领导或 被领导关系。换言之，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系， 秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各 自为营”、“各为其主”）
4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法 律、法规、政策、资料等，范围极广）
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（二）主要任务（三大任务之间互 相渗透，互相交叉，相辅相成）
• ＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质
的任务） 1．文书工作（公文的统收统发） 2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存
查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理） 3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、
秘书学第一章第一节课件
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
三、在后勤供给中，秘书长是总管家。后勤供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、医；处理幼、老、病、退、死等问题，在当前人、财、物不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求的。四、在机关自身建设中，秘书长是总负责人，他要负责整个机关的思想、组织、业务、制度等方面的建设，要从严理政，科学管理，切实把机关各项建设抓好。秘书长的工作千头万绪，紧张繁忙，每每尽了最大努力，也难以把各种工作办得十全十美；许多工作即使做好了，也会有人不满意。
秘书工作原则的内容
改革开放的20 多年来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。
秘书工作方法
1、 请示 2、报告 3、 挡驾4、 典型调查法 5、 抽样调查法6、比较方法7、综合方法8、随机参谋法9、受意 。
案例：无理取闹者
刘老是市人大常委委员，给他写信、上访的人不少。一天，有位来访者要求刘老为其伸张正义，因为无介绍信，被挡在传达室。秘书小陶向来访者了解情况，不料他不讲来由，却大谈“人民代表要为人民讲话”之类的内容，还声称“不见到刘老不离开”。小陶初当秘书，第一次遇上这种情况，急得没办法。情急之下，与来访者争吵了起来。幸好那天刘老外出开会不在家，那人再闹也见不到刘老。后来经电话了解，得知来访者是因受了处分，十分不满。但处分他证据确凿。因此他多次上访实属无理取闹。后来当那人再来时，小陶就耐心地对他进行说服教育。
秘书部门负责人主要职责
案例材料：《秘书长 ——难当的多重角色》
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
秘书长要树立主动服务和超前服务思想，要以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献精神去做好“三服务”工作。总之，秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术，十个指头协调动作，既要分清主次，紧紧抓住政务这条主线；又要统筹兼顾，管好事务，搞好服务。
《秘书办文的工作》课件
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
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中国秘书史绪论第一节研究对象，范围和目的，任务一、秘书工作的概念回顾——秘书的特点：1.可靠的职员2.专业性的职业3.“白领”，属于管理阶层4.具有一定的专业技能二、中国秘书史研究的对象，范围研究对象：（同秘书学）①秘书工作具体的制度，程序，方法等；②从事该工作的人员；③为从事工作设置的专门机构；研究内容、范围：各个历史时期秘书工作的特点，制度，程度及方式方法；秘书机构、秘书官职的产生，发展变化，秘书部门设置的结构，职责等；秘书人员的素质要求，培养途径，选拔方法，考核奖惩措施等。
三、中国秘书史研究的目的、任务目的：指导现实的秘书工作实践任务：总结经验教训，归纳各代秘书工作的规律第二节学习中国秘书史的意义、方法意义：①有助于我们借鉴历代秘书工作的经验教训；②可以站在历史的高度审视今天的务实工作，避免盲目性。
方法：1、联系历史实际；2、通过现代秘书学这一理论去衡量分析历史问题第一章先秦——中国古代秘书工作的初创时期第一节秘书工作的起源一、秘书工作产生的条件和标志两个条件：1.有领导部门的组织2.文字两个标志：1.公务文书的出现2.秘书人员的出现（一）、文字的出现1.无文字的记忆阶段2.结绳刻契的助记忆阶段唐代李鼎祚《周易集解》引《九家易》说：“结之多少，随物之众寡，各执以相考，亦足以相治矣。
”唐兰在《中国文字学》中说，“最初的文字，是书契。
”《后汉书·祭祀志》云：“自五帝始有书契。
”伏羲造字、仓颉造字、大汶口文化的陶文、登封王城岗遗址中的陶文3.文字记录记载阶段（二）、有领导部门的社会组织的出现母系氏族以母系血缘关系为纽带形成的社会组织。
父系氏族以父系血缘关系为纽带的氏族公社。
部落联盟黄帝设置官职，叫“六相”。
（三）、最早秘书人员——史官据许多古籍记载，黄帝时代即有史官一职。
*《世本注》：“黄帝之世，始立史官，仓颉，沮诵居其职。
”*仓颉的传说*使臣孔甲其他秘书官职：百揆：揆，事务；尧舜时期所设，统领各官署，协助首领处理日常事务；（宰相）秩宗：组织宗教活动，（占卜，祭祀）纳言：上通下达，出纳帝言的官员。
《诗经》：“出纳王命，王之喉舌。
”孔安国释:“纳言，喉舌之官也，听下言纳于上，受上言宣于下,必信也。
”巫祝：巫和祝都是原始社会的神职人员。
巫负责在神人之间传达信息；祝在祭祀活动中负责致祝词。
其工作都带有秘书工作的性质。
史官的选拔《礼记·礼运》：“大道之行，天下为公。
选贤与能、讲信修睦。
故人不独亲其亲，不独子其子。
”（四）、文书的出现坟典:三坟、五典、八索、九丘三皇:伏羲、女娲、神农五帝:黄帝、颛顼、帝喾、尧、舜《黄帝内经》、《尧典》二、尧舜禹时期秘书工作的现象进善旌诽谤之木（华表）敢谏之鼓公务文书典——部落联盟首领言行的记录谟——下属对部落联盟首领陈述的记录契——原始的私人文书结论：我国秘书工作起源于黄帝至尧舜禹时期的部落联盟昌盛时期。
约公元前25-前21世纪。
第二节国家秘书工作的启端——夏一、国家的产生二、夏代的国家机构和秘书官员①夏王②四辅臣:疑、丞、辅、弼③掌管具体事务：羲和、大理、啬夫④史官(终古)、左史、右史、秩宗、遒人三、夏代的文字和国家公务文书檄文——《甘誓》《史记·夏本纪》云：“启伐之，大战于甘；将战，做《甘誓》”。
【原文】大战于甘，乃召六卿。
王曰：“嗟！六事之人，予誓告汝：有扈氏威侮五行，怠弃三正，天用剿绝其命，今予惟恭行天之罚。
左不攻于左，汝不恭命；右不攻于右，汝不恭命；御非其马之正，汝不恭命。
用命，赏于祖；弗用命，戮于社，予则孥戮汝。
《吕氏春秋·先识览》云:“夏太史令终古，出其图法，执而泣之。
夏桀迷惑，暴乱愈甚，太史令终古乃奔如商。
”结论：国家公文和秘书官员的出现表明：随着国家的建立，我国的秘书工作也开始起步。
第二章商朝和西周的秘书工作第一节秘书人员和秘书机构一、商代的秘书官员及分工①内服官：在王朝直接统治中心设置。
有尹、卜、巫、亚服、宰、臣等。
②外服官：王朝中心统治区域外，分封区域内所设官员，有侯、伯、男等。
秘书人员：1. 贞卜史官有贞人、卜、巫、史等名目，负责占卜，解释“卜兆”，刻写卜辞。
《礼记·表记》说：“殷人尊神，率民以事神，先鬼而后礼。
”2. 祭祀史官（重要）有祝、宗、史等名目，负责商王的祭祀事务。
负责祭坛的布置，程序的安排，人员的拟定，位次的排列等事务。
3. 作册史官有乍册、乍册右史等名目。
原先掌管祭祀时奉商王册命以告神，后来专门负责制作册命，即文书、保管册命并宣示王命，并兼管册命诸侯大夫。
（宣传工作）4. 记事史官有史、卿史等名目，负责记录商王言行、王朝大事、保管典籍、观察天象、记录历法等。
5、咨询及事务类秘书官员商王身边出谋划策、办理王室事务。
①卿事：开始管理王室伙食，后来演变为谏官。
商末演变为执政官员。
②御事：地位略低，“御”：甲骨文有迎接、受理之意。
职责：接纳政事，上通下达。
（行政事务秘书）。
小结：贞卜史官、祭祀史官人数最多，地位最高。
作册和祭祀史官虽有文化，擅长文书，却是巫祝的附庸。
二、中央秘书机构——太史寮的诞生与成型西周的太史寮：（一）太史：太史寮的长官，起草公文，策命诸侯、卿大夫，记载史事，编纂史书，制定历法，组织祭祀等。
相当于朝廷秘书长。
（二）、小史太史的助手，记录贵族世袭家谱，确定贵族与天子间血缘关系的亲疏，决定贵族地位等级的依据。
（三）内史也叫“作册内史”，“作命内史”，“大内史”，拟制法规，考察官员政绩，向周王汇报国情、民意、政事，起草册立诸侯文书，辅助周王确定官员的等级俸禄。
问：和太史比较，有何区别？（四）外史起草发布王畿之外的各诸侯国的公务文书。
记录诸侯国公族家谱，收藏保管古代典籍，整理改进推行规范文字。
（五）御史职位最低，职责：立于朝堂殿柱之下收受文书。
“柱下使”。
监管档案、典籍。
意义：桥梁纽带宗教色彩大大减弱以执掌文书档案工作为职责三、王宫秘书人员宰（内宰），商代是国王的专职厨师，经常接近天子而逐渐成为国王的亲信，西周时，掌管宫廷事物，是王宫秘书人员的首领，直接协助天子处理文书和日常事务。
左史、右史陪侍于帝王身边，记录天子言行。
左史记言，右史记事。
承侍立于天子之侧，为天子提示遗忘之事，回答天子提问的史官。
女史分两类，一类直接辅助宰掌管有关王后礼仪的籍，另一类掌文件书写。
她们具有相当的文化知识，是历史上最早的女秘书。
内小臣专掌王后的命令和周天子的私事、私令，是天子、王后的私人秘书。
女史两类:①直接辅助宰掌管有关王后礼仪；②掌文件书写。
具有相当的文化知识，是历史上最早的女秘书。
内小臣专掌王后的命令和周天子的私事、私令，是天子、王后的私人秘书。
行人安排诸侯拜见天子事宜、了解民情以接受天子询问。
典瑞、掌节保管天子印信的人员。
西周天子已经有了表示权力的信物，即“瑞”和“节”。
四、其他秘书机构的产生（一）诸侯国内的秘书机构（二）中央政府各部门的秘书机构司徒：分管田籍民政。
——下设：司民：按百姓所在区域登记在册司马：分管兵马、军赋①司士：登记军士花名册拟制军令②司勋：登录将士军功司寇：管刑狱、司法①司约：掌邦国万民之约剂（法律文件）②司盟：管约剂的副本③布宪：颁布法律文件司空：工程营建（三）地方政府的秘书机构负责考察各辖区人口、土地，上报民情民意。
小结：西周从中央到地方都设置了秘书机构，这是中国秘书发展史上的一大进步。
五、史官的来源（一）、世袭1.奴隶社会等级森严。
2.史官需要有广博的知识，其业务知识靠家传。
（二）、具备条件的官员中选拔1、培养：学校2、选拔：俊士——造士——进士3、考察：贯穿始终第二节文书工作甲骨文书、简牍文书、金文文书一、甲骨文书以龟甲或兽骨为书写材料在占卜过程中行成的古代文书，亦称甲骨卜辞，或占卜文书。
是我国已发现的最早的、成熟的古文字。
卜兆卜辞“辛未卜争贞(‘争’是管贞卜的人的名字)：妇好其比伐巴方，王自东探伐，戎(陷)于妇好立(位)? 卜辞的基本结构：前辞——最前面是占卜日期和卜官名字。
命辞——向神请求的问题。
占辞——观察卜兆后断定的吉凶。
验辞——所卜事项的实际结果。
甲骨文书的制作过程:1.取材2.加工3.刻字、涂色4.签名二、简牍文书是刻写在竹片或木片上的文书，主要用于记事。
刻写在竹片上的称竹简、也称简策、简册、汗简、杀青；刻写在木片上的称木牍、版牍。
简牍文书对象:1.商王祭祀、向臣民发布的命令和讨伐敌人的动员令、褒扬臣下的颂书。
2.臣下上告商王的文书。
三、金文文书“铜器铭文”，又称“金文”或“钟鼎文”。
四、商朝的公文文体下行文：1.誓国王临战前对部下下达的军事动员令，语气严厉，有很强的命令性。
《汤誓》:王曰：“格尔众庶，悉听朕言。
非台小子，民敢行称乱！有夏多罪，天命殛之。
今尔有众，汝曰：‘我后不恤我众，舍我穑事，而割正夏？’予惟闻汝众言，夏氏有罪，予畏上帝，不敢不正。
今汝其曰：‘夏罪其如台？’夏王率曷众力，率割夏邑。
有众率怠弗协，曰：‘时日曷丧？予及汝皆亡。
’夏德若兹，今朕必往。
尔尚辅予一人，致天之罚，予其大赉汝！尔无不信，朕不食言。
尔不从誓言，予则孥戮汝，罔有攸赦。
”2.诰本义是告知。
下行诰用于帝王宣布重大事情和重大决策。
上行诰是大臣劝谏、勉励君王，为其出谋划策的文告。
3.训本义是训诫、开导。
下行训是帝王训诫、开导臣民，具有指导性质。
上行训是臣下劝诫、开导君王，对朝政提出建议性意见。
4、命周王分封王族、功臣、任命官员使用的文书，因写在简册上，又称“册命”.5.典《尧典》：记录帝王言行商：简牍文书的通称西周：中央政府根据周王命令颁布的法规、制度、文书。
如“建邦六典”。
上行文:谟臣下为君主谋划政治大事。
事书产生于西周，各诸侯国向周王请示问题，汇报情况。
丁籍地方定期向主管部门或中央报告本地区的人口，土地等。
平行文：盟书：周天子与诸侯国订立盟约，歃血为盟。
谱牒：记录王室世系的家谱，是实行宗法制、嗣立或分封王族、维护其特殊政治地位的依据。
版——记载周王朝人口户籍的文书。
图——记载周王朝山川境土的文书。
志——记录王室、公室世系家谱、或地方民俗物产的文书——地方志。
约剂：周王为了维护各种关系而制订的法律性文书，施用范围非常广泛。
第三章西周的秘书工作第一节秘书机构和人员一、太史寮的成型太史亦作大史，太史寮的长官，总管起草公文、策命诸侯卿大夫、记载史事、编写史书，管理国家档案典籍、天文历法和组织祭祀等。
小史主要掌管邦国之志和贵族家谱。
内史亦称作册内史、作命内史、作册。
内史有多人，为首者称内史尹、或为册尹，拟制简册、宣示天子诰命。
外史掌四方之志及三皇五帝的书，四方之志是诸侯国内部的世系家谱，是决定诸侯子孙谁承袭侯位、谁受封何种官职的依据，相当于人事档案。
御史也称柱下史。
据说常侍立于朝堂殿柱之下，接受四方文书，并负有保管档案、典籍的责任，是太史寮中地位最低的秘书官员。