第六章Access数据库报表的创建和使用

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上机实验
实验五 报表的创建与应用（一）
6.3 报表的再设计
● 报表向导虽然可以快速地创建报表，但这样创建的 报表一般还不能达到最终的要求，需要进行再设计。
● 报表的再设计在“设计”视图中进行，包括对由向 导设计的初始报表作各种修改。
● 报表的“设计”视图与窗体的“设计”视图一样， 为报表的再设计提供了一些工具和格式选项。这些 工具包括：工具箱、属性窗口、字段列表等。格式 选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格 特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调 整等。
2. 为报表添加控 具箱，操作方法与窗体一样。
• 向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表 的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关联的 标签“剪切”下来，“粘贴”到报表的页面页眉或组 页眉中。也可以用5.3.3节介绍的改变控件“自动标签” 属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方便 地手动设计表格式报表。
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1. 选择报表的记录源
报表可以使用与窗体相同类型的记 录源：表、查询、SQL语句等。
显示明细数据的报表可用选择查询作 记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇 总计算的查询作为记录源。
为报表选择记录源的方法有两种：
(1)在“新建报表”对话框中选定 “设计视图”后立即选择绑定到 报表的数据源。
(2)如果在“新建报表”对话框中没 有选择数据源，可以在“设计” 视图中打开报表“属性”窗口， 在“数据”选项卡的“记录源” 属性框中输入或选择数据源。
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
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6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
(3) 因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最 好在第(2)步的对话框之三中为报表设定排序，用以 代替原来的排序。
(4) 第(2)步的对话框之三中还可以单击“汇总选 项”，打开“汇总选项”对话框（下页图）对可汇总 的字段选择汇总项。
6.2.3 使用向导创建标签
标签以卡片式的小区域表示一些少量数据， 通常用于名片、地址和各种标签。 例6-4 以“学生管理”数据库中的“学生情况” 表为数据源，建立一个名为“学生情况标签1” 的标签式报表。
• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 • 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，
其名称也随具体分组字段而定。 • 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面
页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
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• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
(2) 在打开的对话框之三中设置排序字段 。
(3) 在“报表向导”对话框之四（下页图）中设置报表的 布局方式；本题在“布局”选项组中选择“分级显示1” 选项，其它组取默认设置 。
关于使用向导创建报表的几点说明：
(1) 例6-2与例6-3最大的不同是：前者 没有分组，后者有分组。因此导致了 “报表向导”对话框之四中布局的选项 不同。在没有分组的情况下，报表可以 选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐 3种。在有分组的情况下，报表可以选 择的布局是另外6种。
• 组页眉在组的明细部分的最前面，用来 显示分组字段等分组信息。
• 组页脚在组的明细部分的最后面，用来 显示分组统计数据等分组信息
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6.1.3 报表的视图
Access数据库的报表有3种视图： 设计视图、打印预览视图和版面预览视图。
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“设计”视图
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗 口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的 “设计”视图。
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6.3.1 报表设计工具
工具箱
字段列表
工具箱、“属性”窗口、字段列表都 可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显 示或隐藏。
“属性”窗口
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6.3.2 使用设计视图创建报表
虽然可以通过向导或自动功能快 速地创建报表，但也可能要利用“设 计视图”从空白报表开始设计。利用 “设计视图”创建报表有许多技巧， 这些技巧对报表的再设计是很有帮助 的。下面介绍利用“设计视图”创建 报表的基本操作。
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
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例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图） 设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可 升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切 换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段， 以升序排序。
操作步骤： (1) 打开“学生管理”数据库，选报表对象，单击
“新建”按钮； (2) 在打开的“新建报表”对话框中选择“自动创
建报表：表格式”； (3) 选定数据源；本题是“学生情况”表；单击
“确定”按钮。
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6.2.2 使用报表向导创建报表
• 报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠 手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自 动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使 用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处， 是创建报表最主要的方法。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
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6.1.4 报表的类型
在Access中，常用的报表可分为 以下几种类型：
◆ 明细报表； ◆ 汇总报表； ◆ 交叉列表报表； ◆ 图表式报表； ◆ 标签式报表。
• “设计”视图用来创建或再设计报表。
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“打印预览”视图
• “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显 示的数据。
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的 “预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。
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“版面预览”视图
•“版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其 中只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印 预览要快。
(2) 对话框之二中，>按钮和<按钮分别用来添加和 删除分组字段（双击字段名也行）。上箭头按钮和 下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整。在 这个对话框中，单击“分组选项”按钮可以对分组 字段的“分组间隔”属性进行设置。“分组间隔” 属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选 项。对文本型字段，分组间隔有“普通”、“第一 个字母”等选项。“普通”选项表示按整个字段值 进行分组。如班级代号有“10101”和“10102”等， 如果想按“101”分组，则应选择分组间隔中的“三 个首写字母”，如下页图所示。
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1、明细报表
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2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控件。
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3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
“考试成绩”为纵坐标、 “班级名称”为数据序列； (3) 将纵坐标改为平均考试成绩。
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后有操作说明
操作说明：
(1) 在打开的“图表向导”对话框之一（下图） 中选择用于图表的字段（最多6个）；本题选 班级名称、姓名、课程名称、学期成绩。
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(2) 在打开的对话框之三（下页图）中选择数 据在图表中的布局方式；对本题，将“课程名 称”拖放到横坐标位置，将“考试成绩”拖放 到纵坐标位置，数据序列按“班级名称”排列； 双击纵坐标中的“求和考试成绩”，选取 “AVG”函数，即得到该图所示的“平均值考 试成绩”。
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例6-3 分组（下页）
例6-3 以“学生情况”表为数据源使用向导创建 名为“向导创建学生情况1”的报表，包括所有 字段，以“班级代号”为唯一分组字段，布局方 式为“分级显示1”。
操作说明：
(1) 在“报表向导”对话框之二（下页图）中确定是否 添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的 优先级进行调整；本题就以系统预设的“班级代号”作 为唯一的分组字段 。
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• 利用“设计”视图可以向报表添加各种控件、 调整控件的大小和位置、对控件进行分组和其 它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观， 而且更加方便实用、功能更强。
• 少量的报表也可直接使用“设计视图”创建， 直接使用“设计视图”创建报表和报表的再设 计性质相同。
主要内容
6.3.1 报表设计工具 6.3.2 使用设计视图创建报表 6.3.3 在报表中创建计算字段 6.3.4 添加分页符和页码 6.3.5 调整报表的外观 6.3.6 报表的属性设置
第六章 报表的创建和使用
6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表
小节
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是
“学生选课交叉表查询”。
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4. 图表式报表
图表式报表将报表数据源中的数据以图形方 式形象直观地表示出来。
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