07 沟通、信息交流、参与和协商控制程序控制程序
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
沟通、协商与信息交流控制程序
沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。
2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。
3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。
3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。
3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。
3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。
4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。
⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。
⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。
⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。
⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。
4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。
⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。
⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。
⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。
17沟通与交流、参与和协商控制程序.doc)
中十冶集团有限公司企业标准沟通与交流、参与和协商控制程序SYB.CX.17—2013(A/0)1、目的为内、外部的信息交流提供正确途径,使信息传递准确、有效，以保证质量、环境和职业健康安全管理体系的有效运行和持续改进;同时为充分调动工作人员及相关方参与的积极性，发挥工作人员及相关方的主动性和能动，体现民主管理，更好的控制风险，减少人身伤害和健康损害，提高公司的职责健康安全绩效，特制定本程序。
2、适用范围本程序适用于公司内部信息的沟通以及公司内质量信息的内部沟通、环境信息和重要环境因素的内部沟通和信息交流、职业安全健康的参与和协商。
一、内部沟通、交流、参与和协商。
1、职责1.1 项目管理部负责与相关方的沟通，并将收集到的有关信息上报管理者代表。
1.2 员工代表负责与员工的沟通，并将收集到的有关信息上报分管理者代表。
1.3 相关部门负责在职责范围内与员工、相关方的沟通，并将收集到的有关信息上报管理者代表。
1.4 管理者代表负责对收集到的信息进行分析、汇总和相应的处理，并将有关内容上报最高管理者。
1.5 公司总经理负责对上报的有关信息的处理，或授权管理者代表处理。
2、工作程序2.1沟通原则2.1.1及时-准确-完整。
2.1.2应确认信息本身客观、真实、可靠，引用的数据与材料实事求是，准确无误。
2.1.3在数据收集或信息转换中抓住主要方面，正确的取舍和使用。
2.1.4保密信息应按密级管理的要求在限定范围内使用、传播。
2.2沟通方式2.2.1口头、电话；2.2.2会议、检查；2.2.3下发文件、通知；2.2.4板报、内部通讯、公告栏、内部刊物、意见箱；2.2.5网络、电视；2.2.6海报、标语或其他可利用的通讯和宣传工具。
2.3沟通的内容：2.3.1公司管理体系建立、运行和管理信息；(包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、测量、纠正和预防、内审和管理评审等信息)2.3.2与公司管理体系有关的企业内部标准、规定和制度；2.3.3有关事故、事件的信息。
协商、沟通与信息交流控制程序
协商与信息交流控制程序一、目的：通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。
二、范围：适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。
三、职责：1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。
2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。
3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。
4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。
参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。
5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。
6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。
四、管理内容与方法：1、内部信息⑴内部信息内容包括：——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；——法律、法规、规范、标准及其他要求；——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；——各部门的质量、职业健康安全和环境职责：——质量、职业健康安全和环境培训的信息；——监测、测量结果；——不符合与预防纠正措施的信息；——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；——管理评审结果的信息；——员工的建议与意见。
⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。
⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。
沟通协商参与控制程序.
沟通协商参与控制程序WCSLGC/ZH-P20-2013（D/0）1 目的建立和规范内外沟通、参与和协商行为，增进公司内部及公司与顾客、相关方的交流和理解，确保一体化管理体系的有效运行。
2 范围公司内部及公司与相关方之间有关一体化管理体系的信息交流、沟通、参与和协商活动。
3 职责3.1 总经理负责沟通、参与和协商的负责人，对信息的传递和处理进行监督并规定相关部门的职责权限，确保在公司内建立有效的沟通、参与和协商过程。
3.2 管理者代表1) 协助总经理对信息的传递和处理进行监督。
3.3生产副总2) 在总经理领导下贯彻执行党和国家政策和法律、法规以及上级的规定，组织、协调、督促、检查公司的管理工作。
3.4 总工程师坚持“百年大计，质量第一”的原则，贯彻执行国家和行业有关的技术政策、技术标准、技术规范和操作规程等规定。
3.5 综合科1) 负责本程序的制定、修订及归口管理，是信息交流与沟通的综合管理部门。
2) 负责公司内外综合信息的接收、识别、传递，并对信息处理进行督办、协调。
3) 负责公司内部电话号码、电子邮箱等联络信息的更新。
3.6 质安科负责一体化管理体系相关信息和技术类信息的传递与处理。
3.7 其他相关部门、施工项目部1) 负责本部门、项目归口管理的一体化管理程序运行中相关信息收集、处理、沟通和交流，配合质安部收集传递与目标、方针、管理方案、内审、管理评审等相关信息，并使相关信息在本单位得到充分交流和理解。
2) 负责本部门、项目主管业务信息的收集、接收、处理、传递、反馈。
重大事项需请示汇报的，递交给综合科进行传递、协调。
属明确业务管辖内容的，直接与主管该业务的职能部门进行双向沟通，重要情况由职能部门及时向分管领导反映。
除公司领导直接指令交办的工作任务外，不得越级上报。
3) 公司各部门收集的信息，包括建议、改进措施等意见，要及时向分管领导汇报，分管领导在每月公司会议上对其分管工作情况进行通报、协商。
07沟通、协商控制程序
山西长信工业有限公司程序文件CXCX-07 A/0版沟通、参与、协商和交流控制程序受控状态：编制部门：安全处审核人：闫建刚批准人：常元光2013-7-1批准2013-7-3实施更改状态表沟通、参与、协商和交流控制程序1 目的为明确管理体系信息协商交流的渠道，使内、外部信息能准确、及时、畅通地传递，确保体系的有效运行。
2 适用范围适用于管理体系覆盖范围内各部门/单位的内、外部信息的协商与交流。
3 主要职责3.1 安全处、环保处负责组织职业健康安全、环境信息的协调、交流与管理，负责接收与职业健康安全、环境有关的内、外部信息，做好登记工作。
3.2生产调度考核处负责组织质量信息的协调、交流与管理，负责接收、传达与质量有关的内部、顾客信息，做好登记工作。
3.2 安全事务代表代表员工参与体系方针、目标管理方案、事件调查的协商与交流。
3.3 各部门/单位，负责本部门/单位及相关方信息的协商与交流，并负责相应业务范围内与外部相关方的信息协商与交流，同时将信息的处理结果及时反馈到有关部门采取纠正措施或预防相关措施；负责收集员工在管理方面的意见和建议，并将信息及时、准确地传递给相关部门。
4 管理程序4.1 信息交流内容4.1.1内部信息内部信息是指各部门/单位关于管理体系的信息，如各级文件、制度、办法、规定、通知、方针、目标指标及管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、内外审结果、管理评审结果等的记录。
4.1.2外部信息外部信息是指外部相关方信息的接收、处置、交流，如顾客、相关方的抱怨、投诉和意见，适用的法律法规、政府部门文件、公司的文件等。
4.2 信息交流方式4.2.1信息交流方式包括文件、记录、报表、相关宣传媒体、相关会议、电话、音像和电子媒体等。
4.2.2有特定要求的沟通事项，其形式和要求由各部门/单位自行组织。
4.3 信息交流管理4.3.1公司方针、管理手册、程序文件、作业文件由各归口管理部门负责发到各部门/分厂，再由各部门/分厂负责传达到相应岗位，执行《文件控制程序》。
协商和参与沟通信息交流与相关方控制程序
协商和参与沟通信息交流与相关方控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1.0目的建立适当的信息交流、沟通、参与和协商流程，规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2.0适用范围与本公司管理体系有效性有关的信息交流、传递和处理。
3.0职责3.1行政部3.1.1负责内、外部反馈信息的接收、整理、传递、处理和反馈，并向管理者代表汇报，是信息的管理部门；3.1.2负责与上级环境和职业健康安全主管部门和行业主管部门的信息接收、传递和处理。
3.2装备动力部负责与上级能源主管部门和行业主管部门的信息接收、传递和处理。
3.3各部门主管负责本部门内部的沟通,向外部相关方宣传公司环境方针、职业健康安全方针、能源方针，沟通相关的法律法规和其他要求；向与本部门有关的相关方交流相应的重要环境因素的控制程序和应急措施，并保留相关记录。
3.4全体员工（包括相关方人员）积极参与公司内部各种形式的沟通；适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的制定；适当参与事件（事故）调查处理；对职业健康安全事务发表意见等。
3.5工会负责职业健康安全有关事项的协商。
3.6员工代表参与与环境、职业健康安全有关的交流沟通。
4.0工作程序4.1沟通、参与和协商信息交流的内容4.1.1环境、职业健康安全、能源绩效方面的内部信息和外部信息，信息内容应准确可靠。
交流内容包括：a)环境、职业健康安全、能源方针、目标、组织机构、职责、责任和权限；b)环境、职业健康安全、能源目标的实施和完成情况；c)法律法规与其它要求的遵守情况、更新信息等；d)资源（人、财、物等）配备情况；e)体系内审、外审结果；f)管理体系的运行情况；g)公司内、外的咨询、建议、抱怨、投诉及重大事故；h)与相关方有关的重要环境因素、危险源辨识、风险评价、控制程序和应急预案；i)政府部门其他相关信息；j)其他一些信息。
4信息交流、参与和协商控制程序
1 目的保证综合管理体系相关信息在本公司内、外及时畅通地传递、交流及参与和协商的及时处理。
2 适用范围适用于本公司各部门之间以及本公司与外部相关方之间的信息交流和职业健康安全方面参与和协商工作。
3 职责3.1 总经办负责内、外部信息交流的统一管理，并负责将重要信息向管理者代表和总经理报告。
3.2 公司员工代表（工会）负责参与和协商的统一管理。
3.3 各部门负责本部门内、外部信息交流、参与和协商的管理。
4 程序4.1 原则要求要在综合管理体系不同部门、不同层次员工之间建立起横向和纵向沟通联系渠道，形成全公司范围内的信息沟通网络，保证体系相关信息能够得到迅速、及时地传递，实现质量、环境及职业健康安全管理全员参与，人人为管理目标的实现作出自己的贡献。
4.2 内部信息交流内容沟通内容包括体系运行及其有效性的相关信息。
如：相关法规及方针、目标指标、管理方案的实施情况、重要环境因素、危险源、产品检验结果、体系绩效及例行检测结果等。
4.3 内部信息交流方式信息沟通方式包括口头传达、电话传达、书面材料或文件传达及记录传递、会议、电视、新闻媒介传达等。
具体规定如下：a. 环境因素及危险源：以记录方式交流。
b. 重大环境因素及优先控制的危险源：以文件发放方式交流。
c. 相关法规及遵守情况：以记录和报告方式交流。
d. 目标、指标、方案及完成情况：以文件发放、报告和记录等方式交流。
e. 内审、管理评审、外部审核信息：以报告方式交流。
f. 各种检验、试验、监测、测量结果，不符合与纠正情况：以报告、记录传递方式交流。
g. 应急准备与响应：以记录、报告等方式交流。
h. 总经理或管理者代表作出的指示、决定、要求等：以文件发放或会议方式交流。
4.4 外部信息交流内容及交流方式：a. 上级部门的要求：由以文件转发方式传递给有关领导和部门。
b. 本公司综合管理体系运行的有关信息向外部传递：由各责任部门以提出作业要求、建议报告以及发放宣传资料等方式向外传递。
信息沟通、参与和协商控制程序
信息沟通、参与和协商控制程序1.0目的建立和规范内外信息沟通、参与和协商行为，确保及时、准确地收集、传递及反馈有关质量、环境及职业健康安全管理信息，保证EHS管理体系的有效运行。
范围本程序适用于公司内、外部有关EHS管理体系信息的沟通、参与、协商与信息交流管理。
定义沟通：为达目的使相关方意见统一的行为。
职责总经理：负责公司重大沟通事项的组织和审批。
管理者代表：对EHS管理体系和内外部沟通有效性进行负责。
人力资源部：负责沟通环境的优化及资源配置、制度的建立及沟通协调工作。
各部门：负责本部门职能范围内的质量、环境及职业健康安全信息内部沟通及与相关方进行沟通。
流程图会议管理流程图内容沟通和协商的内容外部协商和沟通的内容包括：向相关方宣传组织的职业健康安全方针；政策法规标准类信息，如与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和来自上级部门的信息等；有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息；接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息；其它需沟通的、与相关方有关的信息。
内部协商和沟通的内容包括：EHS管理体系运行信息，包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内外部审核和管理评审等信息；监测、测量的结果；公司内部有关管理制度，员工提出的有关EHS的建议和沟通的信息；事件、不符合与处理情况；应急准备与响应情况；质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况；各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息；了解谁是员工代表和员工的建议等。
沟通和协商的渠道沟通渠道可分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道。
正式沟通主要渠道包括：①业务联络书，②看板，③会议（包括决策会、研讨会、业务会、QC会议等）。
非正式沟通渠道包括在岗交谈、随时随地交谈、便条、邮件、公告、OA交流、电话及各类非正式社交活动等。
沟通和协商的理念和原则公司奉行“沟通创造价值”的理念。
通过适时、适地、适当范围的沟通，消除个人、组织、相关方之间存在的沟通和信息传递障碍。
沟通、参与和协商控制程序
沟通、参与和协商控制程序1.目的提供与质量、环境和职业健康安全管理体系相关协商与沟通的渠道，确保公司各职能部门人员间获得有关质量、环境和职业健康安全管理体系所需的信息，保证与顾客、员工及其他相关方之间有关信息的相互有效沟通。
2.适用范围本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系覆盖范围内的协商与沟通的管理。
3.职责3.1公司人事财务部为公司质量、环境与职业健康安全协商与沟通的综合管理部门。
负责筹划和建立公司机关、各公司对内、对外管理体系运行信息的协商与沟通渠道，对协商与沟通的方式及效果进行检查监督。
3.2公司人事财务部代表公司参与质量、环境、职业健康安全事务的评价、检查及调查，并组织进行协商和沟通。
3.3各职能部门和公司负责相应业务范围内信息的沟通与交流，并保存相关信息记录。
3.4紧急状态下的沟通与协商由各责任部门直接传递到公司人事财务部，由人事财务部与上级及政府部门沟通。
3.5总经理和被任者负责重大信息处理的审批，并与总经理就方针、目标、体系的有效性等进行沟通和协商。
3.6公司负责本单位经营期间与顾客或相关方的沟通和协商。
4.工作程序4.1信息的分类4.1.1沟通和协商的信息分内部信息和外部信息。
4.1.1.1内部信息的内容包括：质量、环境、职业健康安全方针、目标、管理方案，部门职能和权限，管理体系运行及产品监测动态，紧急状态下的应急和响应，员工的建议等。
4.1.1.2外部信息的内容包括：与产品、服务有关的信息（含合同、设计变更、顾客满意和不满意等），与新技术、新材料、新设备有关的信息，与管理体系相关的法律、法规、标准及其他要求的信息，市场动态的信息，环境与职业健康安全外部监测的信息。
4.2协商与沟通的方式4.2.1内部沟通和交流的方式有：建立管理体系收发文制度，建立员工参与的机制，通过总经理办公会、生产例会、质量分析会、职代会、内审、情况简报、现场公告栏、管理对话活动，以及报表、记录、电话、网络、标语等。
协商沟通与信息交流控制程序资料
适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。
3 职责
3.1 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。
3.2 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。
3.3 综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。
公司相关部门和工会的有关质量、职业健康安全和环境的工作会议，应形成和保持记录。
5 相关文件
《文件控制程序》
《法律、法规控制程序》
协商沟通与信息交流控制程序资料
1 目的
通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。
对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。
4.3 各类信息的传递方式
4.3.1 有关相关方的投诉及政府部门的要求，由有关部门作好记录，并填写《信息记录表》，由综合管理部负责管理。
4.3.2 有关内部信息由发出信息部门填写在《信息记录表》或其他有关表格上进行传递。
——员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向综合管理部或其他相关部门反映。
横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险源和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。
对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。
S07沟通参与和协商控制程序
1 目的规范与QEOHFS管理体系相关的内部和外部沟通、参与和协商的内容、方法等，确保沟通顺畅。
2适用范围适用于公司各项目部及总部。
3 职责3.1市场部负责与外部相关方的信息交流、有关顾客的信息交流及顾客投诉处理。
3.2运营部负责定期组织召开管理例会及各部门内各层次间的信息交流和沟通，推动员工参与和协商。
3.3采购部负责与各自责权范围内供方之间的信息沟通。
3.4食品安全部负责监管机构、认证机构的外部信息沟通。
3.5相关部门负责职责权限范围内各部门间的内部沟通。
4控制要求4.1内部沟通4.1.1总经理在公司内部建立适当的沟通过程，以促进高层间、高层与中层、高层与员工、部门之间、部门内部、员工间之全方位的信息交流，确保管理体系有效性和效率的提高。
4.1.2总经理应确保：1）在整个公司内，就其使命、愿景、战略、方针和过程进行沟通；2）就有效的QEOHFS管理和符合QEOHFS管理体系要求的重要性进行沟通；3）质量方针在公司内得到沟通、理解和应用；4）针对相关职能、层次和QEOHFS管理体系所需的过程建立的质量目标予以沟通；5）公司相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解；6）确定适用的法律法规要求和其他要求如何应用于公司，以及所需沟通的内容；7）相关的管理评审输出与工作人员及员工代表进行沟通；8）将事件、不符合（不合格）和纠正措施与相关工作人员及员工代表以及其他有关的相关方进行沟通；9）将有关持续改进的结果与工作人员及员工代表进行沟通；10）就应急准备和响应与所有工作人员沟通并提供与其义务和职责有关的信息；11）就监视和测量的结果进行沟通；4.1.3沟通方式与内容1）沟通方式：会议（例会、临时会议、管评会、QEOHFS专题会）、文件记录发放与传递、培训、面谈、汇报、报告、检查、宣传/告示栏、通知、看板、电话（内外线）、网络、信箱、微信公众号等；充分考虑差异方面（如：性别、语言、文化、读写能力、残疾等）；2）沟通内容：QEOHFS管理体系的建立、实施、保持、更新与持续改进方面的信息，以及外部法律法规、QEOHFS有关信息的内部交流；3）沟通时机：依据管理体系文件和记录规定实施，对各种紧急、意外等特殊情况，应采取紧急会议/通知、越级报告等直接、尽快传递信息，以利于及时解决处理；4.1.4应确保总经理、体系负责人和食品安全小组及时获得包括但不限于以下方面的信息，以用于体系的更新和管理评审：1）组织环境；2）相关方需求和期望；3）风险和机遇；4）产品或新产品；5）原料、辅料和服务；6）生产系统和设备；7）生产场所，设备位置，周边环境；8）清洁和消毒程序；9）包装、贮存和分销系统；10）人员资格水平和（或）职责及权限分配；11）法律法规及有关标准要求；12）与食品安全危害和控制措施有关的知识；13）组织遵守的顾客、行业和其他要求；14）来自外部相关方的有关问询；15）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨；16）影响食品安全的其他条件。
ISO45001交流沟通、参与和协商控制程序
交流沟通、参与和协商控制程序受控状态：分发代号：编制：审核：批准：发布实施目的1.1确保内、外部各方对公司QEHFMS运行的信息获得理解和沟通，促进过程和产品的有效控制，寻求持续改进的机会。
1.2使顾客和相关方及时了解由本公司生产活动引起的质量、产品安全、环境、职业健康安全风险，避免或减少由此带来的危害或损失。
1.3支持和鼓励员工参与和协商与其有关的公司各方面活动。
2适用范围适用于公司QEHFMS有关的内、外部信息的交流、沟通过程以及员工参与和协商过程。
3定义无4职责4.1总经理4.1.1对外部沟通的职责的分配；4.1.2确保在公司内部各职能层次的职责和权限能获得沟通；4.1.3确保有效的管理体系和符合管理体系要求的重要性进行沟通；4.1.4向公司内传达满足顾客、法律法规和相关方要求的重要性；4.1.5确保获得信息传递所必须的资源；4.1.6确保公司员工协商和参与过程的建立和实施。
4.2管理者代表/食品安全小组组长4.2.1建立内外部信息沟通的渠道；4.2.2为保证公司QEHFMS的有效实施和运行与外部方进行联系；4.2.3促进QEHFMS良好的内部沟通；4.2.4鼓励员工参与和协商职业健康安全相关及员工其他需求相关的政策与决定。
4.2.5对外发布食品安全风险产品召回等方面的信息；4.2.6向总经理报告审核的结果及有关QEHFMS运行的业绩以及改进的机会。
4.3人事行政部4.3.1收集有关法律法规及变更的信息，并在组织内沟通；4.3.2对外来人员的信息调查，以及本公司QEHFMS要求的告知；4.3.3就环境因素和职业健康安全风险的信息与内部员工进行沟通；4.3.4就法规符合性、环境因素和职业健康安全问题进行内外部沟通；4.3.5就外部审核结果进行内部沟通；4.3.6支持员工参与和协商职业健康安全相关及员工需求相关的政策与决定。
4.4销售部4.4.1收集与产品有关的客户要求并将相关要求进行内部沟通；4.4.2监视和收集顾客对产品有关要求满足程度的信息,并使用适当的统计方法分析这些信息；4.4.3向顾客提供产品质量或食品安全有关的信息；4.4.4必要时，就公司的重要环境因素、重大危险源与顾客进行沟通；4.4.5本公司产品、工艺、过程等变更引起的风险与客户沟通；4.4.6负责客户抱怨的内外部沟通；4.4.7负责客户订单及相关要求的内外部沟通。
参与协商沟通与交流控制程序
1目的为了建立有效的协商、沟通与交流机制，保证质量、环境、职业健康安全和食品安全管理（包括《食品安全一全球标准》和《欧盟饲料添加剂和预混料生产标准》、《有机产品》运行）内、外部沟通渠道畅通，确保质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系的信息及时准确的交流，确保员工参与职业健康安全事务，特制定本程序。
2适用范围本程序适用于与质量、环境、职业健康安全和食品安全管理活动有关的内、外部沟通以及员工参与职业健康安全事务的管理。
3职责3.1总经理确保在公司内建立有效的协商、沟通与交流机制，利于相关信息的交流；3.2管理者代表（食品安全小组组长）：a）负责组织对各方反馈回来的有关味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、有机-无机亚混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料产品方面的信息进行讨论分析；b）负责组织讨论可能或能够引起味精、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料类产品的公司内部外部环境变化问题；3.3体系部负责质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系内、外审核信息的联络与传递工作；3.4检测技术中心负责与技术监督、食品卫生防疫等部门沟通产品质量、食品安全方面的信息，并结合各责任部门配合政府机构的检查，及时对提出的问题进行跟踪及关闭；3.5生产部负责a）与环保部门沟通清洁生产、节能降耗等方面的信息；b）与外协施工队伍对相关事务进行沟通和协商，包括施工合同签订、安全知识须知等。
3.6安保部负责a）与公安、消防、安全监察等部门沟通安全生产方面的信息；b）与进入工作场所的承包方安全作业活动的监督检查。
3.7办公室a）负责与计划生育、工会、卫生防疫、劳动和社会保障局等政府部门沟通相关信息；b）与员工就职业健康安全信息进行相互沟通，保证员工：了解谁是职业健康安全体系事务代表和本部门员工代表；参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；参与事件调查；参与管理方针和目标的制定和评审；对影响他们工作场所内的职业健康安全的任何变更进行协商；参与职业健康安全事务的管理；3.8国贸部、销售部负责与顾客的沟通；3.9供应部负责与供应商的沟通；3.10其他各部门负责相应工作范围内的信息交流。
07信息交流协商和沟通控制程序
信息交流、协商和沟通控制程序编号：CX-QEO-B-071、目的和适用范围1.1目的为了保证质量、职业健康安全、环境管理体系信息的及时接收、处理和反馈，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
1.2适用范围本程序适用于公司内部和外部质量、职业健康安全、环境信息的交流。
2、相关文件《管理手册》3、定义采用公司《管理手册》中有关定义和术语4、职责4.1安全质量监察部和工程管理部是本程序的主管部门，负责该程序的制定和更改。
安全质量监察部是施工质量、安全信息交流的综合管理部门,负责内外部的质量、安全信息的接收、处理和反馈。
工程管理部是施工过程信息和环境信息交流的综合管理部门，负责施工进度、施工技术、环境信息的接收、处理和反馈。
4.2社会保障部是职业健康信息交流的综合管理部门,负责内外部的职业健康信息的接收、处理和反馈。
4.3项目经理部负责本级工程质量、职业健康安全、环境管理以及地方主管部门、建设单位质量、职业健康安全、环境、质量信息的接收、处理和反馈。
4.4各相关职能部门负责相应业务范围内的内外部有关质量、职业健康安全、环境信息的接收、处理和反馈。
4.5工会负责与上级主管部门安全信息的交流；负责在职工代表大会上组织职工代表参与制定和评审公司健康安全方面的问题，参与改善公司健康安全状况的讨论。
4.6员工代表：（各项目经理部、机关可分别选一个员工代表。
）参加职业健康安全方面信息交流的协商和沟通，对员工报怨向主管部门汇报, 提出职业健康方面的合理化建议。
5、工作程序5.1总则5.1.1信息交流的途径可以是口头或书面文件，也可以利用会议以及通讯工具、宣传品等。
5.1.2信息分为内部信息和外部信息。
5.1.3信息内容应准确可靠。
5.1.4各单位应指派专人负责信息记录管理。
5.2内部信息交流5.2.1内部信息包括以下内容:a)管理方针b)质量、环境、职业健康安全目标、指标及管理方案实施情况c)重要环境因素、重要危险源及其控制情况；d)适用的法律法规及其他要求的摘录内容；e)培训；f)应急准备与响应；g)监测、测量结果；h)不符合与纠正情况、员工抱怨、投诉；i)内审、管理评审、外部审核信息；g)工程例会信息。
沟通、参与与协调控制程序
1目的为确保内、外部信息准确传递，获得相关部门和层面有效沟通，提高全员参与质量、环境和职业健康安全管理热情，踊跃提交合理化建议，积极参与和协商质量、环境和职业健康安全管理的相关事务，以确保管理体系有效运行。
2适用范围公司管理体系范围内质量、环境和职业健康安全管理体系的内外部沟通，以及员工参与和协商职业健康安全管理的实施控制。
3职责3.1集团高层管理确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并由总裁任命员工安全事务代表，以确保员工就环境和职业健康安全有关事务的参与和协商的实施。
3.2管理代表指导和监督沟通、参与和协调过程的建立，实施和保持全员参与和协调过程管理。
3.3行政中心是职业健康安全管理中沟通、参与和协商的归口管理部门，负责安排建立信息沟通的基础渠道，负责管理体系内相关工作参与和协调组织。
3.4工会组织或员工代表参与和协调职业健康安全管理相关事务，报告有关环境和职业健康安全管理中问题和建议。
3.5各中心、各分公司以及下属各职能部门负责相应职责范围内的沟通、参与和协调相关事务。
4控制要求4.1沟通4.1.1内部沟通内容主要包括管理体系文件；法律法规和其他要求的遵循文件；体系管理方针、目标、管理方案；职能、职责和权限；内审和管理评审改进要求；不符合与纠正情况；事件调查及其处置情况；培训情况；应急准备与响应情况；员工的建议及抱怨；环境因素、危险源识别和控制等。
4.1.2外部沟通内容主要包括顾客的要求和抱怨；相关方的投诉；质量、环境、职业健康安全法律法规及其他要求的更新；公司质量、环境、职业健康安全管理方面需通报给相关方的信息；外部审核与监督检查；来自上级主管部门的信息；来自市场的信息；来自供方信息；来自设备检测部门的信息等。
4.1.3沟通方式主要包括会议讨论与交流、培训、网络工具、电话、文件传送、信息传递单、告示、书面文件、建议箱、工作报告、合理化建议、计算机及附件等。
4.2沟通实施：4.2.1内部沟通的实施:1）管理方针、目标及管理方案以体系文件发放及集团内部网络公布。
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1 . 目的：
本文件规定了为保证公司信息交流的及时性和有效性所需建立的内外部沟通过程的有关要求，同时规定了确保员工参与和协商有关职业健康和安全管理的有关要求，以确保体系的有效运行。
2. 范围：
本程序适用于公司内部和外部信息的收集、交流、沟通的控制，以及员工参与和协商有关职业健康安全管理的实施过程的控制。
3 职责：
3.1 各职能管理部门负责相应业务范围内的信息收集、交流与沟通。
3.2 经营管理部负责沟通过程的建立、实施和保持，以及所交流的内外部信息的分析汇总，并向管理者代表汇报。
3.3 管理者代表在沟通过程的建立、实施和保持过程中起协调和监督作用。
3.4 总经理应确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并任命员工安全事务代表，以确保员工就OH&有关事务的参与和协商的实施。
4 要求：
4.1 总经理应亲自或授权管理者代表策划建立、实施和保持与OHSMS有关的内部和外部信息交流与沟通所需过程，以确保保在公司的不同职能和层次之间，以及与外部相关方就管理体系及其过程的绩效和运行有效性进行沟通，包括交流体系的变更。
4.1.1在策划信息交流和沟通过程时，应确定：
a）沟通的内容、沟通时机和沟通方式；
b）负责沟通的部门和责任人、与谁沟通。
4.1.2 在策划环境方面的信息交流过程时，应：
a）考虑其重要环境因素、合规义务、环境绩效等相关信息；
b）确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。
4.1.3根据本公司实际，确定：
a）根据信息来源可分为内部信息和外部信息；
b）信息内容应包括与公司质量和环境管理体系运行绩效和有效性有关，包括有关体系的变更，并应确保及时、准确、可靠；
c）信息沟通的方式可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯和宣传工具。
4.1.4 经营管理部负责将信息交流和沟通相关信息形成文件或记录，相关部门应对相关的信息交流和沟通结果做出响应。
4.2 内部信息交流与沟通：
4.2.1 内部信息包括以下内容：
A、法律、法规和其他要求的遵循及其变化情况；
B、管理目标、指标、管理方案完成情况和体系运行绩效；
C、内审、外审、管理评审结果；
D、过程、产品和服务的监视、测量结果；
E、不符合与纠正、预防情况；
F、应急准备和响应情况以及员工参与和协商安全事务管理的实施情况；
G、包括质量、环境和职业健康安全意识在内的与管理体系有关的培训情况；
H、各单位/部门之间的日常联络、常规报表、其他信息通报；
I、管理体系各运行控制程序执行情况等。
4.2.2 根据本公司实际对于内部信息沟通的方式，予以确定如下：
a）自上而下的沟通：主要通过各种会议的形式，由总经理或其授权人就体系、过程和产品质量的有关情况进行通报，并采取相应措施，以确保体系的正常运行。
b) 自下而上的沟通：主要通过由各相关岗位和层次的有关人员就体系和过程运行以及产品质量方面的有关情况，及时向有关职能部门和公司主管领导报告的形式，为总经理作出改进、采取纠正和预防措施决策提供依据。
c）部门之间的沟通：对于跨部门之间需要协调、沟通的事宜，如对特殊产品有关要求的评审，改进、纠正和预防措施的实施等，应由总经理或管理者代表主持进行沟通。
对于日常事务的沟通，则由相关部门领导直接进行。
d）其他的沟通方式：通过发放文件资料、举办培训班、开展各类活动等就体系和过程运行、产品质量等有关信息进行沟通。
4.2.3内部信息沟通的实施:
A、方针以文件、会议、宣传栏、小册子等为宣传工具公诸于众。
B、目标指标方案及其实施完成统计结果、适用的法律法规和其他要求、内外部审核结果、管理评审输出等信息由经营管理部以文件形式传达到各部门。
C、活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到相关部门，要求答复的必须在三日之内予以答复。
D、紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息沟通。
E、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。
F、任何部门和个人获得有关公司质量与环境体系相关的重大信息应立即传递到总经理或管理者代表，一般信息应及时传递到部门负责人。
G、通过建立定期例会和不定期专题会议的形式，确保对体系运行的有效性进行沟通。
4.3 外部信息交流与沟通：
4.3.1 公司应确保按其建立的信息交流过程的规定，以及其合规义务的要求，就环境和职业健康安全管理体系的相关信息进行外部信息交流。
4.3.2 外部交流的信息主要包括：
A、来自社区居民的投诉和抱怨；法律、法规和其他要求的遵循及其变化情况；
B、包括公司和部门的质量目标以及环境与职业健康安全目标指标和方案的实施完成情况在内的
过程、活动、产品和服务的监视、测量结果以及体系运行绩效
C、来自上级部门的信息；
D、来自供方的信息以及顾客和其他有关相关方的投诉和抱怨；
E、应急准备和响应及事故事件处理情况等向主管部门、相关方的信息通报；
F、其他外部相关方的信息；；
G、公司的环境和职业健康安全管理要求向外部传递的信息。
4.3.2 外部信息处理：
4.3.2.1 相关方要求提供信息时，各有关部门将公司管理方针、目标及相关要求传递给相关方。
同时将员工参与和协商形成的文件通报给相关方。
4.3.2.2 各部门在接收到有关法律、法规和其他要求及其变化的信息时，执行《法律法规和其他要求控制程序》。
4.3.2.3 相关方抱怨及其它信息，由各部门分别接收并形成记录，传递到管理者代表，由管理者代表进行组织分析，并将决定形成文件，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。
4.3.2.4 各部门根据各自职责和工作需要，可采用公告、E—Mail、发放《相关方告知书》等形式，向有关相关方发布本公司环境管理方面的相关信息，如环境管理方针、本公司对相关方在产品、活动和服务提供过程有关环境和职业健康安全管理应遵守的要求。
4.3.3 重大风险因素和重要环境因素及其监控相关信息的交流
A、对废水、噪声的排放等应定期（上门咨询、电话、网上咨询等方式）与当地环保部门交流，以确定相关法律和其他要求及排放标准的适用性或变化。
B、对火灾、爆炸、危险化学品等定期（上门咨询、电话、网上咨询等方式）与当地消防部门和安监局等交流，以确定相关法律和其他要求的适用性或变化；同时确定公司的位置、路线、厂区布局、消防设施配置等情况，以便一旦发生紧急情况时，相关部门可及时给予适宜的应急措施指导帮助，并及时顺利到达本企业。
C、能源、资源使用的信息交流等。
D、公司应主动与相关方进行交流，共同参与环境保护、节能降耗活动，可采取向相关方发放《相关方告知书》的形式进行。
4.4 员工的参与和协商：
4.4.1 应保障员工参与职业健康安全活动事务，具体可由员工代表/安全事务代表执行，以确保满足GB/T28001—2011相关规定要求。
4.4.2 根据GB/T28001—2011规定的要求并结合公司OH&S管理的实际，任命杨乾芳同志兼任公司的OH&S事务代表，并明确了其职责权限（见管理手册1.4章节）。
4.4.3 参与和协商的事项可以包括：
a）危险源辨识、风险评价及其控制措施的确定；
b）参与事件/事故调查处理；
c）参与职业健康安全方针和目标的制定与评审；
d）表述职业健康安全事务意见；
e）就有关职业健康安全管理体系的变更影响等在公司内部及与相关承包方进行协商。
5 相关文件：
5.1 《危险源辨识和风险评价控制程序》
5.2 《环境因素调查评价控制程序》
5.3 《法律法规和其他要求控制程序》
5.4 《环境和职业健康安全运行控制程序》
5.5 《应急准备与响应控制程序》
5.6 《相关方告知书》
6 相关记录：
6.1 《重大风险因素清单》
6.2 《重要环境因素清单》。