07 沟通、信息交流、参与和协商控制程序控制程序

1 . 目的：

本文件规定了为保证公司信息交流的及时性和有效性所需建立的内外部沟通过程的有关要求，同时规定了确保员工参与和协商有关职业健康和安全管理的有关要求，以确保体系的有效运行。

2. 范围：

本程序适用于公司内部和外部信息的收集、交流、沟通的控制，以及员工参与和协商有关职业健康安全管理的实施过程的控制。。

3 职责：

3.1 各职能管理部门负责相应业务范围内的信息收集、交流与沟通。

3.2 经营管理部负责沟通过程的建立、实施和保持，以及所交流的内外部信息的分析汇总，并向管理者代表汇报。

3.3 管理者代表在沟通过程的建立、实施和保持过程中起协调和监督作用。

3.4 总经理应确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并任命员工安全事务代表，以确保员工就OH&有关事务的参与和协商的实施。

4 要求：

4.1 总经理应亲自或授权管理者代表策划建立、实施和保持与OHSMS有关的内部和外部信息交流与沟通所需过程，以确保保在公司的不同职能和层次之间，以及与外部相关方就管理体系及其过程的绩效和运行有效性进行沟通，包括交流体系的变更。

4.1.1在策划信息交流和沟通过程时，应确定：

a）沟通的内容、沟通时机和沟通方式；

b）负责沟通的部门和责任人、与谁沟通。

4.1.2 在策划环境方面的信息交流过程时，应：

a）考虑其重要环境因素、合规义务、环境绩效等相关信息；

b）确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。

4.1.3根据本公司实际，确定：

a）根据信息来源可分为内部信息和外部信息；

b）信息内容应包括与公司质量和环境管理体系运行绩效和有效性有关，包括有关体系的变更，并应确保及时、准确、可靠；

c）信息沟通的方式可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯和宣传工具。

4.1.4 经营管理部负责将信息交流和沟通相关信息形成文件或记录，相关部门应对相关的信息交流和沟通结果做出响应。

4.2 内部信息交流与沟通：

4.2.1 内部信息包括以下内容：

A、法律、法规和其他要求的遵循及其变化情况；

B、管理目标、指标、管理方案完成情况和体系运行绩效；

C、内审、外审、管理评审结果；

D、过程、产品和服务的监视、测量结果；

E、不符合与纠正、预防情况；

F、应急准备和响应情况以及员工参与和协商安全事务管理的实施情况；

G、包括质量、环境和职业健康安全意识在内的与管理体系有关的培训情况；

H、各单位/部门之间的日常联络、常规报表、其他信息通报；

I、管理体系各运行控制程序执行情况等。

4.2.2 根据本公司实际对于内部信息沟通的方式，予以确定如下：

a）自上而下的沟通：主要通过各种会议的形式，由总经理或其授权人就体系、过程和产品质量的有关情况进行通报，并采取相应措施，以确保体系的正常运行。

b) 自下而上的沟通：主要通过由各相关岗位和层次的有关人员就体系和过程运行以及产品质量方面的有关情况，及时向有关职能部门和公司主管领导报告的形式，为总经理作出改进、采取纠正和预防措施决策提供依据。

c）部门之间的沟通：对于跨部门之间需要协调、沟通的事宜，如对特殊产品有关要求的评审，改进、纠正和预防措施的实施等，应由总经理或管理者代表主持进行沟通。对于日常事务的沟通，则由相关部门领导直接进行。

d）其他的沟通方式：通过发放文件资料、举办培训班、开展各类活动等就体系和过程运行、产品质量等有关信息进行沟通。

4.2.3内部信息沟通的实施:

A、方针以文件、会议、宣传栏、小册子等为宣传工具公诸于众。

B、目标指标方案及其实施完成统计结果、适用的法律法规和其他要求、内外部审核结果、管理评审输出等信息由经营管理部以文件形式传达到各部门。

C、活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到相关部门，要求答复的必须在三日之内予以答复。

D、紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息沟通。

E、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。

F、任何部门和个人获得有关公司质量与环境体系相关的重大信息应立即传递到总经理或管理者代表，一般信息应及时传递到部门负责人。

G、通过建立定期例会和不定期专题会议的形式，确保对体系运行的有效性进行沟通。

4.3 外部信息交流与沟通：

4.3.1 公司应确保按其建立的信息交流过程的规定，以及其合规义务的要求，就环境和职业健康安全管理体系的相关信息进行外部信息交流。

4.3.2 外部交流的信息主要包括：

A、来自社区居民的投诉和抱怨；法律、法规和其他要求的遵循及其变化情况；

B、包括公司和部门的质量目标以及环境与职业健康安全目标指标和方案的实施完成情况在内的

过程、活动、产品和服务的监视、测量结果以及体系运行绩效

C、来自上级部门的信息；

D、来自供方的信息以及顾客和其他有关相关方的投诉和抱怨；

E、应急准备和响应及事故事件处理情况等向主管部门、相关方的信息通报；

F、其他外部相关方的信息；；

G、公司的环境和职业健康安全管理要求向外部传递的信息。

4.3.2 外部信息处理：

4.3.2.1 相关方要求提供信息时，各有关部门将公司管理方针、目标及相关要求传递给相关方。同时将员工参与和协商形成的文件通报给相关方。

4.3.2.2 各部门在接收到有关法律、法规和其他要求及其变化的信息时，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

4.3.2.3 相关方抱怨及其它信息，由各部门分别接收并形成记录，传递到管理者代表，由管理者代表进行组织分析，并将决定形成文件，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。

4.3.2.4 各部门根据各自职责和工作需要，可采用公告、E—Mail、发放《相关方告知书》等形式，向有关相关方发布本公司环境管理方面的相关信息，如环境管理方针、本公司对相关方在产品、活动和服务提供过程有关环境和职业健康安全管理应遵守的要求。

4.3.3 重大风险因素和重要环境因素及其监控相关信息的交流

A、对废水、噪声的排放等应定期（上门咨询、电话、网上咨询等方式）与当地环保部门交流，以确定相关法律和其他要求及排放标准的适用性或变化。

B、对火灾、爆炸、危险化学品等定期（上门咨询、电话、网上咨询等方式）与当地消防部门和安监局等交流，以确定相关法律和其他要求的适用性或变化；同时确定公司的位置、路线、厂区布局、消防设施配置等情况，以便一旦发生紧急情况时，相关部门可及时给予适宜的应急措施指导帮助，并及时顺利到达本企业。

C、能源、资源使用的信息交流等。

D、公司应主动与相关方进行交流，共同参与环境保护、节能降耗活动，可采取向相关方发放《相关方告知书》的形式进行。

4.4 员工的参与和协商：

4.4.1 应保障员工参与职业健康安全活动事务，具体可由员工代表/安全事务代表执行，以确保满足GB/T28001—2011相关规定要求。

4.4.2 根据GB/T28001—2011规定的要求并结合公司OH&S管理的实际，任命杨乾芳同志兼任公司的OH&S事务代表，并明确了其职责权限（见管理手册1.4章节）。

4.4.3 参与和协商的事项可以包括：

a）危险源辨识、风险评价及其控制措施的确定；

b）参与事件/事故调查处理；

c）参与职业健康安全方针和目标的制定与评审；

d）表述职业健康安全事务意见；

e）就有关职业健康安全管理体系的变更影响等在公司内部及与相关承包方进行协商。

5 相关文件：

5.1 《危险源辨识和风险评价控制程序》

5.2 《环境因素调查评价控制程序》

5.3 《法律法规和其他要求控制程序》

5.4 《环境和职业健康安全运行控制程序》

5.5 《应急准备与响应控制程序》

5.6 《相关方告知书》

6 相关记录：

6.1 《重大风险因素清单》

6.2 《重要环境因素清单》