档案管理制度及流程

档案管理制度及流程

目的：建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。1、档案定义及审批权限： 1.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 1.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室 1.4档案分级定义： 1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料 1.4.2二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料 1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料 1.5档案使用审批权限： 1.5.1总经理：审批一级档案使用申请。 1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。

1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用申请。 1.6行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。

2.1档案分类分级 2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，

经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。2.1.2档案种类包括，但不限于：2.1.2.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等； 2.1.2.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等； 2.1.2.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等； 2.1.2.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等； 2.1.2.5汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等； 2.1.2.6声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等； 2.1.2.7题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2.1.2.8技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。 2.1.4.1永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 2.1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 2.2档案归档

2.2.1各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。 2.2.2对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。 2.2.3项目公司解散前，项目办公室须将项目所有档案移交至公司行政人力部。 2.2.4档案移交要求： 2.2.4.1移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份； 2.2.4.2归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起； 2.2.4.3立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐； 2.2.4.4填写案卷一律用碳素黑

水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确； 2.2.4.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损； 2.2.4.6声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 2.2.5档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。2.3档案资料的日常管理 2.3.1公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。 2.3.2部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索利用。

2.3.3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 2.3.4行政人力部或项目办公室负责除财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 2.3.5财务类的档案由财务部门负责归档与保管。 2.3.6其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部或项目公司办公室。 2.4档案的使用与保密 2.4.1借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案外借原则上只借复印件，档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》，按权限完成审批程序后，档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。 2.4.2借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。 2.4.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。2.4.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

2.4.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。 2.4.6外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。 2.4.7外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。 2.4.8档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作。 2.4.9对已到保密期限的档案，经行政人力部经理或项目办公室主任同意后解密，并对解密档案作一般档案管理。 2.4.10员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续，经行政人力部经理或项目办公室审查无误签字后，才能离职。

2.5档案销毁 2.5.1项目公司办公室对保存的记录和档案在项目公司解散后进行系统清理，移交公司行政人力部存档。 2.5.2行政人力部对已失去利用价值的档案，申请销毁，销毁时，行政人力部必须写申请销毁报告，编制《档案文件销毁审批清单》，经部门负责人审核，行政人力部分管领导审批确定，一级档案须报总经理审批。经批准销毁的文件应留存半年，确无保存价值后再销毁。 2.5.3执行销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销，监销人不得少于三人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。