手工帐和会计电算化

手工帐和会计电算化的优缺点

会计电算化是会计史上的一次重大革命，也是以计算机为主体的当代电子信息技术发展的必然结果，随着科技水平的日益发展，计算机技术的大量普及，会计的传统手工记账、报账已经逐步被电子计算机处理所取代。会计电算化相对于手工记账，不仅剪短了会计工作人员的劳动时间，而且也提高了工作质量和效益。本文将从会计的基本概念入手，在综合会计电算化在会计领域的发展状况，列举手工记账和会计电算化记账的优缺点，从而揭示会计电算化必然代替手工记账。

一、会计电算化的优点和缺点

1.1会计电算化的优点

使用财务软件实现会计电算化可以说是会计史上的一场技术革命，与传统的手工帐相比，优点主要表现在以下的三方面：优点一：提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。会计实现电算化之后，除了原始凭证到记账凭证的编制和确认仍需要人工处理之外，会计循环中的记账、算账和报表编制均由系统自动实现，凭证一旦录入系统，马上就能在账簿和报表中得到反映，从而能够及时提供会计信息。尤其由电子商务或企业内部产生的凭证大多为无纸化的电子凭证，这种凭证几乎在经济业务发生的同时即可通过网络进入会计系统，反映到财务报告中来，大大提高了会计数据处理的时效性。优点二：提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。虽然会计电算化仍然以会计恒等式和会计循环为基础，但已经简化了账簿体系和会计循环，消除了手工会计信息处理的许多技术环节，并由此改善了信息处理的质量和提高经营管理水平。会计电算化首先能实现会计数据的多元分类，随时提供各种分类核算的汇总和明细信息。其次是能实现会计与业务的协同处理，打破了会计核算与产品进销存业务之间的分割，使信息在会计和业务部门之间得到一定程度的共享。甚至实现物资、资金、信息的三流合一。第三是可以实现会计的集中管理模式，分公司或派出机构可以随时就地将发生的经济业务输入计算机，并通过互联网将凭证直接存人集团总部的会计信息处理中心，由总部集中管理会计信息和编制报表。优点三：推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。会计电算化正在推动会计技术、方法、理论创新和观念更新。首先在手工会计中行之有效的一些会计方法或模型不一定适合于计算机处理环境，甚至由于无法充分利用计算机的信息处理能力而被摒弃。例如，存货计价的先进先出法、后进先出法并不太适合于计算机处理，而手工难以实现的移动平均法在计算机中却非常得心应手。而在计算机处理条件下，由于数据采集和处理能力的极大提高，使得原来难以实现的复杂的数学模型和分析预测方法不再是空中楼阁，以运筹学为核心的各种数学方法包括线性代数、量本利分析、回归分析、多元方程和高层次数据模型都可以在会计管理中得到应用。

1.2会计电算化的缺点

对于企业而言，1.需要准备会计电算化的硬件和软件环境，这样在资金用方面无疑是个缺点。2. 对人才计算机技术的要求会更高,人才成本上升。3.如果单一的财务部门使用而未

推广到其他部门，信息的流通会有障碍。4数据的保存,备份会因为网络,计算机硬件的损坏,操作人员的失误而丢失。

二、会计电算化对传统手工记账的影响

2.1会计电算化对传统会计职能的影响

企业在建立了会计电算化系统后，由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面、能够及时对高层人员进行相应的提醒，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境、会计职能发生了很大的变化。现时会计的基本职能是核算与监督，会计管理的主要范畴局限在对会计事项本身的记账、算账和审核上。企业进入网络化经营管理后，财务会计与管理会计职能必然相融合，形成高度发达的管理型会计信息系统。会计信息系统的功能将向全方位拓展：一是要为企业外界的需求者提供信息；二是要满足企业内部管理的需要；三是为促进企业的创新与发展服务。

2.2对企业内部组织体系的影响

传统手工会计的财务部门按经济业务的性质和各种会计工作的岗位分工，分成若干不同的智能组，如出纳组、资金组、成本组、往来组等，这种分工使得各智能组成员只能负责一个特定业务领域的管理与核算工作，并接受有关人员的稽核，在这种组织形式下，各岗位和不同的会计人员均有特定的工作范围，人员之间不得越权，在会计主管的监督和指挥下，形成比较严密的会计内部控制网，因而不易出现错误和发生舞弊行为，即使是发生错误，也可以通过核对会计记录，在明确责任后能够及时得到纠正。实施会计电算化以后，企业的电算化系统中,会计工作组织体制以数据的不同形态作为制度的主要依据。一般电算化会计可以划分为以下专业组:数据收集组、凭证编码组、数据处理组、系统维护组等。电算化会计将手工会计对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式、改变为集中收集、统一处理、复式记录的操作方式,使会计信息的提取利用更适应于现代化管理的要求。

2.3对初次确认和再次确认的影响

在传统手工会计中接触到笔经济业务时首先应进行初次确认，即将经济数据装化为会计信息，看发生的业务是否能用货币进行计量,如果能够进行货币计量则进入会计核算信息系统,如果不能用货币进行计量则摒弃。初次确认之后会计人员还必须根据管理者的需要,确认哪些账簿资料中哪些内容应列入财务报表，或是在财务报表中解释多少财务资料以及和财务资料。对会计信息进行加工,提纯,浓缩或者是加以扩充重新归类等。会计电算化系统中我们也应该根据原始凭证这一载体进行初次确认和再次确认，将原始的经济信息化成我们所需要的的会计信息。

2.4对编制会计分录的影响

会计分录是每笔经济业务列示其应借记和应贷记的帐户及其金额的一种记录。会计分录是记帐的直接依据，根据会计分录登记帐簿时，会计实务要求做到帐证相符。会计分录的正确与否，直接影响到帐户的记录，乃至影响到会计信息的质量。

传统的手工会计方式下某些会计分录是经过人们大脑的分析根据借贷记帐法“有借必有贷，借贷必相等”的记帐规则采用相反的颜色登记到帐户相反的方向中去的。在电算化会计中多数会计分录的编制与手工是相同的，但也有部分会计分录的编制与手工存在差异，需要进行相应的变换被计算机接收后才能保证会计信息的正确性，否则输出的帐簿和报表信息有可能是错误的，如费用冲减、帐内调整等事项，这些会计分录的编制在电算化会计中需要引起足够的注意。

传统会计上，期间费用类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐准备”是按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取的，若“坏帐准备”期末贷方余额大于按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“管理费用”。

实现电算化会计以后，企业的会计人员在编制会计分录时，既要遵循会计理论本身要求，又要考虑电算化会计软件的要求，这些要求往往同手工习惯做法是不一样，甚至是相互矛盾的，有些习惯做法本身是不正确、不规范的，会计人员需要结合会计理论和电算化会计的知识进行修正，以适应不断发展的会计信息化的需要。

2.5对记账凭证的影响

在传统手工会计会计人员根据审核后的原始凭证进行分组登记登记,当此笔经济业务为货币资金收入业务时将其登记入收款凭证,当原始凭证反映该毕业无为货币资金支出项目时将其登记入付款凭证.转账凭证使用来反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证。在电算化系统中的记账过程也是一个虚过程,因为并没有生成实际的账。“记账”就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件,表明该记账凭证已入账,不允许再对其修改。如果有错误,只能采用类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正。所以,在电算化系统中,记账环节完全可以取消,即平时不登记日报账、明细账及总账,只将记账凭证保存在一起,在需要时再采用瞬间成账的做法:根据科目余额库

文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据,当即形成所需的“账簿”并予以输出。同时,这种瞬间成账的方式也便会计报表瞬间形成成为可能。至于很多会计软件所提供的记账模块功能,主要是为了满足会计人员的习惯,即只有先记账才能查询和打印。

2.6对账簿设置规则的影响

在手工会计中，要为会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、利润、收入、费用等六大类账户，并要设置总分类账和不同的明细分类账。手工会计规则规定的日记账、总账要使用订本账册,明细账要使用活页式账册,通过若干个套账来实现相互牵制,相互核对的

目的。有借必有贷,借贷必相等在这个复试记账法的的记账规则下,同一笔经济业务必须同时在两个或者两个以上的账户中反映该笔业务的来由去脉,手工会计下我们必须根据记账凭证将这些业务逐一录入相应的账簿中。

2.7对会计报表的影响