申购及采购审批制度.docx

申购及采购审批流程

第一章总则

第一条目的

为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、宝石、首饰、设备、办公用品等。

第三条公司执行采购各相关部门及岗位责任制

1．采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、询价、价格谈判、采购数据的录入、对账及结算付款申请等工作。2．物资需求部门填制物资申购单（除办公用品和设备外，由采购部提出采购申请），经部门主管审核签字后由计价部进行审核。3．检验部负责采购物资的质量检验，出具检验报告等工作。

4．仓库办理物资入库手续及进行物资登记与保管。

5．财务部负责采购数据的核对及对账复核，付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。

第四条采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。

1．请购与审批岗位分离。

2．供应商选择与审批岗位分离。

3．采购、验收与记录岗位分离。

4．付款申请、审批与执行岗位分离。

第二章采购申购审批

第五条供应商询价及报价

1．议价、比价及报价，采购员接到计价部的成本分析表后，以不高于历史采购价为原则进行不少于三家价格有优势的供应商进行询价和议价，高于历史采购价的需进行多家询家，了解市场行情和升价的原因，然后根据合格供应商的价格水平进行分析和比较选择有价格优势的供应商，属于选择第一次合作供应商报价的应向领导汇报情况和选择理由，由采购部主管对供应商的报价、供应能力、交货时间、产品服务及质量、付款周期进行审核，部门设有采购经理的还需采购部经理进一步审核。

2．报价审核，采购部审核通过后，提交计价部主管进行审核，待计价部审核签字完成之后，然后根据报价定单总金额确定上级审批签字，审批单总金额在5万元以上的需总经理审批，如总经理外出不在可由财务经理临时审批，等总经理回来后再补签。

第六条采购申购审批流程

1．申购单的填写，由需求部门根据实际经营需要提出申购申请,填写申购单前必需是没有库存或者是库存不够的情况下才进行申请,属于订单采购的由采购部根据供应商询价和报价审核后单价和金额进行填写,由部门主管进行审核。

2．申购审批，部门审核通过后，属于订单采购的由计部价部对申

购单价、金额和数量进行复核，有库存的需备注库存数量，其他的由物管部进行复核，交由财务部主管级以上进行审核，待财务部审核签字完成之后，然后根据申购单总金额确定上级审批签字，审批单总金额在5千元以上的需总经理审批，如总经理外出不在可由财务经理临时审批，等总经理回来后再补签。申购单审批完成之后交采购部根据申购单进行采购。

第七条临时性商品的请购

1. 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2. 使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用

途。

3. 申购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部（主管级以

上）和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。

第三章采购管理规范

1．所有采购，必须事前获得批准，未经审批，除急购外不得采购，急购需在申购单上注明“急购”由财务经理临时批，再由总经理补批。

2．洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请3．严格遵守采购规范流程，按流程办事

4．能及时按质按量地采购到所需物品。

5．严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量。

6．加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本，并保证采购质量。

7．处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题。8．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商。

9．及时做好供应商退货、采购数据的录入、单据的整理及传递的工作。

第四章检验验收

1．质检人员根据公司的检验程序进行检验，根据检验结果填写检验单。2．若采购物资规格、数量或质量与采购订单或合同有差异的，采购部需及时与供应商联系，协商解决办法，报部门主管审核，需退货的开退货单办理退货手续。

3．经质检部负责人确认为不合格物资，采购部根据生产经营需求决定是否申请特采，使用部门也可根据生产经营情况提出特采申请，申请特采时，写明不合格原因及特采原因。

4．仓库根据检验单办理产品入库手续，不合格的产品代采购员暂时保管仓库待退。

第五章附则

第八条本制度由总经理批准后执行、修改或废止。

第九条本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度为准