excel20XX怎么设置数据有效性
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excel20XX怎么设置数据有效性
篇一:exceL20XX数据有效性操作
excel强大的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入过程中难免会出错,一不小心就会录入一些错误的数据,比如重复的身份证号码,超出范围的无效数据等。其实,只要合理设置数据有效性规则,就可以避免错误。下面咱们通过两个实例,体验excel20XX数据有效性的妙用
实例一:拒绝录入重复数据
身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的,不允许重复,如果在excel录入重复的ID,就会给信息管理带来不便,我们可以通过设置excel20XX的数据有效性,拒绝录入重复数据。
运行excel20XX,切换到数据功能区,选中需要录入数据的列(如:A 列),单击数据有效性按钮,弹出数据有效性窗口。
图1数据有效性窗口
切换到设置选项卡,打下允许下拉框,选择自定义,在公式栏中输入=countif(a:a,a1)=1(不含双引号,在英文半角状态下输入)。
图2设置数据有效性条件
切换到出错警告选项卡,选择出错出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后单击确定按钮,完成数据有效性设置。
图3设置出错警告信息
这样,在A列中输入身份证等信息,当输入的信息重复时,excel立刻弹出错误警告,提示我们输入有误。
图4弹出错误警告
这时,只要单击否,关闭提示消息框,重新输入正确的数据,就可以避免录入重复的数据。
实例二:快速揪出无效数据
用excel处理数据,有些数据是有范围限制的,比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据,录入此范围之外的数据就是无效数据,如果采用人工审核的方法,要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事,我们可以用excel20XX的数据有效性,
快速揪出表格中的无效数据。
用excel20XX打开一份需要进行审核的excel表格,选中需要审核的区域,切换到数据功能区,单击数据有效性按钮,弹出数据有效性窗口,切换到设置选项卡,打开允许下拉框,选择小数,打开数据下拉框,选择介于,最小值设为0,最大值设为100,单击确定按钮(如图5)。
图5设置数据有效性规则
设置好数据有效性规则后,单击数据功能区,数据有效性按钮右侧的▼,从下拉菜单中选择圈释无效数据,表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来,错误数据一目了然。
图6圈释无效数据
以上我们通过两个实例讲解了excel20XX数据有效性的妙用。其实,
这只是冰山一角,数据有效性的还有很多其它方面的应用,有待大家在实际使用过程中去发掘。
篇二:excel20XX制作下拉选项及颜色的设置
microsoftexcel20XX
制作单元格的下拉选项及颜色的设置
图1首先鼠标选定需要生成下拉选择框的单元格;然后在功能区,找到数据选项并单击,进入数据功能页;
第二步:找到数据有效性按钮并点击,选择数据有效性;
图2:在弹出的数据有效性窗口中,在有效性条件下拉列表中选择序列
图3:在来源的输入框中,将下拉选项的按钮名称键入到框中。如有多个选项则以”,”
分开。
图4:在完成下拉选项框的制作后该单元格就具有了下拉功能。但文字没有底部颜色。需要再添加底部颜色,同样选择要添加颜色的单元格如下图
图5:找到菜单开始-条件格式-新建规则(如已设置过底色可选择管理规则)--选择编
辑格式规则,选择(只为包含以下内容的单元格设置格式)。然后在设置框底部的编辑规则说明选择“单元格值”等于在文本框中输入如“同意”,然后点击预览右侧的“格式”
图6:弹出设置单元格格式的窗口,选择底部颜色并确定。