公文写作常见的问题和解决办法-办公档案论文

公文写作常见的问题和解决办法-办公档案论文

公文写作常见的问题和解决办法

文/ 广东省工商行政管理干部素质教育中心许华君

【摘要】公文是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时的工具。在日常公文的运用中，常常出现各种不同的问题，本文就公文写作存在的文种运用不当，如何积累整理材料，安排结构和公文的视野高度等方面问题试谈解决的办法。

关键词公文；写作问题；解决办法

公文是指党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的各种正式文书。是维系公务活动正常开展的工具，它有着明确的现实目的和效用。公文具有独特的性质和特点，其写作有与一般文章写作不一样的地方，其知识和理论要求有些可以说是大相径庭。公文写作是在写作活动的一般规律和原理指导下，根据公务活动的客观需要，以党和国家的路线方针政策和法律、法规为指导，运用科学原理和写作技法，完成公文的撰写。但对公文写作，不少人在认识上还存在着一些误解，认为公文就是应用文，应用文就是公文，很多公文存在相互抄袭的现象，在写作时基本上都虚话、套话，谈不上什么体裁、结构思路、主题。如何写好公文，解决对公文写作的常见问题，主要应做好以下几个方面：

一、认识公文种类并正确使用

公文主要分两类，一类是行政公文，一类是综合性文稿。

行政公文，又叫公务文书，是在行政公务活动中使用的具有法定权威和规范格式的文书。它是特殊规范化的文体，具有法定的权威性，有法定的制作权限和明确的读者，有特定的行文格式、行文规则和办理办法。在总结以往20 多年

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来公文运行管理的经验基础上，2012 年4 月12 日，中央办公厅下发了《党政机关公文处理工作条例》，规定行政公文包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15 种。这些公文在各级行政机关经常用到的，用于宣传贯彻落实党和国家的路线方针政策、机关之间的沟通联系、协调各方面的意见、推动群众工作和定纷止争。公文是党和政府的意志体现，表达政府的主张，显现机关公务活动的目的。由于公文的种类和体式是取决公务活动的性质与方式，不同的文种在不同的公务活动中发挥着不同作用。因此在拟制公文时，应当从实际需要出发，根据所在机关的职权范围、所处的地位与发文目的，具体选择不同的文种。另外还有机关中的综合性文稿，是公务员在日常工作中除上述15 种公文外经常接触的大量事务性写作任务，如讲话稿、调查报告、演讲稿、工作总结、述职报告、主持词、工作方案或计划、简报等等。这些文稿往往具有业务范围广、主题内容杂、领导要求高、体式较灵活、起草难度大等特点。

在写作公文时要注意文种的选择，因为在基层中许多公文的文种比较混乱，有时应该写调查报告的却写成工作总结，应该写通报的而写成通知，请示与报告写在一个公文中，简报可以反映的情况却用通报来报告等情况。在写作前要了解写作的目的、作用和领导的意图，从而选定正确的文种，这样才能准确地确立写作的对象、材料和采用什么格式。

二、素材收集积累与整理

（一）材料的积累。要写好公文首先要有材料，材料的来源主要靠平时的累积。素材的积累既要全面又要真实。

1. 全面。首先是本单位的实际情况。包括本单位状况、决策、实施情况，

如单位性质及职能、中心工作、任务计划等。反映本部门特色的热点及大家关注的问题，这些需要我们在日常的工作多留心，将平常工作中的各类文件，如通知、讲话稿、简报、会议纪要等大小的文件都收集起来，以备不时之需。其次是本系统、本行业，每个系统行业都有自己特殊的情况和相关的法律法规，同时也有其特定的“行话”，我们要对系统上下的情况了解，包括党和国家的方针政策、法律法规，上级有关部门的指示精神、意见、方案等，要了解重点是什么、总体的要求是什么、当前的主要任务是什么、要注意什么问题等，这些材料的来源可以是内部或外部网站的要闻，也可以是上级的文件，会议讲话。对这些做到全面深刻的理解，使党和国家的方针政策、法律法规和上级的精神贯彻落实不变形，不走样。下级部门情况，主要是下属各单位的情况，包括本级领导对下级单位的意见看法，本级部门对下属单位的指示或指导意见等。还有就是下属单位的其他情况，我们除了看文件外，还要到下属单位进行调研，多听取下属单位的汇报，以及实践调研。第三，要关注社会上的相关情况，事物之间是相互联系的，任何事件的发生是有广泛的社会背景和原因的，因此对本地区乃至更广泛的社会范围内的有关材料都应收集，它们对认识和分析事物的因果有着重要的意义。

2. 真实。我们收集材料首先要反复核实，证明确凿无误。

因为公文提出的意见、办法措施必须是实事求是的，要便于执行，如果脱离实际，就无法执行了。背景、经过的表述也必须完全真实，包括细节和数字，否则用到公文中就会失去说服力，失去利用价值。其次，材料的必然性。收集的材料要反映客观事物的一定本质，不能只是个别的、偶然的表象，只有本质的才是真实的。如报告、总结之类的公文，其中的材料就应反映本质，表明发展的必然趋势。第三，客观性。收集的材料必须直接或间接地来自公务实践，而不能想

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象，无中生有。

（二）材料整理。材料的整理，就是对平常积累的材料进行整理、消化、吸纳，深入全面地占有素材、理解素材，体会材料的精神实质，融会贯通。以备以后的查找和运用。材料整理归纳的方法，可以按照内容横向分类，就是将全年的通知、简报、讲话稿、会议纪要、报告等分门别类整理出来，这种整理方式比较直接，清晰。今后查找运用时容易对照，有些可以直接引用。还可以按照内容纵向分类，就是把所有收集到的材料打散，按照观点、内容、写作方法等进行分类整理。这种分类整理方式可以通过分析材料的写作特点，材料的亮点或者行文的特点和规律等，这样可以为写作时提供一个学习的范本。无论用哪种分类方法都要遵循适度有用的原则，在筛选材料时要有以下几种意识：

1. 剔除的意识。我们收集到的材料应该具有信息价值。对于那些没有新意的，不能反映最新的精神、意见、思想及动向的材料，要坚决剔除。这样在写作时才不会被没价值的材料影响，运用起来更得心应手。

2. 时效的意识。材料是有时效性的，我们对自己收集到的材料应该有正确的认识和评估，对流动性的材料要区别对待，有选择性地留存。

3. 整体性的意识。有些材料孤立地看价值不大，但从全局来看，就会发现它的价值，对这类材料要注意收集。

4. 超前的意识。有些材料对目前的写作可能没有价值，但对以后的写作还是有用的，也就是说对有潜在价值的材料要注意收集。否则时过境迁，以后想找很麻烦。

5. 统计的意识。在收集整理材料时，要有意识用科学的量化和统计的方法去处理某些材料，除了有意识去收集统计数据，必要时，要自己去做些统计工