行政单位办公室办公流程

行政单位办公室办公流程

行政单位办公室办公流程

行政单位办公室办公流程

一、收文、发文管理

1、收文

（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记薄）；

（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导批阅；

（3）归档。文件办理完毕，定期或按单位规定将文件分类整理，及时归档。

2、发文

（1）文件审核。各部门草拟文件必须交行政办，由总经办统一审核；（2）领导审批。所有单位发文必须由单位领导审批后，方可印刷；（3）文件发布、单位文件领导审批后，由行政办统一校对、用印、然后正式发布；

（4）文稿文档。所有单位发文文稿由行政办整理归档。

二、会议筹备

1、会议组织

（1）每年召开一次总结表彰大会；

（2）每月召开一次全单位安全例会；

（3）每周各部门召开一次周例会；

（4）根据需要择时召开各种大型会议。

2、会前安排：（根据会议的规模大小、重要程度安排）

（1）安排会议议题；

（2）确定会议筹备方案；

（3）办理会议报批手续；

（4）印发会议通知；

（5）准备会议文件材料；

（6）会场的卫生、照明、音响、安保、桌椅排列；（7）安排座次编组和邀请嘉宾；

（8）重要会议的新闻发布；

3、会中、会后安排：

（1）会议签到；

（2）导入会场；

（3）安排发言；

（4）会议记录（录音）；

（5）会场秩序和后勤服务；

（6）参会人员离会；

（7）清理会场；

（8）会议文件的整理；

（9）会议新闻的报道；

（10）会议纪要的印发；

（11）会议精神的贯彻；

三、办公用品管理

1、采购、印制

（1）各部门所需物品，须提前三天书面申请，由各部门内勤报行政办批准，并应设计好规格、件数，交由办公室统一采购或印刷。（特殊情况可委托办理）。

（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。

（3）货物验收时，需先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。

（4）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后在签字，报单位相关领导批准后付款。

（5）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张、不浪费的原则，从严从细控制使用。

（6）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养：确需维修时，报请单位主要领导同意后，办公室通知办理。

2、文印、传真

（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购使用，各部门到行政办登记使用。

（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。

（4）工作之外，需打印、复印的，一律收费；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给与当事人10元------50元/次罚款。

四、档案管理制度

1、文件材料的归档范围，包括上级机关印发打有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料。

2、档案要求：

（1）办公室为单位临时档案室，集中统一管理单位形成的全部档案；

（2）归档的文件材料应完整；

（3）文件书写和书写材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔写，传真件、复印件不得长期存档；

（4）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

（5）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；

（6）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按单位规定交行政办公室集中管理，办公室定期或按规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由单位档案室集中管理。

3、归档时间

（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般随时归档；

（2）会计类的文件由财会计门整理立类，保管一年后应向单位行政档案室移交；

（3）单位合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。

（4）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归

还：对不按规定归档而造成的文件材料损失，或对档案进行涂改、抽换、仿造、遭窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接负责者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。

五、办公室管理

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种办公设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳，水瓶、盆景、报纸架、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁串岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽烟等。

4、讲文明，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。

5、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。

6、下午下班后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打

六、招聘管理

1、招聘流程

（1）编制计划。根据需要编制人员需求计划。

（2）发布公告。扩大选择面，面向社会发布招聘信息，明确所招岗位的名称、条件和待遇。

（3）安排招聘。按照公开、公平、公正原则分步骤进行。

（4）办理入职。择优录用后，要开展一次入职指导谈话（内容包括工作任务分配、开展工作的标准、制度流程、注意事项、薪酬标准等），后按单位内部相关规定办理入职手续。

2、岗前培训。报到后，由行政办根据职务性质，组织培训。

七、考勤管理

1、考勤范围：单位所有员工。

2、考勤方式：用指纹考勤机进行考勤。

3、考勤实施：考勤工作由单位行政办公室实施。

4、考勤结果公布：考勤结果分为出勤、出差、事假、迟到、旷工等五种情况。

5、因公出差和请假手续：因公出差及请假手续的管理，单位有相关管理制度，行政办和部门按规定程序认真执行。

意见：此次任务个人觉得，完全是让我们自己闭门造车，而且这种任务完全没有意义，类似于任务一，我们班的同学，暑期或多或少都在中小型公司里面实习过，因此对这些并不感到陌生，容易上手。但此次任务，要求我们穿插“行政单位”，首先，我们并未接触过行政单位，对其工作流程一无所知，仅有的一点了解也是从网上了解到的，但肯定是不完整的，甚至有些部分是错误的；其次，如果只在任务中写办公设备的安装和使用以及维护，则任务二与任务一几乎完全重合，缺乏新意。