如何改善员工的工作习惯

如何改善员工的工作习惯
课程目的
完成这个课程后，你就学会：
■掌握机会，善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。

■按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，从而改善员工的工作习惯。

适当时候
员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用：
■对员工自己或他人的工作造成不良影响。

■违反任职机构的政策或工作程序。

■惹人反感，再不能置之不理。

学习原因
学习应用这些技巧，可以让你：
■提高工作小组的生产力。

■取得其他组员的尊重和信赖。

■在你的支持下，更能协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。

■提高工作士气和加强团队精神。

专注于行为方面
如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长，你需要员工通力合作，群策群力，以求达到共同的目标。

每位员工都要各尽本份，紧守自己的岗位，才可以使工作顺利进行。

就算只是一位员工的不良工作习惯，也会引起同事之间的摩擦；如果你不采取相应的行动，纠正这些不良的工作习惯，就很可能会损害整体的士气。

不良的工作习惯种类很多，其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。

这些情况都会妨碍工作顺利进行，甚至使其他员工也以为可以违反工作规则，以致不良的风气蔓延，影响整体的工作表现。

为了减低个别员工不良工作习惯的影响，你需要一些技巧。

去察觉及找出这些不良的工作习惯问题，则所需技巧更高。

在与员工讨论他的工作时，一般都会专注在质或量方面的表现，但是在讨论改善员工的工作习惯时，则需要专注在行为方面，即员工怎样做他的工作。

我们要面对这个事实：我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫，或者私人电话太多。

由于这些情况好像是一些各人的私事，因此在讨论改善工作习惯时，就要特别小心处理。

判断问题
在纠正不良工作习惯之前，你需要先指出问题所在。

假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况，你就须予以纠正：
■影响员工自己的工作表现：这是最常见的情况，而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。

例如：员工工作中的休息时间过长，以致大量工作，或者工作环境凌乱，以致延误工作进度。

■ 影响其他员工的工作表现：一些工作习惯会使人分心，阻碍其他员工工作。

这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的，因为当这些情况出现的时候，受影响
的员工便会向你投诉。

一些经常找同事闲聊的员工，会阻碍其他员工工作。

员工下班前没有清理工作场所，也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。

■ 违反任职机构的政策或工作程序：你任职的机构已经定下一些规则，为员工确立工作的依据和办事的原则，或者午饭休息时间过长，都是不良的工作习惯，违反工作程序。

如果你不采取适当的行动，其他员工很快也会沾上这些不良习惯。

■ 惹人反感，再不能置之不理：在这种情况下，你需要运用各人的判断力和洞悉力，这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。

由于所造成的问题并不明确，又没有明确违反公司政策，员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“各人”的事。

有些员工常常喜欢讲一些，都会使其他员工感到厌烦。

这时候你便要作出判断，决定是否应该向员工指出问题所在。

改善习惯带来好处
改正不良的工作习惯，可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。

最重要的就是可以提高工作小组的士气，其他员工不因个别员工的不良工作习惯，而加重自己工作负担。

在改正不良的工作习惯后，工作小组便更加精神振奋，工作环境更合意、更舒适、而且更安全。

观察情况采取行动
要讨论不良工作习惯，对你和下属都不是一件愉快的事情。

差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式，也许会使你或其他员工感到不满。

所以你要预先决定是否值得提出来讨论。

一个原则就是问问自己：“如果员工不改善那工作习惯，我是否会采取纪律处分，而这处分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否
定”的话，那就最好不要提出来讨论，尽力去适应员工的这种工作方式好了。

维持明确的目的
在讨论如何改善员工的工作习惯时，其中一个主要目的，就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。

研究报告显示，大部分员工都想把工作做好，而且也希望旁人觉得他能够胜任，尤其是在上司的眼中是这样。

当你知道他想把工作做好的。

要保持友好的讨论气氛，这对于讨论的成败十分重要。

假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯，他稍后也会把不满的情绪宣出来，这就会更加难以收拾。

要清楚明确
要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法，就是要明确说出为什么引起你关注的原因。

例如：
“你用这么长的时间吃午饭，对其他组员是很不公平的，这样会影响小组的工作进度，造成其他员工不满。

”
另一个使员工改正不良工作习惯的方法，就是指出改善工作习惯所带来的好处。

例如：“志明，我知道你对货运组长的职位十分有兴趣，就是因为这样，我才特别留意你午饭的时间过长的问题。

”
采纳员工的意见
要员工改善自己的工作习惯，其中一个最佳的方法，就是请员工提出意见。

就
算员工提出的方法并非是你所希望的办法，也不妨试一试，看看是否可行。

问题是发生在员工身上，解决方法也应该由员工自己想出来。

尽可能采纳员工的提议，因为这显示出你重视他的意见。

这样可以加强员工的自信，使他更投入解决问题。

你也应协力员工把提议付诸实行。

这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。

重要步骤
领导有方的管理人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在，而且及早解决。

以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题：
1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。

2、指出引起你关注的原因。

3、询问原因，并以开放的态度聆听解释。

4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法。

5、讨论每个提议，并向员工提供协力。

6、协定采取具体行动及定下跟进日期。

采取重要步骤的原则
1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯
■要清楚明确
■对事不对人
与员工讨论不良的工作习惯时，很容易会犯下两个错误：
（1）仅根据听来的，或者是一些别人看见，而你自己没有调查清楚的事情，
便向员工提出（例如这样说：“我觉得你近来每天上班都迟到”）；
（2）以一般性的措辞叙述问题（例如“最近你似乎上班不太准时”）。

这类字眼很含糊，不同的员工可以有不同的理解，甚至可能被误认为人身攻击。

因此，最重要的是针对有问题的行为，而不是个别员工的性格或态度。

要维护员工的自尊，不要对他们苛责或严厉批评。

你希望员工清楚知道你在说什么，所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为，例如：
“我接到会计部地一些投诉，说你的采购定单字迹潦草。

这个星期我亲自看过，发现有5份定单地订货数量和规格看不清楚。

”
2、指出引起你关注的原因
■列出对工作小组及员工的影响
不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。

心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题，不要使用恐吓的语气，并且避免情绪激动或愤怒。

这样做可以维护员工的自尊。

要尽量明确清楚地指出，不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响（如损害小组士气、减少产量、危及安全等等）。

“如果你在工作上不戴保护眼镜，不但违反公司的安全规则，还会危害你自己的眼睛。

”
3、询问原因，并以开放的态度聆听解释
■避免妄下判断
■了解事实
通常这是你首次与员工讨论问题，他可能有合理的理由，解释为什么会有不良的工作习惯。

要给与员工机会，让他解释出现不良工作习惯的原因。

；理由可能很多，例如个人问题、交通问题、生病等等。

无论是什么原因，都要专心聆听，表示了解对方的感受。

如果妄下结论，只会引致更多的问题。

你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。

4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法
■表示谅解，保持立场坚定
要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯，这是势在必行的。

最重要的是要员工想出办法，在适当的时机把问题解决。

当你解释这一点时，要表示了解对方感受，但也要保持立场坚定。

请员工提出改善工作习惯的建议，你会发觉这样会较容易员工纠正问题。

例如可以这样说：
“我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢？我希望听听你的意见，你比我更了解这个情况。

”
专心聆听每个提议，在有需要的时候向员工提问，但要避免妄下结论。

5、讨论每个提议，并向员工提供协助
■讨论各提议的优点和缺点
■表示愿意提供协助
详细讨论每个提议，衡量各提议的优劣之处，并谨记维护员工的自尊。

例如可
以用这个表达方法：
“你提出的意见很好。

让我们逐一谈谈吧。

”
习惯并不容易改变，向员工表明你知道改变是很困难的，并且给与支持。

员工了解到你真的想帮助他，他就会更加努力去改正不良的工作习惯。

6、协力采取具体行动及定下跟进日期
■尽可能采纳员工的提议
让员工自己选择最佳方法，纠正不良的工作习惯。

这是员工自己的切身问题，应由他自己选择处理的方式。

这显示出你对员工充满信心，加强他的自信。

主管要尽量让员工用自己提出其他方法，倘若员工在实行时遇到困难，主管可再跟员工进行讨论，决定采取别的方法，改善工作习惯。

在讨论结束前，定下具体的跟进日期，这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的，让他知道你会留意改善工作的进展情况。

如有需要，会有进一步的行动。

总结：采用积极的方法
在工作中，我们每个成员必须同心协力，一起达到共同的目标，这是十分重要的。

不良的工作习惯会损害你苦心经营的团队精神；如果让问题继续恶化下去，不良的风气蔓延，甚至会影响整个工作小组的士气。

在这个课程所学到的技巧，可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。

员工也希望改正自己不良的工作习惯，但是如果你用恐吓或威迫的方法来达到目的，只会使员工更加不满，日后产生的问题就更解决。

在这个课程中，你学会了应该以积极的态度，跟员工讨论为什么不良的工作习惯会引起你关注。

现在，你以学会专心聆听员工的解释，并表示了解他的感受。

工作习惯问题背后都可能有它的原因，例如亲人健康欠佳或生病。

但是，切记要强调必须改正不良的工作习惯，并鼓励员工想出解决办法。

重要原则
在实际应用这些技巧时，请谨记：
■针对事而不针对人。

■要尽量明确清楚，同时要维护员工的自尊。

■以开放谅解的态度聆听对方。

■鼓励员工想出解决方法。

■尽可能采纳员工的提议。

■订立具体的跟进日期。