高等学校财务电子档案的管理分析

合集下载

高校电子教学档案管理与利用问题

/【摘要】伴随中国进入到信息化社会,电子档案的管理与利用在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。

高校繁重的教学管理由于使用了电子档案而变得更加科学和便捷,并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分。

本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析电子档案在高校教学管理应用中的主要特点,以找到科学有效地制定高校电子教学档案管理的对策。

本文旨在通过研究电子档案管理推动高校教育教学改革,促进高校的可持续发展。

【关键词】高等学校；档案管理；电子档案随着信息化时代的发展，高校早已不是通过单一的纸质档案来进行教学管理，而是以电、磁、光等媒介为信息载体，形成电子教学档案进行档案的管理与利用。

电子档案不仅具有保存价值，而且可以被多种软件兼容。

一、高校教学档案管理现状根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。

但是纵观近几年高等教育发展状况,由于扩大招生数量，高校(含普通高校和成人高校)数量正在逐年递增，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。

每年数以千万的教学档案的变动、更新、维护,确实是对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战。

具体地看，全国高校教学档案管理现状呈现以下几个方面的特点:（一）高校教学档案工作量巨大由于高校的独特工作性质，新专业会不断涌现，每年都会产生大量的教学档案；不符合时代的、专业的不断淘汰，每年又需要对档案进行筛选与封存。

这就造成了高校教学档案的变化呈现数量大、变动频繁等特点。

（二）高校教学档案信息化程度亟待提升先进的信息技术是进行档案管理的有效手段，但是目前在高校教学档案管理过程中还没有完全发挥其优势。

高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介，电子信息管理只在高校教学档案中起着检索、备份、交换等辅助作用。

2023年学校档案管理制度_2

2023年学校档案管理制度2023年学校档案管理制度1第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。

省、自治区、直辖市的人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市的人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上;(二)全日制在校生规模在1万人以上;(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。

分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;(六)开展档案的开放和利用工作;(七)开展学校档案工作人员的业务培训;(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

学校财务档案管理制度规定

学校财务档案管理制度规定学校财务会计档案和学校校舍财产档案是学校档案管理的重要组成部分，为使学校资产管理工作规范化、制度化制定本管理办法。

1、学校档案资料包括建筑、场地、绿地、消防等能反映校舍现状的有关资料及相关文件。

2、校舍资料应随学校建设的发展而变化，做到资料与实际情况相符合。

凡是新建改扩建的项目必须对原资料进行补充或更改，如建筑平面图、水电图等。

3、建筑档案必须有专人负责收集，做到内容齐全、不遗漏，并及时归档。

4、校舍资料属学校永久性保存资料，应按制度借阅，不得随意销毁。

5、按照《会计档案管理办法》规定，会计人员应对当月的会计凭证进行全面整理，记账凭证按编号顺序排列齐全，装订成册，并填写封面及背脊，说明年度、月份起讫日期，凭证种类，起讫号码，并由装订人在装订线封签处盖章。

对会计凭证类，会计账簿类，会计报表类和其他会计资料类等，按时分类立卷归档。

6、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题确切简明，卷内应有次序的编页码，归档案卷要编制案卷目录一式数份，交接时双方根据目录清点核对并履行签收手续。

7、认真做好校舍资料统计工作，对各种资料的改进、补充须附说明。

8、资料管理人员做到规范化整理立卷，由档案部门集中统一管理，有关部门借阅须按规定办理登记手续，发现短缺及时查找。

9、资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作，确保资料完好无损。

学校财务档案管理制度篇2为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国会计法》的法律、法规，制定本制度。

一、会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。

它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重要的凭证、参考作用和史料价值。

二、财务会计部门形成的会计档案，从会计年度(公历1月1日起至12月31日止)终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门编制移交清册移交综合档案室保管。

高校档案管理中存在的问题及对策

提出了新的要求。长期以来，直存在的文本档案类型如：政管理类，一党在学校党群、政管理活动中直接形行成的具有保存价值的及上级有关党政工作的综合性材料。教学类，教学管理和教学实践活动中直接形成在的具有保存价值的材料。招生、录取、业等学生相关材料。基建、会类这都是长期存在并且必须保存的。毕财
要：密围绕目前高等学校档案管理的特点，合档案管理工作的实际，我国高校档案管理中存在的问题进紧结就
行了认真分析，并提出了相应对策。关键词：高校档案；问题；策对
中图分类号：２３Ｇ０
（）１高校档案数量聚增，型复杂化。随着高校体制改革的不断深入，项建设不断推进，校档案越类各高
来越呈现出数量急剧增长，内容形式越来越复杂的现象，使利用范围扩大，致利用形式多样对档案管理本身
管材料同时利用管理不严格，需要文件时乱翻乱抽，阅档案、阅档案登记不严格，的长期借用不归还，查借有也没有催要记录，造成重要文件时有流失；对具有特殊保护的档案没有具体利用保护措施。
化越来越普及，在许多高校已经在教学、研、科党政机关等工作中运用了各软件平台，各平台都会产生大量的电子文件，些电子文件具有相当的存档价值。电子文件采用的存储载体主要有磁盘、这磁带和光盘；物档实案门类，在学校有关活动中形成的实物，旗、奖奖杯、状，际往来过程中产生的实物。实物档案更生动形奖校象地体现档案的实用价值。以实物档案为基础，立学校博物馆，为宣传学校的有利窗口。还有教学作品建成类、二级院校档案、作办学等等类别，案管理的趋于复杂化、合档多样化。高校的档案种类不断增加，给高就校档案工作提出了更高的要求。

浅谈高校电子文档管理工作的优化

态化的设备、安全管理制度，定期、定时对机器设备和电子文件载体进行检测，一旦发现问题立即补救，减少环境
因素影响设备产生的损失。同时由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。例如，有的办公软件用电子印
２４观念意识问题．
传统纸质档案的原始性不仅在于其内容，而且还通过载体形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种 “ 始状原态 ”。因此在电子文件在实际使用过程中，部分人认为电
精去杂的本意。
章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，还有的办
公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。
陷，忽视了档案工作的特殊性、技术性，只是简单地把归
档文件保存在起草文件的计算机的硬盘存储器上，这就容易造成一旦本机系统出现问题，所有的电子文档就会被破坏、丢失，且这种破坏将是无法恢复和弥补的。而有些单位偏好以软磁盘作为电子文件存贮的主要介质，但由于该
的管理制度建立应以实用性、简易性和可操作性强为目

浅析电子管理在高校档案中的应用

３、加强档案信息化的硬件建设
档案留存的主要作用一方面是保存高校发展的历史记录，
另一方面也是易被忽视的方面就是使它产生社会效益、经济效益，为高校未来的发展服务。对于档案数据，不应该只停留在事实的表面，而应该进一步挖掘档案数据的潜在价值。二、高校档案管理信息化的现状及存在问题１、观念落后，对档案信息化的重要性认识不足
２、档案管理信息化是高校快速发展的必然要求
加强高校档案信息化管理，一方面是硬件的建设，即信息化涉及到的设备、网络等基础设施的建设；另一方面是软件的
加强，即档案人员队伍的加强，笔者主要提出以下几点建议。１、加强领导对档案管理信息化工作的重视档案信息化工作的顺利开展，需要大量资金的投入和优秀人员的配备，这就需要高校领导的重视和支持，更需要加强档案信息化工作的宣传力度，让大家充分了解档案信息化的内容、产生的价值，使档案信息化工作不仅仅只得到高校领导的重视，更能得到各个职能部门的配合，从而形成档案信息化工作的良好氛围。
、
还存在着信息可以被修改、被盗用等风险。
三、加强高校档案管理信息化的几点建议
高等学校是以学生群体为服务对象的机构，因为高校的这种特殊性，每年都会有大量教职员工及学生的档案数据变动，录入或者迁出，加上学生就业、继续深造等各种情况，档案的变化便呈现出变动频繁、数量大、跨区域调度等特点，而且在档案的保存和维护上都需要耗费大量的人力、财力、耗时也较长。再者档案的存储也需要占用较大的空间，加上档案的保存年限受限，极易造成信息的流失，所以高校档案的这些特点决定了高校档案必须实现信息化管理。

高校财务会计档案管理探析

１加强领导，高认识、提
领导重视是搞好高校会计档案管理工作的重要前提和关
健。高校会计业务主管部门、校内的分管领导、务处长等各级财领导应引起重视，加强对财务会计档案管理工作的领导。主管部门可对各高校财务档案制度的建立健全进行指导，务档对财案管理工作的及时、面、全完整进行检查，督促各高校将财务档
门和财务部门未共同派人员监销，不符合保密要求，销毁直接以废品变卖形式代替的现象。
３ “ 防 ” 施不力、七措
案的重要性在整理初期并没有显现出来，如果这时候粗心马虎，至置之不理，甚档案形成有缺失，内容不完整，以后需要时
不是财务档案的主要内容，在管理上不能给予应有的果大量的文书档案散落于各处，时间一长，往往会丢失（）３重立卷归档、日常管理。对立卷工作比较重轻平时的管理则比较松懈。尤其是档案借阅管理，缺少
住、费投入欠缺等原因，成了财务档案管理 “ 重、轻 ” 经造三三，
单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多、无处存
算系统、校园卡系统等）的软件环境的电子档案更是缺少必要份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没说是 “ 交白卷 ” 。
（）２重会计档案、轻文书档案。只重视会计档案的管理，凭
３执行不得力、
严格按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推

高校学生档案管理工作的现状分析及对策

发展的压力之下，高校学生档案工作也面临着许多挑战。
二、高校学生档案管理工作中的不足
１档案意识薄弱，理理念落后．管
高和保障教学秩序的正常进行都具有重要的作用。同时，高
校学生处在从学校到社会的转折阶段，好高校学生档案管做
数高校学生档案工作被分派到学院等行政单位，管理分散，
使档案收集归档不及时，临时收集归档的现象屡见不鲜。而
不受重视的档案工作，大大降低了档案的真实性，又致使档
案的利用价值在高校管理工作中得不到很好的发挥。２学生档案管理工作缺少标准、范的约束．规
集中在每年７月份学生毕业离校和９月份新生入校。在这
两个时段会有大量的档案流入或流出学校，案整理工作繁档忙。次，案保存具有周期性。般高校学生的档案随招生其档一
对于高校学生管理，国家已经颁发很多文件，普通高如《
以高校学生档案管理工作要紧跟社会的变化，不断改进工
业等多方面考虑，些学校将处分、查等材料在毕业前夕～检
给予大范围的 “ 销 ” 没有全面真实体现学生在校期间的全撤，貌和个性发展特征，案材料不完整，息量不足，案材料档信档归档跟不上形势的变化，应有的作用无法得到充分发挥。其

认真贯彻《高等学校档案管理办法》,开创高校档案管理工作新局面

夫教赘２０１号旬０年２下刊１月
认真彻高等学校档案管理办法》贯《，开Ｕ高档案管理工作新局面仓校
文杰
（京森林警察学院，苏南京南江摘要：认真学习领会《等学校档案管理办法》在高２０４）１０６
理工作新局面。
一
《法》一章第五条规定：高校档案工作由高等学办第 “ 校校长领导，主要职责是：一）彻执行国家关于档案其（贯管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制
二、刻领会《法》神。强对档案工作的领导深办精加
பைடு நூலகம்
关键词：高等学校档案管理办法》高校档案管理《
工作新局面
《等学校档案管理办法》以下简称《法》由教育高（办）
部和国家档案局联合签署，以教育部第２号令的形式公７布．０８９１自２０年月日起正式施行。通过学习贯彻落实《办
导的重要议事日程和纳入学校发展规划．也只有这样才
重要性
《法》一章第二条指出：等学校档案是指高等办第高学校从事招生、学、研、理等活动中直接形成的对教科管学生、校和社会有保存价值的各种文字、表、像等学图声

浅谈我国高等学校的档案管理工作

一６１ —
科
管理科学ｆｆｆ
浅谈我国高等学校的档案管理工作
马新
（开封教育学院，河南开封４５０）７０４
摘要：高校档案管理是高校管理工作的基础性工作，是高校管理工作的重要组成部分。随着形势的发展，当前高校档案管理工作出现许多的问题和
不足，对此进行了分析，并提出了对加强和改进高校档案管理工作的建议和意见。关键词：高校档案管理；信息化；长效机制
高校档案管理工作是一项基础性工作，是高２设备不全，．４使档案收集工作收到限制。有息化、网络化、数字化，加速档案应用信息高速公校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理些学校过分强调科研建设，科研经费的比重大，不路建设，进一步加强高校档案管理标准化建设，充工作水平高低的重要标志之一。它不仅记录了学重视档案管理工作，不购置完整的电子设备，使档分利用档案信息资源为经济建设服务。校过去的各项工作，而且真实地记录着成功的经案的收集、整理、归类、目编等工作仍多数靠手工４结论验和失败的教训。近几年来，高校档案管理工作有书写，速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和在知识经济时代，档案管理事业作为继承保了很大的发展，地位有了明显提高，但和教学、科收集时间。护与开发人类文明遗产的一部分，将对科技的发研和各项管理工作的发展还存在着一些矛盾，存２５．在管理体制上，档案机构设立不健全，绝展和社会的进步产生重大影响。知识经济时代为在着一些需要研究和解决的问题。大多数档案机构都是党办、校办下的科级建制，归档案事业的发展提供了极好的机遇，但也在思想１加强对高校档案管理工作重要性的认识属校办管理，编制少，人手不足，致使分工不够具上，档案管理的方式、方法、手段上，给档案工作者高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管体，职责难以划分清楚。的素质上提出了严峻的挑战。因此，高校档案部门理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值２档案工作人员素质偏低。．６在安排工作时，应从加强思想意识的转变，树立新的观念人手。以的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史般不会安排工作能万强的人员担任兼职档案提高人员素质为根本，实现档案管理的现代化、科录，主要分为党群档案、行政档案、科研档案、教员，大多数是半路出家，没有经过业务学习和培训学化，大力开发档案信息资源为知识经济服务。只学档案、学生档案、产品档案、财会档案、基建档上岗，致使档案管理人员业务知识缺乏，业务不精有对高校档案管理进行大力的改革，实现科学管案、设备档案、出版档案、外事档案及声像档案等。通。理，找到与知识经济时代的结合点，才能尽快把高档案管理活动是包含了信息的输入、存储、３加强高校档案管理工作的措施校档案中丰富的科学文化知识和高新技术转化为加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控高校档案管理工作是要想顺应时代的发展变生产力，促进社会生产力向前发展。制系统，但与其他文献管理活动相比，它又具有自化，传统管理显然已经不适应客观发展要求，而高参考文献己的特点：，第一档案资源积累过程的患慢性；第校档案管理必须从自身的特点出发，解决存在的ｆ】ｌ原永堂．在高校档案工作学术研讨会上的讲话二。档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动问题和矛盾，应从以下几个方面着手：中国高等教育学校档案工作简报，０，．２２６０３对档案形成者的依附性；四，第档案管理工作对社３加强领导，．１提高认识。各高校要加强对档『刘南山．２１论档案工作创新目标及保障『．Ｊ中国档１会的相对封闭性。案工作的领导，要高度重视和大力支持，把档案管案，Ｏ．．２４１Ｏ高校档案管理的基本任务包括：贯彻执行理工作列入议事日ａ．程和学校的整体发展规划当【】教学档案管理意义、３梁丹．特点及路径创新ｌ．』钦１国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校中，广泛开展学习宣传活动，增强师生员工的档案州学院学报，０，２７．０３档案工作Ｄ．ｂ制订本校关于档案工作的规章制度，管理意识，正确认识档案管理工作，把档案管理工『］４于胜杰．浅析高校档案管理工作【．Ｊ江苏经贸职］并负责监督、指导和检查执行情况．负责接收、作列为学校质量评估的一项重要内容。ｃ．业技术学院学报，０，２５．０４管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有３．２改革和完善高校档案管理工作体制和机ｆ１５杨孙梅．浅谈如何加强高校档案管理工作『．Ｊ舍１关资料；．ｄ开展档案的开放或利用工作Ｉ负责编构设置。ｅ．首先，根据各校实际情况设立独立性并直肥工业大学学报，９，１５．９１辑档案，参考资料、编制检索工具，积极开展档案属校领导的处级综合档案管理室，确定一名校领作者简介：新（９８）女，马１６一，回族，南渑池河信息资源；￡参加档案信息工作的整体化建设，积导分管负责档案工作，定期听取汇报研究，协调解人，开封教育学院教师。极开发档案信息资源坼参加档案信息工作的整决全校工作的各种问题。其次，要配备一定专职档体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；案管理人员，根据档案管理业务要求，在全校形成ｈ．负责对全校档案工作人员的业务培训；ｉ．开展档相对稳定的档案工作系统、，网络更好的实现档案案宣传工作和利用者教育活动；开展档案学术研的规范化、ｉ．标准化管理。究和交流活动。３＿３提高档案管理人员素质，稳定档案管理２高校档案管理工作的现状队伍。提高档案管理人员素质，稳定队伍是提高档随着社会注意建设的不断发展，我国的高校案管理水平的必要条件。在配备档案人员中，要注档案管理工作出现了以下这些现象：重性别、年龄、文化、专业结构层次的比，例逐步增２客观多方面的原因，不少领导不同程度加档案专业人员队伍。．１要改变档案管理人员稳定地存在着对档案工作重视不够，认为档案工作无性差的问题，除改善工作条件和福利待遇外，还要非就是收集、、整理保管一些已成为历史的东西，从政治上关心档案人员的成长。是简单劳动，没有重大意义，所以就“说起来重档案工作者既是文化的贮存、延续、传播者，要，做起来次要，忙起来不要” 。也是文化选择、吸收、加工者，因此，档案工作者要２．２档案的利用率不足。长久以来，由于受到适应新时代的要求，充分理解创新是知识经济的某些陈旧思想观念和档案制度的规定与制约，档灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开案利用主要是为各级领导决策，为机关各部门工展创新时间，应努力优化自己的知识结构，持有怀作参考服务，而为教学科研服务相对较弱，大大影疑的精神，求变的态度和综合选择的能力，自使己响了档案的利用效率。成为适应、符合时代要求的复合型人才。２３－档案门类不全。目前的高校档案内容单３．４推进高校档案管理的现代化。面向知识主要以党政、财会类档案居多，而其他档案门经济时代的档案工作必须加强现代化步伐，必须类如照片、声像档案、实物档案等严重匮乏，不能因势利导，与现代化建设接轨，运用信息技术改造满足各个层次档案利用主体的需求。传统的档案工作，现档案管理、索、用的信实搜利

浅谈高校会计档案的管理

贴单的范围。③ 为了保证凭证装订的平整，一定要严格控制每
张粘贴单上小票的数量，如一张粘贴单上公共汽车小票一般不超过２Ｏ张，出租车票大小的票据不应超过ｌＯ张。每张粘贴单贴好小票后，将每张粘贴单的左上角粘贴在报销封面的左上角就可以了。为了广大师生易于掌握，会计人员还亲手操作，拍成成视频文件，一起放在校园网上供相关人员学习。经过一段时问的学习和实际操作，学校原始凭证的粘贴做到了平整、美观、
和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈
针对原始凭证粘贴不规范的问题，笔者单位是这样做的，会计人员经过反复讨论，形成了粘贴票据的方法的建议，首先对于比报销封面还要大的发票，只需要将左上角粘贴在报销封面的后面，然后将发票折成和报销封面一样大即可。有副联的发票（如餐费的兑奖联）应将剐联剪去粘贴。其次对于粘贴小票可以按照以下几点建议进行操作。①准备好多张粘贴纸，通常用打印作废的纸剪成和报销封面一样大即可作为粘贴纸。 ②将小票从右向左依次错开粘贴在粘贴纸上，粘贴时用胶水粘贴左上角即可，不允许用订书针订，注意不要将票堆在粘贴单的一处，而应该平均分配粘贴，粘贴单一般也不要留有空白，也不要超过粘
不上科学管理。以江苏高校为例省教育厅根据《江苏省教育厅
直属学校（单位）会计基础工作规范化考核暂行办法》（苏教财
【２００８】４９号）要求在２００９年．２０１１年多次组织考核小组对所有省属高校的会计基础工作进行了考核，在考核提出的问题中就有不少会计档案的管理问题，主要有会计档案的资料和装订不

浅析电子档案在高校档案管理中的应用

案管理在高校工作中的重要地位。具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案
很强的稳定性。最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以ＭＢ／ｓ为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效
性。
都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

浅谈高校会计电算化档案管理

许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常核算工作及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之使会计档案赋予了许多薪的特点和管理的要求。
— 三、高校会计档案管理的特点
１电算化会计档案领域更加广泛。、电算化会计档案不仅保留了传统意义上的纸质会计档案。还包括存储在计算机硬盘、、软盘光盘等介质上的电子数据，重要是包括电算化会计系统中所有更系统软件、应用软件及全套文档资料．这是电算化会计档案的特殊部分，电算化会计档案中不可缺少的重要组成要素。是２环境依赖性与载体特殊性传统的会计档案不需要软、、硬件的支持，比较直观，以直接查看到会计信息，会计电算化可而档案必须通过特定的计算机硬件与软件系统才可重现，系统对环境具有很强的依性。会计档案的数字化，会计核算资料的使记录方式发生了突破，改变了信息的介质，高了会计信息处提理的质量和速度，由于电算化会计档案中的档案载体不是纸但张而是磁盘、盘等，们受载体的质量、放环境、贮信息光它存存有效期与载体在计算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响。
理显得尤为重要。

高校电子档案管理现状分析及对策研究

高校电子档案管理的现状分析及对策研究[摘要] 随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理高校档案已经成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。

虽然目前高校档案馆(室)网络化的条件已经成熟,但在网络化的过程中依然存在着不少问题。

本文通过分析高校档案网络化的基础条件以及存在的问题,勾画出高校档案网络化建设的架构,并列出高校档案网络化的必要条件所需措施。

[关键词] 高校电子档案网络化研究随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展,以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要,将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。

如今,绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类档案,因此产生的大量的电子文件。

电子档案较之纸质档案,具有所用保存空间小,方便查询,使用等优点。

然而,信息技术领域内的难题很大程度的制约着电子档案管理的水平。

一、目前高校电子档案管理工作中存在的主要问题(一)管理手段落后和模式陈旧目前,仍有部分高校电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式,没有上升到“电子”的高度。

学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理,虽一部分使用了计算机,但仅采用单机操作,计算机的价值只是打印的工具而已。

这些管理手段落后于形势,跟不上时代发展的需要,阻碍了工作效率的提高和教育事业的发展。

(二)忽视档案管理队伍建设和人员培训高校档案管理工作是一项复杂的系统工程,要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。

但是许多地方高校普遍忽视了档案管理队伍的建设,档案管理人员综合素质偏低,专业结构、年龄结构不合理,并且随着学分制的实施,加强和完善电子档案管理队伍建设显得十分必要。

高校必须紧紧围绕当前时代发展对高等教育的新要求,彻底摒弃陈旧、落后的管理理念,将科学、先进、高效的管理理念引进到高校电子档案管理领域。

(三)对电子档案的保存、保管利用的技术不足纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏。

网络环境下高校电子档案管理的思考

管理时，需要发挥两种档案的优势，实现优势互补，以更好地发挥高校档案作用，强化高校电子档案的功能具体来说，可以在以
下几个方面作出努力：首先，保存好现有的
纸质和实物档案，留住珍贵史料，做好档案编研及利用工作－其次，及时升级已有电子档案文件版本；第三，完善分类代码，使纸质档案号与电子档案号统一ｔ第四，使纸能使高校电子档案更好地为教育教学服务，质档案与电子档案信息库相互关联，提高查享最大化的目的的一种档案… 。询速度－第五，减少纸质档案数量，确保促进高校教育教学的开展电子档案和纸质档案安全（。１网络环境下高校电子档案管理的必要性．１１使高校电子档案管理更好地适应计算机技２加强网络环境下高校电子档案管理的措２４加强高校电子档案管理制度化建设．保．证高校电子档案管理的顺利开展术发展施首先需要建立健全考核奖惩制度，对于计算机技术的迅猛发展，对高校档案管２１开发高校电子档案管理系统．提高高校．在高校电子档案管理中作出突出贡献的个人理工作至少带来了两方面的挑战。首先，计电子档案管理的信息化水平算机技术的发展对高校传统档案管理方式带电子档案管理系统是利用计算机网络对或集体进行表彰奖励，并在职称评定、工资来了冲击。在网络环境下，高校教职工和学电子档案进行管理的系统，高校需要结合本晋升等方面给予倾斜，对于在电子档案管理生的信息需求量大大增加，对一些文书档案校电子档案管理的实际需要，制作一套比较中出现问题或因管理漏洞给高校带来损失的资料的借阅和查找频率加大，传统的档案多完整的电子档案管理系统。一般来说，电子追究相应责任，以充分调动电子档案管理人以文书形式存在，不能实现资源有效共享，档案管理系统包括硬件系统和软件系统两部员的积极性和主动性。还要建立健全培训学这就要求档案管理向着网络化、信息化方向分，高校电子档案管理系统也应该以此为基习制度，高校可以通过召开座谈会，鼓励进发展。其次，对高校电子档案安全带来了挑础进行设计。一是硬件系统，包括输入设修、外出参观等手段，对电子档案管理人员战。在这种情况下，加强高校电子档案管备、输出设备、存储设备、网络服务器和进行培训，提高电子档案管理人员的素质和理，弥补传统档案管理的不足，增强电子档计算机ｔ＝是软件管理系统，包括管理端软业务水平。另外，建立健全投入保障制度，案的安全性，就能够使档案管理更好地适应件和查询端软件” 。有了硬件系统和软件系对用于计算机等设备维护和电子档案管理人】计算机技术发展对档案管理提出的新要求。统，高校还需要根据电子档案管理需要，在员的培训等各方面的费用给予保证，以从物１２使高校电子档案管理更好地适应高等教育电子档案的立卷、归档、查阅等方面设置相质条件上保证高校电子档案管理工作的开．改革与发展应命令，并且依次为基础实现电子档案的存展通过建立健全高校电子档案管理的各项为促进高等教育更快更好地发展，高等储、管理和使用，以不断提高高校电子档案制度，就可以为加强高校电子档案管理提供制度保征，促进高校电子档案管理的顺利开教育进行了大幅度改革，主要表现在：一些管理的信息化水平专科院校升格成本科院校，需要进行比较全面的评估，为了督促高校提高发展质量和办学水平，教育系统对高校办学情况等各方面进行了质量评估和检查高效基础设施力度加大，校园规模不断扩大，高校扩招使得高校大学生人数大幅度增加，与之相应的教师人数、教学等方面的数量和任务大大加大。这些，都大大增加了高校档案的数量，对高校档案管理带来丁难度。而电子档案以其方便性、易存性，可以在一定程度』解决由于二档案数量大幅度增加带来的管理上的难题。正是从这个意义上来说，加强高校电子档案管理，可以使高校电子档案更好地适应高等教育改革与发展。１３使高校电子档案更好地为高校教育教学服．务般情况下，高校的教育教学通过教学育人、管理育人、服务育人、环境育人四个环节实现。在教学育人环节，高校教师需要编写讲义、制作教案，同时还要批阅大学生作业、登统大学生成绩ｔ在管理育人环

高校档案信息电子化的现状与对策

（）２高校档案管理队伍整体素质偏低。有的人受落后思想观念的影响，固守传统观念，对档案事业的重要性缺乏认识，为认档案工作是一项附带工作，搞好搞坏无关学校大局，更谈不上档案信息电子化建设，造成了认识＿的参差不齐。当前多数高校卜尚未形成素质优良、构合理、学高效的结科档案管理队伍。方面，职档案工作人员一专的学历结构、知识结构、年龄结构和职称结构不尽合理，已经是众所周知的了，这当然这里面有很大的历史原因和国家政策因素；另一方面，高校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能。而对档案管理人员继续教育的措施又甚乏力，直接制约着档标志。电子档案的管理需要信息、计算机、网络等多方面的知识、技术和相应的案信息电子化建设进程。（）档案信息电子化推进过程的外部ｊ硬件作支撑。根据高校档案管理实际和现３有条件，档案管理的电子化是一个系统、环境不佳档案信息电子化运行情况主要表现艰难的长期工程，不能一蹴而就。所以，在：一是档案软件缺乏通用性，信息管理首要任务是规划、确定学校电子档案管理功能停留在表面层次；二是档案信息系统的不同阶段的发展目标，制定切实可行的
象工程 ” 而不是切切实实地方便利用档案工作为应对电子化的现状做
了比较深入的探讨，并针对在高校挡案信息

高校财务档案管理特点及其改进措施

现代经济信息254高校财务档案管理特点及其改进措施孟令新齐鲁师范学院摘要：高校财务档案是高校经济活动的完整体现，加强财务档案管理工作有利于高校对财务信息的掌握和利用，目前高校财务档案具有较强的真实性、专业性、利用性以及关联性的特点，为了提高高校财务档案管理的能力，可以从完善财务档案管理信息化构建，加强档案的利用性、加强财务档案管理重要性教育工作、加强财务档案管理人员的技能培训，提升专业素养三个方面来进行。

关键词：财务档案管理；特点；措施中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2019)018-0254-01一、引言高校财务档案是高校科研、教学活动、建设等项目过程中产生的具有凭证意义的财务申报书、财务报表、交易记录等会计核算收支材料。

对财务档案进行管理就是对高校各项活动开支的有效控制，提高高校财务管理工作有助于改善高校往来资金利用的合理性。

高校财务档案管理普遍具有较强的真实性、专业性、利用性以及关联性，本文具体探讨了高校财务档案管理的特点，并对完善高校财务档案管理提出了改进的措施。

二、高校财务档案特点（一）真实性高校财务档案的真实性主要表现高校在进行任何有关于资金方面的工作时，都会产生许多记录资金往来的交易发票、凭据等，而这些直接证明交易过程的材料都准确的保存在高校财务档案管理体系中，同时对于保存的财务数据不得进行更改，这也就确保了财务档案管理中的交易数据与实际的交易情况是相符合的，具有较强的真实性，通过对财务档案管理中的财务数据进行分析就可以清晰的看到高校的财务往来情况[1]。

（二）专业性高校财务档案还表现为较高的专业性，这是因为财务管理中牵涉到许多专业的名词与计算公式，具体来说体现在以下两个方面：第一，财务收支票据，这其中包含了学生学费交易凭据、公共活动开展费用清单、科研项目资金使用、设备采购费用清单以及院校设施建设费用清单等；第二，财务核算往来凭据。

这其中包含有老师工资发放清单、院校职工节日福利发放表、银行往来对账单等。

新形势下高校电子会计档案管理规范研究

经济管理新形势下高校电子会计档案管理规范研究陈建平湖南民族职业学院摘要：高校会计档案记录着高校财务部门财务收支的情况，是高校档案存录的最重要的一部分，它关系到一个学校的财务规划、教学规程、经费控制等计划的制定，是学校管理者参考的重要资料。

但在高校会计档案管理的过程中，出现了许多不利于对高校会计档案形成规范的问题，限制其发展。

因此从高校会计档案的现状分析在高校会计档案中存在的问题，并提出几点决策性的意见。

关键词：高校会计档案；电子化；规范；严谨中图分类号：F232 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2017)031-0029-02一、高校电子会计档案管理特点1.专业性强在实际记录高校会计档案的过程中，会涉及很多的会计报表，凭证以及账簿等专业的会计知识，对于一些内行人来说，有时也是非常复杂的，因此在实际的操作中，高校的财务部门应招录熟练掌握计算机记账的会计人员，及时将经济账簿准确而又快速的记录在计算中形成电子档案，又可以方便对所录内容进行查找。

2.覆盖面广高校会计档案的记录，并不是记录一个或者几个部门之间的经济活动，而是覆盖到全校各个部门，并且相互依存。

高校的日常所有收支情况，会被学校的财务部门收录在高校的电子会计档案中，而且会具体到每一笔经济交易。

高校生活、学习、管理方方面面都能覆盖到。

3.记录的严谨性高校的电子会计档案自形成以来，经过多年的发展，已逐步形成一套科学、完善的记账体系，有自己的规范要求以及制度。

会计信息的录入十分严谨，不能出现一点的差错，并且还需时刻进行查账，保证信息录入的准确性、及时性。

4.自身的特殊性高校会计档案有其自身的特殊性，与其他档案相比具有独特的形式，不能进行混淆，因此在进行管理时，应单独开辟一个空间或者存储盘进行存储。

二、高校会计档案信息化管理的意义1.会计档案电子化促进了高校改革会计档案信息化，改变了传统纸质记录会计信息的方法，让会计人员无论是工作方式、工作环境都发生了改变，高校应着重加强会计档案的电子化，更加方便的管理高校会计档案管理，同时也可以将相同的工作模式植入到其他的管理中去，进行不同部门之间的改革和信息的交流，极大的促进高校的改革工作。

学院财务处档案管理办法实施细则

学院财务处档案管理办法实施细则第一章总则第一条为规范财务处档案管理工作，提高档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》《XX大学档案管理办法》等有关文件，结合XX校区财务处实际情况，制定本实施细则。

第二条本办法所称财务档案，是指XX校区财务处工作过程中接收或形成的、记录和反映经济业务事项的、具有保存价值的所有文件材料，包括会计档案、招标档案、预算档案，及与财务、招标工作有关的其他纸质和电子资料。

第三条财务档案是学校综合档案的重要组成部分，财务档案管理工作是财务工作的重要基础性工作，应当加强档案管理工作，建立和完善财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务档案的妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损毁、遗失和泄密。

第四条凡属归档范围的文件资料，均由财务处档案管理人员集中统一管理，专人专管，任何个人不得擅自留存。

档案管理人员变动时，必须办理交接手续，对照财务档案交接表进行核对、清查，确保交接的档案资料数量齐全、保存完好。

第二章档案立卷与归档第五条凡是反映财务业务事项、具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，具体内容包括：（一）会计档案：包括会计记账凭证、原始凭证；（二）招标档案：包括招标申请、招标代理合同、招标文件、招标备案资料、中标通知书、中标人投标文件等相关资料；（三）预算档案：包括预算管理相关文件、学校批准的年度预算、年度预算调整方案、预算编制和预算调整等所依据的资料、预算执行分析报告、各单位提交的年度预算资料等；（四）其他档案资料：银行对账单、工程结算报告、财务工作会议记录及其他具有保存价值的资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案。

第六条档案管理人员根据归档范围，定期将应归档的资料按组卷要求进行收集、分类、整理立卷，确保需归档的各类文件资料质地优良、书绘工整、签署完整，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

财务处内各科室工作人员均有为建档、归档、完善档案材料提供资料的义务。