实验六电子表格的制作目标掌握电子...

实验六电子表格的制作
目标：1.掌握使用Excel建立电子表格；
2.掌握在电子表格中利用公式、函数等输入数据；
3.掌握对电子表格中的数据进行排序、筛选及汇总；
4.掌握电子表格的美化及打印。

任务：1.创建成绩表；
2.成绩表数据统计；
3.美化及打印成绩表。

【任务1】创建成绩表
背景说明：通过创建一个成绩表，向读者介绍Excel的一些基本概念和基本操作，并说明使用Excel制作电子表格的步骤。

具体操作：任务1由5个子任务组成。

子任务1：新建工作簿。

具体操作步骤如下：
【步骤1】启动Excel。

图6-1是Excel启动后的工作界面，工作簿窗口位于Excel XP 窗口的中央区域。

当启动Excel时，系统将自动打开一个名为“新建Microsoft Excel工作表”的工作簿，默认情况下，工作簿中包括3个工作表。

正在处理的工作表称为活动工作表或当前工作表，活动工作表的名称以工作表名反相显示。

图6-1 Excel工作界面
【步骤2】单击保存按钮，保存新建的空白工作簿，并将其命名为“学生成绩表”。

【步骤3】可根据需要随时插入、删除、移动或复制工作表，还可以给工作表重命名，具体操作步骤见本实验[知识点]部分。

子任务2：设置单元格格式。

具体操作步骤如下：
简单的格式化：在“开始”功能区的“单元格”分组中，直接点击“格式”按钮，在弹出的选项中选择“设置单元格格式”来进行，如图6-2所示，用户可通过Excel提供的屏幕提示获得相应的提示。

（或者选中单元格后，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”。

）
【步骤1】选定要设置格式的单元格或单元格区域。

【步骤2】按图6- 2所示的步骤进行操作。

其中“单元格格式”对话框包含“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”和“保护”六个选项卡，用户可以根据需要选择相应选项卡下的选项对单元格的格式进行设置。

一般情况下，总是将成绩表制成表格形式（即为其添加表格线）。

在选定单元格区域后，如A2：G7。

可采用以下两种方式添加边框：
①在“开始”功能区的“字体”分组中，单击“边框”下拉三角按钮。

根据实际需要在边框列表中选中合适的边框类型即可。

（例如可以通过右边的黑色箭头打开“边框”子工具栏，并单击“所有框线”工具按钮。

）
②打开图6-2所示的“单元格格式”对话框，选中“边框”选项卡，单击“外部框”和“内部”按钮，单击确定。

图6-2 设置单元格格式
子任务3：编辑单元格信息。

具体操作步骤如下：
在前面我们建立了一个名为“学生成绩表”的工作表，现在开始输入成绩表的内容，完整的成绩表如图6- 3所示。

【步骤1】单击单元格A1，输入第一行的内容；
【步骤 2】选定单元格A1~G1，在“开始”功能区的“对齐方式”分组中，单击“合并后居中”下拉三角按钮，在打开的下拉菜单中，选择“合并后居中”。

然后按图6-3所
示依次输入除总分外所有不需要计算的内容。

图6- 3 学生成绩表
子任务4：复制和粘贴单元格信息。

具体操作步骤如下：
对于有大量重复内容的工作表，如图6-3中的第C列，为了减少输入工作量，可采用复制和粘贴的方式输入。

【步骤1】先输入其中一个单元格的内容，如C3；
【步骤 2】选定该单元格，在“开始”功能区的“剪贴板”分组中，单击“复制”按钮（或通过按<Ctrl> + <C>键进行复制），然后点击需要粘贴该内容的单元格位置；
【步骤 3】在选定需要粘贴的单元格后，单击“粘贴”按钮（或按<Ctrl> + <V>键进行复制），在右下角会出现图标，单击该图标右边的黑色箭头，弹出如图6- 4所示的菜单，根据需要选择粘贴方式。

图6- 4 粘贴菜单
子任务5：使用“自动填充”功能。

具体操作步骤如下：
如果具有相同内容的单元格区域是连续的，如图6-3中的C6~C7，可利用拖动方式进行填充。

【步骤1】输入单元格C6的内容；
【步骤 2】将鼠标指向该单元格的右下角，此时鼠标指针会变成实心的十字形，拖曳鼠标至单元格C7，松开鼠标左键即可。

当多个连续的单元格的内容是递增的形式时，如图6-3中的第A列，也可以采用拖动方式进行填充：
【步骤1】输入单元格A3的内容；
【步骤 2】鼠标指向该单元格右下角，当变成实心十字形时，拖动鼠标至单元格A7，
在右下角会出现图标，单击该图标右边的黑色箭头，弹出如图6-5所示的菜单，选择“填充序列”。

图6-5 填充柄下拉菜单
【任务2】成绩表数据统计
背景说明：Excel XP为用户提供了极强的数据查询、排序、筛选以及分类汇总功能。

使用这些功能，用户可以很方便地管理、分析数据。

具体操作：任务2由3个子任务组成。

子任务1：自动求和。

具体操作步骤如下：
【步骤1】首先选定单元格G3，在“开始”功能区的“编辑”分组中，单击自动求和按钮。

【步骤 2】Excel默认对单元格D3－F3求和（在图中用虚线框包围），如图6-6所示，此处默认情况正确，按<Enter>键确认，在单元格G3中将显示求和的结果“262”。

【步骤 3】如果Excel的默认情况不是我们想要的，可用鼠标单击要求和的第一个单元格，然后按住<Ctrl>键，依次单击选择其余的单元格，最后按<Enter>键确认。

【步骤 4】将表格中所有人的总分成绩按以上方法依次进行统计。

图6-6 Excel的自动求和
子任务2：数据的排序。

具体操作步骤如下：
【步骤1】选定需要排序的单元格区域。

例如选定上表单元格A3~G7。

【步骤 2】在“数据”功能区的“排序和筛选”分组中，单击“排序”命令，弹出“排
序”对话框，如图6-7所示。

【步骤3】指定排序的主要关键字，点击主要关键字旁的下拉箭头，在此处选择“总分”，并选中“降序”单选按钮，表示按“总分”递减排序。

图6-7 “排序”对话框
【步骤 4】点击“添加条件”按钮，在“次要关键字”下拉列表中选择“学号”，并选中“升序”单选按钮，表示当“总分”相同时，按“学号”升序排列。

【步骤 5】单击“确定”按钮，结果如图6-8所示。

图6-8 排序结果
如果想快速根据一列的数据对数据排序，可以利用排序工具按钮对数据进行排序，内容详述请见[知识点]。

子任务2：数据的筛选。

具体操作步骤如下：
管理数据时经常需要对数据进行筛选，即从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据。

【步骤 1】选定要进行筛选的单元格区域。

例如选定单元格A2~G7。

【步骤 2】在“数据”功能区的“排序和筛选”分组中，单击“筛选”命令，此时，选定区域的第1行字段名的右侧都将出现一个向下的箭头，如图6-9所示。

图6-9 自动筛选“成绩表”
【步骤 3】单击要查找的字段名（例如选择“总分”）右侧的向下箭头，打开用于设定筛选条件的下拉列表框，如图6-10，其中包含该列所有数据项以及进行筛选的一些条件选项，如在其中选择“数字筛选”：包括等于、不等于、大于、小于、介于、10个最大的值…、自定义筛选等。

图6-10 筛选条件的下拉列表框
注意：
✓在筛选条件下拉列表框中，“数字筛选”选项只对数值型字段有效，如果查找的字段是文本（例如选择“姓名”，则点击右侧的向下箭头，打开的是“文本”筛选）。

✓要重新显示所有记录，可在筛选字段下拉列表中选择清除筛选。

例如“从‘总分’中清除筛选”。

【步骤 4】如在下拉列表框中选定“总分”的前2名，可在数字筛选中选择“10个最大的值…”，在弹出的对话框中选择“最大”、“2”、“项”，选择结果如图6-11所示。

图6-11 自动筛选后的结果
筛选后所显示的记录的行号呈蓝色，并且设置了筛选条件的字段名右侧的向下箭头的图案也发生变化。

【任务3】图表的创建与编辑
背景说明：图表是数据的图形化，它把行、列中的信息转变成直观的图形，使数据易懂。

当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应的数据也自动更新。

具体操作：任务3由2个子任务组成。

子任务1：创建图表。

具体操作步骤如下：
【步骤 1】选定用于创建图表的数据，这里选定单元格区域B2:B7，G2:G7。

【步骤 2】在“插入”功能区的“图表”分组中，选择需要的图表类型，如图6-12所示。

图6-12 选定数据
【步骤3】在“图表”分组中点击“柱形图”，根据需要选择其中某一种（如二维柱形图），即可在当前工作表中插入一个二维柱形图的图表，如图6-13所示。

图6-13 生成二维柱形图图表
子任务2：编辑图表。

具体操作步骤如下：
如果要编辑图表，必须先单击图表对象以激活它。

当图表被激活时，该图表周围出现若干尺寸控制点，此时用户可以对图表进行移动（用鼠标拖动图表）、复制（右击鼠标，点击
复制）、删除（选中整个图表后按<Delete>键）和缩放（拖动控制点）等操作。

【步骤1】更改图表类型：首先选中图表，然后在“图表”分组中点击其他图表，点击“所有图表类型”（或点击“图表”分组旁边的按钮，打开如图6-14所示的“更改图表类型”对话框，选择其他类型），重新选择图表类型和子图表类型即可。

【步骤 2】移动图表至其他工作表：首先选中图表，右击鼠标后选择“移动图表”选项，在打开的“移动图表”对话框中（如图6-15），选择放置图表的位置即可。

图6-14 更改图表类型
图6-15 移动图表
【步骤 3】添加图表中的数据，有两种方法：
①选中要添加的数据区域，然后将数据复制粘贴到图表即可。

②选中图表，然后右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选择数据”，打开“选择数据源”对话框。

如图6-16所示。

图6-16选择数据源
在“选择数据源”对话框中，点击“添加”按钮，弹出“编辑数据系列”窗口，如图6-17所示。

在“系列名称”编辑框中输入名称（如“语文”）。

然后点击系列值编辑框右边的“拾取器”按钮。

图6-17 编辑数据系列
在“拾取器”中选择要添加系列的数据。

如图6-18所示。

（在这里选择“语文”下方的分数，即单元格区域D2:D7。

）选择之后按回车键确认。

返回到“编辑数据系列”对话框，点击确定，生成新图表，如图6-19所示。

图6-18选择数据系列
图6-19新图表
【步骤 4】删除Excel表中的数据：如果将工作表中的数据删除，则图表中的数据会自动删除。

如果要在图表中删除数据，则在“选择数据源”对话框中选中某一图例项（系列），再点击“删除”，即可在图表中删除该系列数据，但不影响工作表中的数据。

【步骤5】调整图表中数据系列的次序：选中图表，然后右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选择数据”，打开“选择数据源”对话框。

在图例项（系列）中选中想要调整的系列，再单击“上移”或“下移”按钮（在“删除”按钮右边），即实现数据系列的改变。

【任务4】美化及打印成绩表
背景说明：建立好工作表后，在确保内容准确无误的前提下，通常还需要对工作表进行一定的美化，并把成绩表的内容打印出来。

具体操作：任务4由3个子任务组成。

子任务1：添加图形、图片、剪贴画和艺术字等。

具体操作步骤如下：
在“插入”功能区的“插图”分组中，选择“图片”命令，寻找需要的图片。

由于该操作与在Word文档中执行类似操作基本相同，故此处不再赘述。

子任务2：页面设置。

具体操作步骤如下：
【步骤1】在“页面布局”功能区的“页面设置”分组中，含有“页边距”、“纸张方向”、“纸张大小”、“打印区域”、“分隔符”、“背景”以及“打印标题”7个命令。

由于前几项容易理解且与Word文档中相应的功能类似，故只介绍“打印标题”命令。

【步骤2】选择“打印标题”，将弹出“页面设置”对话框。

该对话框中含有“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”以及“工作表”4个选项卡。

由于前三项与Word文档中相应的功能类似，故此处只介绍“工作表”选项卡，如图6-20。

图6-20 “页面设置”对话框
【步骤2】设置打印区域：点击打印区域右边的拾取器，在工作表中鼠标拖曳选定要打印的区域。

【步骤3】同样可以利用拾取器，用来设置打印标题。

“打印标题”选项包括：
✓“顶端标题行”框：设置某行区域为顶端标题行。

当某个行区域设置为标题行后，在打印时，各页顶端都会打印标题行的内容。

✓“左端标题列”框：设置某列区域为左端标题列。

当某个列区域设置为标题列后，在打印时，各页左端都会打印标题列的内容。

在“顶端标题行”和“左端标题列”
框中输入作为行标题的行号，或作为列标题的列号。

【步骤4】设置打印效果：在打印时，使用“打印”选项，用户可以打印出一些特殊的效果。

“打印”选项包括：
✓“网格线”复选框：选中此框，打印时打印网格线。

✓“单色打印”复选框：选中此框，以黑白方式打印工作表。

✓“草稿品质”复选框：选中此框，可缩短打印时间。

打印时将不打印网格线，同时图形以简化方式输出。

✓“行号列标”复选框：选中此框，打印时打印行号和列标。

✓“批注”框：在此框中可确定打印时是否包含批注。

【步骤5】打印完毕，如果用户不再使用该区域，应将其取消。

取消的方法与设置方法类似：在“页面布局”功能区的“页面设置”分组中，选择“打印区域”的“取消印区域”
命令即可。

子任务3：打印成绩表。

具体操作步骤如下：
【步骤1】单击图6-20中的“打印预览”命令，在窗口中将显示一个打印输出的缩小版，如图6-21所示。

打印预览视图中的效果与打印机上实际输出的效果完全一样，如果用户对所见效果不满意，直接使用打印预览视图中相应的按钮就可对有关设置进行修改，直到满意为止。

【步骤2】选择图6-21中的“打印”命令，即可实现对成绩表的打印。

图6-21打印预览
【知识点】电子表格制作工具软件Excel
1.工作簿与工作表
Excel中用于保存表格内容的文件称为工作簿，其扩展名为.xlsx。

在Excel中，工作表是组成工作簿的基本单位。

工作表是Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称电子表格。

工作表总是存储在工作簿中。

从外观上看，工作表是由排列在一起的行和列，即单元格构成，列是垂直的，由字母区别；行是水平的，由数字区别，在工作表界面上分别移动水平滚动条和垂直滚动条，可以看到行的编号是由上到下从1到1048576，列是从左到右字母编号从A到XFD。

因此，一个工作表可以达到1048576行、16384列。

行和列相交形成单元格。

Excel用列标和行号组合起来表示某个单元格，例如A1代表第1行A列单元格。

标签滚动条和工作标签如图6-22所示。

图6-22 标签滚动条和工作标签
1.1 插入工作表
【步骤1】选定当前工作表。

【步骤2】将鼠标指针指向该工作表标签，单击右键，弹出快捷菜单，如图6-23所示。

图6-23 快捷菜单
【步骤3】单击“插入”命令弹出“插入”对话框，用户可根据需要选择不同的模板插入不同格式的新工作表，新的工作表将插入在当前工作表的前面。

1.2 删除工作表
【步骤1】选定要删除的工作表为当前工作表。

【步骤2】将鼠标指针指向该工作表标签，单击右键，弹出快捷菜单，如图6-23所示。

【步骤3】从图6-23所示的快捷菜单中选择“删除”命令。

如果工作表中有数据，系统将弹出警告提示框，提示被删除的工作表将永久删除。

【步骤4】单击“删除”按钮，即可将选定的工作表从当前工作簿中删除。

1.3 移动或复制工作表
移动或复制工作表有两种方法：
①使用鼠标拖动操作
【步骤1】选定要复制的工作表标签。

【步骤2】按下鼠标左键，同时按住<Ctrl>键。

【步骤3】沿着标签栏拖动鼠标，当移到目标位置时，先松开鼠标左键，再放开<Ctrl>键，此时将在指定位置出现一个选定工作表的副本。

移动工作表的方法与复制工作表类似，所不同的是按下鼠标左键时不用按<Ctrl>键。

②选定要移动或复制的工作表标签，鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令。

如图6-24所示，根据需要选择相应的选项，将选定的工作表移动到某工作表之前。

（“建立副本”复选框选中则执行复制，不选则仅仅移动工作表。

）然后单击“确定”按钮。

图6-24 移动或复制工作表
1.4 重命名工作表
【步骤1】选定要重新命名的工作表标签。

【步骤2】双击该标签，或右击标签，在图6-23所示的快捷菜单中选择“重命名”命令。

这时该标签呈高亮度显示。

【步骤3】在标签上输入新的名称。

例如在“学生成绩表”工作簿中的“Sheet1”工作表标签上输入“成绩表”。

【步骤4】单击除该标签以外的工作表的任一处或按<Enter>键。

2.设置单元格
在工作表中，正在处理的单元格称为活动单元格或当前单元格，由粗边框线包围，并且其对应的行号和列标以不同的颜色显示。

要使某单元格成为活动单元格，只需用鼠标单击它。

2.1 选定当前单元格或单元格区域
要进行数据的输入、编辑、计算等操作，必须先选定单元格或单元格区域，使其成为活
动单元格（或活动区域）。

活动单元格的地址将在编辑栏中显示出来。

（1）选定单元格：将鼠标定位在要选定的单元格上，单击左键即可。

（2）若要选定连续的单元格区域，有以下两种方法：
①首先选定单元格区域最左上角的单元格，然后将鼠标定位在该单元格上，按下鼠标左键向右下角方向拖动。

图6-25为A2：C4单元格区域的选定。

②也可采用<Shift> +<←↑→↓>键；或者先用鼠标单击区域的左上角单元格，按住<Shift>键，再单击区域的右下角单元格。

（3）选定不连续的单元格区域，有以下两种方法：
①用鼠标选定第一个单元格区域，按住<Ctrl>键不放，再用鼠标选定其它不连续的单元格区域。

如图6-26所示。

图6-25 选定连续的单元格区域图6-26 选定不连续的单元格区域
②按ctrl+G，弹出图6-27所示的“定位”对话框，在“引用位置”中键入单元格区域，然后单击“确定”按钮即可。

（4）选定整行整列或整个工作表
单击行号或列标可进行整行或整列的选定，图6-28所示。

单击<Ctrl>+A或按<Ctrl>+ <Shift>+<Space>（<Space>即空格键）可选定整个工作表，如图6-29所示。

图6-27 “定位”对话框图6-28 整行整列的选定
2.2 插入行、列、单元格或区域
（1）插入行和列
【步骤1】选定需要插入的行或列，单击行号选择一整行，或单击列号选择一整列。

【步骤 2】鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。

若选择的是行号，Excel 在当前位置插入一空行，原有行自动下移。

同理，若选择的是列号，可在工作表中当前列前插入一列，原有的列自动右移。

（此外，还可在“开始”功能区的“单元格”分组中，点击“插入”命令，根据需要选择要插入的区域。

）
（2）插入单元格或区域
【步骤1】在需插入的位置选定单元格或区域。

【步骤2】单击“插入”的“单元格”命令，出现如图6-30所示的“插入”对话框。

【步骤3】选择需要的选项，单击“确定”按钮。

图6-29 整个工作表的选定图6-30 “插入”对话框
2.3 删除行、列、单元格或区域
（1）删除行或列
【步骤1】单击想删除的行号（列标），选择一整行（列）。

【步骤2】在“开始”功能区的“单元格”分组中，单击“删除”命令。

被选择的行（列）将从工作表中消失，以下各行（列）自动上（左）移。

（鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令亦可。

）
（2）删除单元格或区域
【步骤1】选择想删除的单元格或区域。

【步骤2】在“开始”功能区的“单元格”分组中，单击“删除”命令，弹出如图6-31所示的“删除”对话框。

【步骤3】选择需要的选项，单击“确定”按钮。

图6-31 “删除”对话框
2.4 调整行高与列宽
在实际应用中，经常会出现这样的情况：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“＃”号，其原因在于单元格的高度或宽度不够，因此需要对工作表中单元格的高度和宽度进行调整。

（1）调整行高
Excel默认工作表中任意一行的所有单元格的高度总是相等的，所以要调整某一个单元格的高度，实际上调整了这个单元格所在行的行高。

当对高度要求不太精确时，可通过鼠标拖动来实现：
【步骤1】将鼠标指向某行行号下框线，这时鼠标指针变为双向箭头。

【步骤2】拖动鼠标上下移动，直至达到合适的高度为止，如图6-32所示。

当对高度要求很精确时，可利用“开始”功能区的“单元格”分组中的“格式”命令，选择“行高”：
【步骤1】在工作表中选定需要调整行高的行或该行中的任意一个单元格。

【步骤2】单击“格式”命令，选择“行高”命令，则出现“行高”对话框，如图6-33所示。

图6-32 利用拖动方法调整行高图6-33 “行高”对话框
【步骤3】在“行高”框中输入需要高度的数值。

【步骤4】单击“确定”按钮。

（2）调整列宽
当对列宽要求不太精确时，可使用鼠标拖动框线来调整列宽：
【步骤1】将鼠标指向某列列标右框线，这时鼠标指针变为双向箭头。

【步骤2】拖动鼠标左右移动，直至达到合适的宽度为止。

当对列宽要求很精确时，可利用“开始”功能区的“单元格”分组中的“格式”命令，单击“列宽”，步骤类似于行高的调整，这里不再赘述。

3.在单元格中输入信息
3.1 输入信息
在活动单元格中输入的数据，有三种类型，如字符型（文本），数值型和日期时间型。

（1）输入字符型数据
首先选定单元格，然后输入数据。

数据可以是汉字、英文字母、数字、空格等。

如果要将数字作为字符处理，须在数字前加“‘”。

字符型数据在单元格中以左对齐方式显示。

（2）输入数值型数据
数值型数据由数字0～9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”、千位分隔号“，”等组成。

数值型数据在单元格中以右
对齐方式显示。

如果要输入负数，必须在数字前加负号“-”，或给数字加上圆括号。

例如，输入“-50”和“(50)”都可在单元格中得到-50。

如果要输入分数（如2/3），应先输入“0”和一个空格，然后输入“2/3”。

如果直接输入，Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“2月3日”。

指数以如下形式输入，如4.5E4。

（3）输入日期和时间
如果要输入2003年7月15日，可采用以下的格式：“03/7/15”或“03-7-15”。

输入机器当天日期用<Ctrl> + <;>键。

如果要输入下午时间2:15:08，可输入“2:15:08 pm”或“14:15:08”。

相应地，“am”表示上午。

输入机器当前时间用<Ctrl> + <Shift> + <;>键。

3.2 排序工具按钮
在“开始”功能区的“排序和筛选”分组中，提供了两个排序按钮：
升序按钮：按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。

降序按钮：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后到前排序。

如果所排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。

可以利用排序按钮对一列的数据进行快速排序：首先选定需要排序的单元格区域；然后单击常用工具栏上的降序按钮。

注意：此处必须全选所有参与排序的单元格，否则，其他未被选中的单元格区域将不会变化。

被选中区域的第一行被作为标题行，不参与排序；第一列作为排序依据列，排序结果以其为准。

如果在排序时仅选中一列（如只选图6-3中的“语文”列），则单击排序按钮后会弹出“排序警告”对话框，如图6-34所示。

此时应选择“扩展选定区域”，如果选择“以当前选定区域排序”，则只有“语文”列的数据被调整，而其他列不变，这显然不是希望的排序结果。

图6-34 “排序警告”对话框
4.Excel图表类型。