关于修订档案管理实施细则的通知-商旅集团

关于修订南京商旅集团
档案管理实施细则的通知
各部门、各单位：
根据江苏省档案局最新印发的《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发[2017]3号）文件精神，结合集团档案管理工作实际，现对原实施细则进行修订，请大家认真贯彻执行。

南京商旅集团
2017年1月25日
南京商旅集团档案管理实施细则
第一章总则
第一条为加强南京商旅集团（以下简称集团）各类档案的管理工作，确保档案材料的齐全、完整和规范，更好的做好集团办公自动化、管理精细化及档案管理标准化、规范化、信息化的各项工作，根据国家《档案法》、《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发[2017]3号）等相关文件，结合集团实际，制定本细则。

第二条集团档案是指集团在经营管理中直接形成的、办理完毕的、应当作为档案保存的各种文件、资料、报表、账册、凭证等文件材料，包括文书档案、基建档案、会计档案、人事档案、照片档案、声像档案、实物档案等门类的纸质和电子文件材料。

第三条档案管理是指对文件材料的收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计、借阅、开发利用和销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条档案管理必须严格执行国家有关档案的法律、法规、标准，集团所有员工都有保护档案、保守档案机密的责任和义务。

第五条档案工作是集团的重要基础工作之一，也是衡量集团管理水平的一个重要标志。

集团各部门、各单位在档
案工作中应逐步做到“四纳入”、“四参加”，即将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入领导议事内容中，纳入考核管理机制，纳入工作检查和人员考核的范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，参加落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条各部门、各单位应认真执行本细则，加强对本单位档案工作的组织领导。

第二章档案管理工作职责
第七条集团档案工作的管理原则是：统一领导，分工负责，分级保管，规范管理。

第八条集团办公室是集团档案管理的归口管理部门，对集团的档案管理工作承担组织、指导、督促、检查等管理职责；集团各部门应积极做好本部门档案管理工作，并配合集团办公室开展档案管理的各项工作；各单位应明确分管档案工作的领导，指定专人具体负责本单位的档案管理工作,各单位分管领导和专（兼）职档案员均为档案工作责任人。

第九条集团办公室档案管理的工作职责：
（一）负责制定或修订集团各类档案管理办法和制度，并组织实施。

（二）负责对各单位的档案管理工作进行指导、监督、检查。

（三）负责集团档案室的管理工作。

（四）负责对集团本部各类档案的集中统一管理。

（五）开展档案利用工作，为集团经营发展服务。

（六）组织安排对集团超过保管期限的档案进行鉴定、销毁工作。

第十条集团各部门档案管理的工作职责：
集团各部门形成的档案，由本部门兼职档案员负责收集、整理，并按要求移交集团办公室。

（一）财务部负责各项会计档案、财务审计资料的整理归档工作。

（二）党群人事部负责集团党的建设、劳资、人事、工会、企业文化建设等有关档案资料的整理归档工作。

（三）资产管理部负责资产运营计划的指标及考核、资产管理计划、法律事务、战略合作协议文本等有关档案资料的整理归档工作。

（四）规划发展部负责集团直接投资的项目、投资计划、业务统计分析报表、集团所属各层次企业改制、改革、重组方案、招投标等相关资料的整理归档工作。

（五）监督办（监察审计部）负责集团纪检、监察、审计材料等相关资料的整理归档工作。

第十一条各单位档案管理的工作职责：
（一）认真落实集团档案管理规定，按照职能做好本单位的档案管理工作。

（二）各单位负责本单位层面直接形成的、办理完毕的、应当作为档案保存的各类纸质和电子文件材料的收集、整理、分类、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

（三）接受集团办公室对本单位档案管理工作的指导、监督和检查，并按要求完成有关工作。

第三章档案的归档范围和保管期限
第十二条归档范围
凡是反映集团经营管理工作情况、办理完毕且具有查考利用价值的各类材料，均属应归档范围，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

各单位各负其责，认真制定本单位的归档范围和保管期限表，并完成职责范围内各类档案的归档工作。

文件资料归档范围和保管期限应当保证纸质文件和电子文件的协调统一。

（详见附件：《集团管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》）
（一）集团文书档案的归档范围主要包括集团行政管理、经营管理、投资管理、党群人事、纪检监察等过程中形成的各类有价值的文件材料。

（二）集团人事档案的归档范围主要包括人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。

（三）集团会计档案的归档范围主要包括会计凭证、会
计账簿、会计报表、会计软件数据和其他会计核算专业资料。

（四）集团照片档案归档范围主要包括本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；本单位历届领导班子成员的证件照片；记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；其他具有保存价值的照片。

（五）集团声像档案归档范围主要包括本单位召开的各类重要会议形成的声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）；本单位领导在国内外重大活动中形成的声像材料；上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料；本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式或工程全貌等）；本单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；搜集来的其它具有保存价值的声像材料。

（六）集团实物档案的归档范围主要包括本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等；上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等；本单位对外交往中获赠的重要纪念品；
本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品；机构成立以来使用过的牌、匾、印章；其它有保存价值的实物。

第十三条保管期限
凡是本集团经营管理中形成的重要事项、重要会议、重大活动及主要职能活动中产生的重要业务文件材料应为永久保管。

在本单位职能活动中形成的一般性文件材料应为定期保管。

（一）文书档案的保管期限分为永久、定期。

定期一般分为30年和10年。

（二）人事档案的保管期限为永久，企业职工退休后档案统一移交到人社局。

（三）会计档案的保管期限分为永久、定期。

定期一般分为30年和10年。

（四）照片档案的保管期限分为永久、长期。

1、保管期限为永久的照片为：上级领导到集团视察、检查工作形成的照片；集团全年或半年工作会议；集团领导参与的重大业务活动；为宣传集团拍摄的纪录片、新闻片；反映集团各个历史时期面貌、发展情况的照片。

2、保管期限为长期的照片为：业务咨询活动、政策推介会、业务合作协议签字仪式等形成的照片；各种表彰会的照片。

（五）声像档案的保管期限为永久。

（六）实物档案的保管期限为永久。

第四章档案的归档整理要求
第十四条归档文件应以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化。

纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。

（一）文书档案
1、组件及文件排序
本细则以件为归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本、发文稿纸、定稿为一件，法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件，经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；介绍信存根等一本为一件；会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；
同一次会议成套的会议材料各为一件。

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有文件处理单的，文件处理单在前，收文在后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿依次在后。

2、分类
（1）立档单位应当对归档文件进行科学分类，同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。

（2）归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

分类层次最多三层，即年度、期限、机构（问题）；最少两层，即年度、期限。

一个单位应当保持分类方案的稳定。

a）按年度分类
将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应当以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当几份文件为一件时，以装订在最前面的文件落款日期为准。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。

b）按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

机构分类法与问题分类法应当选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应当根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应当按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等，不得交叉。

原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。

c）按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。

3、排列
（1）归档文件应当在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

（3）会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。

（4）因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合组件要求）。

上述情况应当在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应当尽量避免。

4、编号
（1）归档文件应当依照分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

（2）档号结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。

如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。

（3）档号按照以下要求编制：
a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位阿拉伯数字或者字母与阿拉伯数字的结合标识，按照DA/T
13-1994 编制。

b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。

参照执行本细则整理的其他门类档案代码，分别由相应当的汉语拼音首字母标识，进馆单位执行前需和同级档案行政管理部门商定。

c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。

归档文件未按照机构（问题）分类的，应当省略机构（问题）代码。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0036”，实体档号章上由手工编写的则不需要补足。

（4）归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。

文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。

填写编号项目的字迹材料应当耐久。

电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

（5）归档章应当将档号的组成部分，即全宗号、门类代码年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）作为选择项，填入相应当栏目中（见附录A 图A1），归档章中全宗号、门类代码年度、保管期限、件号、机构（问题）按照档号编制要求编制，页数用阿拉伯数字标识。

为便于识记，归档章保管期限使用“永久”“30年”“10年”简称或使用汉语拼音加数字“Y”“D30”“D10”标识，机构（问题）用“办公室”等规范化简称或汉语拼音字母“BGS”标识（见附录A 图A2、A3），可刻于归档章相应当栏目中（含进馆单位的全宗号）；不进馆的单位也可用代码表示。

5、编目
（1）归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应当准确、详细，便于检索。

（2）归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用“（）”注明来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。

同一事由形成多份文件的，应分别编目，如同一次会议形成的15件归档文件，应编制15 条目录。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

一本归档文件目录内编一个流水号。

b）档号：按照档号编制要求编制。

c）文号：文件发文字号。

一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：文件标题。

文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。

外加“（）”补充说明。

f）日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20150505。

g）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。

没有密级不标识。

h）页数：每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页。

i）备注：注释文件需说明的情况。

凡属公开性文件在此栏标注“公开”。

（3）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4 幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

（4）归档文件目录除保存电子版本外，应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应当编制封面（见附录B 图B2）。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限（可选项目）、机构（问题）（可选项目），其中全宗名称即立档单
位名称，填写时应当使用全称或规范简称。

归档文件目录可以按年装订成册，也可以每年区分保管期限装订成册。

6、修整
（1）归档文件装订前，应当对不符合要求的文件材料进行修整。

（2）归档文件已破损的，应当按照DA/T 25-2000 予以修复；字迹模糊或易退变的，应当予复制。

（3）归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（4）对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

7、装订
归档文件应当按件装订。

装订方式可采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线装订方式，已成册不易拆钉的，可以保持原貌不变。

一个单位的装订方式应当相对统一。

保管期限为10 年的文件材料可保持原装订方式不变。

（1）归档文件装订应当牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于保护和管理。

装订应当尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，维持不变。

（2）归档文件的装订材料与保管期限要求相匹配。

相同期限的归档文件装订方式应当尽量保持一致，不同期限的装订方式应当相对统一。

（3）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

（4）永久保管的归档文件，宜采取不锈钢钉书钉装订法或线装法装订。

页数较少的，使用质量合格的不锈钢钉书钉装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或纸质封套装订。

（5）定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的文件装订方式执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以使用不锈钢订书钉或“三孔一线”装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

8、编页
（1）纸质归档文件可以编制页码。

（2）页码应当逐页编制，宜用铅笔分别标注在文件有图文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。

9、装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

（1）档案盒
a）档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为
10mm、20 mm、30mm、40mm、50 mm 等（见附录C 图C1）。

b）档案盒应当根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录C 图C2、图C3）。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

c）档案盒应当采用无酸纸制作。

（2）备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录D）。

备考表不宜直接印制在档案盒上。

a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或盖章。

c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或盖章。

e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

10、排架
（1）归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应当与本单位归档文件分类方案一致，应当避免频繁倒架。

（2）归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

（3）归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

（二）人事档案
按照人事档案专业整理标准，规范整理。

（三）会计档案
按照会计档案专业整理标准，规范整理。

（四）照片档案整理要求参照数码照片档案归档整理要求进行。

（五）实物档案
1、归档要求
应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

归档的实物要保持整洁、无破损。

任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

2、整理要求
（1）归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。

（2）归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

（3）归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。

归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。

归档实物的档号有两种格式：1、全宗号－类别号－件号；1、全宗号－件号
（4）归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。

实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。

（详见图1）
图1：
实物档案目录
（5）实物档案目录应装订成册并编制封面。

实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目，其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

（详见图2）
（6）实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

图2：
实物档案目录
全宗名称
实物类别
第十五条数字化档案的整理要求
（一）电子文件整理要求
1、归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应当符合本《规则》“第十四条”的规定。

2、归档电子文件格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

3、归档电子文件整理，应当使用符合《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894 等标准的应用系统。

（二）数码照片整理要求
1、归档要求
（1）归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理。

（2）对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。

反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

（3）归档的数码照片应为 JPEG、TIFF 或 RAW 格式，推荐采用 JPEG 格式。

对于非通用的数据格式，应在保持分辨率不变的前提下，统一转换到TIFF、JPEG或RAW格式，。