万科投诉处理办法

万科投诉处理办法

1.目的：

为满足公司多项目开发和专业化方向的需要，规范公司客户投诉处理的流程，使投诉能得到及时有效的处理。

2.适用范围：

本制度适用于公司所有的顾客投诉的处理。

3.术语和定义：

3.1投诉的定义

投诉指客户认为，由于我们工作上的失职、失误、失度、失控伤害了他们的自尊或损害他们的利益，及没有满足其合理需求而向管理人员或有关部门提出的口头或书面意见，其中也包括客户对我们工作的期望。

3.2客户主要分类

；

；

；

3.3客户投诉内容主要类型

3.3.4 物业管理类投诉：对物业管理服务的投诉。

3.3.5 客户服务类投诉：指对员工工作态度、工作质量等方面的投诉。

3.3.6 其他类投诉：由于合作伙伴、社会环境原因引起的投诉。

4.职责

4.1客户服务中心

4.1.1 对有效和无效投诉的定性

,客服专员难以确定的,应在受理后4小时内连同专员基本处理意见报客户服务中心。

,并于4小时内答复客服专员。

对于从客服专员转来的重大投诉或咨询,客户服务中心应该在24小时内根据专家顾问团的意见将初步处理情况回复客户,同时知会相关客服专员负责跟进落实情况。

，对月工作进行总结、交流与分析。

由客户服务中心根据有效投诉的处理结果统计以投诉关闭率为基本指标对各客服专员

的工作情况进行评比.

根据统计记录对与各部门相关的投诉做季度评估,并将信息传递给相关部门负责人.

4.2项目部客服专员

4.2.1 在项目入住前对即时发现的工程质量问题协同相关人员进行整改.

,掌握客户的基本信息.

,制定解决方案,落实具体措施,协调施工单位做好维修工作。

4.3物业管理部客服专员

4.3.1 负责房屋入住后客户投诉、咨询的处理,协调相关投诉在公司内部各环节的流转处理，并负责给予客户及时的回复, 进行日报制作报客户服务中心.

4.3.2 对于紧急情况或重大投诉和咨询,物业管理部客服专员应该在受理后4小时内报送客户服务中心,并根据客户服务中心回复的处理方案负责具体处理和跟进.

，保持和客户的紧密联系，及时反映客户的潜在需求。

4.4 公司相关职能部门

为客服专员及客户服务中心受理的相关投诉、咨询提供专业上的支持，并将信息及时反馈到客户服务中心，各部门的第一负责人为本部门投诉处理的当然责任人。

5.工作程序

5.1投诉处理原则

站在客户的角度，兼顾公司的利益，寻找处理问题的平衡点，尽最大可能解决客户实际问题，提升客户满意度，收集客户信息，改进自身工作。

，并在规定的时间进行有效处理，不能及时处理完毕的应按时跟进进展情况，并适时通知客户。处理要准确有效，避免反复投诉，处理过程中的信息要收集，结论要准

确。

，有诺必践；处理问题应以能够公诸于众为标准，不暗箱操作；为保证诚信原则的贯彻，应注意不承诺能力以外的事情，不轻易承诺结果。处理结果应认真履行，关注结

果，跟踪回访。

，对客户体恤、尊重；协调专业部门从专业角度处理问题，做到实事求是、有根有据，维护公司专业形象。同时也要从人性化角度出发，尽可能多给予客户方便，多为客户着想。

5.2投诉受理

，以保证其可追溯性。

，应该按照以下要求及时通过内部接口转达到各项目客服专员或公司职能部门的投诉处理负责人：

A. 工作时间收到的电话投诉，应在通话完毕后半小时内送达；

B. 工作时间收到的电子邮件投诉，应在该邮件到达后半小时内送达；

C. “投诉万科”的论坛投诉应在投诉发生后一小时内送达；

D. 工作日非工作时间（前日下班后直到当日上班前）发生的论坛投诉或收到

的电子邮件投诉，应在上班后一小时内送达；

E. 节假日客户服务中心应安排人员关注投诉信箱内的投诉信息，节假日收到

的投

诉信息，应在当日内通过电话送达到各部门的投诉处理负责人。

,参照《客户专员操作指引》。

，应该及时（参照上述规定）转达给客户服务中心，或在投诉者谅解的基础上，将最合适的投诉接口提供给投诉者。

5.2.5 各项目客服专员及公司相关职能部门投诉处理负责人在收到客户服务中心传达的

任何投诉信息时，应在投诉信息收到后4小时内，以书面形式（电子邮件）传送到客户服务中心，保证投诉处理的及时性。

5.3 网上投诉回复要求

5.3.1 及时性：对于在集团各类论坛上出现的投诉，客服专员、公司相关职能部门在客

户服务中心转发信息后4小时内须有回复，回复可以是礼节性的，但应向投诉者

表明其投诉已被受理。

5.3.2 专业性：专业问题应获得专业部门建议后回复，避免误差；对投诉处理及时跟进，

尽可能将投诉结果在网上相应投诉的地方予以回复公布。

5.3.3 规范化：行文避免错别字；对投诉应表示感谢；回复内容应涵盖所有投诉问题；

正式回复应统一使用“上海万科客户服务中心”名义。

5.3.4 人性化：行文避免“八股”，可根据投诉的具体内容，在回复上更趋人性化，向投诉者及网友传导万科的客户理念，体现出万科人积极热情、细致体贴的工作作风。5.4 纠纷处理要领

5.4.1 认真对待，不敷衍塞责：对具有群体投诉性质的，公司主要负责人应第一时间出面以示对当事人的尊重；迅速查明情况，高效率处理，属于我们的责任，不能推卸，不属于我们的责任应予明确解释。同时处理方式方法也要保证一定灵活性，使处理过程人性化，令客户满意。