如何加强高校基建档案管理论文

试论如何加强高校基建档案管理
摘要本文主要阐述了高校基建档案建设过程中主要存在的问题，并针对其原因进行了分析，采取有效对策，提高基建档案的管理工作。

关键词高校基建档案管理
中图分类号：g271 文献标识码：a
近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。

因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。

一、明确高校基建档案的概念
高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。

二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作
基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方
法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：
（一）广泛性。

每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。

（二）成套性。

形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。

（三）专业性。

基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。

（四）庞大性。

基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。

（五）实用性。

学校基础设施的新建、扩建、改建；以后基础设施的维护、修理和对房屋的翻新改造；解决工程经济、土地、质量事故纠纷等相关管理工作,基建档案起到了尤为重要的证明作用。

（六）原始记录性。

基建档案记录了每一个项目建设发展的历史轨迹，真实反映了从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工过程中直接形成的历史记录，为基建工程以后的决策及规划提供了有效的依据和凭证。

（七）滞后性。

由于基建项目是一个周期长、环节多、投资大的工程建设过程, 且涉及面宽而广,当验收工作完成后，经过整改后要进一步对其整理文档材料，因而基建档案的形成相对滞后。

二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题
长期以来，随着高校基建项目的不断扩大，但基建档案的管理却没有同步前进，其档案信息与利用率之间还存在着很大偏差，档案资源没有得到有效的共享与发挥用途，严重影响了档案的价值与学校发展工作，其存在的问题主要归纳为以下几点：
(一 )档案管理意识淡薄。

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，因缺乏有效的管理和约束机制，档案管理意识不强，存在“重建设、轻档案”的思想，造成基建档案的材料收集不齐全、质量不高、存档图纸不完整，档案管理职责没有落实到具体人员，归档工作与工程建设不能协调开展，严重滞后了基建档案工作。

（二）基建归档质量不高。

由于基建工程和档案的专业性，基建档案人员不仅要对基建项目的运作熟知，也要掌握基建档案的整理工作。

工程人员和档案人
员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力及相互沟通，使档案资料管理工作严重脱节。

如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件, 或者一些签字、盖章都不全, 失去原有作用；文件归档材料、纸张大小不统一, 个别材料用铅笔、圆珠笔书写, 字迹模糊，对档案资料简单装订、图纸随意折叠，没有系统专业化地按照要求管理,甚至还有经手人员将项目资料随便锁进自己的柜子, 没有及时把资料移交给档案员
归档的现象, 造成不少材料分散在承办人和技术员手中，材料文件处在分散、损坏、丢失等情况下，直接影响了基建归档质量,制约了档案管理工作的持续发展。

（三）纸字档案利用存在弊端。

基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

三、结合实际问题，合理提升治档质量
（一）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。

“全员参与”和“与供方互利”是根本上提高基建档案管理水平的关键和保证。

学校各部门及教职员工不仅是学校档案利用者，同时也是高校档案的最大供给方。

本着“以人为本”，树立科学的
档案观，加强档案宣传力度，将收集、管理和保护好学校档案资源成为全校每个职工的义务和责无旁贷的职责，使其变被动为主动，真切体会到“我为档案，档案为我”的责任意识。

（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。

基建项目因其周期长、复杂性等特点，高校基建档案应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，通过相应的规章制度，突出岗位责任制的主导作用，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。

（三）领导支持，提高档案工作的重要性。

每一项工作的实施与成效，都需要依靠领导的决策及支持，领导对档案工作的重视与否, 是做好基建档案工作的主要因素。

基建档案的管理不仅是专职或兼职档案人员的工作，更需要学校领导及各职能部门领导在所需的人、财、物和工作环境上给予档案工作的大力支持，对保质保量完成档案归档工作的部门，对其进行通报表扬，这样不仅肯定了档案工作人员作出的成绩，也调动了归档的热情和积极性，提高了归档效率。

（四）提高基建档案管理人员工作业务水平。

1、不断完善基建档案人员的沟通能力。

基建档案管理工作，每一个项目阶段都是一个环节紧扣一个环节，任何一项档案资料的缺漏都可能影响其他阶段工作的开展，所以，在制定基建档案收集范围、归档的时间及质量上要求的同时，基建档案人员要及时与档案
部门相互沟通，档案部门需全过程跟踪服务，提出改进方法，确保基建档案及时移交归档。

2、基建档案工作与基建工程建设同步启动，要求档案人员的业务能力更具全面性。

高校要积极组织各单位档案人员参加档案业务培训，在基建档案人员对自身工程建设程序了解的同时，档案部门也要对基建档案人员进行基建档案整理指导，掌握档案整理立卷规范操作方法，共同学习，拓宽知识面。

3、强调“以利用者为中心”的档案利用服务理念。

从过去以“整理保管”向现在以“提供利用”为中心转变，深化利用，提高档案服务效率，做好档案管理工作。

另外，基建档案也具有涉密性，档案人员也应增强保密意识，提高档案工作的责任感。

（五）档案数字化、信息化。

采用传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用现代化的管理方式是全方位、多形式地提高档案信息服务的发展需求。

信息化时代，档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、使用档案管理软件，利用外包扫描、数据压缩等技术，逐步实现基建档案网络远程传输、查阅、保管和开发利用，经过数字化处理后，不仅节省了档案存贮空间，也提高了档案信息的检索速度；减少档案原件因使用频繁而造成的破损等状况，从而充分发挥档案的信息优势，提升档案信息的价值。

总之，基建档案是高校的宝贵财富，它不仅为学校的现在而服务，更为学校未来的发展而服务，因此，我们必须严格把好质量关，鼓励每位员工积极参与到管理工作中来，主动表达意见和建议，逐步实现基建档案资源的完整性、提高高校基建档案管理水平，做好进一步的开发与利用工作，是我们义不容辞的重要任务。

□（作者单位：长江职业学院）
参考文献：
[1]韦嬴．高校基建档案信息化管理工作探析, 北京档案, 2010（06）.
[2]林婉如．对优化高校基建档案管理工作的探讨.惠州学院学报（社会科学版）,2010.
[3]郭希俊．浅谈学校档案管理信息化建设. 中国科教创新导刊,2011 .。