PMIS—文档管理操作手册V0.0

CPECC-PMIS 二期文档管理操作手册版本号起草审核日期CPECC-PMIS项目组2011年12月文档管理升版说明：新增功能：信函模板、备忘录模板、行政管理文件模板功能修改：技术文件通过传递单可以进行版本维护、上传附件、指定审查工程师进行审查和澄清。

文件分类定义可以指定目录下文件显示格式，在文件录入按选择的格式显示。

第一章：登陆PMIS1.1数据库配置登录到POWERON之前，首先要进行数据库连接的设置，在登录窗体中选择数据库配置后的打开数据库连接配置窗口.如图1-1-1所示:图1-1-1这里将会显示用户配置的所有数据库连接配置，在登录POWERON 的时候可以很方便的切换数据库连接配置以连接到不同的数据库：1)选中配置好的数据库连接，点击，这样POWERON将会依照所选择的数据库连接信息连接到指定的数据库。

2)点击可以创建一个新的数据库连接。

在弹出的连接配置窗口中填写名称（数据库连接设置的标识名称）然后作如下设置（设置中任何疑问请咨询公司PMIS系统管理员）：3)选择或输入服务器名称：可以从下拉框中选择服务器名称，如果下拉框中没有则手动填入（通常为服务器的IP地址）。

4)输入用户名和密码：选择第二项——使用指定的用户名和密码，然后在输入数据库访问用户名和密码。

5)在服务器上选择数据库：点击下拉框可以看到在第一步中选择或输入的服务器上的所有的数据库，选择需要链接的库然后点击完成配置。

6)也可以选中一个已有的数据库连接，点击重新配置该数据库连接。

请参考内容设置1.2登录POWERON根据公司PMIS系统管理员分配的用户名和密码登录POWERON.如图1-1-3所示。

若要对登陆密码进行修改，可以在登陆以后进入到平台工作中心，点击菜单【设置】=>【修改密码】来进行密码修改。

如果用户忘记密码无法登录POWERON ，请联系公司PMIS系统管理员将重设密码。

输入好用户名和密码，在选项中选择进入平台后打开上次退出时的项目还是企业级数据。

点击登录窗体上的，登录到POWERON。

图1-1-3 登陆图示登陆系统后修改密码图示第二章:POWERON 通用操作介绍2.1系统主界面介绍“工程中心”是您登录后的第一个窗口，是您在PMIS 的工作平台。

在这儿，您可以：1) 方便的知道和处理自己的相关事项，包括责任事项，启动/起草的记录，告示等。

2) 也可以通过链接进入您有权限的模块。

1：标题栏 2：菜单栏 3：功能按钮栏4：主要模块入口区 5：当前项目、用户显示6：责任事项61 2 3452.2修改登陆密码位置：【菜单栏】→【设置】→【修改密码】2.3登录项目窗口POWERON可实现企业与项目及项目之间的自由切换。

在“工程中心”通过【打开项目】按钮进入项目选择组窗口，如图1-1-4，选择要进入的项目，如“系统测试项目”。

点击确定切换项目。

图1-1-4提示：系统会在界面‘当前项目’处显示您访问的项目2.4打开业务功能在主界面（工程中心界面）的“主要模块入口区”，点击要进入的模块名称，打开该模块。

如下图，点击，打开“HSE 管理”模块进入业务模块后，在窗口“业务功能”中找到要进入的功能，点击并打开。

如下图，点击，打开“文档管理”功能。

2.5功能界面公共操作介绍2.5.1 功能界面构成如下1：菜单栏2：快捷功能按钮区3：业务数据区显示4：业务数据操作功能区2.5.2菜单栏介绍菜单栏为Windows 操作风格，各子菜单内容参考如下（打开具体功能时，各子菜单内容可能不同）。

“文件”子菜单“显示”子菜单“视角切换”子菜单“工具”子菜单“帮助”子菜单2.5.3快捷功能按钮区2.5.4业务数据操作功能区业务数据主要分树形和非树形两种，树形数据的功能界面显示方式参考如下。

2.5.4.1业务数据操作功能区（非树形数据）2.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据）2.6修改记录（非树形数据）可通过两种方式进入记录修改界面1)主界面双击要修改的记录。

2)或者选中要修改的记录后，点击按钮。

备注：1)只允许修改“新增”、“审批不通过”状态的数据。

2)不能再修改“已审批”的数据。

3)若要修改“审批中”的数据，可通知审核人驳回审批中的数据。

第三章：文档管理模块文档管理模块是项目执行过程中所有文件资料集中管理的平台，因项目产生的文件集中归口与文控部门，所以文控部门通过文控控制模块，可有效的解决文件共享、流转、分发、检索等控制管理，使得文件管理规范、统一。

3.1文档管理范围➢文档管理⏹文件分类定义⏹文档配置⏹文件录入⏹文件处理单⏹图纸文件录入⏹传递记录单⏹信函模板⏹备忘录模板⏹行政管理文件模板➢统计分析⏹文件查询⏹图纸查询⏹竣工资料移交⏹文件收发查询⏹图纸收发查询3.2进入文档管理用户在工程中心打开项目，选择【主体模块】=>【文档管理】按钮，如图2-1所示进入文档管理模块，如图2-2所示。

图2-1图2-23.3文档管理功能描述3.3.1 文档管理3.3.1.1文件分类定义1）功能描述文件分类定义由文控人员根据项目文档管理需要划分出文件分解结构，其目的是可简洁、明了的对文件归类、检索、查阅，项目执行过程中产生的技术性文件、专业性文件均可归口到相应的文件分类中，便于后期资料的移交、归档。

2）操作方法a 进入文件分类定义如下图，并点击右侧新增按钮，创建管理分类（注:以下新增分类请参考此方法）。

b 在填写文件分类定义分类编号，及名称，同时可利用方向按钮调整层级关系和删除按钮清除分类c 指定目录类别和显示格式，显示格式影响文件录入界面显示的内容，选择红头文件格式时，不显示批示领导、交领导日期、是否需要回复、责任部门、督办人、是否已回复字段。

d给目录设定编码规则。

类型内容流水号长度流水号步长备注参数公司编码项目编码参数年度、月份、日期可选循环常量可填任意字符流水号长度步长每个编码规则只能且必须有一个流水号。

3.3.1.2文档配置1)功能描述文档配置实现配置来自采购，施工，质量，HSE，合同的文件，配置完成后，工程中心相应言主全模块可查看文档配置的文件，2）操作方法a 进入文件管理—文档管理配置——文档配置，点击增加按钮创建（注：首次项目初始化时需新建一条，后不需要再次新增），文档类定义如下图b.在文档配置（子窗口底部）点增加按钮，配置相应文档，以采购为例，提供参考应用如下b 配置文档后，如下图，选中点查看按钮进行查看c 同时在采购文件管理模块——采购文件查阅如下图所示（注：施工，质量，HSE，合同查阅方法相同）3.3.1.3文件录入1）功能描述文件录入根据文件的类别不同而不同，但录入界面均在同一个界面中录入，界面中的字段信息基本涵盖所有不同类别文件的字段信息，文件录入时根据实际文档类型选择性录入信息。

并且针对通用性文件，文控人员或各部门资料员在相应的文档分类中直接以附件上传的方式输入；针对专业性文件，由工程师根据业务单据信息填报后，经流转批准后，由各部资料员归类到相应的文件分类中完成文件的输入。

2）操作方法进入文件管理—文档管理配置——文档配置，按如下步骤进行文件录入3.3.1.4文件处理单1）功能描述系统对文件的收发、流转的整个过程进行了记录，可以方便的跟踪文档的当前状态和文档的传递历史，便于查看2）操作方法a 进入文件管理—文档管理配置—文件处理单页面如下图b.查看文件处理单，实现工作流程和分发对象操作3.3.1.5图纸文件录入1）功能描述图纸录入是指图纸到图后，由资料人员根据不同的图纸目录将图纸登记记录，包括图纸编号、张数、版本号等相关信息2）操作方法a 进入文件管理—文档管理配置—图纸文件录入，按步骤如下b 完善页签信息，如需如下信息请如下填写，也可按币种进行汇总收发页签操作如下分发对象操作如下3.3.1.6传递记录单1）功能描述传递单是项目部与业主、设计、施工往来资料的过程记录，由文控人员记录相关的信息，包括报业主日期、传递单号、业主返回日期、业主返回传递单号等信息2）操作方法a 进入【设计输入-业主资料】操作界面，点击右侧【增加】按钮，弹出传递单，如下图。

b 录入传递单主表信息，其中发送单位和接收单位名称只能选择，内容来源于【设计管理-往来单位设置】，请参看【设计管理操作手册】3.3.10.1 。

c 选择传递的文件。

操作步骤如下：1、点击【增加】，从弹出框中选择文件；2、点击【版本维护】，新增版本后关闭返回；3、在附件处增加上传附件。

d 如果需要对输入的文件审查，可以发起审批流程，流程内的领导可以指定工程师参与会签，操作步骤如下：1、发起审批流程；2、流程流转至设计管理部门领导，由领导点击获取人员，审查人员自动插入列表中，审查人员设置请参看【设计管理操作手册】3.3.10.2 ；3、在【执行】处勾选需要参与审查的工程师；4、点击维护流程，选择的工程师会自动插入后续流程中参与会签。

e 审查工程师在【审查/澄清】页签录入审查、澄清内容，步骤如下：1、工程师进入【审查/澄清】页签，点击增加，弹出反馈单；2、录入反馈意见，上传电子附件后关闭返回；3、【打开】按钮打开自己录入的反馈信息，或者查看其他人员录入的反馈信息。

f 通过点击右侧按钮【生成返回单】，自动生成新传递单。

3.3.1.7 信函模板1）功能描述通过预先设定的信函模板生成新的信函文件。

2）操作方法a设定模板模板的设定功能在工程中心界面，主菜单中项目数据定义-项目记录模板定义。

打开项目记录模板定义功能，在自定义表单下找到文档管理-信函模板，增加附件。

b 根据模板生成文件进入文档管理-信函模板功能。

点击增加按钮，新增信函。

在模板子表中，选择模板文件，点击加入到附件。

c 到附件子表，进行编辑下载操作。

3.3.1.8 备忘录模板同3.3.1.7 信函模板3.3.1.9 行政管理文件模板同3.3.1.7 信函模板3.3.2 统计分析3.3.2.1 文件查询1）功能描述文件查询可根据不同的组合条件（文件编号、文号、编制者等）查询方式（精确查询、模糊查询）检索出所查阅的文件2）操作方法a 文档管理模块—统计分析—文件查询页面，如下图3.3.2.2 图纸查询1）功能描述图纸查询可根据不同的组合条件（文件编号、文号、编制者等）查询方式（精确查询、模糊查询）检索出所查阅的文件2）操作方法a 文档管理模块—统计分析—图纸查询页面，如下图3.3.2.3 竣工资料移交1）功能描述在图纸录入界面勾选作为竣工资料移交的图纸文件后，统一在竣工资料移交界面显示，供相关人员查询并生成移交文件清单。

2）操作方法a 文档管理模块—统计分析—竣工资料移交页面，如下图3.3.2.4 文件收发查询1）功能描述文件收发查询可根据不同的组合条件（收发人、收发部门、收发日期、收发公司）查询方式（精确查询、模糊查询）检索出文件的收发情况。